Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Lời mở đầu
Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ
nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết
định. Ngay sau cách mạng tháng mời Nga năm 1917, LêNin đã khẳng
định: Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp
công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nớc trên hết và
trớc hết đợc quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế
1
. Sự biến động của
nền kinh tế nớc ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng
của tổ chức quản lý.
Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới sự
phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó.
Trong môi trờng hội nhập của nền kinh tế nớc ta hiện nay vai trò của quản
lý trong các doanh nghiệp cần đợc coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn
hết. Mọi quyết định quản lý đều đợc xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là
hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân.
Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng
nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng.
Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản
lý tại công ty xây lắp vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa
qua, em đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực
quản lý ở công ty xây lắp vật liệu xây dựng .
Vấn đề quản lý có thể đợc nhìn nhận dới nhiều giác độ khác nhau,
tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề
cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Em hy vọng với nội dung trong chuyên
đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty.
Nội dung chuyên đề đợc thực hiên qua ba phần:
Ch ơng I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý.

1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế xã hội đã đặt ra. Nh
vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế đợc hiểu nh sau:
- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tợng
quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà
quản lý cấp trên. còn đối tợng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là
những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dới, cũng nh các tập thể, cá nhân
ngời lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều
và đợc thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch,
kiểm tra điều chỉnh
- Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý cấu thành hệ thống quản lý.
Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem nh một hệ thống với hai
phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Trong nhiều trờng
hợp mỗi phân hệ có thể đợc coi nh một hệ thống phức tạp.
- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức
năng, nguyên tắc, phơng pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý
kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực
thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý đợc thực thi.
- Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà
trớc hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế
phục vụ lợi ích con ngời.
1.2. Nội dung của quản lý kinh tế.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác
nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tơng đối, đợc
hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể
coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức
năng quản lý. Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà

quản lý khẳng định nh vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là
một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tơng lai cụ thể mà các
nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung
lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý nh những
nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức
năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ
ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đợc
với những biến động diễn ra trong môi trờng của mỗi tổ chức. Trên ý
nghĩa này, lập kế hoạch đợc coi là quá trình thích ứng với sự không chắc
chắn bằng việc xác định các phơng án hành động để đạt đợc những mục
tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất
đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về
trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trờng không thể dự đoán đợc.
Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hởng, tức là sự ảnh hởng của
những biến đổi của môi trờng là không thể lờng trớc và lợng hoá chính
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về
hiệu quả. Tức là trớc những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đa ra những
giải pháp, phản ứng nhng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa
chọn các phơng thức và giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đó. Nếu không
có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con
ngời và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có
đợc một ý tởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế
hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hớng,
mất dần cơ hội để đạt đợc mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu
họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có
hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc

Xây dựng ph ơng
thức lựa chọn ph
ơng án
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ
hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hớng tới cái gì và
họ đang đợc gì và có trách nhiệm nh thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo
tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc đợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà
quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ
chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm
gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bớc đệm để một kế
hoạch đợc xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo
thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung
việc dự báo thời tiết đa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong
khi các con tầu lần lợt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế
hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể
dừng hoặc chuyển hớng, cân đối lại nhng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì.
việc nghiên cứu và dự báo phải tạo đợc cơ sở thông tin cho xác định mục
tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định
nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có đợc là các thông tin về nguy
cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ
đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một
nguyên tắc chung đợc đa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro.
a3) Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác
định mục tiêu đợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ
chức mong muốn đạt tới. Nó đợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có
và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu đợc coi là đúng đắn khi nó

mục tiêu riêng u tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phơng án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phơng án giải quyết đ-
ợc xây dựng. Tìm ra các phơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và
công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức
kinh nghiệm từ những kế hoạch tơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình
đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn
sáng tạo ra các phơng án có kế hoạch.
Thực tế đứng trớc một vấn đề có rất nhiều phơng án giải quyết
khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phơng án đợc
cho là khả quan để so sánh đánh giá. Thông thờng nên có ba phơng án để
lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phơng án sẽ dẫn tới khó ra
quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đa ra phơng án u việt. Trong khi ít
phơng án sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi ngời lập
có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đa ra phơng
án đợc coi là mới. Các phơng án đa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và
kịp thời chính xác.
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
a5) Phân tích lựa chọn phơng án
Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phơng án tốt nhất đòi hỏi
các nhà quản lý phải xây dựng đọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn.
Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh
nghiệm và đã đợc thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trờng kinh doanh hoặc
những yếu tố của môi trờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa
trên tiêu chuẩn thống nhất này các phơng án đa ra ra đớco sánh đánh giá
trên phơng diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh
thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực

giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất
định và là loại kế hoạch sử dụng thờng xuyên. Một chính sách thờng
mang những đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng nh quan điểm của tổ chức. Chính
sách lơng cao, chính sách tuyển dụng là một trong nhiều chính sách đặc
trng của một doanh nghiệp.
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của
tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực
của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tợng quản lý.
+ Một chính sách đa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất
thờng xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết
kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực
hiện cho các vấn dề thờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết
các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu
quả sẽ giải quyết đợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung
xây dựng những chính sách đặc trng cho tổ chức của mình.
b3) Thủ tục.
Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục
đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm
theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đợc mục tiêu cụ
thể. Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho
nhà quản lý.
b4) Quy tắc.
Cũng giống nh thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều
đợc làm và không đợc làm. Nhng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó
là quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian nh thủ tục.Có
thể coi thủ tục nh một dòng chuỗi các quy tắc nhng có những quy tắc
không nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một
quy tắc đó là chỉ phát lơng vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng,

vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ
này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lợng hàng bán ra trong tơng lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lợng
tiền đợc phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lợng tiền mặt để chi tiêu cho những
hoạt động cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu t xây dựng cơ bản: Thờng là rất lớn phục vu cho nhu
cầu phát triển lâu dài.
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh
thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trờng, một yếu tố luôn biến động.
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức,
doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tơng đối, nó độc lập vì
đợc xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhng lại hớng tới
mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đợc đa ra
bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tơng đối. Trong quá trình
triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để
giảm thiểu ảnh hởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong
từng kế hoạch.
1.2.2 Tổ chức
Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm
thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao
cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp đợc với nhau thực hiện mục tiêu
hiệu quả nhất
1
.
Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế
hoạch, bao gồm các hoạt động:

Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho
từng cấp quản lý từ trên xuống dới trong tổ chức. Kết quả thu đợc là một
cơ cấu với một thủ trởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp
quản lý ngang hàng với nhau.
Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức
năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngời cụ thể đợc xác
định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai
kiểm tra ai? Ai là ngời báo cáo đã đợc xác định cụ thể rõ ràng.
Các quyết định đa ra đợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo
chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy
nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ.
Một xu hớng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia
bớt quyền nhng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải
phân cấp, giữa chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ
và phối hợp lẫn nhau.
a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức.
Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá
trình ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với
một vị trí, chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ
chức, với mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là:
- Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với
cấp dới.
- Quyền hạn tham mu: Là quyền tham gia ý kiến, t vấn, hỗ trợ cố vấn
chứ không ra quyết định. Với quyền hạn này ngời quản lý điều tra, khảo
sát , nghiên cứu , phân tích đa ra ý kiến t vấn cho nhà quả lý trực tuyến
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra

đối giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá nhân,
hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm t tởng, mất cân đối
hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thờng xuyên, xảy ra mâu
thuẫn. Vì thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải xây dựng kênh
thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin. Duy
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên
hệ của tổ chức với môi trờng ngoài.
a5) Tầm kiểm soát.
Tầm kiểm soát là số lợng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể
quản lý trực tiếp và có hiệu qủa. Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản
lý có thể quản lý đợc bao nhiêu.
Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhng dễ thay đổi và
khó xác định các yếu tố ảnh hởng đến quy mô tầm kiểm soát. Thờng thì
công việc càng phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm
kiểm soát hẹp và ngợc lại. Bên cạnh đó năng lực nhà quản lý, sự thạo việc
cấp dói, hệ thống thông tin ảnh hởng mạnh đến tầm kiểm soát.
Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ
nghịch với chiều dọc tức quản lý nhng xét theo cấp. Muốn cho đối tợng
quản lý làm đợc nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát
ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách đợc xây dựng
chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả.
b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các
chức năng theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức
năng và xác định các công việc hoạt động.
- Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định
chức năng nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền
hạn: Quyền ra quyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực,

