Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo

Bạn là người thích hoạt động theo nhóm. Nhóm của bạn là nơi cho kết quả làm việc cao,
nơi bạn cảm thấy mình tràn đầy năng lượng. Bạn có thể học hỏi, trao đổi kiến thức và
kinh nghiệm và giúp đỡ các thành viên khác cùng tiến bộ. Bạn tìm thấy một nơi bạn dễ
dàng bày tỏ và hỏi han những điều bạn khó nói với người khác. Bạn tin tưởng, mến yêu
và cảm thấy tự hào về những thành viên trong nhóm. Nhóm của bạn giúp bạn hoàn thành
công việc tốt hơn, đó là những người mà bạn đi tìm mỗi khi kết thúc một nhiệm vụ để nói
về những gì bạn đã đạt được. Những nhóm như vậy là những điều không ai có thể quên
được và tất cả chúng ta đều muốn là một phần trong đó. Điều này có thể so sánh với việc
bạn bắt đầu vào một cuộc chu du, bạn gặp gỡ những người lạ mặt, kết bạn và cúng khám
phá một một thế giới mới lạ và hấp dẫn vô
cùng.
Nhưng điều may mắn đó không phải ai
cũng có được. Chúng ta đều ao ước mỗi
nhóm làm việc mà chúng ta tham gia phải
khuyến khích tinh thần chúng ta, giúp ta
khai thác thế mạnh và tất nhiên là phối hợp
hiệu quả. Vậy điều gì đã làm nên sự thành
công của quá trình làm việc theo nhóm.
Làm sao để tạo ra và duy trì sự liên kết v
phối hợp trong một nhóm. Làm sao để phối
hợp nhân lực, nhiệm vụ, tổ chức và công
nghệ để tạo ra kết quả tốt nhất. Liệu có một công thức hay quy tắc nào dẫn đến sự thành
à

công này? hối hợp hiệu quả, nhằm phân tích và xây dựng mô hình nhóm ảo phù hợp và thiết
thực.

làm việc ở rất gần nhau nhưng cũng có thể khá xa nhau: ở những tầng khác nhau trong
một tòa nhà, hay những tòa nhà khác nhau, những thành phố khác nhau thậm chí là
những quốc gia khác nhau. Do vậy văn hóa, phong cách làm việc cũng có thể có những
điểm khác biệt. Đó là sự khác biệt trong ngôn ngữ, ngành nghề, trình độ, cũng có thể là
bất đồng về tôn giáo, xã hội, chính trị hay những yếu tố kinh tế. Thậm chí cả giới tính
cũng dễ dàng gây ra sự khác biệt không nhỏ trong hoạt động của những thành viên trong
một nhóm ảo.
Người ta có thể phân loại các tổ nhóm ảo dựa
trên mục đích của nhóm. Theo cách phân loại
này gồm có nhóm nghiên cứu, nhóm trọng
điểm và nhóm hỗn hợp.
Nhóm nghiên cứu hình thành do nhu cầu về
kiến thức. Các thành viên trong nhóm thường
có một lượng kiến thức lớn về một lĩnh vực
nào đó. Họ bắt đầu quá trình phối hợp từ việc
học tập và tìm hiểu về một vấn đề, hay nói
cách khác là họ tiếp thu những kiến thức
tường và ẩn. Mỗi cá nhân bắt đầu việc nghiên
cứu học hỏi của mình bằng cách tìm kiếm tài liệu và đưa ra các câu hỏi, những vấn đề
thắc mắc. Trong quá trình thảo luận những vấn đề được quan tâm đó, nhiều sáng kiến và
ý tưởng ra đời và kết quả của việc thảo luận có thể là những cải tiến hoặc thậm chí là cả
những phát minh. Mục đích rõ ràng nhất của một nhó

m theo mô hình này là phát triển
kiến thức. oanh cùng chia sẻ và tìm hiểu kiến thức
kinh doanh cũng là một ví dụ về mô hình này.
Một ví dụ cho hình thức nhóm này có thể là một nhóm các chuyên gia do một nhóm giáo

• Củng cố và phát triển kỹ năng giao tiếp của các thành viên.
• Tăng số lượng nhóm đa chức năng.
• Giảm va chạm và bất đồng giữa các thành viên mà ít liên
quan đến công việc.
tài chính, mô hình nhóm ảo có thể mang lại
những lợi ích sau:
í đi lại cũng như ăn ở, giảm bớt tỷ lệ
chi phí liên quan đến nghiên cứu và thu thập thông

