










KỸ THUẬT
BẢO QUẢN TÀI LIỆU






1

KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU
Lời giới thiệu
Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ quan thông tin, thư
viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất
nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến
tranh, và thêm nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫ
n tới tình trạng vốn
tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư
viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến
thức cơ bản về bảo quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để

tại công văn số 991/CP-QHQT ngày 29 tháng 7 năm 2003 do Phó thủ t
ướng Chính phủ Phạm
Gia Khiêm ký.
Nội dung của Dự án bao gồm hai phần chính:
(1) Dịch các cẩm nang về kỹ thuật bảo quản tài liệu [Tạo các đĩa CD với tính năng liên kết
mục lục với các tiểu mục của bản dịch, có kèm theo các video trình diễn kỹ thuật và hình ảnh
minh hoạ].
(2) Tiến hành các khoá đào tạo tại chỗ cho các cán bộ thư viện hiện đang làm công tác bảo
quản ở các c
ơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến
nay các lớp tập huấn ngắn ngày được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội,
chứ chưa có điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài).
Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ lòng biết ơn chân
thành tới Giám
đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia,
ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà
Ngô Thị Lê Mai đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng xin
được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông Bắc Hoa Kỳ, ông John F.
Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám
2

đốc Thư viện Đại học Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã
tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp vụ bảo quản. Sau nữa
xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công
việc dịch thuật, góp phần quan trọng làm nên sự thành công của Dự án.
Tập tài liệu dịch về Kỹ thu
ật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên các phần mềm quen
thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword và Internet Explorer.
Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy chuột:
- Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website. Ở đây văn bản

- Hướng dẫn: để xem bản hướng dẫn này.
- Thoát: ra khỏi chương trình.
Chương trình tự khởi động khi đưa vào ổ CD. Trường hợp CD đã ở trong ổ có thể gọi
chương trình bằng cách: Start -> Run -> bqtl (ở ổ CD)
Xin cám ơn FORD FOUNDATION đã tài trợ cho chương trình này.
Chu Tuyết Lan
Viện Nghiên cứu Hán Nôm
Kiều Văn Hốt
Thư Việ
n Quốc gia VN

3

LẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN
Lên kế hoạch bảo quản là gì?
Sherelyn Ogden
Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu
thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo
quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp
hội bảo tàng Mỹ đã nhận thứ
c được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy
chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo
“các tư liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất mát, không bị gây trở ngại,
được theo dõi sát sao và được bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được trong

+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ, cũng như những nỗ
lực trong tương lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù hợp với các biện pháp quản lý trọng yếu khác của cơ quan,
chẳng hạn như các chủ trương về quản lý thu thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản không nên được
soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất
cả các kế hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiế
u này là phương hướng hoạt
động của cơ quan. Mọi chủ trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó.
Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tư liệu của cơ
quan. Sự
kết hợp toàn bộ các nguồn tư liệu thu thập được vào bản kế hoạch là vô cùng thiết yếu
đối với việc thúc đẩy sự hiểu biết đầy đủ trong việc ưu tiên xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn.
Ngoài ra , sự kết hợp như vậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa các hoạt động bảo quản với các chương
trình kế hoạch mang tính chiến l
ược khác. Một kế hoạch bảo quản có hiệu quả là một kế hoạch
thiết thực và khả thi. Một kế hoạch nằm ngoài khả năng thực hiện và chi trả của cơ quan là một
kế hoạch vô dụng. Trong khi kế hoạch cần phải đưa ra tất cả những yêu cầu bảo quản thì nó
4

cũng cần phải chú ý đến các bước có thể đạt được nhờ nguồn vốn sẵn có hoặc huy động được
(ví dụ như nhờ các khoản viện trợ hoặc gây quỹ)
Kế hoạch của từng cơ quan là khác nhau. Có những kế hoạch dài hạn, phức tạp và chi tiết, lại
có những kế hoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuy nhiên, tất cả mọi kế hoạch
đều phải dựa trên kết
quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch bảo quản và phải được
tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của cơ quan và
các hoạt động đặt ra để đáp ứ

quản; nó phải chứa đựng các thông tin dễ hiểu và dễ s
ử dụng.
Sẵn sàng hỗ trợ
Các chương trình dịch vụ trong lĩnh vực này của địa phương luôn sẵn sàng hỗ trợ các cơ quan
văn hoá về tất cả các khía cạnh liên quan đến việc lập kế hoạch bảo quản. Các chương trình này
tài trợ các hội thảo, tiến hành đánh giá các yêu cầu chung và tiến hành khảo sát riêng từng mục,
đồng thời hướng dẫn nhân viên trong cơ quan tiến hành các khảo sát tại chỗ
. Để có thêm thông
tin, hãy liên hệ với trung tâm bảo quản về các thông tin liên quan đến các chương trình dịch vụ
trong lĩnh vực này của địa phương.

