Giáo trình Nguyên lý kế toán
CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ
Mục tiêu:
− Trình bày khái niệm, ý nghĩa và cách phân loại của chứng từ kế toán qua đó biết
được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng các biểu mẫu chứng từ đã được
Nhà nước quy định
− Trình bày nguyên tắc luân chuyển, bảo quản lưu trữ của các loại chứng từ kế
toán
− Trình bày mục đích và các phương pháp kiểm kê trong Doanh nghiệp; vai trò
của kế toán trong kiểm kê
4.1. Chứng từ kế toán
4.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán
Theo Luật kế toán 03/2003/QH11, Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật
mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn
cứ ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là phương pháp của kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp
vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định của pháp luật.
Ví dụ:
− Phiếu thu dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt
− Phiếu chi dùng để ghi nhận nghiệp vụ chi tiền mặt
− Hóa đơn bán hàng dùng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của qui trình kế toán. Do đó, chứng từ kế
toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ,
chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.
4.1.2. Phân loại chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán có nhiều loại và tùy theo tiêu thức phân loại mà được phân
thành các nhóm khác nhau:
4.1.2.1. Căn cứ hình thức biểu hiện
− Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử
69

+ Chứng từ về tài sản cố định
Ví dụ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên
bản kiểm kê tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,…
70
Giáo trình Nguyên lý kế toán
4.1.2.3. Căn cứ theo tính chất pháp lý: Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bắt
buộc và chứng từ hướng dẫn.
+ Chứng từ bắt buộc: Những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp
nhân hoặc có yêu cầu chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng
từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, mục đích
và phương pháp lập. Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và
các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. (Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn
giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi…)
+ Chứng từ hướng dẫn: Những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà
nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ
sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bảng thanh lý tài sản cố định,
bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương…).
4.1.2.4. Căn cứ vào công dụng của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán bao gồm
chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ
+ Chứng từ gốc: Những chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh. Chứng từ gốc gồm 2 loại:
- Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất kinh
doanh hoặc công tác nhất định như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho… Chứng từ
mệnh lệnh không trực tiếp để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ chấp hành: Là chứng từ ghi nhận các lệnh sản xuất kinh doanh hoặc
công tác nhất định đã được thực hiện như phiếu thu, phiếu chi… Chứng từ chấp
hành được dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại,
cùng nghiệp vụ trên cơ sở đó ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá

II- Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hoá
03-VT x
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng 05-VT x
72
Kế toán trưởng
Ký, họ tên
Người lập
Ký, họ tên
Giáo trình Nguyên lý kế toán
hoá
6 Bảng kê mua hàng 06-VT x
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x
III- Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x
2 Thẻ quầy hàng 02-BH x
IV- Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x
6 Biên lai thu tiền 06-TT x
7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim

− Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
− Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán
− Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán
− Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
− Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số. Riêng
tổng số tiền kế toán phải ghi bằng chữ.
− Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và người có liên quan đến chứng từ kế
toán.
4.1.4. Các quy định về lập, xử lý, luân chuyển, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ
4.1.4.1. Tổ chức lập chứng từ kế toán
Kế toán trưởng doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm tổ chức việc lập chứng
từ kế toán ở tất cả các bộ phận của đơn vị và qui định thời gian luân chuyển trên cơ
sở chế độ về chứng từ kế toán do Bộ tài chính qui định.
Chứng từ gốc do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đều phải chuyển đến phòng
kế toán của đơn vị.
Điều 19, mục 1, chương 2, luật kế toán qui định:
1. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị
kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính.
2. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thời, chính xác theo nội
dung qui định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa qui định
mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ
nội dung qui định.
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết
tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải bằng bút mực, số và chữ viết
phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, chứng từ bị tẩy
xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai
74
Giáo trình Nguyên lý kế toán
vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ

Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận trong đơn vị do đó nó phải được tổ
chức luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan và trong nội bộ phòng kế toán
để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
4.1.4.3. Lưu trữ – bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy
định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu của Nhà nước.
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
- Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của
đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính
- Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Chỉ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm
phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên
chứng từ sao chụp, đồng thời lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ
kế toán bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên đóng dấu.
Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản nêu rõ
lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên đóng dấu.
4.2. Kiểm kê
4.2.1. Khái niệm
Theo điều 39, Luật kế toán 03/2003/QH11, Kiểm kê tài sản là việc cân, đong,
đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn
hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Từ
đó phát hiện ra sự chênh lệch giữa chúng và có biện pháp giải quyết phù hợp, đảm
bảo số liệu trên sổ kế toán và thực tế cuối kỳ phải phản ánh chính xác.
Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

Kiểm kê là công tác quan trọng có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận và
cũng là một công việc phức tạp, khối lượng nhiều, thời gian khẩn trương; cho nên
cần phải được tổ chức, chỉ đạo một cách chặt chẽ.
Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê do Giám đốc doanh nghiệp
chỉ định, trong đó phải có sự tham gia của kế toán để giúp giám đốc chỉ đạo, hướng
77
Giáo trình Nguyên lý kế toán
dẫn nghiệp vụ kiểm kê. Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán đến
thời điểm kiểm kê, như vậy mới có tác dụng đối chiếu với số liệu thực tế khi kiểm
kê.
Tùy theo đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp cho thích hợp:
4.2.3.1. Kiểm kê tiền mặt, các chứng khoán có giá trị như tiền và các chứng
khoán (cổ phiếu, trái phiếu)
Khi kiểm kê trực tiếp những đối tượng này, chúng ta tiến hành đếm trực tiếp
từng loại và đối chiếu với sổ quỹ, kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản theo mẫu
sau:
Đơn vị:
Địa chỉ:
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
Vào giờ …… ngày ……… tháng ……… năm ………
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
(A) (B) (C) (D)
I Số dư theo quỹ
II Số kiểm kê thực tế
1. - Loại
2. - Loại
3. - Loại
4. - …
III Chênh lệch
Lý do:

- Kiểm tra các hướng dẫn về hàng tồn kho
- Thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc chọn mẫu hàng trong kho
- Xác định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời
- So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra nguyên nhân của các
sai sót
* Xem xét chất lượng hàng tồn kho:
- Xem xét hàng mới nhập, hay nhập đã lâu
- Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm về tuổi thọ, về các đặc
điểm lý hóa, dễ hư hỏng của từng chủng loại
- Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho xem có đảm bảo, phù
hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật hay không?
+ Kiểm kê tài sản cố định:
Cuối năm kế toán yêu cầu Ban Giám đốc cho phép kiểm kê toàn bộ tài sản
cố định hiện có tại doanh nghiệp:
- Thực hiện kiểm kê toàn bộ tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp
- Dán nhãn tài sản cố định sau khi kiểm kê
- So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra nguyên nhân của các
sai sót
4.2.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê
79
Giáo trình Nguyên lý kế toán
Kế toán có vai trò rất quan trọng trong kiểm kê. Vai trò của kế toán thể hiện
trước, trong và sau kiểm kê:
+ Trước khi kiểm kê: Phải lập Ban kiểm kê do chủ Doanh nghiệp chỉ định trong
đó có sự tham gia của kế toán. Kế toán phải hoàn thành công việc ghi sổ kế toán
đến thời điểm kiểm kê mới có tác dụng đối chiếu với số liệu kiểm kê. Ban kiểm
kê có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm
kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản
cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại có trật tự, ngăn nắp.
+ Trong khi kiểm kê: Kế toán phải kiểm tra việc ghi chép trong kiểm kê, tham