Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Lời nói đầu
Sau hơn mời năm thực hiện chính sách mở cửa thúc đẩy kinh tế phát
triển theo hớng kinh tế thị trờng, giao lu văn hoá, phát triển quan hệ ngoại
giao Cùng với việc mở cửa hợp tác, n ớc ta đã chuyển từ nền kinh tế kế
hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc,
định hớng xã hội chủ nghĩa và đang từng bớc đổi mới nhằm thực hiện mục
tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá (CNH - HĐH) đất nớc. Vì vậy, tổ chức
hội nghị có thể giúp các cá nhân, tập thể, cơ quan, đơn vị hay các tổ chức có
thể gặp gỡ tiếp xúc nhằm trao đổi thông tin, bàn bạc, góp ý kiến hay học
hỏi kinh nghiệm hay, cách làm tốt của nhau để từ đó có thể nâng cao hiệu
quả hoạt động của đơn vị mình.
Hội nghị là phơng tiện điều hành quản lý của các nhà lãnh đạo, thông
qua nó để đa những t tởng, quan điểm, chính sách tốt nhất vào thực tiễn
hoạt động. Hội nghị là nơi để mọi ngời có thể cùng bàn bạc, thảo luận và
học hỏi kinh nghiệm của nhau. Kết luận của hội nghị đa ra có thể là phơng
án tối u, là cách giải quyết hiệu quả nhất cho một vấn đề Chính vì vậy, ở
bất kỳ cơ quan hành chính hay đơn vị sản xuất kinh doanh, tổ chức chính trị
xã hội thì vấn đề tổ chức hội nghị hay hội họp là rất quan trọng và không
thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Nhng vấn đề đặt ra là cơ quan, đơn
vị đó thực hiện công tác tổ chức hội nghị, hội họp nh thế nào cho khoa học,
hợp lý và mang lại hiệu quả cao. Đây là công việc thuộc chức năng và
nhiệm vụ của bộ phận văn phòng cơ quan. Vậy văn phòng phải thực hiện
công tác tổ chức hội nghị nh thế nào cho tốt ?
Công tác tổ chức hội nghị tại phòng hành chính tổng hợp (HC
TH) Viện sử học trong thời gian qua đã có những thành quả tốt đóng góp
tích cực vào thành công của Viện. Nhận thức đợc tầm quan trọng của công
tác tổ chức hội nghị đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối
Ngành Quản trị văn phòng
1
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chơng III: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác tổ
chức hội nghị tại Viện sử học
Khoá luận tốt nghiệp đợc hoàn thành em xin chân thành cám ơn sự
giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên Viện sử học và
sự hớng dẫn trực tiếp của thầy giáo PGS.TSKH. Nguyễn Trọng Bảo.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Thị Thuỳ Linh
Ngành Quản trị văn phòng
3
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Chơng I
Lý luận chung về tổ chức hội nghị trong
công tác hoạt động văn phòng [1]
I. Khái niệm, vai trò công tác tổ chức hội nghị
1. Khái niệm.
Trớc hết, hội nghị là một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo,
điều hành và phối hợp trong hoạt động của mỗi tổ chức cơ quan, đơn vị. Nó
là phơng tiện để truyền đạt và quán triệt thông tin trong hoạt động lãnh đạo.
Đây là hình thức cơ bản thể hiện tính dân chủ, tính tập thể và tính tự giác
của mọi thành viên. Bởi: hội nghị là một cuộc họp mặt, một cuộc họp có tổ
chức của một số đông ngời, nhằm thông báo, trao đổi, bàn luận, lấy ý
kiến tạo sự thống nhất phối hợp hành động nhằm giải quyết một hoặc
một số vấn đề mà mọi ngời cùng quan tâm.
2. Vai trò của hội nghị trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Mục đích của hội nghị là nhằm thông báo trao đổi, bàn luận, lấy ý
kiến để truyền đạt hay để quán triệt thông tin cho nên vai trò nổi bật là tạo
nguyện vọng của các đối tợng, đảm bảo tính khả thi của quyết định.
b. Hội nghị phổ biến, triển khai:
Loại hội nghị này đợc tổ chức nhằm hai mục đích:
- Phổ biến, quán triệt nội dung, t tởng, quan điểm, chủ trơng, chính
sách, giải pháp đ ợc ghi trong quyết định tới đội ngũ cán bộ chủ chốt hoặc
tới toàn thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan, đơn vị.
