____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1

CHƯƠNG 9:KIỂM SOÁT DỰ ÁN
(PROJECT CONTROL)
_________________________________________________________________

I. TỔNG QUAN:


Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển
khai trong chu kỳ họat động của dự án.
 Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:
• Mức độ thực hiện (Performance)
• Chi phí (Cost)
• Thời gian (Time)
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA MỨC ĐỘ THỰC HIỆN?
• Các vấn đề kỹ thuật phát sinh
• Không đủ nguồn lực khi cần đến
• Các vấn đề về chất lượng xuất hiện
• Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật
• Sự phức tạp xuất hiện
• Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA CHI PHÍ?
______________________________________________________________________________
2
• Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn
• Qui mô công việc gia tăng

liên quan đến tất cả các lãnh vực dự án => kiến
nghò cần thiết nhằm cài tiến hoạt động của dự án
 So sánh: các thông tin nầy với kế hoạch và các yêu
cầu đề ra
 Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh
nhằm đạt mục tiêu dự án

Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ
và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project
2002 (Gantt Chart)  Giúp so sánh hiện trạng
dự án với kế hoạch
______________________________________________________________________________
4
QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN



Wait
until
next
report
During each
report period
Collect data on
actual performance
(schedule, costs)
Incorporate changes
into project plan
(scope, schedule,
bud
get)

Calculate updated project
schedule,
budget, and forecasts
Are
corrective
actions
Analyze current status
compared to plan
(schedule, budget)
Identify corrective
actions
and incorporate
associated changes


______________________________________________________________________________
6

 Lãnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác
giữa các thành viên trong dự án

• Mức độ sử dụng trang thiết bò máy móc

Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát
và kiểm tra  Khắc phục: Báo cáo đơn giản

Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo
cáo dữ liệu
Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch
giữa thực tế và kế hoạch CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

 3 dạng:
• Kiểm soát thời gian (Time)
• Kiểm soát chi phí (Cost)
• Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng

 Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)

______________________________________________________________________________
7
 Kiểm soát bên trong (Internal control)

• Phải hữu ích thật sự
• Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA
• Phải vận hành theo đúng thời gian
Qúa trình
Thông tin phản hồi
______________________________________________________________________________
9
• Hệ thống họat động chính xác
VÌ SAO CẦN HỆ THỐNG KIỂM SÓAT?

• Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc
• Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sự
chậm trể của dự án  xử lý vấn đề
• Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và
thành viên trong dự án
• Phản ứng nhanh hơn với các công việc không
phù hợp
• Tái khẳng đònh những cam kết
• Rút ra bài học cho những dự án khác KIỂM SÓAT DỰ ÁN CẦN ĐƯC THỰC HIỆN NHƯ
THẾ NÀO?

 Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt
chu kỳ hoạt động của dự án

______________________________________________________________________________
10
 Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án


• Phổ biến các kết quả nghiên cứu đặc biệt được thực
hiện trong dự án.

• Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá quá
trình sản xuất, năng lực các phần mềm mới

CÁC VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Chỉ nhấn mạnh đến 1 yếu tố (như chi phí, bỏ qua tiến độ
hoặc chất lượng)
Qui trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không
đồng ý
Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không
đầy đủ
Thái độ bảo thủ  thông tin bò thiên lệch, thành kiến
______________________________________________________________________________
12
Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn
đề còn tranh cải
Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bò sai lệch
II. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
 Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng
lẽ cho mỗi nhóm công việc
 Mỗi báo caó chi phí gồm:
 Mô tả công việc
 Tiến độ thực hiện
 Người chòu trách nhiệm
 Phân bổ chi phí theo thời gian
 Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bò…)

Chi phí thực sự
(AC-Actual Cost)
Chi phí thực tế để
thực hiện công việcGiá trị thu được
(EV)
Giá trị công việc đã
được hoàn thành
PV x X% ngày hoàn
thành
Biến động chi phí
(CV- Cost
Variance)
- CV<0: phát sinh
chi phí
- CV>0: không
phát sinh
CV = EV – AC
Biến động lịch
biểu (SV-
Schedule
- SV<0: chậm hơn
lịch trình
- SV>0: nhanh hơn

SV = EV – PV
______________________________________________________________________________
14

Ví dụ:
Công việc

Tuần 1 Ý nghĩa
EV 7.500
PV 10.000
AC 15.000
CV CV = EV – AC = -7.500SV SV = EV – PV = -2.500
CPI CPI = EV/AC = 0.5
SPI SPI = EV/PV = 0.75 III. Rút ngằn thời gian thực hiện dự án:
1. Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:
- Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị.
______________________________________________________________________________
15
- Outsourcing (mua từ bên ngoài).
- Làm thêm giờ
- Làm việc năng nổ hơn
- Làm song song nhiều công việc.
2. Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:
- Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường
- Được động viên bởi các lợi ích
- Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm
kiểm soát của doanh nghiệp
- Vượt mức tổng chi phí dự kiến


______________________________________________________________________________
17 Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash
time)

Cost-Time Trade-Off Example

______________________________________________________________________________
18

thần của nhóm dự án.
+ Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian
thực hiện dự án.