Trên phương diện
• Giảm thiểu chi ph
phải công tác xa.
• Giảm
tin.
• Giảm chi phí đào tạo và tuyển dụng.
• Giảm chi phí liên quan đến công sở, thiết bị chung.
• Tăng hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin, giảm chi phí lưu trữ.
• Tăng doanh thu.
Những lợi ích tổng thể đối với doanh nghiệp.
• Củng cố mối quan hệ với đối tác
• Gia tăng chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, giảm thiểu phàn nàn chê trách
• Giảm thiểu hoạt động trung gian
Vai trò của hoạt động nhóm ảo cùng những lợi ích mà nó mang lại là điều dễ nhận thấy.
Tuy nhiên xác định mức độ ảnh hưởng lớn hay nhỏ, đó là một vấn đề khó khăn, nhất là
để thuyết phục các nhà quản trị truyền thống thay đổi phong cách làm việc của mình. Vì
vậy cần xây dựng một mô hình kinh doanh dựa trên những yếu tố tài chính để lượng hóa
tính ưu việt của mô hình hoạt động nhóm ảo với sự ứng dụng công nghệ.
Trong bài viết này xin đưa ra một mô hình thực hiện chiến lược thử nghiệm của một công
ty công nghệ cao của Hoa Kỳ. Hai mục tiêu chính của chiến lược là tăng doanh thu và
giảm chi phí hoạt động. Mô hình này được xây dựng dựa trên kết quả hoạt động thực tế

Mỗi quý, một cuộc họp toàn miền bắc được tiến hành một lần, mỗi lần ở một khu vực.
Như vậy mỗi lần họp sẽ có 15 người phải di chuyển bao gồm 12 giám đốc kinh doanh, 2
giám đốc khu vực và tổng giám đốc toàn miền Bắc. Cuộc họp này kéo dài 3 ngày.
Việc đi lại cho cuộc họp toàn miền này thường diễn ra vào thời gian làm việc và đến buổi
tối khi các thành viên đã đến đầy đủ sẽ có một chương trình khai mạc. Như vậy cuộc họp
này dẫn đến chi phí cho 2 đêm ở khách sạn và 3 ngày làm việc.
Chi phí hàng năm cho cuộc họp khu vực hàng tuần là $ 178 977. Chi phí hàng năm cho
các cuộc họp quý là $ 80 000. Tổng chi phí đi lại và ăn và phòng họp cùng các dịch vụ đi
kèm là $99 800.
Giả sử rằng các giám đốc kinh doanh đều đạt mức doanh thu chỉ tiêu và tỷ lệ hoa hồng
cho mỗi giám đốc không phụ thuộc vào mặt hàng kinh doanh của họ. Mỗi giám đốc kinh
doanh nhận hoa hồng 5% trên tổng doanh thu của mình, tức là $ 75 000 nếu. Giám đốc
khu vực nhận 1,25% hoa hồng, tức là $ 112 500 . Tổng giám đốc toàn miền với mức hoa
hồng 0,5 % sẽ nhận $ 235 000.
Như vậy tổng mức lương cho 22 nhân viên này sẽ là $ 2 200 000 một năm.
Tổng doanh thu hàng năm là $ 27 000 000 và tổng chi hoa hồng là $1 822 500.
Tạm dừng vấn đề doanh thu và chi phí thường kỳ ở đó để đề cập đến một mảng chi
phí khác mà không có tên trong cơ cấu vốn và ngân lưu. Đó là thông tin. Thông tin
cũng có hai loại, một loại thông tin chính thức dễ dàng thu thập, và một loại thông tin
ngầm thường chỉ được trao đổi qua lời nói. Trung bình một ngày mỗi nhân viên dành
1giờ để tìm kiếm thông tin, tìm đúng người để hỏi về thông tin cần thiết. Điều này gặp
không ít khó khăn vì không phải khi nào họ cũng tìm đúng người để hỏi. Ngoài ra người
cung cấp thông tin phải trả lời nhiều lần với nhiều người về một thông tin. Chi phí cho
việc tìm kiếm thông tin này cùng với những lãng phí do việc lặp lại như trên ước tính
khoảng $550 một năm.
Một vấn đề khác thường gặp trong công ty là để mất một số khách hàng do nhân viên bán
hàng đôi bỏ sót tài khỏan của các khách hàng quen thuộc. Tỷ lệ này chiếm khoảng 0,5%
tổng doanh thu, tức là $135 000 một năm.
Hàng năm, công ty luôn có nhân viên xin thôi việc. Nguyên nhân có thể là do họ cảm
thấy mình đang làm giảm doanh thu hoặc cảm thấy lãng phí thời gian vào những cuộc