- Bàn bạc, xây dựng kế hoạch và chơng trình hành động cụ thể ở từng
cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện các nội dung đợc ghi trong quyết
định.
Ngành Quản trị văn phòng
5
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
c. Hội nghị đôn đốc, kiểm tra:
ở một số đơn vị, cơ sở có nhiều sáng kiến, giải pháp sáng tạo nhằm
thực hiện quyết định đạt chất lợng, hiệu quả cao. Nếu tổ chức hội nghị để
nghe các đơn vị có thành tích báo cáo, trình diễn cách làm hay, nhằm trao
đổi, phổ biến các kinh nghiệm đó cho các đơn vị khác học tập, nh vậy sẽ
nhân rộng các sáng kiến, kinh nghiệm của các nhân tố mới, tạo điều kiện
cho quyết định sớm đi vào thực tiễn cuộc sống.
Nhng trong thực tiễn, cũng có một số đơn vị hiểu không đúng, hoặc
thực hiện sai lệch các chủ trơng, giải pháp nêu trong quyết định. Nếu để các
hiện tợng đó kéo dài, hoặc để lây lan sang các đơn vị khác thì sẽ mang lại
hiệu quả không tốt. Văn phòng cần giúp lãnh đạo tổ chức hội nghị để uốn
nắn, khắc phục các sai sót, lệch lạc này.
Thông thờng, khi thực hiện một nghị quyết, đồng thời có cả hai hiện
tợng nêu trên. Trong hội nghị này có hai nội dung
- Nghe báo cáo trao đổi kinh nghiệm hay, cách làm tốt.
- Chấn chỉnh, uốn nắn các lệch lạc đảm bảo cho quyết định đợc thực
hiện có chất lợng và hiệu quả.
kiến, cảm nghĩ về những chủ trơng, chính sách mới để từ đó lãnh đạo giải
thích, điều chỉnh, bổ sung, nhằm tạo ra sự nhất trí cao hoặc hoàn thiện chủ
trơng, thống nhất hành động để hoạt động của cơ quan đạt chất lợng hiệu
quả tốt.
d. Hội nghị giải quyết vấn đề:
Loại hội nghị này đợc các nhà lãnh đạo, quản lý rất quan tâm. Trong
hội nghị thờng thảo luận các vấn đề rất cụ thể, nhằm tháo gỡ các khó khăn,
vớng mắc nhằm đa năng suất, chất lợng, hiệu quả của cơ quan, đơn vị lên
một trình độ cao. Yêu cầu chính của loại hội nghị này là tạo đợc sự nhất trí
Ngành Quản trị văn phòng
7
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
về mặt nhận thức và tạo đợc quyết tâm, đồng bộ trong hành động, giúp cho
hoạt động cơ quan, đơn vị có chuyển biến rõ rệt.
3. Căn cứ vào hình thức hội nghị.
Các hội nghị do tính chất bí mật, không muốn công khai hoặc do tế
nhị, các bên gặp nhau bàn bạc nhng không muốn để cho nhiều ngời biết
nên hội nghị họp nhng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức
muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề ngời ta gọi đó là hội nghị kín.
Những hội nghị do những ngời có trách nhiệm trong cơ quan, đơn vị
mời hoặc đứng ra tổ chức đợc gọi là hội nghị chính thức công khai.
III. Quy trình tổ chức hội nghị
1. Chuẩn bị tổ chức hội nghị.
a. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị:
Những nội dung hội nghị:
Nội dung hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội nghị. Tên của
hội nghị phải phản ánh đợc mục đích, nội dung, trọng tâm của hội nghị.
Ngời chuẩn bị nội dung hội nghị phải có tầm nhìn, phải nắm chắc đ-
ợc vấn đề, có đầu óc tổ chức, biết phối hợp các lực lợng, phải có vốn sống
nhận thức t tởng tới tổ chức, cán bộ; tạo các yếu tố và điều kiện về nhân lực,
tài lực, khoa học - công nghệ, thị trờng, cơ sở hạ tầng, cách tổ chức quản lý;
chú trọng tới việc đào tạo, bồi dỡng nhân lực, chăm lo tốt đời sống vật chất
tinh thần cho cán bộ, nhân viên, tạo đợc bầu không khí hồ hởi, hăng say lao
động sáng tạo, với năng suất, chất lợng và hiệu quả cao.
