Các kỹ năng quản lý nhóm
Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay
cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng
của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách.
Các kỹ năng cần thiết để quản lý nhóm
Bạn mới nhận được nhận một công việc với vai trò là một người quản lý hay
cố vấn. Xin chúc mừng! Hoặc có thể bạn mới được đề bạt làm nhóm trưởng
của một nhóm mới thành lập. Đây quả là một thử thách.
Nói cách khác, nhóm của bạn có thể đã có sẵn hoặc có thể bạn sẽ là người tạo
ra nó, bạn sẽ làm gì tiếp theo?
Bài báo này sẽ chỉ ra cho bạn một số bí quyết mà những người nhóm trưởng
cần để giúp cho nhóm của mình ngày càng lớn mạnh và đạt được thành công.
Đó là tất cả các việc từ lựa chọn ai đảm nhận công việc nào và làm gì, để kết
nối, phát triển và khích lệ họ. Bên cạnh đó thì cũng có một số sai lầm cần
tránh.
Điều đầu tiên
Trước khi đề cập đến những sai lầm cần tránh thì cũng có một số định nghĩa
hữu ích về quản lý. Chính xác thì quản lý có nghĩa là gì? Và nó có nghĩa khác
với từ lãnh đạo như thế nào?
Warren G Bennis chỉ ra rằng: “Nhà lãnh đạo là người đưa ra những hoạch
định, phương hướng đúng đắn và người quản lý thực thi những điều đó.”
Người lãnh đạo tạo ra tầm nhìn tương lai, truyền đạt nó, làm cho mọi người
hiểu, tin tưởng và cam kết thực hiện. Mặt khác người quản lý có trách nhiệm
đảm bảo tầm nhìn đó được thực hiện hiệu quả và thành công.
Tất nhiên, hai vai trò này đan xen lẫn nhau – và để đạt được hiệu quả cao
nhất, bạn cần phải thực hiện đầy đủ cả hai vai trò. Tuy nhiên, trọng tâm của
bài này là các kỹ năng cụ thể, trách nhiệm của nhà quản lý và các công cụ sẵn
có cho họ. Sau cùng, không có tiêu chuẩn tuyệt đối cho nhà quản lí mà chỉ là
những định hướng trước mắt khi bạn thực hiện.
Tầm quan trọng của sự ủy nhiệm
Ưu tiên hàng đầu cho các nhà quản lý đó là sự ủy nhiệm. Cho dù là bạn có kỹ

kém hiệu quả nếu không có sự quản lý đầu vào. Hãy đọc bài viết của chúng
tôi trên Pygmalion Motivation để hiểu rõ hơn làm thế nào để quản lý các
nhóm người khác nhau.
Phát triển nhóm
Các nhóm được hình thành bởi các cá nhân có triển vọng, khả năng khác
nhau và ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp của họ. Một số người có
thể thấy rằng những công việc bạn giao cho họ là thử thách, và họ có thể cần
hỗ trợ. Những người khác có thể đây là công việc “dễ như trở bàn tay” và họ
tận dụng cơ hội để phát huy hết khả năng của mình. Dù bằng cách nào, trách
nhiệm của bạn khi là người quản lý là giúp đồng nghiệp có cơ hội phát triển
tốt.
Các kỹ năng về khía cạnh quản lý sẽ xác định sự thành công lâu dài của bạn
với vai trò là một người quản lý. Nếu bạn có thể giúp các thành viên trong
nhóm làm việc tốt hơn, bạn sẽ được biết đến như một nhà quản lý thực thụ
mà ai cũng muốn làm việc cùng, nghĩa là bạn đã thành công.
Cách hiệu quả nhất trong việc phát triển nguồn nhân lực là đảm bảo rằng bạn
cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cho các thành viên trong nhóm về
công việc của họ. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy lo lắng khi đưa ra
phản hồi, đặc biệt khi nó là phản hồi tiêu cực. Tuy nhiên, nếu bạn thường
xuyên trao đổi phản hồi, tất cả mọi người sẽ được hưởng lợi từ việc cải thiện
hiệu suất làm việc.
Ngoài ra bài viết “Hiểu biết về nhu cầu phát triển” của chúng tôi sẽ giúp bạn
phát triển từng thành viên trong nhóm, để họ có thể phát huy tối đa khả năng
của mình.
Chú ý: Nếu bạn có thể thu hút một số lượng đáng kể của những người mới
vào nhóm, hãy đọc bài forming, norming, storming and performing để tìm
hiểu về các giai đoạn mà bạn mong đợi nhóm của mình vượt qua. Bạn có thể
hỗ trợ và giúp đỡ các thành viên hiệu quả thông qua quá trình này!
Giao tiếp và làm việc với nhóm của bạn - và với những người khác
Các kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết cho sự thành công trong bất cứ vai trò

