1Luận văn

Đặc điểm tổ chức kế toán
tại Công ty TNHH Phơng
Đông

2
Lời mở đầu

Từ khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế
thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và
nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân,
đóng góp trên 30% GDP cả nước,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao
động trên toàn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lượng hàng
hóa và giải quyết việc làm cho người lao động, các doanh nghiệp vừa va
nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân
cư, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương trên
các vùng cả nước.
Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này
cũng đóng góp vai trò quan trọng . Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế
của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế thì trong quá trình hoạt
động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ
chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Trong đó việc xây
dựng và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan
trọng hàng đầu.
Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang được hoàn thiện
trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một

có những bước phát triển đáng ghi nhận . Công ty TNHH Phương Đông đã
xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn
phòng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn được đầu tư đổi mới ,
công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dưỡng
định kì đảm bảo đủ các phương tiện máy móc cho sản xuát . Do đặc điểm
sản xuất kinh doanh là giặt mài công nghiệp nên một lượng lớn nước có lẫn
hóa chất sẽ được thải ra sau quá trình sản xuất .Do đó , hiện nay công ty đã
đầu tư xây dựng nhà máy xử lí nước thải trên nền diện tích của công ty, nhà

4
xuởng điện nước được cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành
thông suốt cũng như thiết bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy
Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục –huyện Mỹ Hào- tỉnh Hưng Yên
Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp . Công ty thực
hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo
các đơn đặt hàng của khách hàng .
Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt
động của công ty tương đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây
dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình .
Hiện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated
Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát
triển các hoạt động quản lý chất lượng , môt trường và các trách nhiệm xã
hội . Hệ thống quản lý tích hợp được công ty TNHH Phương Đông xây
dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000.

2005
Chênh lệch
+ - %
1.Vốn Triệu đồng 13535 14000,6 465.5 3,44
2.Tổng doanh thu Triệu đồng 68 985 85 696 16711 24,22
3.Tổng lãi từ hoạt
động sản xuất kinh
doanh
Triệu
đồng
1 500 1 750 250 16,67
4.Tổng số lao động

Người
350 374 24 6.8
5.Thu nhập bình
quân đầu
người/tháng
Đồng/người

/tháng
1 457100 1 534200
77100 5,29

6
nhân viên tăng cao hơn qua các năm . Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật
chất tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp
phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động .
Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí
của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời

một thể thống nhất liên kết như một mắt xích mang tính liên tục và tập
trung cao.
ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với
những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000. Như quy trình
kiểm soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy
trình đào tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng ,
quy trình vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất ,
quy trình bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm ,
quy trình giám sát và đo , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp ,
quy trình xác định khía cạnh môi trường , quy trình xử lý nước thải
Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ
đồ sau:
Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm
Chuẩn bị ban
đầu : máy móc
, nhân lực
Bỏ hàng vào
máy
Tiến hành
nhuộm
Kiểm tra

với các phòng ban chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty Hội đồng thành viên

Ban giám đốc
Phòng kế
ho
ạ
ch
-
kinh

Phòng tổ
ch
ứ
c nhân

Phòng kế

toán

Phòng kỹ
thu
ậ
t


10
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu
trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét
đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất
lượng môi trường ,xã hội .
Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế
hoạch
Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị
trường, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lưới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng
nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản
phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty .
Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc
công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và
xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên
môn nghiệp vụ .
Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành
chính
Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lương ,và
thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động theo đúng quy định
nhà nước tham mưu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ như lao động ,
tiền lương , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên
môn nghiệp vụ .

động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho người lao
động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện
đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho người lao động ; tiến hành
đánh giá tác động môi trường ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm
làm giảm và hạn chế ảnh hưởng tới môi trường khi có sự cố .
12

Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty
TNHH Phương Đông

2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ
chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình
thức tập trung. Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập
trung tại phòng kế toán của công ty .Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày
nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban
.Nghiệp vụ kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ
báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính
kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm . Tạo thành mối liên kết chặt
chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế .
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau
Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
TNHH Phương Đông

giá thành sản xuất .
- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về
nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu tư , xây dựng và vay các nguồn vốn
cho đầu tư-xây dựng .
- Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực
hiện các quy định . Tổ chức thực hiện các quy định , hướng dẫn theo dõi
kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch
trong quản lý tài chính .
- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động
kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trưởng vốn cố định . Các
biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , đề xuất các biện pháp hợp
lý sử dụng các nguồn vốn , các phương án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản
lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
- Kiểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng
từ trước khi trình Giám đỗc ký duyệt )
-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên
- Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hướng dẫn nghiệp
vụ tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện .
Chức năng nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán :
Phòng kế toán của công ty gồm 5 người được phân công như sau :

14
Kế toán trưởng : Phụ trách công tác phòng tài chính –kế toán,hướng
dẫn chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện
các công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
hàng tháng ,quý, năm của công ty . Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo
dõi và làm công việc kế toán tổng hợp như tập hợp chi phí tính giá thành,
xác định kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính.
Kế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay
ngắn hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng như theo dõi , định khoản

trừ
2.3.Tổ chức bộ sổ kế toán
2.3.1.Hệ thống chứng từ của công ty
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty là hệ thống chứng từ kế toán áp
dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau :
Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt
Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật
liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :
+ Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT )
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :
+ Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT )
Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập
phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :
+Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT )
Kèm theo còn có các chứng từ :
+ Biên lai thu tiền ( Mẫu số 05-TT )
+ Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 07a-TT )
Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt
Khi công ty chuyển khoản trả nợ người bán , công ty phải phát hành
“Séc chuyển khoản “ và “ Uỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên )

16
Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có
thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Nợ” . Khi đó , kế toán sử dụng làm
căn cứ để ghi giảm trên TK 112.
Trường hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp
đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng
thì công ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ.

+ Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT)
Chứng từ về tài sản cố định
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ để theo dõi tình hình biến động
của tài sản cố định (TSCĐ), bao gồm:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ)
+ Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ)
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)
Hệ thống chứng từ về lao động tiền lương
Công ty áp dụng các loại chứng từ sau:
+ Bảng chấm công (Mẫu số 01 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
+ Phiếu nghỉ ốm hưởng BHXH (Mẫu số 03 - LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 - LĐTL)
+ Danh sách người lao động hưởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05
- LĐTL)
Biên bản và các loại chứng từ khác
+ Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nước (Mẫu số 02/TNS )

18
2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty
Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật
ký-chứng từ .
Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết các tài khoản TSCĐ ,

20
Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra

2.3.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại đối
tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một
cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động
của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn.
Đối tượng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó
luôn ở trạng thái vận động. Do vậy, tài khoản kế toán được mở cho từng
đối tượng cụ thể của kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở ra để tập hợp
những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế như nhau nên mỗi tài
khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng.

2.3.4. Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại công ty
Báo cáo tài chính là phương pháp dùng hệ thống biểu mẫu quy định
để tổng hợp một cách có hệ thống mọi tài liệu, số liệu hạch toán hàng ngày
ở các tài khoản và sổ sách kế toán
Theo yêu cầu của công việc thì công ty sử dụng các loại báo cáo sau:
+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)
+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)
+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 - DN)
+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN (Mẫu số F02 - DN)
2.4.Tổ chức kế toán các phần hành tại công ty TNHH Phương Đông
2.4.1.Tổ chức kế toán tại phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

22
Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán vật tư là phân loại và đánh
giá thống nhất , đúng chế độ các lại vật tư trong đơn vị ; tổ chức hệ thống
chứng từ ,sổ chi tiết ,sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho
thích hợp trong điều kiện thức tế của đơn vị hạch toán cũng như đặc điểm
vật tư của đơn vị và tổ chức hệ thống báo cáo vật tư theo các chỉ tiêu nhập
,xuất, tồn để phục vụ công tác quản lý .
Đặc thù sản xuất của công ty là chuyên giặt mài nhuộm công nghiệp
theo các đơn đặt hàng nên NVL chủ yếu là vật liệu phụ như phẩm màu
Asudel các loại đen ,hồng,đỏ ,nhiên liệu ; vật liệu khác ; (Vật liệu đặc
chủng của doanh nghiệp ). Nguyên vật liệu được cung cấp từ thị trường
trong nước và cả nhập khẩu từ nước ngoài . CCDC gồm loại xuất dùng một
lần và loại phân bổ nhiều lần .
Chứng từ sử dụng trong phần hành này bao gồm các chứng từ phản ánh
việc xuất kho ,nhập kho , kết quả kiểm kê kho như : Phiếu nhập kho , Biên
bản kiểm nghiệm vật tư , Phiếu xuất kho , Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại
cuối kì ,Biên bản kiểm nghiệm vật tư.

toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng. Tại công ty, nghiệp vụ thanh
toán bằng tiền mặt diễn ra khá phổ biến.
Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê
quỹ, báo cáo quỹ …
Tài khoản sử dụng:
- TK 111 : “Tiền mặt “
Sổ sách ghi chép :
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào
các chứng từ gốc phản ánh vào các sổ sách có liên quan . Kế toán tiến hành
lập Bảng kê số 1 , Nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .Số
liệu tổng hợp trên các sổ được dùng để lập báo cáo tài chính khoản mục
tương ứng như Tiền mặt tại quỹ trên bảng Cân đối kế toán .
Ví dụ ngày 10/3/2006 công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên
để mua 65000000 để mua 9890 lit thuốc nhuộm , kế toán tiền mặt viết

24
phiếu chi số 165/3 .Phiếu chi được chuyển đến giám đốc công ty và kế toán
trưởng ký duyệt sau đó tới thủ quỹ để xuất chi tiền tạm ứng .Căn cứ vào
giấy đề nghị tạm ứng cùng phiếu chi , kế toán định khoản
Nợ TK 141 : 65000000 đ
Có TK 111 : 65000000 đ
Sau đó kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 141 , TK 111 cùng số liệu
để lập Bảng kê số 1 cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 .
2.4.3.Tổ chức hạch toán phần hành tiền l
ương và nhân viên
Nội dung hạch toán phần hành bao gồm hạch toán số lượng lao động
,hạch toán thời gian sử dụng lao động , hạch toán kết quả sử dụng lao động
, hạch toán tiền lương , tính thưởng cho người lao động, hạch toán tổng hợp
về tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động , hạch toán các
khoản trích theo lương.

này,chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát
lương . Đồng thời căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương , bảng thanh toán
tiền thưởng kế toán phân loại tiền lương và lập bảng phân bổ tiền lương
,tiền thưởng cho các đơn đặt hàng cùng các bộ phận để tập hợp chi phí ,
tính giá thành và các khoản chi phí khác (Biểu 4 ). Khi phân bổ tiền lương
và các khoản có tính chất lương kế toán tiến hành định khoản .Ví dụ tại
phân xưởng nhuộm
Nợ TK 622 ĐN45 : 310320042 đ
Nợ TK 622 ĐN46 : 79529905 đ
Nợ TK 627 PXnhuộm : 98174288 đ
Có TK 334 : 488024235 đ
Đồng thời vào Sổ chi tiết tài khoản 334
Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê
,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính tương ứng với chỉ tiêu liên quan như chỉ tiêu"Phải trả công nhân
viên” trên Bảng cân đối kế toán .
2.4.4.Tổ chức hạch toán TSCĐ