Chuẩn bị các báo cáo bổ sung, các tham luận để minh hoạ cho từng
phần, từng mặt của báo cáo chính. Các vấn đề này cần đợc tiếp cận dới
nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau. Các báo cáo này thờng đợc trình bày
bởi các cá nhân, đơn vị trực tiếp tham gia hoạt động. Nếu họ đại diện cho
các điển hình, các nhân tố mới thì họ sẽ nói rõ cách làm hay, kinh nghiệm
Ngành Quản trị văn phòng
9
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
tốt hoặc họ trình diễn các việc làm có chất lợng của họ. Nếu họ là đại diện
cho các nơi có khó khăn đang có các vớng mắc cần tháo gỡ, họ sẽ trình bày
đợc tâm t, nỗi băn khoăn, nêu lên các kiến nghị, đề xuất để hội nghị giải
quyết, tạo điều kiện cho họ hoàn thành đợc nhiệm vụ của mình. Còn các
tham luận, ngoài các nội dung trên, có thể nêu lên những t tởng, quan điểm,
chủ trơng, giải pháp, có thể có mặt trái ngợc với những t tởng, quan điểm,
giải pháp nêu trong báo cáo chính. Từ đó, gây ra các cuộc bàn luận tranh
cãi tại hội nghị.
Khi chuẩn bị tổ chức một hội nghị, bộ phận chuẩn bị nội dung cần
nắm vững đợc các cá nhân, đơn vị có ý kiến hoặc có giải pháp trái ngợc;
đồng thời cần gợi ý cho các cơ sở, cá nhân chuẩn bị báo cáo, tham luận
nhằm làm phong phú và nâng cao chất lợng hội nghị. Tất cả các báo cáo,
tham luận trên đều đợc viết thành văn bản gửi tới trớc cho ban tổ chức hội
nghị với thời gian quy định.
Chuẩn bị những vấn đề cần thảo luận: Căn cứ vào mục đích, yêu
cầu, nội dung của hội nghị; căn cứ vào nội dung trong báo cáo chính, vào
đồng cấp; cấp dới; nội bộ cơ quan, đơn vị mời những ngời nào? Những ngời
đợc mời này cần chuẩn bị những gì? (báo cáo tham luận, chơng trình hành
động, góp phần tháo gỡ các chủ trơng, giải pháp ủng hộ tạo điều kiện về
mặt nào? ) để họ chủ động tham dự, góp phần nâng cao chất l ợng, hiệu
quả của hội nghị.
Kinh nghiệm thực tiễn cho biết, nếu ban tổ chức hội nghị cho từng
đối tợng sớm biết mục đích, tính chất, nội dung, hình thức tham gia vào hội
nghị thì từng đối t ợng dễ chủ động tham gia vào phần nội dung của hội
nghị, nhất là các nội dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ,
hoặc cơ quan, đơn vị của họ.
Ngành Quản trị văn phòng
11
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội
nghị:
Ban chuẩn bị nội dung (cùng với ban chuẩn bị hậu cần) sớm báo cáo
với lãnh đạo để xác định: thời gian, địa điểm, chơng trình hội nghị và khi đã
đợc ấn định rõ ràng, thì ban tổ chức tiến hành các thủ tục để tổ chức hội
nghị.
Trớc hết cần tổ chức biên tập lại các báo cáo (báo cáo chính, báo cáo
bổ sung, tham luận, các tài liệu tham khảo, phụ lục, cho nhân in, đóng tập,
hình thành một tập hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh để phục vụ hội nghị. Đây là
một công việc càng đợc tiến hành nghiêm túc, càng gây ấn tợng tốt ban đầu
và càng có cơ sở để đảm bảo chất lợng của một hội nghị.
Chuẩn bị công văn, giấy mời, kèm theo chơng trình, hồ sơ tài liệu và
các lời hớng dẫn ban đầu để từng đối tợng đợc mời biết và thực hiện các
công việc cần chuẩn bị tới hội nghị.
b. Chuẩn bị về mặt quản trị, hậu cần:
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung, bộ phận quản trị, hậu cần
theo ý muốn của mỗi cá nhân, ban tổ chức sẽ có phơng án ứng xử cho phù
hợp.
