Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm
từng bớc nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty May Chiến
Thắng
----------------------------------
Chơng I: Cơ sở lý luận về tổ chức bộ máy văn phòng
I Một số nhận thức chung về văn phòng:
Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nớc đến các doanh
nghiệp, nhng với những tên gọi khác nhau nh: phòng hành chính, phòng tổ
chức hành chính, phòng hành chính tổng hợp. Bộ phận này thờng chịu sự
lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc.
Dới dạng tĩnh, văn phòng đợc hiểu là nơi làm việc giấy tờ nh: viết giấy
giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn th từ liên lạc, nhận
và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế...Dới dạng động, công tác văn phòng
không chỉ đơn thuần là nơi xử lý công văn giấy tờ, mà là nơi xử lý thông tin.
Văn phòng là tổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các
hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung
tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh
nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là tổ chức sản xuất
hàng hoá, dịch vụ hoặc làm các công việc quản lý hành chính đều có nơi làm
việc, giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng.
Nh vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải
quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối
nội, đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các
hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.
1
Đẻ thực hiện mục tiêu trên văn phòng đợc xây dựng với hai chức năng
cơ bản sau:
-Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ
-Dịch vụ hỗ trợ
Quản lý dựa trên các công việc của văn phòng. Sản phẩm của văn phòng là
thông tin. Các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc thu nhập, xử

-Xử lý văn bản.
-Quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
-Tổng hợp.
-Quản lý nhân sự..
Có thể chia dịch vụ này thành ba loại: - Chức năng dịch vụ chuyên đề nh kế
toán, tài chính, kế hoạch thống kê
- Chức năng dịch vụ của quy trình xử lý thông tin nh xử lý văn bản viễn
thông
- Chức năng dịch vụ, hành chính, nhân sự
Cả ba chức năng đó đợc tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ mà mục
tiêu là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng
chính xác, kịp thời, chấtlợng cao để các cấp quản trị đa ra các quyết định
kinh doanh. Thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn hệ thống thì kết
quả sút kém, mục tiêu không đạt.
Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ tổng quát sau:
3
- Xây dựng chơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc
hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện ch-
ơng trình.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản lý theo
sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp.
- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.
-Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ chiếc cầu nối liên
hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới và công dân. Văn phòng
doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt doanh nghiệp.
- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ
sở vật chất, quản lý vật t tài sản của doanh nghiệp.
Nh vậy với hoạt động của mình văn phòng doanh nghiệp có vai trò
sau:
-Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch tránh những công

2.1 Các kiểu văn phòng chính:
Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà doanh nghiệp có
2 mô hình khác nhau:
-Mô hình kiểu tập trung: Đặc trng của mô hình này là mọi dịch vụ của
hãng, các công ty, các tập đoàn lớn thờng áp dụng mô hình này thực hiện
5
(Các đơn vị chức năng)
chức năng xử lý thông tin hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng.
Các bộ phận của văn phòng đợc phân công phụ trách từng mảng công việc
theo 11 loại dịch vụ đã nêu ở trên hay theo từng nhóm dịch vụ .
Có hai thuận lợi chính của mô hình này là: - Do sử dụng chung các
thiết bị văn phòng nên tiết kiệm đợc chi phí mua thiết bị , mặt bằng sử dụng
- Công việc đợc giải quyết tại một nơi không bị trùng lặp. Gắn với việc tập
chung thì các nhân viên văn phòng có kỹ năng chuyên môn hoá cao làm việc
hiệu quả hơn.
Bất lợi của tập chung dịch vụ là nó làm tăng thêm thời gian cần thiết
để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ do khoảng cách từ nơi
phát sinh tới trung tâm dịch vụ.
-Mô hình kiểu phân tán: Loại mô hình này thơng áp dụng cho các
doanh nghiệp, công ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mu cho lãnh
đạo; còn phòng hành chính quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ hành
chính, công văn giấy tờ. Đặc trng của mô hình này là các dịch vụ có tính chất
chuyên môn đợc tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng nh: phòng kế
toán tài vụ, phòng kế hoạch thống kê, phòng tổ chức nhân sự. Các dịch vụ
còn lại nh: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp
giao phòng hành chính quản trị chịu trách nhiệm.
Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là
tạo nên tính linh hoạt trong công việc, và nhân viên có cơ hội chủ động sáng
tạo trong công việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc
sễ bị trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực.