- Xác định động cơ làm việc của con ngời, họ hành động vì cái gì, có
thể là tổng hợp các động cơ nhng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động
vào đó tạo hứng thú và ý thức làm việc.
- Xây dựng phơng pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể
là phơng pháp kinh tế, pháp quyền, phơng pháp tâm lý giáo dục.
- Trên cơ sở phơng pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập
và quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả
làm việc.
- Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết
các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích
- Để đảm bảo các quá trình trên đợc thực hiện và củng cố quyền uy
nhà quản lý phải biết giành quyền lực và gây ảnh hởng.
- Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí
quan hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị
b) Tính chất của lãnh đạo.
- Trớc hết lãnh đạo là một chức năng cần thiết và tất yếu đối với
mọi nhà quản lý từ cấp cao đến cáap thấp.
- Là chức năng thứ ba trong quá trình quản lý lãnh đạo có tác dụng
khởi động tổ chức và vận hành tổ chức với các con ngời khác nhau, nhóm
làm việc khác nhau nhằm hớng tổ chức tới mục tiêu.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
- Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, ngời
lao động cần đợc quan tâm tới con ngời mục đích cá nhân của họ và tình
cảm của họ.
c) Căn cứ để tiến hành lãnh đạo.
Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của
con ngời thông qua lý thuyết về động cơ của con ngời. Điều đó đòi hỏi

1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Bản chất của kiểm tra là xây dựng mối liên hệ ngợc kênh thông tin
phản hồi và nó đảm bảo suốt quá trình hoạt động của tổ chức.
Có thể mô tả các bớc của kiểm tra quan mô hình sau:

Nh vậy xuất phát từ kết quả thực tế chúng ta sẽ đo lờng xem xét,
sau đó so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra, đa ra đánh giá nhận định tìm ra sai
lệch. Không dừng lại ở đó nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân sai lệch,
từ đó xây dựng chơng trình điều chỉnh với những giải pháp và hệ thống
công cụ chính xác, tiếp theo cần đa chơng trình điều chỉnh vào thực hiện
để hớng tới kết quản mong muốn của kế hoạch, đảm bảo kế hoạch đợc
thực hiện hoá.
Tuy nhiên kiểm tra chỉ thực hiện khi có kết quả thực tế sẽ dẫn tới
một hạn chế đó là dễ làm chậm tiến độ, với những sai lầm phát hiện muộn
không thể khắc phục đợc mà chỉ để lại những kinh nghiệm đắt giá cho
quá trình sau. Do đó kiểm tra theo quy trình trên có độ trễ về thời gian.
Để khắc phục điều này hiện nay các nhà quản lý coi kiểm tra là quá
trình xây dựng hệ thống thông tin phản hồi xuyên suốt kế hoạch, tức là
kiểm tra đợc thực hiện ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất trớc để
có đầu ra nh mong muốn và đơng nhiên đầu ra lại là kết quả kiểm tra và
cũng là mục tiêu của kiểm tra.
b) Các nguyên tắc của kiểm tra.
Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các
nguyên tắc chung. Đó là những nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân
theo.
b1) Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm.
Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu.

không đạt mục tiêu, điểm nào mà đo lờng tốt nhất sự sai lệch, điểm nào
mà nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai, tiêu chuẩn kiểm tra nào ít
tốn kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết.
b2) Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống.
Nguyên tắc này đòi hỏi:
Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý
các khu vực khác, điểm khác trong mối quan hệ nội tại giữa chúng để tìm
ra nguyên nhân sâu xa và có biện pháp điều chỉnh đồng bộ, triệt để và
toàn diện.
Bên cạnh đó bản thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể
kiểm tra, phơng tiện kiểm tra hợp lý. Phải có phơng pháp kiểm tra chính
xác và khoa học.
b3) Kiểm tra thực hiện theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lợc.
Xuất phát từ kế hoạch chiến lợc ta phải có bớc kiểm tra chiến lợc.
Có thể tiến hành ngay từ bớc đầu quy trình quản lý chiến lợc là nghiên
cứu và dự báo. Sở dĩ nh vậy vì chiến lợc luôn biến đổi đặc biệt về con ng-
ời, về giải pháp, cơ cấu môi trờng luôn biến đổi.
Kiểm tra phải gắn liền với các kế hoạch tác nghiệp, những kế hoạch
để giải quyết các vấn đề lặp lại, những chơng trình dự án để giải quyết
những mục tiêu trọng điểm. Cần phải kiểm tra tính hợp lý, sự biến đổi cơ
cấu và công tác thực hiện.
Cuối cùng kiểm tra quản lý tức là kiểm tra những đối tợng là nhà
quản lý, là công nhân viên đặc biệt, những phần tử bị coi là có vấn đề,
điểm sáng cần giám sát.
b4) Nguyên tắc địa điểm kiểm tra.
Chúng ta không thể ngồi một chỗ hoặc đi loanh quanh mà biết hết
đợc tổ chức, do đó phải thiết kế hệ thống kiểm tra đợc bố trí kết hợp kiểm
tra tại chỗ và kiểm tra từ xa. Ngày nay công việc này đợc sự hỗ trợ triệt để
của hệ thống thông tin hiện đại.
b5) Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, con ngời trong tổ chức.

