1

Luận văn
Xây dựng chương trình quản
lý thông tin về tổ chức, cỏn
bộ công chức của Sở giao
thông vận tải – Tuyền Quang

2
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU 6
CHƯƠNG I: ĐẶT VẤN ĐỀ 7
I. Môc đích đề tài 7
II. Phạm vi đề tài 7
CHƯƠNG II :PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT 9
I. Tính cấp thiết của đề tài 9
II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức 10
2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ. 10
2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo 10
III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên
Quang 10

III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: 22
3.1. Thực thể: 23
3.2 Liên kết : 23
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. 23
CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ 26
DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 26
1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access: 26
2. Giao diện của Microsoft access: 28
3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. 28
3.1. Bảng dữ liệu (Tables): 29
3.2. Bảng truy vấn (Query). 31
3.3. Biểu mẫu (Form): 35

3.5. Macro: 39

4
CHƯƠNG IV : NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH 43
1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic: 43
CHƯƠNG V: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 46
1. Thiết kế các bảng (Table) 46
1.1_Table_HSNV ( Bảng Hồ sơ nhân viên ) 46
1.2_Table_Chuyenmon (Bảng chuyên môn) 47
1.3_Table_QTCT (Bảng quá trình công tác) 47
1.4_Table_QTDT (Bảng quá trình đào tạo) 47
1.5- Table_Dan_toc (Bảng Dân tộc) 48
1.6- Table_hoc_vấn(Bảng học vấn) 48
1.7- Table_Ngach_cong_chuc(Bảng Nhạc công chức) 48

6
7

CHƯƠNG I
ĐẶT VẤN ĐỀ

I. Môc đích đề tài
Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho
gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày. Các chỉ
tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ
dàng trong điều hành. Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt
sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây,
được quản lý bằng phương pháp thủ công. Nhưng hệ thống cũng không có sự
thay đổi về mặt nghiệp vô quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ
công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm
thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn .
Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin
của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất. Công
việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp
cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc
bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát
thông tin. Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống
không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu
cầu của bài toán.
II. Phạm vi đề tài
Đề tài là một ứng dông tin học với công tác quản lý, cô thể là quản lý
Nhân sự - Lương, giúp cho công tác quản lý Cán bộ, công nhân của phòng
Tổ chức hành chính, quản lý lương Cán bộ, công nhân của phòng Tài vô

9

CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ KHẢO SÁT

I. Tính cấp thiết của đề tài.
Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cô trợ
giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng
dông trong thực tế. Tin học ứng dông đang được triển khai rộng rãi trong các
ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dôc, quản lý.
Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý
nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ
của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải
qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc. Khi tìm
kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công
sức mà độ tin cậy và chính xác không cao. Vì vậy, để khắc phôc những
nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần
thiết về chính xác, đầy đủ, nhanh chóng. Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý
nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra.
Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các môc đích sau:
+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê
quán, trình độ, chức vô ) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng,
chất lượng cán bộ nhân viên của phòng….).
+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông

viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu.
- Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức.
III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên
Quang.

3.1 Cấu trúc :
Bao gồm:
- Ban giám đốc Sở giao thông vận tải-Tuyên quang
- Các phòng ban nghiệp vô: Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng
hợp, phòng Quản lý giao thông vận tải, phòng Kỹ thuật, Ban quản lý các

11
công trình giao thông, ban quản lý dự án WB, ban Quản lý dự án cầu, Đội
quy hoạch công trình giao thông.
3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận
tải - Tuyên Quang hiện nay:
Chức năng nhiệm vô của hệ thống quản lý:
 Về cán bộ công nhân viên:
- Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển
cán bộ.
- Quản lý hồ sơ cán bộ.
- Thống kê số liệu về các vấn đề nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo.
 Về chế độ chính sách:
- Quản lý, xử lý các công việc về :
+ Xét nâng Lương.
+ Tuyển dông, nâng bậc, nâng nghạch công chức.
+ Chế độ nghỉ hưu.

hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến
cá nhân công chức).
- Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ
đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo,
nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân
viên…
Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần
chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự,
những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác.

4.2 Cách thức thực hiện:
Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu
thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông
vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ
sách, giấy tờ. Việc theo dâi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ
yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định
kỳ.

13
Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán
bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột
biến về gia đình, chức vô, bậc lương… phôc vô cho việc điều động, bổ
nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá
nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới. Sau đó lại phải
lưu vào hồ sơ. Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn
cho công tác quản lý.
- Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm .đơn vị thu thập, xử lý các

khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán
trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ
chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phôc vô
cho nhiệm vô của công tác quản lý nói riêng.