5

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản
Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự
thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi
các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các
quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và
các chức n
ăng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết
định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu
quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương trình bảo quản cần

cung cấp những thông tin h
ữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm.
CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở
California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như
các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong
việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư
liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác
nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian,
nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng thực thi mang tính
chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải đượ
c kết hợp để
tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong
từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên
trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các d
ạng
xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ
thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện
vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.

6

Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các
cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin
cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự
xuống cấp của các
văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá
nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp,

và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện
đúng các biện
pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống
cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra
như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phả
i được kiểm tra đánh
giá. Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với
thảm hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và
nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị
lưu trữ, các hợp
đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu
trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng hữu ích khi theo dõi
một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng,
qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện,
nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấ
n đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư
hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những
thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này.
Xác định giá trị
Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược cho chương trình
bảo quả
n cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu
trữ để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó. Trong thư viện thì tổng
quan phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu. Chương trình phần
7

mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá
trị của các tài liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang.
Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây thì các câu hỏi sau

cùng đều cần phải được cân đố
i với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với
khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó. Về
điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và phải xác định được các hành động cần
thiết thực hiện.
Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể
áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể
cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc
tăng thêm khoản ngân sách hiện có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử
/dụng trong công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo chỉ dẫn
Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư vi
ện, việc thực hiện lưu trữ có hệ
thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu
chí khi mua các thiết bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn
định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn trong các chủ trương và thủ

tục đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có.
Đây chưa phải là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách
làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản.
Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng
k
ể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng
cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp
lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba
việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu c
ủa nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như
trong các vấn đề bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo hoặc
các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu công việc.
8


Công tác bảo quản dự phòng.
Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác
định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng
toàn bộ các tư liệu ấn phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất. Điều này hoàn toàn đúng vì
không có một lý do nào khác ngoài việ
c bảo toàn vốn đầu tư vào các tài liệu lưu trữ của cơ sở.
Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng
ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tối đa. Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan
trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biệ
n pháp y tế dự phòng đối với con người
vậy. Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự phòng là các hoạt động mà mỗi cơ
sở bình thường vẫn làm: thu thập, đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên
giá, luân chuyển và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu giữ, sao
chép, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng. Tuy nhiên, là các phần việc trong ch
ương trình
bảo quản, giờ đây các công việc này được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc
sử dụng lâu dài các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện
hành. Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình
bổ sung mà là một phần trọn vẹn của công tác và trách nhiệm hàng ngày củ
a cơ sở.
Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là không tốn kém gì.
Thực sự thì bộ phận quan trọng nhất, hệ thống điều chỉnh không khí đảm bảo một môi trường ổn
định suốt ngày đêm và quanh năm trong phạm vi dao động nhỏ được định ra theo tiêu chuẩn
quốc gia lại rất đắt tiền. Khi phát triển một kế hoạch bảo qu
ản, cần phải cân nhắc giữa chi phí
cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc không làm gì cả. Cụ thể là khi đặt ra các ưu
tiên, cần phải hiểu rằng điều chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo
quản và lưu trữ. Tất cả những gì mà cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu l
ưu trữ
hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo

thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớ
n có các chuyên gia được đào tạo cao còn lại các cơ
sở khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản số hoá. Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua
các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ, khả năng
chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một lựa chọn khả thi.
Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu tr
ữ. Việc xử lý này bao gồm rất nhiều quy trình cần phải
có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện. Một số các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có
các phòng thí nghiệm về bảo quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ. Hầu hết
các cơ sở thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương hoặc các nhân viên
bảo quản hành nghề tư nhân để xử
lý các công tác bảo quản lưu trữ.
Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý công tác bảo quản
trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư
liệu cần xử lý để biết được có thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở. Nói
cách khác, phải nhận ra rằng những người tình nguy
ện được các chuyên gia bảo quản có kinh
nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các
tài liệu có giá trị lâu dài. Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến
thức để có thể chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào cần chụp bằng máy
photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không cần in lại vì ảnh hưở
ng đến việc mất thông
tin.
Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt các quyết định. Các
quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà cố vấn. Cần
lưu ý rằng qua việc lập một kế hoạch bảo quản đầy đủ và hoàn chỉnh chúng ta đã đưa ra các
phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi các tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài có nguy cơ bị hỏng.

nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận của bộ sưu tập đó. Đó là trong trường
hợp các toà nhà có ý ngh
ĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình. Trong trường hợp này, cần
phải xem xét đến các hoạt động được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ sưu tập mà
nó lưu trữ.
Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một báo cáo khảo sát chính thức. Báo
cáo này cần được viết với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao cho người xem
có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn
được thông tin cần tìm. Nó là phương tiện mà bạn có thể
sử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy nó phải chứa đựng thông tin bạn cần
với ngôn ngữ dễ hiểu và hình thức dễ tiếp cận.
Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do cơ quan tư vấn bên ngoài hoặc do các nhân
viên của cơ quan đó tiến hành. Mỗi hình thức đều có những ư
u điểm và hạn chế cần được xem
xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện.
Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư
giới thiệu của người đó trước khi thuê.
So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan
Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài:
- Một tư
vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm hơn bất cứ ai trong cơ quan của
bạn. Người đó có thể đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến hành công việc
và đã từng xử lý nhiều tình huống đa dạng hơn. Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn hẳn về
các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong việc hoàn thiện dự án. Điều này khiến
cho nhà tư v
ấn có hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời khuyên.
- Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay một loại sưu tập cụ thể. Điều này rất
hữu ích trong việc đưa ra nhận xét.
- Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang tính chỉ trích mà không sợ bị một
áp lực nào. Do đó anh ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả khi thay đổi đó

họ làm việc nhanh hơn và đưa ra những kiến nghị phù hợp hơn.
- Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do không bị hạn chế về mặt thời gian
trong khi nhà tư vấn bên ngoài bị khống chế bởi thời gian.
- Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho
cuộc khảo sát có vẻ ít tốn kém hơ
n mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều thời gian của nhân viên.
Hạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan
- Nhân viên trong cơ quan có những định kiến và chương trình làm việc riêng có thể ảnh
hưởng đến việc họ nhận định vấn đề và đưa ra ý kiến.
- So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó có thể trở thành nhân tố thay đổi. Họ
có thể ngần ngại khi gợi ý những thay
đổi nhất định do chúng có khả năng gây ra những tác
động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở những
kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất thay đổi đó sẽ không được thực hiện.
- Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo của nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn
so với tư vấn bên ngoài vì họ phải thực hiện những công vi
ệc hàng ngày của mình song song với
việc khảo sát.
- Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan có thể cho rằng người nhân viên
thực hiện việc khảo sát không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến thức so với một
nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả khi điều này là không chính xác, do mức độ tín nhiệm
đối với nhân viên trong cơ quan không cao.
Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát
Khảo sát do tư v
ấn bên ngoài tiến hành
Các tổ chức cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ kinh phí cho các cuộc khảo sát. Hãy
liên hệ với các tổ chức văn hoá hoặc hiệp hội bảo tồn địa phương để biết tên và địa chỉ của các
tổ chức tài trợ phù hợp của địa phương. Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ sau:
Conservation Assessment Program (Chương trình đánh giá bảo tồn)
Heritage Preservation (Bả

Heritage Preservation (Viện Bảo tồn Di sản)
1730 K Street, NW
Suite 566
Washington, DC 20006
Telephone: (202) 634-1422
Getty Conservation Institude (Viện Bảo tồn Getty)
1200 Getty Center Drive
Suite 700
Los Angeles, CA 90049-1684
Telephone: (310) 440-7325
Để có trợ giúp cho việc khảo sát các bộ tài liệu lưu trữ, hãy xem cuốn “Đánh giá Bảo tồn cho
các Tổ chức lưu trữ” (The Consevation Assessment for Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada
xuất bản năm 1995. Cuốn sách này hiện có tại:
Canadian Council of Archives
344 Wellington
Ottawa, Ontario, Canada
Telephone: (613) 996-6445
Đối với việc khảo sát thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ, hãy liên hệ Trung tâm Bảo quản Tài
liệu Đông Bắc (NEDCC) để có 1 quyển hướng dẫn có tên “Nhữ
ng gì một tổ chức cần phải làm
để khảo sát nhu cầu bảo tồn của chính mình” (What an Institution Can Do To Survey Its Own
Preservation Needs), tác giả là Karen Motylewski. Cuốn sách này cung cấp một dàn ý những
thông tin cần thu thập trong quá trình khảo sát cũng như các thông tin cơ bản để lý giải tình
huống và tìm ra giải pháp. Tài liệu tham khảo của cuốn sách này gồm nhiều nguồn khác nhau,
bao gồm cuốn “Hướng dẫn khảo sát bảo tồn” ấn bản năm 1982 do George Cunha trình bày với
tư cách là Giám đốc củ
a NEDCC; các bài viết về chủ đề liên kết thư viện của Jan Merrill-
Oldham; các kinh nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ thống thư viện Đông
Nam (SOLINET) do Mildred O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo. Địa chỉ liên
hệ:

