Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế,
các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại
của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế
quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm đổi mới nền
kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch sử trong sự
phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên
thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá
thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi
hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng.
Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là
điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán
có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh
nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công
tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy
công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan
liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của
thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của
mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt
động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ
của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc
doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng.
Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4

mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì
mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều
kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với
ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,
tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua
bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận
chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng,
cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với
chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng
thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban
đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua
hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền
đề để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng
nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua

cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự
tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp
mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của
khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh th-
ơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá,
tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một
trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng
hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân
viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp
thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ
tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán
ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lợng
hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng,
tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp.

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng
hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4

- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
6
Luận văn tốt nghiệp
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo
quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u
đãi của các nhà cung cấp.

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phơng thức
này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ
tục cho bên bán
Mua giao hàng trớc: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải
thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá
với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô
hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến
hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh
nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất
trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng
từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai
hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy
móc nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong
hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng
một khoản gọi là phí uỷ thác.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
8
Luận văn tốt nghiệp
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi
bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.

dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ
lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của
họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc
nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm
chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại
khi thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...) và doanh nghiệp
thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh
nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp: nếu ngời bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng
lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu
đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn.
Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những
ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những ràng
buộc lỏng (điều kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp
luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều
kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không tỉnh táo, quyền
chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện
trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi
phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung
cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng,
sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc
này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động với
những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện
bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị
giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép
nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của

là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với
chi phí thấp nhất.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
11
Luận văn tốt nghiệp
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng
và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián
đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải
phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm
do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng.
Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao
hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn nh đúng vào thời
điểm nào đó, một mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của
doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm
doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu ngạch và có thể sẽ dẫn
đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà
khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản
xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ
không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó
hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời bán
hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là
mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu
vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất l-
ợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi
cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các
đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không
chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện
tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa
chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá
cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ?... Đây là một quá trình phức tạp đợc
lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và
triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của
sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời
hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
13
Luận văn tốt nghiệp
phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu
kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà
quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng
nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi
thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua
bao nhiêu, chất lợng nh thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trờng cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả
mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ
đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng.

Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh
sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua
vào của từng mặt hàng.
Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng,
chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chất
lợng tối đa. Chất lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một
chu cầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đ-
ợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất
của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
15
Luận văn tốt nghiệp
lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử
dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng
tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp
cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng
và ngời cung cấp mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc
cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của
nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm
đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua
niêm qiám, qua gọi thầu...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc
những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các
nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở
thành khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung
cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh
nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán,
đôi khi bị ép giá...
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc
độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá... nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá
cả và chất lợng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài
ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm
các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà
cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
17
Luận văn tốt nghiệp
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của

18
Luận văn tốt nghiệp
Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài
toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc
bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số l-
ợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các điều kiện
liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm hợp đồng và
để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng
buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị trí
quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng lợng bao
gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng
tiện và phơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có
biến động
- Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác định
thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí
vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng,
ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa
chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có
nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là
cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng
chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều
bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp
bằng một trong những hình thức sau:

+ Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra
kiện hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên
hàng hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù
hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản
và báo ngay cho ngời cung cấp.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ng-
ời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh
giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu
mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động
mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể
xảy ra hai trờng hợp:
+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết
định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trờng hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh
những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành
viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân
và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản

giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so
với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn
giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm
chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong
việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì
bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ
khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt
động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không
thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao
chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
22
Luận văn tốt nghiệp
và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh
nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới
trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất
đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công
tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến
khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt
khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ đợc chất l-
ợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt
động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính
của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh Do đó khi lập kế hoạch mua
hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung
ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì

dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn
đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt
hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ
vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng
chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí
số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu
những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn
lựa.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải
trả lời câu hỏi:
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc
nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng
cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất
và đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh
nghiệp cần. Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số
nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
24
Luận văn tốt nghiệp
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo
tình hình thị trờng. Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng
doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính
xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp
lí không thừa cũng không nên thiếu.