SỞ GD-ĐT ĐĂK LĂK
TRƯỜNG THPT NGUYỄN CÔNG TRỨ
ĐÚC RÚT KINH NGHIỆM :
“Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường
học và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn
đi công văn đến của trường THPT Nguyễn Công Trứ”
Người thực hiện : Trần Thị Thu Hằng
Đơn vị : Trường THPT Nguyễn Công Trứ
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 2
Họ và tên: Trần Thị Thu Hằng
Chức vụ: Văn thư
Đơn vị công tác: Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- Đăklăk.
Tên đề tài: “ Tổ chức quản lý chung về công tác văn thư trong trường học
và một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến của
trường THPT Nguyễn Công Trứ”
A-/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Trong giai đoạn hiện nay, trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới
của đất nước, của ngành giáo dục nói chung và ngành giáo dục ĐăkLăk nói
riêng công tác văn thư đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt
công việc được giao.
Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ
quan, là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa
điểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan. Thủ trưởng đơn vị, tổ hành
chính là bộ phận giúp việc, là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn
đề thông tin được cán bộ văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển
đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ
văn thư truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra bộ phận văn thư
còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị; nơi giải quyết các công việc với cơ quan
khác, là cầu nối giữa cơ quan Nhà nước với nhân dân, học sinh.
Trong quá trình hoạt động của nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất
quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường

Trong thực tế hiện nay có ba hình thức tổ chức áp dụng cho công tác văn
thư. Đó là: Tập trung, phân tán, hỗn hợp. Trong các trường học hiện nay, hình
thức tổ chức văn thư phổ biến là hình thức tập trung.
Các năm gần đây, nhất là từ năm 2002 trở đi nhận thức được việc phải
cần có một cán bộ Văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công
văn, hồ sơ sổ sách… một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các
trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này. Nhưng nhìn chung cán bộ làm
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 4
công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên
một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp
gọn gàng. Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2001 ở trường
THPT BC Krông Pắc nay là trường THPT Nguyễn Công Trứ. Bản thân rút ra
được một số suy nghĩ chung về công tác văn thư trong trường học.
II-/ Đặc điểm tình hình:
Tổng số CBGV-NV: 93 - Nữ: 45 - Dân tộc: 02.
Cơ sở vật chất: có tổng số 40 phòng phục vụ cho công tác giảng dạy, một
dãy phòng làm việc mới xây 10 phòng dùng cho các tổ chức đoàn thể cùng bộ
phận văn phòng cũng là nơi lưu trữ tất cả các loại hồ sơ sổ sách để phục vụ cho
các hoạt động của nhà trường.
III-/ Những thuận lợi và khó khăn:
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên, liên tục của Đảng,
chính quyền địa phương cũng như Sở Giáo Dục và Đào Tạo Đăklăk.
Sự chỉ đạo của chi bộ Đảng vững mạnh, đủ sức lãnh đạo mọi hoạt động
của nhà trường, các tổ chức quần chúng cùng nhà trường tổ chức thực hiện
nhiệm vụ, mục tiêu giáo dục của nhà trường, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ
của các tổ chức,
Có sự phối kết hợp chặt chẽ và sự đoàn kết của tập thể cán bộ giáo viên
công nhân viên của trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết

* Tình hình đội ngũ:
Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn, chưa
đào sâu suy nghĩ tìm tòi, góp phần nâng cao chất lượng về tổ chức quản lý
chung và việc quản lý công văn đi, công văn đến đúng theo quy định.
Do sự cập nhật không đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp liên quan
đến công tác văn thư trong nhà trường, thiếu cán bộ văn thư có nghiệp vụ theo
tiêu chuẩn, cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc, làm ảnh hưởng
đến công việc được giao.
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 6
* Tình hình xã hội:
Học sinh của trường phần lớn là con em đồng bào dân tộc thiếu số, học
sinh ở các xã vùng sâu vùng xa, đời sống người dân còn gặp nhiều khó khăn đa
số làm nông nghiệp, vì điều kiện gia đình khó khăn nên các em học sinh nghỉ
học nửa chừng, các em thường đến rút học bạ nghỉ học, chuyển trường không
phù hợp với thời điểm của năm học, dẫn đến việc lưu trữ hồ sơ của bộ phận văn
thư còn gặp nhiều khó khăn, bất cập.
Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư trong trường học. Ý
thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính,
nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện
pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư của trường
THPT Nguyễn Công Trứ, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám
hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý chung của công tác văn thư
trong nhà trường
C-/ NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ:
I. Một số giải pháp khắc phục khó khăn:
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy.
Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị

+ Hiệu trưởng duyệt bản thảo
+ Đánh máy, nhân bản
+ Hiệu trưởng ký ban hành văn bản
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ cùng các bộ phận được
phân công.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
+ Đóng dấu văn bản
+ Quản lý và bảo quản con dấu
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 8
- Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công
tác văn thư tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc
hàng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau:
1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội
nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm
gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng
nhiều trường điểm khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên
bên cạnh đó còn một số trường học phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu
còn rất chật hẹp cụ thể như Trường THPT Nguyễn Công Trứ chưa có phòng
làm việc của BGH và bộ phận hành chính hiện đang còn xây dựng dở dang.
Trước tình hình cơ sở vật chất còn thiếu thốn, là cán bộ làm công tác văn
thư, tôi đã tự bố trí sắp xếp lại phòng làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn
vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng
trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ
công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một cán bộ làm công tác văn
thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn
phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản

Ngày,
tháng
CV
Trích
yếu
nội dung
CV
Loại
Nơi
nhận,
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
2
3
4
5
……
…….
…….
.
…….
……
…….

……
……
…….
……
……
……
……
……
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 10
6 .
……
…….
…….
…….
…….
…….
…….
……
…….
……
…….
…….
………
………
………
…
…….
…….
………

Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
………
………
………
………
……
………
………
………
………
…………
………….
………….
…………
………….
………
……
……
……
……
….
…….
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 11
b.Tổ chức giải quyết công văn đi.

Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 12
1
2
…………
……
…………
……
…………
……
…………
……
……………
…
……………
…
……………
…
……………
…
………………
…
………………
…
SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày, tháng Số và ký hiệu
CV đi
Cơ quan
nhận CV
Tên người
nhận

D-/ KẾT LUẬN
1. Tóm lược giải pháp:
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 13
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân
của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi
kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến
cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi
chảy và đạt hiệu quả cao.
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước
tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học,
nhanh chóng, chính xác…
- Không nên có tâm lý lãnh đạo, mà phải trực tiếp xử lý từng công việc
một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự yêu công việc, xem
việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ.
- Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi
chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị
đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
- Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỉ sắp xếp các loại văn bản một
cách ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2001 đến nay trường THPT Nguyễn
Công Trứ luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi hàng năm đều
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
2. Phạm vi áp dụng:
Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình. Như
trau dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ. Từ đó
bản thân suy nghĩ tìm tòi viết ra bản đúc rút kinh nghiệm này có thể sử dụng
được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
3. Bài học kinh nghiệm và kiến nghị:
a) Bài học kinh nghiệm:
- Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu

vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một
tốt hơn.
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 15
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để đồng bộ với sự tiến bộ của khoa
học trong giai đoạn hiện nay để nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong
trường học.
- Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, hỗ trợ công tác phí
hàng tháng cho cán bộ văn thư, hỗ trợ tiền làm thêm vào ngày thứ 7 cho cán bộ
văn thư theo đúng quy định của Nhà nước.
- Tăng cường hơn nữa việc quản lý Nhà nước về công tác văn bản; đẩy
mạnh việc kiểm tra, kiểm soát về công tác văn thư.
- Hàng năm đề nghị Sở Giáo dục cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn
cho cán bộ văn thư các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của việc “Quản lý chung
về công tác văn thư và bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến” mà bản
thân tôi đã dùng hết khả năng tâm trí, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết
trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã dầy công sáng tạo mới xây dựng
nên.
Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và trình bày đúc rút kinh nghiệm này,
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy được. Rất mong sự
đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong hội đồng thi đua nhà trường,
là cơ sở để hoàn thiện công tác “Quản lý chung về công tác văn thư và bảo
quản tốt công văn đi-công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn./.
Krông pắc, ngày 20 tháng 12 năm 2012
Người viết
Xác nhận của nhà trường Xác nhận của BCH Công đoàn
Hiệu trưởng Chủ tịch
Người thực hiện: Trần Thị Thu Hằng- Trường THPT Nguyễn Công Trứ- Krông Pắc- ĐăkLăk
Bài dự thi đúc rút kinh nghiệm năm học: 2012-2013 16