Phù hiệu dùng trong hội nghị:
Để tiện việc đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị, với hội nghị
quốc gia, quốc tế, ngời ta thờng chuẩn bị phù hiệu cho những ngời tham dự
hội nghị.
Trên phù hiệu có ghi tên, cơ quan, đơn vị ngời mang phù hiệu, để tạo
sự thuận tiện trong việc giao tiếp trong hội nghị
Tóm lại, để chuẩn bị tổ chức một hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị
về nội dung, về quản trị, hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm
chuẩn bị chu đáo từng phần công việc cho hội nghị. Có thể có công việc tuy
nhỏ nh: nơi ở, âm thanh trên hội trờng, một báo cáo tham luận lạc đề, giấy
mời ghi không tờng minh, đầy đủ nếu không đ ợc chuẩn bị chu đáo và
Ngành Quản trị văn phòng
13
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
khi kiểm tra không phát hiện ra đều làm ảnh hởng tới sự thoải mái của các
đại biểu, ảnh hởng tới chất lợng và hiệu quả của hội nghị.
2. Tổ chức, điều hành hội nghị.
a. Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc:
Trớc ngày tổ chức hội nghị 1 tới 2 ngày, văn phòng cùng với ban tổ
chức hội nghị phải nghe ban chuẩn bị hội nghị báo cáo, xem xét, kiểm tra
lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chơng trình hội nghị và đi quan sát cách
thức trang trí hội trờng, hệ thống điện, ánh sáng và ghế ngồi của các đại
biểu và khách mời Tất cả các công việc trên cần đ ợc kiểm tra, nếu thấy
cái gì cha vừa ý cần chấn chỉnh, bổ sung kịp thời, nhằm hoàn tất mọi công
việc chuẩn bị để khi tổ chức hội nghị không xảy ra những sai sót không
đáng có.
b. Tổ chức đón tiếp khách mời tới dự hội nghị:
Bắt đầu mỗi hội nghị, bao giờ cũng có phần mở đầu:
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, th ký
đoàn: phần này cần làm nhanh, gọn, đầy đủ nhng long trọng. Phần lý do
cần trình bày gọn, tạo đà chuyển sang phần giới thiệu. Trong phần giới
thiệu đại biểu sẽ giới thiệu tên, chức vụ của một số đại biểu cấp trên, một số
quan khách quan trọng. Còn với số đông, chỉ cần giới thiệu các đại biểu, đại
diện cho các cơ quan, đoàn thể, các thành phần tham dự hội nghị. Chú ý
giới thiệu các đại biểu ở cơ sở; các thành phần của các cơ quan thông tấn,
báo chí (nếu có). Cuối cùng là giới thiệu Chủ tịch đoàn và Th ký đoàn.
Diễn văn khai mạc: Diễn văn này thờng đợc ngời lãnh đạo cao nhất
của cơ quan đọc. Diễn văn cần ngắn gọn, xúc tích nêu bật đợc ý tởng chính,
chủ đề của hội nghị tập trung vào vấn đề cần giải quyết.
Trình bày báo cáo chính tại hội nghị: Thông thờng, báo cáo chính đã
đợc chuẩn bị kỹ, đợc in gửi trớc tới các thành viên tham dự hội nghị. Ngời
trình bày, thờng là một đồng chí trong Ban lãnh đạo của đơn vị, cơ quan, đã
Ngành Quản trị văn phòng
15
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
tham gia chỉ đạo nội dung hội nghị. Khi trình bày không nên nói lại tất cả,
mà chỉ cần trình bày một số nội dung nổi bật nh: Đánh giá, nêu rõ mặt
đúng, kết quả đạt đợc, cách làm hay, sáng tạo, nêu rõ bài học, nguyên nhân
thành công, cũng nh chỉ rõ mặt thiếu sót, những khó khăn và nêu nên các
vấn đề cần khắc phục; Nói rõ t tởng, phơng hớng, chủ trơng, giải pháp cần
thực hiện trong thời gian tới; Nêu những vấn đề chính mà các đại biểu cần
tập trung đóng góp ý kiến Trong quá trình trình bày, có thể sử dụng số
liệu đợc chuẩn bị bằng biểu, bảng chữ to để ở hội trờng hoặc dùng đèn
chiếu chiếu các dữ liệu, hình ảnh, chứng cứ vừa để thuyết phục, vừa để
tạo đợc sự linh hoạt, lôi cuốn sự chú ý của những ngời tham dự.