Bảo tồn và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế)
Via di San Michele 13
1-00153 Rome, Italy
Ghi chú
Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo tồn: Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ”
(Preservation Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan) cuả Sherelyn Ogden,
NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của Viện Dịch v
ụ Thư viện và Bảo tàng. Cuốn sách này hiện có
tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ
14

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên
Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota
Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều
hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên
không thể thực hiện được tất cả các hoạt động.
Vì vậ
y, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là

độ chuyên môn của nhân viên (khả năng quản lý và kỹ thuật), các yếu tố tài chính (các nguồn
vốn, chi phí về vật chất và chi phí dịch vụ
, chi phí thực hiện và khả năng kêu gọi tài trợ) và các
thay đổi về mặt thủ tục và chính sách (nếu cần thì ai có thể đưa ra những thay đổi này). Tính khả
thi về mặt cơ chế của những hoạt động cần được xem xét trên cơ sở thực tế. Nếu khả năng thực
hiện một hoạt động thấp, thì nó khó có thể được ưu tiên cho dù tác động của nó là rất lớn.
- M
ột tiêu chí nữa cần xem xét là tính cấp thiết của hoạt động. Bà Darling cho rằng một hoạt
động được coi là cấp thiết nếu việc trì hoãn thực hiện hoạt động đó có thể gây nên nhiều rắc rối
hơn hoặc có thể khiến cho một cơ hội nào đó bị bỏ lỡ. Nếu như trong trường hợp tất cả các yếu
tố khác là như nhau thì những hoạt động nào cầ
n thực hiện ngay sẽ được ưu tiên.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên:
Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng và giá trị của các tài liệu trong các bộ sưu tập là những yếu
tố quan trọng cần xem xét vì chúng có ảnh hưởng đến việc sắp xếp ưu tiên.
- Mức độ và mục đích sử dụng tài liệu đó có ý nghĩa quan trọng. Các tài liệu luôn được trư
ng
bày có những yêu cầu khác với những vật được lưu kho. Các vật thường xuyên được dùng cho
mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với những vật thỉnh thoảng mới được đem sử dụng.
Các tài liệu được sử dụng mạnh tay thì nguy cơ hư hại sẽ cao hơn và do đó cần được quan tâm
hơn.
15

- Nơi chứa hoặc lưu giữ các bộ sưu tập cũng có ảnh hưởng quan trọng. Những tài liệu được
bảo quản dưới các điều kiện môi trường hay trong các thùng chứa tồi, hoặc dễ bị trộm cắp, phá
hoại, hoả hoạn hoặc các thiên tai khác cũng nằm trong nhóm có nguy cơ cao.
- Những vấn đề trên trở nên đặc biệt đe doạ đối với tài liệu ở trong tình tr
ạng bảo quản yếu
kém mà tình trạng đó thậm chí còn làm tăng thêm nguy cơ rủi ro cho những tài liệu dễ bị hư hại.
Những hoạt động có thể giảm nhẹ những nguy cơ đó sẽ được ưu tiên thực hiện.

Lưu ý
Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất của việc
hoạch định kế hoạch bảo quản. Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ năng của con người và việc
nắm bắt được những động lực có tổ chức của cơ quan. Không đâu mà những yếu tố này thể hi
ện
rõ ràng như trong việc sắp xếp ưu tiên. Bạn cần phải mang hết khả năng giao tiếp của mình ra
khi thảo luận về ý kiến sắp xếp ưu tiên của bạn với đồng nghiệp. Bạn cần phải lắng nghe những
vấn đề của các phòng ban khác và phải biết chọn lựa ra những điều phục vụ tốt nhất cho lợi ích
của toàn bộ cơ
quan chứ không phải chỉ phục vụ cho lợi ích của phòng ban của bạn hay cho một
lĩnh vực chuyên môn nào đó. Về lâu dài, nó cũng sẽ đáp ứng cả những mong muốn của bạn. Khi
thực hiện, bạn cần phải vừa là một nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải là một người bán hàng
giỏi, và cũng như trong hầu hết các cuộc giao tiếp giữa con người với nhau, khiếu hài hước củ
a
bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn. 16

