_________________________________________________________________________________
1
CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là một trong những kiến thức lâu đời nhất và đáng khâm
phục nhất của lồi người: 7 kỳ quan thế giới: việc xây dựng kim tự
tháp, vạn lý trường thành, các thành phố cổ, nhà thờ, lăng tẩm, các kỳ
quan thế thới.

I. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN:
1.1 Các đònh nghóa về DA
• Dự án là hình tượng về một tình huống (trạng thái) mà ta muốn đạt tới.
• Dự án là sự nổ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm
hoặc dòch vụ duy nhất
• Dự án là một hoạt động đặc thù tạo nên một cách có phương pháp và
đònh tiến với các nguồn lực đã cho.
• Dự án là một tổng hợp có tổ chức của các hoạt động và các qui trình
được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong một giới hạn về
nguồn vốn và các kỳ hạn đã được xác lập trước
●

Dự án = ý tưởng + hành động
●

Dự án là tập hợp các nỗ lực bị giới hạn bởi thời gian, nguồn lực
nhằm đáp ứng các u cầu đã được xác định.
 Ở nghóa rộng rãi nhất, dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ
có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục mục tiêu đề ra trong
Thời gian
Khởi đầu triển khai kết thúc
Điểm bắt đầu • Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ bộ các ý đònh đầu tư.
Phân tích và lập dự án (design) thẩm đònh dự án (appraisal)  chọn lựa
(selection)
• Giai đoạn II: giai đoạn triển khai: Hoạch đònh (planning); lập tiến độ
(scheduling); điều hành (organizing); giám sát (monitoring) và kiểm soát
(controlling) quá trình thực hiện. _________________________________________________________________________________
3
• Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án: phân tích những
thành công và thất bại của dự án  những kinh nghiệm và bài học

- Nhà quản lý dự án xem vòng đời dự án là nền tảng của việc quản
lý dự án. Việc xác định các giai đoạn trong vòng đời dự án chỉ
mang tính tương đối.

+ Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc
điểm (tính năng kỹ thuật, thị hiếu, số lượng, chất lượng, …), (3)
Cơng việc phải làm, (4) Sự chịu trách nhiệm, (5) Đội dự án.
+ Giai đoạn lập kế hoạch: xác định các u cầu của dự án, bao
gồm : (1) Thời gian thực hiện/lịch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài
ngun/nguồn lực đáp ứng, (4) Mức độ rủi ro/lợi nhuận, (5) Phân


Trong thực tế, vòng đời dự án được sử dụng để chỉ ra tiến trình
các nhiệm vụ trọng tâm.

NỔ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN (LEVEL OF EFFORT)
Mức nổ lực Đỉnh (Peak)
của DA

t
K/niệm Lựa chọn Hoạch đònh, lập tiến độ Đánh giá và
Giám sát, kiểm soát kết thúc

_________________________________________________________________________________
5
CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN (COST OF PROJECT)
_________________________________________________________________________________
6 Hệ thống
(System)

1.4 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài
Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo
ngày lòch
Không có đặc điểm cụ thể liên quan
đền ngày lòch (ngoại trừ ngân sách tài
chính năm)
Dự án có thể kết thúc đột ngột khi
không đạt mục tiêu
Tồn tại liên tục

Nhiệm vụ 2

Nhiệm vụ i

Nhiệm vụ n
(Task)
_________________________________________________________________________________
7
nguồn lực budget)
Việc dự báo thời gian hoàn thành và
chi phí gặp khó khăn
Tương đối đơn giản
Liên quan đến nhiều kỹ năng trong
nhiều tổ chức và thay đổi theo các
giai đoan của dự án
Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng
trong một tổ chức
Tỉ lệ và các loại chi phí thay đổi liên
tục
Tương đối ổn đònh
Bản chất năng động Bản chất ổn đònh

1.5. Phân loại dự án :
*Căn cứ vào tính chất của dự án :
a. Dự án thay thế :
Dự án thay thế là lọai dự án được thực hiện nhằm mục đích
thay thế TSCĐ cũ bằng TSCĐ mới tốt hơn , hiện đại hơn ,

bò y tế ,công trình cơ khí khác ,sản xuất vật liệu,bưu
chính,viễn thông.
-Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
300 tỷ đồng đến 400 tỷ đồng thuộc các lónh vực : công
nghiệp nhẹ, sành sứ, thủy tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo
tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm nghiệp,nuôi trồng thủy
sản, chế biến nông-lâm.

