GIÁO TRÌNH

KHO TÀNG BẢO
QUẢN TÀI LIỆU

Mục lục

Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý

Thiết bị lưu trữ

Lau sách và giá sách

Lựa chọn vật liệu bao gói sách và đồ tạo tác trên giấy

Bảo quản sách bằng những loại hộp đặt theo yêu cầu

Hộp bìa gấp đựng sách loại nhỏ

Hộp đựng sách để trên giá

Bìa bọc sách bằng Phim pôliexte

Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn

Bao bọc và đóng khung cho tác phẩm nghệ thuật

Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh


ày đ
ặc biệt quan trọng khi các giá sách đ
ư
ợc đặt
dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đ
ặt trong tủ kín
cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản
thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3
inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ ẩm và khí đọng không
hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt
sát các tường bao.
Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dự
ng
sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm
căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách
không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt
đến mức có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi
giá. Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để
giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt
phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc
trang sách không bị nhàu hoặc rách.
Không xếp sách vượt ra ngoài mép c
ủa giá phía lối đi bởi
chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại.
Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được d
ùng
để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp m
à
không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách
tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách

ìn th
ấy đ
ư
ợc) hoặc đặt một
tấm film polyester giữa các quyển sách.
Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên
giá sách. Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng
trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông
vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp
đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm
ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống
hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách phải
đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị
nhô ra ngoài hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau
khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm
2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp
thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những
cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp
chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa kh
ỏi bị
chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý đ
ể đảm bảo rằng sách phải
xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn
thấy được mà không cần di chuyển sách.
Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo
quản sách một số sách nhất định. Những cuốn sách có
bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên
trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn
sách b
ị h

ờ

nên s
ử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển
sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần đư
ợc
đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải
không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc
cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của
chồng sách.
Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng
không thể khắc phục được. Không nên lôi sách ra khỏi
giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm có thể làm
bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần
dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng
ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển
sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy hẳn
ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ
sách được điều chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần
mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách
trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển
sách trở lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên
được điều chỉnh trở lại. Khi lấy những cuốn sách quá
khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên
sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên
dùng cả hai tay để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó
đặt những cuốn sách phía trên đư
ợc lấy ra trở lại chỗ cũ.
Lúc đ
ặt lại sách v

ạo bản sao
từ film đó.
Không nên sơn số ký hiệu của sách lên sách đặc biệt quý
hoặc in lên các nhãn được gắn vào sách bằng keo dích
nhạy cảm với sức ép hoặc bằng băng dính. Sơn th
ì không
đẹp và không rõ con số; băng dính và keo dính có thể
làm bạc màu và vấy bẩn ra bìa. Lý tưởng nhất là cho
sách bộ vào hộp, còn số hiệu thì in trên hộp. Những sách
bộ mà không cho vào hộp, số hiệu nên được in lên cờ
hiệu làm bằng giấy cứng, không dính axít, đặt bên trong
bộ sách. Những cờ hiệu chỉ nên rộng khoảng 5 cm (2
inches) và dài hơn chiều dài cuốn sách khoảng 5-7 cm (2-
3 inches). Một giải pháp khác là dùng các tấm vải
polyester (polyester film jackets) bao sách lại và dán
nhãn số ký hiệu của sách lên trên. Không nên dùng nhãn
mã vạch cho sách đặc biệt quý bởi vì hầu như trường
hợp nào cũng sẽ gây hư hại. Nếu nhất thiết phải d
ùng các
mã được vi tính hoá cho những cuốn sách đặc biệt, nhãn
này cần được gắn với mảnh giấy có tính kiềm đặt trong
sách hoặc gắn lên tấm vải polyester bao quanh sách.
Đối với sách không đặc biệt quý, cần lưu ý để đảm bảo
rằng chất keo dính nhãn vẫn có tác dụng lâu dài. Đặc
biệt quan trọng là keo dính không bị khô làm cho nhãn
b
ị bong hoặc rời ra v
à keo dính không loang ra t
ạo n
ên

đều trong hộp) cũng nên làm như vậy. Cũng nên lưu ý là
chất axít từ giấy chất lượng kém thâm nhập vào bất cứ
loại giấy nào khác mà nó tiếp xúc trực tiếp, vì v
ậy việc để
riêng biệt các giấy kém chất lượng với giấy chất lư
ợng tốt
cũng rất quan trọng. Các mẩu tin cắt báo và các tài liệu
bằng giấy rời kém chất lượng cũng không được để tiếp
xúc trực tiếp với các văn bản có tính lịch sử và các bản
viết tay trên giấy chất lượng tốt hơn.
Nên để mở các văn bản và tài liệu viết tay khi lưu tr
ữ nếu
như việc này không làm cho tách rời, nát hoặc không thì
cũng làm hư hỏng tài liệu. Nếu như vi
ệc để mở có thể gây
hư hại, nên tham khảo kỹ càng nhân viên bảo quản trư
ớc
khi tiến hành. Các vật cố định giấy có thể gây hư hại nh
ư
ghim dập, kẹp giấy, ghim đính cần đư
ợc tháo ra cẩn thận
và chỉ thay thế bằng các ghim mới không rỉ nếu thực sự
cần thiết. Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu
có đệm và không có axít. Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ
trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng
d
ễ h
ư th
ì s
ố tờ trong một b

cho văn phòng, miễn là các bìa kẹp tài li
ệu đựng trong đó
làm b
ằng những vật liệu chấp nhận đ
ư
ợc.

Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng
da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và đ
ộ
ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại. Các vật liệu
bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải
đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này.
Các tài liệu quá khổ
Các tài liệu quá khổ - như các bản vẽ kiến trúc, các bản
vẽ thiết kế (blueprint), bản đồ, các bản in lớn và mẫu
giấy dán tường - tốt nhất nên đ
ặt trong các ngăn của hộp
(case) đựng bản đồ hoặc trong các hộp kín lớn có chất
lượng đạt yêu cầu. Các tài liệu này cũng nên đặt trong
các bìa kẹp tài liệu có đệm và không chứa axít. Mãi tới
gần đây, người ta mới khuyến nghị rằng những bản vẽ
thiết kế dễ phản ứng với kiềm không nên đặt trong
những cái bìa kẹp có đệm chứa chất kiềm. Tuy nhiên,
nghiên cứu gần đây cho thấy nếu môi trường lưu giữ
được duy trì ở độ ẩm tương đối hợp lý từ 30% đến 55%
thì các bìa kẹp không đệm là không cần thiết và có th
ể sử
bìa kẹp có đệm. Tất cả các bìa kẹp tài liệu nên được làm
vừa với kích thước của ngăn tủ hoặc hộp; các bìa kẹp

đường kính ít nhất 10 cm (4 inches) (đường kính lớn
càng tốt). Nếu không có ống tuýp làm bằng các nguyên
liệu có độ pH trung tính, ít hàm lượng than nâu, nên bọc
ống trong giấy có độ trung tính hoặc có đệm hoặc bằng
cuộn vải polyester. Một phương pháp khác là đặt các tài
liệu trong một bìa kẹp làm bằng vải polyester 5/1000
(five-mil polyester film) được cắt dài hơn hai chiều của
tài liệu được cuộn lớn nhất khoảng vài cm. Tài liệu sau
đó được cuộn lại sao cho bề mặt hướng vào mặt trong
của ống. Nếu sử dụng bìa kẹp bằng vải polyester thì bìa
này nên được cuộn lại để cả khối cuộn song song với
chiều dài của ống. Sau đó nên bọc cả khối lại trong giấy
trung tính hoặc có đệm hoặc trong vải polyester để tránh
sự cọ sát. Cả khối cuộn đã được bỏng cần đư
ợc buộc lỏng
bằng dải dây thẳng bằng vải lanh, bông hoặc polyester.
Nếu muốn bảo vệ chắc chắn hơn, có thể lưu giữ cả khối
này trong một ống tuýp rộng hơn. Các ống tuýp nên đặt
nằm ngang.
Giấy in báo
Rất nhiều giấy in báo được sản xuất vào nửa sau thế kỷ
XIX được làm bằng bột giấy có chứa than nâu và các tạp
chất khác, và việc bảo quản lâu dài đối với loại giấy này
rất khó (ngay cả) trong điều kiện tốt nhất. Mặc dù có thể
kiềm hoá (khử axít) giấy in báo để làm chậm lại qúa
trình hư hại, điều này thường không thiết thực lắm bởi v
ì
tài liệu vẫn tiếp tục xuống cấp với tốc độ khá nh
anh. Hơn
n

các quy
ển sách khác. Các nhóm sách mỏng xếp giữa các
sách khác có thể đóng hộp cùng nhau theo hướng dẫn
vừa nêu. Nếu các sách mỏng được đóng bìa, bìa sách
phải có chất lượng phù hợp và đồng đều và nên đư
ợc gắn
với sách theo cách sao cho không gây hại cho sách. Nên
tham khảo các chuyên gia có kinh nghiệm về những lợi
ích và tác hại của các loại bìa khác nhau có trên thị
trường. Bìa sách không nên dính liền vào những cuốn
sách mỏng. Nếu phải dùng kim khâu để gắn sách và bìa
sách, đường khâu nên thực hiện trên nếp gấp và qua
những lỗ khâu ban đầu nếu có thể.
Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông
Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết
rời và những tài liệu phổ thông (như thẻ thương mại,
thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê giấy, ).
Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho
công tác bảo quản bởi chúng thường gồm nhiều thành
phần và dưới nhiều dạng chất liệu khác nhau. Những tài
liệu này có thể có bề mặt nổi, trang trí ba chiều, hoặc
những bộ phận chuyển động. Chúng thường là độc nhất,
mỏng manh, dễ hỏng và có những ý nghĩa liên kết quan
trọng. Những tài liệu này do vậy không nên xếp chung
với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác bởi
vì s
ự khác biệt về kích th
ư
ớc, h
ình d

ên bao nh
ựa trong suốt
có ưu th
ế h
ơn là cho phép
quan sát hình ảnh mà không cần lấy ra, nhờ đó làm gi
ảm
nguy cơ cọ sát hoặc bào mòn. Bao giấy phải không có
chứa axít và than nâu. Các loại giấy nhựa phù hợp cho
lưu trữ ảnh là: polyeste, polypropylene, polyethylene.
Luôn luốn tránh sử dụng nhựa polyvinyl -
chcloride. Các
bao giấy và nhựa cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của
Tiêu chuẩn Standard IT 9.2-1998 của Viện Tiêu chuẩn
Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) và phải vư
ợt qua Kiểm tra hoạt
tính ảnh được nêu trong Tiêu chu
ẩn ANSI NAMPM IT 9
–
16 – 1993.
Khi các tài liệu đã được lưu giữ một cách phù hợp trong
các bìa kẹp, ống hoặc phong bì, cần tiếp tục đặt chúng
trong các hộp cửa mở ngang có bản lề (drop-front) đủ
chất lượng lưu trữ. Các phim âm bản bằng thuỷ tinh
(glass plate negative) là ngoại lệ và nên d
ựng đứng để cho
các đĩa phim âm bản ở dưới đáy của chồng đĩa không bị
vỡ. Nên đặt các hộp lên lên giá hoặc tủ bằng kim loại.
Nếu có thể, nên xếp các ảnh có cùng kích thư
ớc với nhau;

Việc lưu giữ và thao tác hợp lý của các tài liệu trong thư
vi
ện hoặc trung tâm l
ưu tr
ữ có thể rất ít tốn kém, với
một số biện pháp được nêu ở trên hầu như không tốn
kém hoặc tốn rất ít. Hơn thế, điều này còn có thể tiết
kiệm cho tương lai nhờ giảm thiểu các nhu cầu sửa chữa
tài liệu. Thực hiện theo những chỉ dẫn này là cách làm
thực tế và hiệu quả về mặt chi phí để kéo dài tu
ổi thọ của
các kho tài liệu.

Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch
sử Minnesota
Việc lựa chọn đồ đạc để lưu trữ tài liệu trong thư viện và
cơ quan lưu trữ đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng.
Nhiều sự lựa chọn các đồ đạc sẵn có và đang thịnh hành
có chứa những chất liệu làm sản sinh những tác dụng
phụ đã góp phần làm hư hỏng tài liệu m
à chúng đang lưu
trữ. Ngoài ra, một số những điểm đặc trưng của vật liệu
xây dựng cũng đang phá hủy và góp phần làm hư hỏng
các bộ sưu tập . Những thông tin được trình bày dưới
đây dự định giới thiệu và cung c
ấp một sự chỉ dẫn cho đề
tài nói trên trong việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ.
Đ
ồ sứ có tráng men


kiểm tra này đòi hỏi phải sử dụng đến những thiết bị rất
tinh vi. Ngoài ra, đồ đạc tráng men cũng có thể được
kiểm tra bằng cách sử dụng nhóm dung môi hữu cơ có
tên là Methyl ethyl ketone (MEK) tuy rằng kết quả thẩm
định kém tính thuyết phục hơn.2 Nếu sau cuộc kiểm tra
thô này, mà người ta thường gọi là ki
ểm tra cọ xát MEK,
cho kết quả là lớp vỏ bọc ngoài có thể chưa được nung
một cách hợp lệ thì bạn nên sử dụng dịch vụ thẩm định
chuyên nghiệp để xác định chắc chắn xem liệu đồ đạc đó
có thật sự đạt tiêu chuẩn hay không.
Đồ đạc có lớp vỏ bọc ngoài dạng bột
Đồ đạc lưu trữ bằng thép có lớp bọc ngoài bằng những
dạng bột khác nhau dường như tránh được những rắc
rối có liên quan đến vấn đề không đạt tiêu chuẩn chất
lượng của đồ đạc tráng men. Lớp bọc ngoài dạng bột l
àm
từ vật liệu pôlime tổng hợp được chia tách một cách tinh
xảo rồi nung chảy bọc ngoài lõi thép. Việc thẩm định
chất lượng vật liệu chỉ được hoàn tất khi kết quả kiểm
tra ch
ỉ ra rằng lớp vỏ bọc đạt tính bền vững hóa học, hạn
chế tối thiểu mối đe dọa bay hơi chất hóa học, và do vậy