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản
Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản
"Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác
định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình
bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ
sung các bộ t
ư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí
cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng" . Chính sách thu thập tư liệu sẽ

người sử dụng, mà người ta có thể truy cập các tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các
phạm vi địa lý. Trong bối cảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới
những tư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cập được ở bất
cứ thư viện nào khác.
Mộ
t chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phương hướng hoạt
động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết. Bất cứ một chương trình bảo quản nào cũng đặt
ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cần bảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài
chính mạnh nhất cũng không thể bảo quản
được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian. Chính
sách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấp độ cho việc thu
thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung. Cấp độ này thường được xác định tương ứng với tầm
quan trọng của bộ tư liệu đó đối với các chương trình và phương hướng hoạt
động của thư viện.
Các nhà quản lý công tác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan
trong việc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về số lượng và chủng
loại của tư liệu. "Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiên cứu (RLG) là một phương pháp đánh
giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đ
ó chỉ rõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung
trong một đơn vị thư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địa
lý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá" . Bản tổng quan sử
dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩa chuẩn hoá để
mô tả mức độ sử dụng
tư liệu của khách hàng. Hệ thống thước đo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau:
đầy đủ nhất(5), nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực (0);
trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, còn mức (3) được chia nhỏ
thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tư liệ
u nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ
17


liệu này dưới dạng phim hay văn bản điện tử để có thể đạt
được tuổi thọ lý tính dài hơn hoặc sự an toàn cao hơn.
Những việc tưởng như hết sức đơn giản như hỏi về cách thức lưu trữ tư liệu trước đây và
kiểm tra tình trạng hiện tại của tư liệu, lại hết sức quan trọng. Một nhà quản lý công tác l
ưu trữ
thông minh luôn xem xét kỹ lưỡng bất cứ tư liệu sắp đưa vào lưu trữ nào để tìm ra những dấu
hiệu cho thấy tình trạng dễ bị hư hỏng, sự hư hại trên bề mặt hay về lý tính, sự xuống cấp của
bìa sách, nấm mốc cũng như sự sinh trưởng của sâu bọ trong đó. Đối với việc viện trợ tư liệu
cũ
ng cần xác định rõ rằng thư viện có thể sẽ chọn lọc để thanh lý một số lượng tư liệu khỏi bộ
sưu tập không chỉ vì những tư liệu này không thuộc phạm vi lưu trữ hoặc chúng trùng với những
tư liệu lưu trữ sẵn có tại thư viện, mà còn bởi chi phí lưu trữ quá tốn kém, vượt quá khả năng
của cơ quan lưu trữ
.
Khi ta đã nhập tư liệu, thì lúc này việc quản lý tư liệu tốt phải bao gồm cả các biện pháp
nhằm ngăn chặn quá trình xuống cấp của tư liệu trong tương lai. Ví dụ, các quyết định sử dụng
loại chất liệu nào đối với phần bìa sách quảng cáo của thư viện, phải ý thức được rằng những bìa
sách đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia hiện nay có khả n
ăng bảo vệ sách tốt và lâu dài. Trên thực
tế, đây là cách thức phát huy tốt nhất tính hiệu quả của chi phí mà một thư viện cần thực hiện để
bảo quản những tư liệu dự định bổ sung vào vốn tư liệu lưu trữ. Tương tự như vậy, cần bảo vệ
các tư liệu lưu trữ và bản viết tay trong các cặp và các hộp được ki
ềm hoá ngay khi nhập về kho
lưu trữ.
Các nhà quản lý lưu trữ cần hợp tác với những người phụ trách công tác bảo quản để đảm
bảo có một môi trường tối ưu nhất cho công tác lưu trữ tư liệu có giá trị lâu dài. Nghiên cứu tại
Thư viện Quốc hội và Viện Lưu giữ Hình ảnh cho thấy rõ ràng rằng tuổi thọ của các tư liệu lưu
trữ
ở trong điều kiện môi trường nhiệt độ và độ ẩm ổn định, vừa phải, tăng lên đáng kể. Trong
thời gian gần đây, khi ngân sách dành cho tư liệu bị cắt giảm nhiều, các nhà quản lý lưu trữ càng