_________________________________________________________________________________
9
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
200 đến 300 tỷ đồng thuộc các lónh vực : y tế, văn hóa, giáo
dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ
nhà ở ),kho tàng, du loch,thể dục thể thao,nghiên cứu khoa
học và các dự án khác.
b.Dự án nhóm B :gồm
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư tư 30
đến 600 tỷ đồng thuộc các lónh vực : công nghiệp điện, khai
thác dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng,
luyện kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao
thông(cầu,cảng biển,cảng sông,sân bay,đường sắt,đường
quốc lộ,xây dựng khu nhà ở.
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn từ 20 đến 400
tỷ đồng thuộc : thủy lợi,giao thông,cấp thoát nước và công
trình hạ tầng kỷ thuật, kỷ thuật điện, thiết bò thông tin,điện
tử, tin học hóa,hóa dược,thiết bò y tế ,công trình cơ khí khác,
sản xuất vật liệu,bưu chính viễn thông.
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư từ 15
đến 300 tỷ đồng thuộc : công nghiệp nhẹ, sành sứ,thủy tinh,
in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông


 QUẢN LÝ DỰ ÁN: Q trình hoạch đònh (Planning), tổ chức (Organising),
lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và các nguồn lực
để hoàn thành các mục tiêu đã đònh

 CÁC CHỨC NĂNG QLDA:

_________________________________________________________________________________
11

• Hoạch đònh (planning): Xác đònh cần phải làm gì, bao gồm: xác đònh
mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới
hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trường hoạt động

• Tổ chức ( organizing): Quyết đònh công việc được thực hiện như thế
nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý
để thực hiện kế hoạch

• Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hướng dẫn và động viên
nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức

• Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần
thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo đúng tiến độ và đạt
được mục tiêu dự án. Phải xây dựng được hệ thống thông tin tốt để thu
thập và xử lý số liệu liên quan.

 kiểm soát = giám sát + so sánh + sửa sai

 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QLDA:


nhóm họp tại Helsinki, Phần Lan. Tuyên bố chung của họ là phải tạo ra
1 hình ảnh mới cho điện thoại di động, ĐTDĐ vui nhộn. Phải mất 20
tháng, Bộ phận marketing báo cáo một bản danh sách những thử thách
khắc nghiệt: nhẹ, pin phải bền, có khả năng ứng dụng các tiện ích công
nghệ cao. Báo cáo cũng cho biết các đối thủ cạnh tranh của họ cũng có
bản báo cáo tương tự. => Giám đốc dự án này là Arto Kiema kết luận:
“Thời gian chính là kẻ thù của chúng ta”.
Điện thoại di động họ nhắm tới chính là loại Nokia 6100 (nặng 4,5
ounce, 1 ounce = 28,35 gam) có kích thước chỉ bằng bao thuốc lá. Các
nhà nghiên cứu báo cáo:
- Để tiết kiệm tiền và thời gian, họ phải tái sử dụng tất cả kỹ thuật
từ phần mềm giải mã đến bảng hiển thị từ hơn 2.100 loại điện thoại
trước đó.
- Để phô trương, họ quyết định cài đặt thêm nhiều tính năng trong
máy (games, đồng hồ báo thức, thậm chí cả modem để download tin
nhắn,…) nhưng không làm giảm thời gian sử dụng pin.
- Nokia lắng nghe những khách hàng chính: khách hàng muốn
điện thoại di động có thể sử dụng với các hệ kỹ thuật khách nhau:
analog, digital và phải kết nối được với PC. Họ cũng muốn thời gian sử
dụng pin lâu hơn để có thể nhận được nhiều cuộc gọi hơn.
- Các nhà nghiên cứu tập trung vào việc tiết kiệm năng lượng tại
các bộ phận sử dụng năng lượng trong máy điện thoại di động. Họ
công tác với Công ty Taxas Industries, Inc. Công ty này thành công
trong việc sản xuất chip dùng trong các vi mạch của máy Nokia chỉ
cần dòng điện 3 volt thay vì 6 volts.
- Về thị trường, họ xác định thị trường chính là ở châu Á => Phát
sinh thêm vấn đề về nút bấm và âm lượng của chuông.
- Họ phải đối mặt với hạ tầng kỹ thuật không đồng bộ: GSM của
châu Âu và phần lớn châu Á, kỹ thuật số (Digital) tại nước Mỹ, Nhật.
- Cuối cùng, chiếc Nokia 6100 đầu tiên cũng xuất hiện đầu tiên

nhập với nhau để làm giảm áp lực cạnh tranh, ngày nay, xu hướng thu
nhỏ lại và tập trung vào những chuyên môn chủ chốt trở thành yếu tố
sống còn của một doanh nghiệp. Các khâu quản lý trung gian đã trở
thành dĩ vãng. Với cơ cấu ngày càng gọn nhẹ, quản lý dự án thay thế
các tầng lớp quản lý trung gian để thực hiện nhiệm vụ đề ra. Công việc
quản lý dự án ngày nay không còn là việc 1 doanh nghiệp (vì giảm quy
mô). Việc huy động các nguồn lực bên ngoài trở nên phổ biến, người

_________________________________________________________________________________
15
quản lý dự án không chỉ quản lý người trong tổ chức đó mà còn quản lý
con người đến từ các tổ chức khác.