Trình bày những báo cáo bổ sung: Báo cáo bổ sung nhằm minh hoạ
- Tóm tắt lý do, mục đích, nội dung hội nghị.
- Điểm lại các thành phần tham dự hội nghị.
- Diễn biến của hội nghị. Nhấn mạnh những ý kiến quan trọng, sắc xảo
đã đóng góp cho hội nghị.
- Nói rõ những kết luận chính
- Về đánh giá tình hình, nguyên nhân.
- Nêu rõ phơng hớng, giải pháp đặc biệt nhấn mạnh các ý kiến hay, các
giải pháp mới, tối u đợc nêu trong hội nghị.
- Xác định rõ những vấn đề cần làm sau hội nghị.
Việc ghi chép trong hội nghị: Lãnh đạo văn phòng hoặc ngời th ký
giúp việc cho lãnh đạo thờng đợc mời vào th ký đoàn có trách nhiệm ghi
diễn biến hội nghị, ngời điều hành hội nghị, tên và nội dung ý kiến của các
đại biểu, ghi rõ các ý kiến tranh luận và các kết luận của hội nghị. Bộ phận
th ký giúp chủ tịch đoàn xử lý thông tin đa các kết luận từng phần, từng vấn
đề và cuối cùng hình thành dự thảo báo cáo tổng kết, kết luận hội nghị trên
máy tính.
Ngành Quản trị văn phòng
17
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Việc tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị:
Trong thời gian tiến hành hội nghị cần phân công ngời chuyên lo
từng mặt: điện, nớc, giải lao giữa giờ đồng thời có cơ chế phân công ng ời
đôn đốc, kiểm tra, để đảm bảo không xảy ra sai sót.
Đối với khách ở xa về dự hội nghị, bộ phận hậu cần đã phải chuẩn bị
một số công việc nh: lấy vé, đăng ký số đại biểu đi phơng tiện gì hoặc đôn
đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn, nhà nghỉ. Khi kết thúc hội
nghị, bộ phận hậu cần có kế hoạch và phân công ngời làm việc tiếp với các
đơn vị có liên quan (khách sạn, nhà ở ) để thanh toán giải quyết tất cả các
công việc về tài chính, kinh phí cũng nh các mối quan hệ sao cho ổn thoả,
nghị.
d. Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị:
Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức
họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo đợc phân
công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này.
Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu
cần và các bộ phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc,
tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm
ra rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị khác
IV. Phơng hớng nâng cao chất lợng tổ chức hội
nghị
Hiện nay ở trong nớc và trên thế giới, số hội nghị đợc các cấp, các
ngành tổ chức rất nhiều. Thế nhng theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc
hội nghị đạt kết quả thấp. Vậy hội nghị đợc tổ chức nh thế nào thì đợc coi là
hội nghị có chất lợng, hiệu quả cao ?. Theo các nhà nghiên cứu thì hội nghị
có chất lợng tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau: Hội nghị có mục đích, yêu
Ngành Quản trị văn phòng
19
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
cầu, nội dung rõ ràng. Các thành viên tham dự hội nghị đều nhiệt tình,
thẳng thắn, thoải mái đóng góp ý kiến. Những ý kiến đúng, hay đợc hoan
nghênh, các ý kiến trái ngợc đợc tranh luận nghiêm túc, khoa học và cuối
cùng hội nghị đi tới quyết định đúng, đem lại lợi ích cho các cá nhân và cho
cộng đồng xã hội, vừa thúc đẩy xã hội phát triển.
Tuy nhiên cần lu ý, việc tổ chức một hội nghị thành công là không
dễ dàng. Đây vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật mà các nhà làm công tác
lãnh đạo, quản lý, những ngời làm công tác văn phòng cần lu tâm nhằm
phát huy sức sáng tạo của mỗi ngời. Muốn nâng cao chất lợng hội nghị cần
quan tâm giải quyết theo hớng:
Về phía khách thể tham gia hội nghị (các đại biểu tham dự hội nghị):
- Những đối tợng trực tiếp có liên quan tới nội dung hội nghị khi đợc
mời cần chuẩn bị những gì?. Do đó cơ quan tổ chức hội nghị cần phải chuẩn
bị những vấn đề để những đối tợng đó phát biểu làm cho hội nghị thêm
phong phú và sát với yêu cầu thực tế của hội nghị .
- Thông thờng khi tiến hành tổ chức hội nghị, thì lãnh đạo đơn vị tổ
chức thờng mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Chính vì vậy mà
lãnh đạo cấp trên phải nắm đợc các thông tin về hội nghị đó nh: thời gian,
địa điểm tổ chức hội nghị; mục đích, nội dung, yêu cầu của hội nghị để từ
đó có thể chuẩn bị bài phát biểu tham gia góp ý kiến, đa ra phơng hớng giải
quyết vấn đề, nâng cao chất lợng hội nghị.
- Các cơ quan, đơn vị đồng cấp, cấp dới, nội bộ cơ quan và cơ quan
thông tấn báo chí. Khi đợc mời tham dự hội nghị cần phải nắm bắt những
thông tin có liên quan tới hội nghị đợc mời dự và có thể chuẩn bị những câu
hỏi để chủ động tham gia vào phần nội dung của hội nghị, nhất là các nội
dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ hay cho cơ quan, đơn vị
của họ.
ứng dụng rộng rãi, có hiệu quả cntt trong quá trình tổ chức hội nghị:
Ngành Quản trị văn phòng
21
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra sôi động hiện nay đang tác
động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt của hoạt động kinh tế, xã hội. Đặc
biệt CNTT với những thành tựu kỳ diệu của CNTT, máy tính và công nghệ
truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về
cơ bản.
Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công
nghệ thông tin: máy vi tính và các phơng tiện kỹ thuật hiện đại, nên cách tổ
chức, sắp xếp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều khi làm việc
quyết định của Bộ Giáo dục.
Yêu cầu của cách mạng, của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
trong giai đoạn mới đòi hỏi phải có một tổ chức nghiên cứu khoa học,
bao gồm cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội. Đáp ứng yêu cầu đó,
ngày 4-3-1959, Chủ tịch nớc Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ký Sắc lệnh
thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nớc trực thuộc Hội đồng Chính phủ. Phòng
Lịch sử cùng với các bộ phận nghiên cứu về Văn học, Địa lý của Ban
nghiên cứu Văn - Sử - Địa đợc chuyển từ Bộ Giáo dục sang Uỷ ban Khoa
học Nhà nớc và đợc Thủ tớng Chính phủ ra quyết định thành lập riêng.
Viện sử học đợc thành lập theo Quyết định số 039/Ttg ngày
06/02/1960 của Thủ tớng Chính phủ và đợc khẳng định lại tại Nghị định số
30/2003/NĐ - CP ngày 01 tháng 4 năm 2003 của Chính phủ.
Ngành Quản trị văn phòng
23
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Thuỳ Linh -
846041
Viện sử học có tên giao dịch quốc tế là: Institute of History of
Vietnam. Trụ sở của Viện sử học đặt tại số nhà 38 phố Hàng Chuối, ph-
ờng Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trng, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 049713200; Fax: 049717615
Viện sử học học là cơ quan nghiên cứu khoa học có t cách pháp
nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân
hàng.
Viện sử học đặt dới sự chỉ đạo của Giám đốc Viện Khoa học xã hội
(KHXH) Việt Nam (tên tiếng Anh: Vietnamese Academy of Social
Sciences), đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng khác của
Nhà nớc về các lĩnh vực công tác có liên quan đã đợc luật pháp quy định.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện sử học. [3]
a. Chức năng:
Viện sử học có chức năng: Nghiên cứu cơ bản nhằm làm rõ sự thật
3. Tổ chức bộ máy của Viện sử học.
a. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiên cứu và phòng nghiệp
vụ tại Viện sử học: [4]
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện sử học:
Ngành Quản trị văn phòng
25
Copyright: Tài liệu đại học ©