QLNS
Phòng
TCKT
Phòng
HCQT
Phòng
TH
Phân
xưởng
II
Phân
xưởng
III
Phân
xưởng
I
Phân
xởng
III
Cửa
hàng
số 1
Phân
xởng
III
Cửa
hàng
số 2
Cửa
hàng

và phát triển
Phó chủ tịch
sản xuất
Phó chủ tịch
Tài chính
Phó chủ tịch
tiếp thị
Giám đốc
nhân sự
3. Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh
nghiệp
Để có thể xây dựng đợc bộ máy VP hoạt động tốt-đảm bảo các chức
năng nh trên ta chú ý đến một số nguyên tắc chính của tổ chức bộ máy
3.1 Nguyên tắc về mục tiêu :
Mọi công việc đặt ra để đạt mục tiêu nhất định, công việc đó có cần
thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó. Trong tổ chức cũng
vậy, mục tiêu chung của cả bộ máy văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và
có hiệu quả sao cho các hoạt động của các bộ phận khác (mà văn phòng nh
một chiếc cầu nối) hoạt động đợc thuận lợi. Nên trớc khi định ra một bộ
phận, con ngời của phòng ban nào đó thì phải xác định rõ mục tiêu của nó.
3.2 . Nguyên tắc về chức năng:
Từ mục tiêu ta xác định vào chức năng nhằm để thực hiện những mục
tiêu đó .
Chức năng đợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong
phân công công việc để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng là giữ cho các
bộ phận chức năng cân bằng nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ
với sự đóng góp của nó vào kết quả của tổ chức.
3.3. Nguyên tắc về nhân viên:
Chức năng trở thành nhiệm vụ , trách nhiệm khi công việc đợc chia
cho từng nhân viên cá biệt.

Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong một tổ chức đợc
hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do thủ tục chung và tiêu chuẩn
hoá. Các nhân viên cũng biết đợc vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách
nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất
10
3.7. Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát:
Nguyên tắc này liên quan đến số ngời dới quyền của một ngời kiểm
soát, cần hết sức tránh sai lầm trong việc đánh giá phạm vi kiểm soát .
Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý càng ít và ngợc lại.
Nếu nó quá rộng thì các nhiệm vụ có thể tiến hành không hiệu quả, nếu quá
hẹp có thể lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp.
Phạm vi kiểm soát còn đợc gọi là phạm vi quản lý là một trong những
yếu tố chủ yếu đợc xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc
hay chiều ngang và nên phát triển theo hớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát
quản lý hiệu quả, cần biết những yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát.
Những yếu tố đó bao gồm: các hoạt động có liên quan, kỹ năng của những
ngời đợc kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức.
3.8. Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức:
Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm
thời khối lợng. Phải chú trọng và nhạy cảm với sự thay đổi này. Tính linh
hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn
luyện chéo nhân viên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm có
thể điều động khi cần thiết.
Nói tóm lại, tám nguyên tắc nói trên giúp cho doanh nghiệp xây dựng
một cơ cấu tổ chức thích hợp, đảm bảo cho bộ máy văn phòng tinh gọn ,hiệu
lực, đúng chất lợng.
Chơng II
bộ máy công ty May Chiến Thực trạng tổ chức Thắng:
11
I. Giới thiệu tổng quát về công ty May Chiến Thắng

nghiệp In Thêu, 01 xí nghiệp Thảm Len).
-Trên 2000 thiết bị máy móc hiện đại chuyên dùng tự động hoá cao.
Là doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trên lĩnh vực sản xuất kinh doanh các
sản phẩm may mặc, sản phẩm may da và thảm len (trực thuộc tổng công ty
may Việt Nam).
2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty:
* Chức năng hoạt động của Công ty:
Hoạt động chủ yếu của công ty hiện nay là may gia công xuất khẩu
sang thị trờng khu vực II thông qua các công ty nớc ngoài (chủ yếu là Nam
Triều Tiên, Đài Loan, Nhật Bản...) Và sản xuất các hàng may mặc trong nớc.
Ngoài ra công ty còn phải thực hiện tốt một số nhiệm vụ chủ yếu nh:
- Bảo toàn và phát triển vốn đợc Nhà nớc giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ và nghĩa vụ với Nhà nớc.
- Thực hiện phân phối theo kết quả lao động; chăm lo và không ngừng
cải thiện đời sồng vật chất và tinh thần của CBCNV trong toàn công ty. Tổ
chức bồi dỡng và nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật, chuyên môn
hoá nghiệp vụ của công nhân viên chức.
-Bảo vệ công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trờng, giữ gìn trật tự an
ninh, an toàn xã hội, làm nghĩa vụ quốc phòng.
Theo chức năng hoạt động của Công ty, các sản phẩm chính hiện nay
của công ty là:
+ Sản phẩm may mặc:
13
áo Jacket các loại, veston len dạ
áo váy các loại của phụ nữ
Quần áo sơ mi nam nữ của ngời lớn và trẻ em
áo váy của phụ nữ mang thai
+ Sản phẩm da:
Găng tay chơi gôn
Găng tay da mùa đông

năm 2000 công ty đã đẩy mạnh làm hàng gia công xuất khẩu (hàng gia công
xuất khẩu không bị tính thuế) do vậy lợi nhuận của công ty tăng so với năm
trớc.
Doanh thu của năm 2001 có giảm so với năm 2000 và các năm trớc là
9,2%, lợi nhuận sau thuế giảm 12,7%, khoản đóng góp vào ngân sách nhà n-
Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1. Tổng doanh thu
2. Đầu t
3. Tổng thuế phải nộp
4. Lợi nhuận sau thuế
5. Thu nhập bình quân
(1000đ)
59 002
tr
901
tr
720
tr
1 041
tr
790
63 984
tr
905
tr
1 340
tr
1 489
tr
864