kinh tế với bốn chức năng cơ bản của nó: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra. Nắm vững những nội dung này là cơ sở để tìm hiểu những nội
dung tiếp theo.
2. Đặc điểm.
Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh
nghiệp đợc phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân. Theo
đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau:
Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận. Nó
thể hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hởng của doanh
nghiệp, nhiệm vụ quan trọng là giải quyết những vấn đề kinh tế vi mô. Lợi
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
ích của doanh nghiẹp là cơ sở so sánh đánh giá sử lý những vấn đề kinh
tế. Một điều nữa là quản lý ở doanh nghiệp không đòi hỏi tính phối hợp
đa phơng đa chiều, nhièu cơ quan nh quản lý quốc dân mà nó chỉ hạn chế
trong doanh nghiệp và những đối tác chủ yếu.
Thứ hai, quản lý trong doanh nghiệp phục tùng quản lý nhà nớc.
Các nhà quản lý hớng hoạt động của các doanh nghiệp theo những mục
tiêu của mình nhng dựa trên những khung pháp lý của nhà nớc đã thiết
lập, đó là cơ sở hoạt động.
Thứ ba, tính phức hợp hạn chế. Nó thể hiện ở đối tợng quản lý hạn
chế, mục tiêu hữu hạn và hình thức tác động đơn giản.
Điều đó dẫn tới bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đơn giản hơn
và ít bị chi phối bởi quan hệ kinh tế đối ngoại.
Thứ t, quản lý trong doanh nghiệp lấy mực tiêu phát triển kinh tế,
gia tăng giá trị và lợi nhuận là chủ yếu. Đại đa số các doanh nghiệp đợc
sinh ra bởi mục đích sinh lời và quản lý phải hớng tới mục tiêu đó, lợi
nhuận, giá trị gia tăng là thớc đo cuối cùng cho hiệu quả quản lý. Bên
cạnh đó có những doanh nghiệp của nhà nớc đợc thực hiện chức năng sản
xuất, kinh doanh hàng hoá công cộng phục vụ lợi ích của đại chúng, hoặc

Chức năng điều hành, điều hành tức là quản lý có chức năng đa kế
hoạch vào thực hiện thông qua sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo và khoa
học hệ thống các giải pháp và công cụ nh hành chính, kinh tế, giáo dục
tâm lý nhằm dẫn dắt hành vi cá nhân, tập thể theo mục tiêu chung, đó là
công việc khó khăn vì quan hệ cá nhân, tập thể rất tinh vi và phức tạp vì
đều có yếu tố con ngời.
Chức năng kiểm soát, trong quá trình đa kế hoạch vào thực tế,
không thể tránh khỏi những khiếm khuyết sai lệch. Với những vớng mắc
đó quản lý là để kiểm soát đợc, nắm đợc và trong trờng hợp cần thiết có
thể đa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục nhngx sai lệch so với
kế hoạch. Đó là lý do để quản lý mang chức năng kiểm soát.
4. Vai trò của quản lý.
Rõ ràng để tồn tại và phát triển con ngời trong từng tổ chức không
thể làm việc riêng lẻ mà cần gia tăng tính phối hợp hớng tới mục đích
chung. Quá trình sản xuất ra của cải vật chất của xã hội ngày càng đòi hỏi
thực hiện trên quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn, đòi hởi sự phân
công hợp tác mọi cá nhân trong tổ chức.
Chính sự phân công chuyên môn hoá, hợp tác hoá đã làm xuất hiện
lao động đặc biệt- lao động quản lý. Các Mác đã khẳng định: Mọi lao
động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô
tơng đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý
1
.
Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và
hớng đi của mình. Đây là yếu tố thuộc về t duy, nhận thức đầu tiên và
quan trọng nhất đối với mọi con ngời và tổ chức giúp tổ chức thực hiện đ-
1
Giáo trình nguyên lý quản lý- NXB HCQG- 2003
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn

buộc môi trờng đã hình thành nên những nguyên tắc chung của quản lý.
Có thể xem xét những nguyên tắc quản lý cơ bản sau đây.
5.1. Tập trung dân chủ.
Đây là nguyên tắc cơ bản của quản lý nó phản ánh mối quan hệ
giữa chủ thể của quản lý với đối tợng quản lý cũng nh các mục tiêu và yêu
cầu quản lý.
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
Tập trung và dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất. Khía cạnh
tập trung thể hiện sự thông nhất quản lý từ mặt tập trung, trong khi khía
cạnh dân chủ thể hiện sự tôn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể và
cá nhân ngời lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung nguyên tắc đòi hỏi: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ
và tối u giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải đợc thực hiện trong khuôn
khổ tập trung.
Quản lý tập trung là yêu cầu khách quan vì nó gắn liền với sự thống
nhất mục tiêu duy trì vai trò lãnh đạo nhng cần phải cơ phơng pháp hợp lý
tránh quan liêu bao cấp và độc đoán. Trong khi đó bao đảm sự tự chủ của
các đơn vị cá nhân là tất yếu khách quan vì phần tử ổn định thì hệ thống
sẽ mạnh. Do đó cần tạo điều kiện và môi trờng để cá nhân phát huy năng
lực của mình. Tuy nhiên cũng không đợc buông lỏng dễ dẫn đến lấn
quyền hoặc tình trạng mất tính phối hợp.
Ngày nay không phải là đi lựa chọn quản lý tập trung hay dân chủ
mà điều quan trọng là tơng quan gia dân chủ với tập trung.
5.2.Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội
Pháp luật tạo ra khung pháp lý cho tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh, tạo môi trờng cho phát triển kinh tế, củng cố và bảo vệ các nguyên
tắc của nền kinh tế, và tạo ra cơ chế quản lý hiệu quả.
Nh vậy giữa quản lý với lĩnh vực chính trị- luật pháp có quan hệ
hữu cơ và đòi hỏi quản lý phải xem xét đến những yếu tố đó. Bên cạnh đó

thời đợc hởng thụ các khoản lợi ích phúc lợi tập thể.
- Phải coi trọng lợi ích tinh thần và lợi ích vật chất. Trong khi lao
động còn là một hoạt động bát buộc với con ngời thì vấn đề khuyến khích
lợi ích vật chất đối với ngời lao động phải đặt lên hàng đầu. Song không vì
thế mà coi nhẹ sự quan tâm đến lợi ích tinh thần thông qua các giải pháp
giáo dục động viên t tởng chính trị, thởng phạt, cân nhắc, đề bạt vào các
chức vụ công tác hợp lý.
Khuyến khích lợi ích và tinh thần về thực chất là sự đánh giá của tập
thể và xã hội đối với sự cống hiến cuả mỗi ngời là sự khẳng định thang
bậc của họ trong cộng đồng. Cũng thông qua các hình thức khuyến khích
đó ngời lao độg nhận biết đợc kết quả, ý thức công việc mình làm. Vì thế
nó rất cần thiết với bất kỳ ai và vào bất kỳ giai đoạn nào.
5.4 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Là nguyên tắc quy định mục tiêu của quản lý, bao gồm cả hiệu quả
kinh tế và hiệu quả xã hội, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả đòi hỏi ngời
quản lý phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu qủa
trong từng tình huống khác nhau, đặt lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích cá
nhân, từ đó ra quyết định tối u nhằm tạo đợc các thành quả có lợi nhất cho
nhu cầu phát triển của tổ chức.
Tuy nhiên tiết kiệm, hiệu quả không đồng nghĩa với hạn chế tiêu
dùng vấn đề là tiêu dùng hợp lý trong khả năng cho phép. Tiết kiệm cũng
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Dơng văn toàn
không có nghĩa là chi ít tiền mà là chi sao cho đạt kết quả tốt nhất. Hiệu
quả đợc xác định bằng kết quả trên một đồng chi phí bỏ ra. Từ đó phải
tăng kết quả và giảm chi phí để có hiệu quả cao.
Trong đó giảm chi phí bằng cách tiết kiệm đầu vào và tiết kiệm thời
gian và tăng kết quả bằng cách tăng năng suất lao động. Hai công việc
này có thể đồng thời hoặc lệch nhau nhng phải luôn hớng tới kết quả lớn
hơn chi phí.