u kiện môi trường lưu trữ, việc phòng ngừa hoả hoạn, phòng tránh tai nạn, mức độ
sử dụng và giá trị. Các yếu tố cuối cùng lâu nay vốn vẫn thuộc phạm vi quản lý tư liệu.
Có lý do lịch sử cho sự thay đổi này. Phong trào bảo quản ở đất nước này chủ yếu bắt đầu khi
phải đứng trước tình trạng một số lượng ngày càng tăng các tài liệu in trên giấy a-xít bị hư
hỏng
trong các kho của những thư viện nghiên cứu ở Mỹ. Cuộc khủng hoảng lan rộng này rõ ràng đã
vượt ra khỏi tầm kiểm soát của những giải pháp truyền thống, sử dụng việc thay thế hay phục
hồi cơ bản là các biện pháp khắc phục trước mắt đối với một quyển, một bộ, hoặc một nhóm nhỏ
các bản viết tay hoặc bản ghi. Vào gi
ữa những năm 1970, nhu cầu cần có những giải pháp lớn
mang tính đồng bộ càng rõ nét hơn. Bước đầu, sự lựa chọn tối ưu là chụp vi phim, đặc biệt đối
với các bộ sưu tập quan trọng, có khối lượng lớn trong các thư viện nghiên cứu, đây là cách thức
gọi là “những bộ sưu tập vĩ đại” để cứu lấy phần cốt yếu trong di sản tri th
ức của chúng ta.
Lẽ dĩ nhiên, khi phong trào lưu trữ phát triển, thì các giải pháp bảo quản cũng ngày càng
được cải thiện. Ngày càng có nhiều các nhà quản lý lưu trữ chuyên nghiệp nắm bắt được kinh
nghiệm nhằm giải quyết tất cả các nhu cầu về bảo quản của tổ chức họ. Các chương trình đào
tạo được triển khai đã khuyến khích việc phân tích các nhu cầu đó và đề xuất ra những ý t
ưởng
mới về giải pháp. Các dịch vụ bảo quản trong vùng cung cấp kinh nghiệm về đào tạo và tư vấn
cho hàng loạt các cơ quan và tổ chức, mà nhiều tổ chức trong số này không đủ lớn để có một
nhà quản lý lưu trữ chuyên trách, mà thường kết hợp công việc lưu trữ với các trách nhiệm khác.
Các cuộc điều tra tìm hiểu khoa học để xác định nguyên nhân xuống cấp của tư
liệu và phim ảnh
đã đưa ra được những gợi ý về cách thức kéo dài tuổi thọ, các biện pháp được áp dụng hữu hiệu
nhất cho toàn bộ tư liệu lưu trữ và thậm chí cả các kho lưu trữ.
Một trong những đặc điểm gây ngạc nhiên nhất của quá trình phát triển diễn ra hơn 20 năm
qua, là trọng tâm của bảo quản đã ngày càng xa rời dần với nhu cầu cứu lấ
y các tư liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ cứu chữa không còn chủ yếu để nhằm giữ được các thông tin có giá trị nghiên cứu lớn

20

Lập kế hoạch bảo quản: Thư mục chọn lọc
Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc
Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện,
bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt
các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự
ưu tiên để giải quyết chúng. Các nhà quản lý các b
ộ sưu tập nên tham khảo các tài liệu về các

khuyến khích dùng.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development.
Guide to the Evaluation of Library Collections (Hướng dẫn đánh giá các bộ sưu tập của thư
viện). Barbara Lockett, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1989; Collection
Management and Development Guide số 2, 25 trang.
American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development.
Guide to Review of Library Collections (Hướng dẫn xem xét các bộ sưu tập thư viện). Lenore
Clark, đã xuất bản. Chicago: American Library Association, 1991; Collection Management and
Development Guides số 5, 41 trang.
Association of Research Libraries (ARL) (Hiệp hội thư viện nghiên cứu). Preservation
Planning Program Resource Guides (Hướng dẫ
n về các nguồn lực trong hoạch định chương
trình bảo quản). Jutta Reed-Scott chủ biên. Washington, D.C: ARL, 1993, nhiều độ dài khác
nhau.
Trên đây là 7 tài liệu hướng dẫn do các chuyên gia bảo quản của các thư viện soạn thảo nhằm
cung cấp các quy chuẩn về những gì mà một thư viện có thể tính đến bằng nỗ lực trong công tác
bảo quản của mình, đẩy mạnh các hoạt động hiện có và phát triển những sáng kiến mới. Các bài
vi
ết ở đây tập trung vào các chủ đề, đó là:chuyển dạng tư liệu, bảo quản/sửa chữa, tu bổ, bồi vá,
21

đóng bìa, bảo dưỡng các bộ sưu tập, đối phó với các trường hợp khẩn cấp, đào tạo nhân viên và
hướng dẫn người sử dụng, đồng thời quản lý công tác bảo quản.
Barry, Bryan W. Strategic Planning Workbook for Nonprofit Organizations, Revised and
Updated (Bài tập hoạch định chiến lược cho các tổ chức phi lợi nhuận, có sửa đổi và bổ sung).
St. Paul, MN: Amherst H. Wilder Foundation, 1997.
Cung cấp các hướng dẫn chi tiết theo từng bước để phát triển kế hoạch. Hiện có trên
http:/www.wilder.org.
Calmas, Alan. “Preservation Planning at the National Archives and Records Administration”
(Lập kế hoạch bảo quản ở cục lưu trữ quốc gia và tư liệu hành chính). The Record (Tài liệu) 1.2

quản dành cho các thư viện và cơ quan lưu trữ). New York Metropolitan Reference and
Research Library Agency (METRO) (Tổ chức thư viện nghiên cứu và tham khảo thành phố
New York), 1992, 132 trang. Hiện có tại địa chỉ: New York State Library, Division of Library
Development, Cultural Education Center (Thư viện bang New York, Ban phát triển thư viện),
Albany, NY 12230.
Cung cấp danh sách nhiều dịch vụ bảo quản, bao gồm điều tra bảo quản, chụp vi phim, công
nghệ xử lý làm phẳng giấy, đóng bìa sách, sắp x
ếp thư viện và các nguồn cung cấp. Dành cho
khu vực Washington, DC; Philadelphia và Boston; nhưng cũng có các tổ chức ở xa hơn mà vẫn
có thể cung cấp dịch vụ trong phạm vi đó.
Drewes, Jeanne M. và Julie Page. Promoting Preservation Awareness in Libraries: A
Sourcebook for Academic, Public, School, and Special Collections (Tăng cường nhận thức về
bảo quản trong các thư viện: Cuốn sách dành cho các bộ sưu tập ở các trường, tổ chức công
cộng, tổ chức nghiên cứu và bộ sưu tập đặc biệt). Westport, CT: Greenwood Press ấn hành,
1997.
22

Đây là một tài liệu đánh giá toàn diện về các chương trình giáo dục bảo quản cho người sử
dụng tại thư viện lưu trữ các bộ sưu tập tại các trường, tổ chức công cộng, tổ chức nghiên cứu và
bộ sưu tập đặc biệt. Cung cấp các ví dụ thực tế về cách thức các tổ chức có thể hướng dẫn và
thông báo cho các nhân viên và người sử dụng. Có nhiề
u phụ lục hữu ích về cách minh hoạ
trưng bày, các danh mục và danh sách về thiết bị nghe nhìn.
Ellis, Judith. Keeping Archives (Lưu giữ các tài liệu). Xuất bản lần 2. Sydney, Australia:
D.W . Thorpe và Australian Society of Archivists (Hội các nhà lưu trữ úc), 1993, 512 trang.
Đây là một tài liệu hay, đề cập đến mọi khía cạnh của công tác quản lý lưu trữ, bao gồm cả
việc bảo quản bằng ngôn ngữ văn phong dễ hiểu và thực tế. Phù hợp cho việc giới thiệu, đánh
giá hoặc tham khảo; đề cập đến bề rộng hơn là bề sâu. Hiện có tại Society of American
Archivists (Hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ).
Gallery Association (Hiệp hội Gallery). Insurance and Risk Management for Museums and

ào tạo kỹ thuật viên tu bổ, 1992. Đưa ra nhiều quy trình đa
dạng cho các chương trình tu bổ sách với số lượng lớn. Hiện có tại Association of Research
Libraries (Hiệp hội thư viện nghiên cứu), Washington, D.C.20036.
Lusenet, Yola De. Choosing to Preserve: Towards a Cooperative Strategy for Long-Term
Access to the Intellectual Heritage (Lựa chọn để bảo tồn: Hướng tới một chiến lược hợp tác
nhằm tiếp cận lâu dài với các di sản trí tuệ). European Commission on Preservation and Access
(Uỷ ban châu Âu về công tác bảo tồn và truy cập), Amsterdam, Netherlands, 1997, 165 trang.