4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:
Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán
bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị
động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học. Chưa xây dựng được một cơ
sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ
chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn
tồn tại một số vấn đề sau:
Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do
tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài,
không đáp ứng được yêu cầu.
- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều
người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn.
- Nhiều khoản môc thông tin và ghi chép không thống nhất.
- Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng
tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây
dựng chương trình ứng dông tin học trong công tác quản lý nhân sự cho
Sở.

15 CHƯƠNG III:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao
thông vận tải Tuyên quang
- Phôc vô các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên
quan.
- Đầu vào của hệ thống gồm có.
+ Lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Quyết định tăng lương.
+ Quyết định chuyển công tác (đi, đến).
- Đầu ra của hệ thống gồm có:
+ Trích ngang lý lịch.
+ Danh sách cán bộ nhân viên các phòng.
+ Danh sách cán bộ lãnh đạo.
+ Danh sách cán bộ là nam, nữ.
+ Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu.
+ Bảng lương của cán bộ nhân viên.
Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là:
Hồ sơ gồm có: 17
ơn v
ị

+ Mã đơn vị
+ Tên đơn vị Quá trình đào tạo
+ Từ ngày
+ Đến ngày
+ Trường đào tạo
+ Hình thức đào tạo
+ Nghành
+ Trình độ

Hồ sơ lưu
+ Họ tên
+ Năm sinh
+ Địa chỉ
+ Quê quán
+ Năm ra khỏi ngành
+ Lý do ra khỏi ngành
+ Trình độ chuyên môn
+ Học vị
+ Mã ngành công chức
+ Chức danh



Quản lý lý lịch

Tìm kiếm

Xử lý hưu

Thống kê báo cáo

Cập nhập lý lịch
In trích ngang lý lịch

Cập nhập danh mục
Dân tộc
Đơn Vị
Tính lương

Danh sách CBNV chuẩn bị
Nghỉ hưu
Danh sách CBNV
Đã Nghỉ hưu
Lưu hồ sơ CBNV
Đã Nghỉ hưu
Đảng viên

Thuộc phòng
ĐƠN VỊ
Báo cáo lương

Tìm kiếm theo Mã

viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác.
B. CẬP NHẬP DANH MỤC.
Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như thông tin về lãnh
đạo, ngoại ngữ, bậc lương, hệ số lương…
C. IN TRÍCH NGANG LÝ LỊCH.
In trích ngang lý lịch của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu.
2. Tính lương.
Căn cứ vào hệ số lương của từng cán bộ nhân viên kết hợp với phô cấp
trách nhiệm cũng như các khoản bảo hiểm lương thực lĩnh của mỗi người sẽ
được tính toán.
3. Tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều
kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ ….
4. Xử lý hưu:
a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu
b. Danh sách cán bộ nghỉ hưu
c. Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu.
5. Thống kê báo cáo:
a. Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên.
b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo.
c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ. 18

II. Biểu đồ luồng dữ liệu:
2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao
bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ
nhân viên.

Tác nhân bên ngoài

Kho dữ liệu
Luồng thông tin
CÁN B
Ộ

NHÂN VIÊN

BAN LÃNH
ĐẠ
O

PHÒNG T
Ổ

CH
Ứ
C

H
Ệ
TH
Ố
NG
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Bổ xung

Kết quả

Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau:
Danh m
ụ
c Phòng
t
ổ

ch
ứ
c

Danh mục

Yêu cầu
Báo cáo

BAN LÃNH
ĐẠ
O

Báo cáo

Y
êu cầu

Quyết định

Lý lịch

Danh sách nghỉ hưu

Bổ xung

Yêu cầu
20
21

A. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: + Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các
phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như: tiếp nhận thêm cán bộ
nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác.
+ Cập nhập danh môc: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi
như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị…
+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng
cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên
theo phòng…

ậ
t
danh m
ụ
c

Quyết định Quyết định
Y/c
22B. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu:

Yêu cầu

Ban lãnh đạo
Phòng tổng hợp hành chính
Danh sách
CBNV
chu
ẩ
n
\
b
ị

Lưu hồ sơ

CBNV đã
ngh
ỉ

h
ư
u

Danh sách
đã nghỉ hưu
Danh sách

Danh sách

H

+ Thông tin lãnh đạo

3.2 Liên kết :
Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể.
Có các loại liên kết sau:
+ Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác.
VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên.
+ Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực
thể khác.
VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng.
+ Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với
nhiều thực thể khác.
VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều
nhân viên biết.
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể.
Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc
tính sau:
+ Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng.
+ Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều.
+ Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể.