Đề tài:
“Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu
quả quy trình xử lý tại cty Sapaco”

MỤC LỤC
CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1
I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1
1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1
1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1
1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2
1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: 2
1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: 2
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 4
1.3.1. Khái Niệm 4
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8
2. Quản Trị Thông Tin 10
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 10
2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 12
2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin 12
2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. 13
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 15
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 15
2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 20
2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: 20
2.2. Các bước thực hiện: 21
3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy
trình xử lý đơn hàng: 24

1. Các kênh thông tin trong quy trình: 47
2. Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý
Đơn Hàng 50
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 50
Trong hoạt động tác nghiệp: 50
3. Nhận Xét Chung: 52
III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG
SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. 54
1. Sai sót và nguyên nhân sai sót 54
2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 67
2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 67
2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: 68
2.3. Aûnh hưởng: 71
CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN
LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 73
I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 73
1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 73
2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình
của công ty: 79
II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 80
GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 80
1. Thiết kế hệ thống thông tin 80
2. Vận hành hệ thống thông tin 81
GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỒN THIỆN QUY TRÌNH
XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 83
1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin
trong xử lý đơn hàng 84

 Có ích đối với việc ra quyết định
Nhằm giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình, thông tin cung cấp
cho họ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
 Tính chính xác : thông tin phải phản ánh đúng bản chất,
đúng nội dung của tình huống.
 Tính kịp thời: thông tin cung cấp phải đúng lúc, đúng thời
điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.
 Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ
mọi khía cạnh của tình huống cụ thể giúp cho nhà quản
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 2
trị có thể nhìn được vấn đề một cách tồn diện và hệ
thống.
 Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người,
phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Phân loại thông tin trong quản trị:
Thông tin do tổ chức sởõ hữu và các thông tin từ bên ngồi mà tổ chức cập nhật vào có
các dạng chính sau đây:
Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được
dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ
liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan
đến kinh doanh như danh sách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và
các nguồn lực khác trong và ngồi tổ chức.
Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu này bao gồm hình ảnh, bản đồ, các bản thu
âm và video.
Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn
thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu
thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Inranet nhằm hỗ trợ các


Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG
Là công cụ quản lý
 Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.
 Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.
 Là cơ sở để hạch tốn công việc.
 Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.
 Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý.
1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.3.1. Khái Niệm
Đặc trưng của một hệ thống gồm:
Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công
của hệ thống.
Đối tượng quản lý
Chủ thể quản lý
Thông tin từ ngoài
Đ
ầu v
ào

Đ
ầu ra

Thông tin quyết định
nhi
ễu

GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29

hàng

Đối Tượng Quản Lý
Khách hàng
Khách hàng
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 6
(I.3 – Trang 156)

Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin:
Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu
Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng
thông tin.
Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Hiệu
chỉnh và xử lý số liệu và số liệu nhằm lọc những thông tin cần
thiết và loại trừ những thông tin “nhiễu”.
Xử lý: Mẫu hố các tài liệu thu thập để thuận tiện sử dụng và lưu trữ
Phân tích và tổng hợp, rút ra những thông tin mới (có thể kèm
theo đánh giá).

Đảm bảo độ chính xác
Đúng thời gian.
Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm bao gồm: con người, quá trình và dữ liệu.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin.
Đó là tập hợp người, thủ tục và cá nguồn lực để thu thập, truyền và phát thông
tin trong một tổ chức.
Hệ Thống thông tin có thể là một hệ thống không chính thức nếu nó dựa vào
truyền miệng, hoặc là một hệ thống chính thức nhưng thủ công nếu dựa vào các công
cụ như giấy bút, hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính
(phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 8
Hệ thống thông tin quản lý là gì?
Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích
dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin cần
thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan
trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin
phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động diễn ra trong
hệ thống.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho đối tượng
có nhu cầu và sử dụng được.
Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, tồn vẹn và đầy đủ của hệ thống.
1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
 Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:
 Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những
thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu

 Mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đưa ra
 Sự quan sát và đo lường hoạt động của công việc
 Phương pháp sửa chữa khi thực tế sai lệch so với kế hoạch.
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò tiến hành so sánh thông tin thực hiện thực
tế vừa thu thập với mục tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin
về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá về việc thực hiện kế hoạch, xem xét lại kế
hoạch và đề ra những kiến nghị để có những sửa chữa kịp thời.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 10
Nói tóm lại, nếu tổ chức được một hệ thống thông tin tốt, nó có thể giúp nhà
quản trị doanh nghiệp hiểu được tình hình sử dụng các nguồn lực trong tổ chức, tình
hình tồn kho, đặt hàng, giao hàng,…từ đó thể thực hiện tốt việc quản lý và điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
2. Quản Trị Thông Tin
2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin
Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các phương thức lập kế
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm sốt, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu
quả các thông tin liên quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các
thông tin này bao gồm cảøbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.
Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông
tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức
cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. Bên cạnh đó,
quản trị thông tin cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của
doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian khi thực hiện công việc.
Tại sao cần phải quản trị thông tin
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất

thông tin.
Các quy tắc trong quản trị thông tin
Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hố các hoạt động của doanh
nghiệp. Hầu hết chương trình tin học hố và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các
hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ
vế quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh nghiệp.
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 12
Việc chuyển đổi quá trình hoạch định chính sách dựa trên các căn cứ và tầm
quan trọng của việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mới đối
với khai thác các nguồn thông tin có lliên quan và đáng tin cậy cũng như đối với các
công cụ tạo ra và xử lý dữ liệu dành cho các thành viên của doanh nghiệp.
Yêu cầu cần phải có cái nhìn nhanh hơn và xa hơn dẫn tới những người có liên
quan đến lĩnh vực quản lý, lập kế hoạch, giao tiếp và hoạch định chính sách sử dụng
các nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều. Những người sử dụng thông
tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản
lý thông tin nội bộ này.
Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân
lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh
doanh, thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một
tổ chức, nhà quản lý trong tổ chức có thể :
 Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng
 Nhân viên nhanh chóng xử lý, giải quyết công việc được giao
 Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh ghiệp
 Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
 Giảm thiều thời gian tra cứu thông tin
 Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch
vụ cho bên ngồi.

thông tin.
Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên tồn bộ các bộ
phận và chức năng kinh doanh của mình. Người ta khuyến cáo rằng nên áp dụng
phương pháp tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét sử dụng thông tin trong kinh doanh.
Tổ chức nên xem xét lại:
 Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể được
phân loại như thế nào?
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 14
 Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh
doanh?
 Các thông tin sẽ được lưu trữ và duy trì như thế nào?
 Các thông tin sẽ được loại bỏ như thế nào và dưới sự cho phép của ai?
 Chất lượng của thông tin sẽ được duy trì như thế nào? (tính chính xác,
nhất quán, thời hạn lưu hành,v.v…).
 Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi
người trong nội bộ doanh nghiệp.
 Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị
thông tin?
Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:
 Phân tích hoạt động
 Xác định nhu cầu thông tin
 Xây dựng kho thông tin
 Xác định các thông tin thừa và thiếu
 Duy trì danh mục nội dung thông tin
 Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức
 Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn
 Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức
Mạng quản lý thông tin sẽ được cung cấp nhanh chóng và cập nhật đầy đủ
II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG
1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng
GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp
SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 16
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):
Đây là hệ thống mà doanh nghiệp theo dõi hoạt động hằng ngày. Trong giao
dịch bán hàng : nó xử lý tự động đơn hàng và có thể truy vấn các vấn đề liên quan đến
khách hàng và số lượng, giá trị đặt hàng của từng khách hàng.
Ví dụ: trong TPS xử lý đơn hàng, nhà quản lý có thể truy vấn các câu như : khác hàng
X có bao nhiêu đơn hàng? giá trị bao nhiêu? Khách hàng có mua hàng trong tháng tới
(có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng?
TPS có hai dạng:
Xử lý giao dịch trực tuyến (online): Nối trực tiếp giữa người điều hành và
chương trình TPS. Các giao dịch được xử lý ngay kết quả tức thời. Ví dụ: TPS bán
hàng sẽ cho kết quả ngay bán hàng hay không bán hàng khi nhận được đơn hàng.
Xử lý giao dịch theo lô (Batch): Tất cả các giao dịch tập hợp lại và xử lý chung
một lần.

Sơ đồ cấu trúc TPS trực tuyến: Hình 3: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cấu trúc của TPS trực tuyến và TPS theo lô:
Nguồn : ( I.6 – trang 13)

Đặc điểm và thành phần của TPS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng (con người) Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp
Giao
diện
Tập tin giao
dịch
Ch
ươ
ng
trình sắp
xếp
Tập tin giao
dịch đựơc sắp
xếp
Chương