Managing Preservation: A Guidebook (Quản lý công tác bảo quản: tài li
ệu hướng dẫn).
Columbus, Ohio: State Library of Ohio Preservation Council (Hội đồng bảo tồn thư viện bang
Ohio), 1995. Liên hệ với Clara Ireland, State Library of Ohio, 65 S. Front Street, Columbus,
Ohio.
23

Đây là cuốn sổ tay dành cho các giám đốc phụ trách công tác bảo quản có kinh nghiệm và cả
những người mới vào nghề.
McCord, Margaret, và Catherine Antomarchi. A Preventive Conservation Calendar for the
Smaller Museum (Lịch bảo tồn cã týnh chÊt ph#ng ngõa đối với các bảo tàng quy mô nhỏ).
Rome: International Centre for the preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm
quốc tế về bảo tồn và phục chõ các tài sản văn hoá), 1997.
Merrill-Oldham, Jan, Carolyn Clark Morrow, và Mark Roosa. Preservation Program Models:
A Study Project and Report (Các hình mẫu về chương trình bảo quản: Dự án nghiên cứu và báo
cáo). Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu), Committee on
Preservation of Research Library Materials (Uỷ ban về bảo tồn các tài liệ
u nghiên cứu của thư
viện). Washington, D.C: Association of Research Libraries (Hiệp hội các thư viện nghiên cứu),
1991, 54 trang.
Cung cấp cho các nhà quản lý thư viện các hướng dẫn để tiếp cận với các chương trình bảo
quản, chia các thư viện thành 4 nhóm theo quy mô, mỗi nhóm lại có một chương trình tiếp cận

ệu), State Archives and
Records Administration (Cục lưu trữ nhà nước và tài liệu hành chính), New York State
Education Department (Khoa giáo dục bang New York), Room 9 B44 Cultural Education
Center, Albany, NY 12230.
Đây là một tài liệu hướng dẫn dễ hiểu về lý thuyết lưu trữ và định dạng, dễ ứng dụng cho các
tổ chức lưu giữ các hiện vật có giá trị lịch sử. Cung cấp cái nhìn tổng quan về các quy trình lưu
trữ đã được thừa nhận về sắp xếp và mô tả. Gồm có một danh mục ng
ắn về các công cụ cơ bản
và sổ tay hướng dẫn được sử dụng rộng rãi trong mô tả lưu trữ. Là điểm khởi đầu lý tưởng cho
các tổ chức nhỏ và các nhà lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm.
Ogden, Barclay, và Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library
(Thư viện bang California), 1997.
24

Có phần mềm vi tính (cùng với tài liệu hướng dẫn sử dụng), là công cụ đánh giá một cách tự
động nhu cầu bảo quản của các bộ sưu tập sách và tài liệu dựa trên cơ sở 100 mẫu ngẫu nhiên.
Hiện có tại The California State Library Foundation, P.O., Box 942837, Sacramento, CA 94237-
001, hoặc tải miễn phí tại trang web Berkeley Library Digital Sunsite

Ogden, Sherelyn. Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long-Range Plan (Lên kế
hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoặch dài hạn). Washington, D.C.: American Association of
Museums and Northeast Document Conservation Center (Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ
và Trung
tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc), 1997.
Hỗ trợ viết các kế hoạch bảo quản sưu tập dài hạn. Cung cấp những tài liệu mở rộng về in ấn
và trình bày điện tử. Đĩa tương thích với máy IBM.
Pickett, A.G. và M.M. Lemcoe. Preservation and Storage of Sound Recordings (Bảo tồn và
lưu trữ băng đĩa), ấn phẩm năm 1959 của Thư viện quốc hội. Silver Springs, MD: Association
for Recorded Sound Collections (Hiệp hội các sưu tập băng
đĩa), 1991, 75 trang. Society of

Một tài liệu toàn diện và quý giá cho việc bảo tồn các tài liệu và bản thảo viết tay.
Thompson, Don, và Joan Ten Hoor. A Core Collection in Preservation (Bộ sưu tập quý trong
bảo tồn), xuất bản l
ần 2. Chicago: American Library Association (Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ),
1993, 41 trang.
Gồm các danh mục quý giá về các vấn đề bảo tồn cơ bản. Tham khảo thêm Lisa Fox, A Core
Collection in Preservation. Chicago: ALA, 1988, 15 trang.
Tuttle, Craig A. An Ounce of Preservation: A Guide to the Care of Papers and Photographs
(Hướng dẫn Bảo quản giấy và ảnh trong công tác bảo quản). Danvers, MA: Rainbow Books,
1995, 111 trang.