Đừng ngại hỏi sếp của bạn về việc quản lý hoặc hướng dẫn bạn: bạn có thể
học được rất nhiều từ ông ấy, nhưng có thể ông ta không chủ động đề nghị
vấn đề đó với bạn. Nếu bạn đang tiếp cận ông chủ của bạn để được tư vấn,
hãy chắc chắn rằng bạn đã suy nghĩ kỹ những gì bạn sẽ hỏi. Hãy đưa ra một
bản tóm tắt suy nghĩ của bạn về những gì mà mình cần giúp đỡ.
Ngoài ra, là một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là quan tâm tới
nhóm của mình để tránh cho nhân viên tránh khỏi áp lực không hợp lý. Hãy
học các kỹ năng như sự quyết đoán, đàm phán để giải quyết công việc hoặc
cân nhắc các nguồn lực bổ sung một cách nhanh và hiệu quả nhất.
Mặt khác, hãy để nhóm của bạn tương tác với các nhóm khác. Sử dụng phân
tích các bên liên quan để xác định các nhóm mà bạn cần giao lưu. Sau đó nói
chuyện với những người này để tìm hiểu những gì họ muốn từ bạn và những
gì họ có thể làm để giúp bạn.
Quản lý kỷ luật
Bạn hy vọng bạn sẽ không bao giờ phải kỷ luật một ai đó, nhưng khi mà bạn
đã đưa ra rất nhiều thông tin phản hồi, nhưng gần như không có tác dụng thì
đã đến lúc bạn phải kỷ luật nhân viên của mình. Kỷ luật tế nhị khác với việc
đưa ra thông tin phản hồi cơ bản bởi vì nó không thực sự liên quan đặc biệt
tới công việc của nhân viên. Bạn có thể đưa ra ý kiến phản hồi bằng cách liên
lạc điện thoại với họ, ví dụ, xử lý các vấn đề liên quan tới chấm công tuy
nhiên xử lí các vấn đề cá nhân thì cần một cách tiếp cận khác.
Rõ ràng vi phạm pháp luật hoặc chính sách của công ty dễ dàng xác định và
giải quyết. Nhưng với những tình huống khác thì sao? Một mặt bạn không
muốn cảm thấy nhỏ nhặt. Mặt khác, bạn không thể để mọi việc diễn ra mà
không được xử lý. Sử dụng các quy tắc ngón tay cái để giúp bạn quyết định
xem bạn có cần phải hành động không. Nếu câu trả lời cho một vấn đề bất kỳ
là có, thì sau đó bạn cần phải sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với nhân
viên của mình.
1. Có vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của nhân viên đối với
khách hàng (nội bộ hoặc bên ngoài) không? Một nhà thiết kế đồ họa

Đó là:
• Việc nghĩ rằng bạn có thể tin vào kiến thức công việc hiện tại và năng lực
kỹ thuật để thành công như một nhà quản lý. Bạn cần dành thời gian để phát
triển tốt khả năng quản lý cũng như chính con người của mình- chúng quan
trọng hơn các năng lực kỹ thuật của bạn!
• Bạn sẽ thất bại nếu thường xuyên hỏi ý kiến ông chủ chỉ nhằm chứng tỏ
rằng bạn có thể đương đầu một mình.
• Tham khảo ý kiến ông chủ mà không nghĩ kỹ vấn đề và cách giải quyết vấn
đề.
• Ngượng ngùng khi gặp ông chủ của bạn, hoặc đem đến cho họ một bất ngờ
“khó chịu”. Thực hiện theo quy tắc "bất ngờ".
• Tìm mọi cách để yêu cầu ông chủ bảo vệ bạn trước những người khác. Điều
này có thể làm ông chủ của bạn "mất mặt" với đồng nghiệp và cấp trên của
mình, và nó làm cho ông ta trông tệ hại bởi "cái sảy nó nảy cái ung."
• Thất bại trong giao tiếp với khách hàng của bạn (cho dù nội bộ hoặc bên
ngoài) về những gì họ muốn từ bạn và nhóm của bạn.
• Sử dụng quyền hạn không thích hợp – hãy chắc chắn rằng những gì bạn yêu
cầu mọi người làm là vì lợi ích của tổ chức.
Nhiều vấn đề trong những quan điểm này không rõ ràng, tuy nhiên vào lúc
cao điểm của công việc quản lý đó là những điều rất dễ mắc phải.
Những điểm chính:

Khi bạn chuyển từ một nhân viên sang làm quản lý trực tiếp, bạn cần phải
phát triển một phần kỹ năng, và học cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật
mới. Những điều này sẽ giúp bạn làm quen với phương pháp quản lý nhờ
đó động viên, phát triển và giao tiếp với nhóm của mình.
Trên tất cả, hãy học cách làm thế nào để ủy thác có hiệu quả. Tuy nhiên,
cũng cần tìm hiểu làm thế nào để thúc đẩy mọi người, phát triển các thành
viên trong nhóm, giao tiếp hiệu quả với những người bên trong và bên
ngoài nhóm của bạn, đồng thời quản lý kỷ luật có hiệu quả. Và chắc chắn