- Gia tăng sự “Tập trung vào khách hàng”:
Không chỉ đáp ứng những nhu cầu chung, sản phẩm ngày nay
phải đáp ứng nhu cầu riêng của từng nhóm khách hàng. Yêu cầu phải
tạo sự gắn kết giữa người mua và người bán. Những nhà quản lý thông
tin khách hàng và đại diện bán hàng đang dần thực hiện chức năng của
người quản lý dự án nhằm thỏa mãn những nhu cầu riêng biệt và yêu
cầu từ phía khách hàng. Nhà quản lý dự án trở nên cần thiết không chỉ
cho việc phát triển sản phẩm mới mà còn duy trì mối quan hệ với
khách hàng.

- Sự phát triển nhanh chóng của thế giới thứ 3 và các nền kinh
tế đóng:
Sự sụp đổ của hệ Liên Xô cộng với sự mở cửa của các nước theo
đường lối chủ nghĩa xã hội đã tạo ra sự bùng nổ các nhu cầu bị dồn nén
về hàng hóa tiêu dùng và phát triển hạ tầng. Các công ty phương Tây
tranh giành nhau giới thiệu sản phẩm, hàng hóa của họ => họ sử dụng
các kỹ năng quản lý dự án để thiết lập các kênh phân phối và cơ sở

Sự hoàn thành

Mức hoàn thiện yêu cầu
Mục tiêu tổng thể

Chi phí
Kinh phí giới hạn
Thời hạn qui đònh
Thời gian

 Một dự án thành công có các đặc điểm sau:

• Hoàn thành trong một thời hạn quy đònh ( within time)

_________________________________________________________________________________
17
• Hoàn thành trong chi phí cho phép (within cost)
• Đạt được thành quả mong muốn (desired performance)

 Dựa vào các mục tiêu được xác đònh  xây dựng phương án thực hiện, cấu
trúc tổ chức phù hợp nguồn lực yêu cầu

budget
Develop a
schedule
Develop the
technological
(process) concept

Integrate into a project plan
Implement the plan
Monitor and control the project
Evaluate project success

_________________________________________________________________________________
18
CAÙC HOAÏT ÑOÄNG CHÍNH TRONG GIAI ÑOAÏN 1

Identification of a need
Need is
Important ?
Stop
Yes

Technical evaluation
No

Client, personnel, management

Management (marketing)
Management (engineering)
Start

• Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
• Cấu trúc lại tổ chức
• Rủi ro trong dự án
• Thay đổi công nghệ
• Kế hoạch và giá cả bò cố đònh

_________________________________________________________________________________
20
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG DỰ ÁN (10)

1. Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo  cơ
sở tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án  các bên
cam kết tham gia .

2. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực và các yếu tố bất ổn đònh 
đối đầu và khủng hoảng trong công ty  Mối quan hệ chặt chẽ giữa PM và
quản lý cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án.

3. Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính,
kế toán, lập kế hoạch thông tin kiểm tra, sửa đổi và cập nhật kế hoạch.

4. Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể của dự án  giúp
sửa đổi các sai lệch trong việc chuyển đổi từ mục đích thành các công việc cụ
thể.

5. Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án được khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự
án.

6. Vấn đề kỹ thuật: PM và các thành viên dự án có những kỹ năng chuyên
môn cần thiết.

Government
agencies
Consultants
Project
manager
Functional
managers

Client
Project
team
Other
organization
Subcontractors

_________________________________________________________________________________
22
• Khách hàng thay đổi yêu cầu …

 PM phải giải quyết những mâu thuẫn nầy

Hoạch đònh
chiến lược
Quản lý
tài chính
Phân bổ
nguồn lực,
lập tiến độ
và tích hợp
* Nhân sự

 Vai trò của PM

 PM là người chòu trách nhiệm sau cùng về QLDA  PM phải lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

• PM thường là nhà tổng quát (generalist) có kiến thức và có nền tảng
kinh nghiệm phong phú  PM phải có kỹ năng tổng hợp và phương
pháp hệ thống
• Là người thúc đẩy (facilitator) kích thích sự hợp tác giữa các cá nhân
có kiến thức chuyên ngành khác nhau
• Thương lượng các nguồn lực cần thiết và giải quyết các mâu thuẩn
• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
• Tạo thành quả cuối cùng tốt ( end result) với các điều kiện ràng buộc về
nguồn lực
• Ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn trong môi trường khó
kiểm tra

_________________________________________________________________________________
24
 Trách nhiệm của PM
Có 3 câu hỏi chính mà PM thường gặp phải:
1) Công việc nào cần thực hiện ? WHAT
2) Khi nào nó cần thực hiện ? WHEN
3) Các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc ra sao? HOW
PM
Tài chính
Kỹ thuật Hợp đồng Kế hoạch Sản xuất Chất lượng PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố: