GIÁO TRÌNH

LẬP KẾ HOẠCH BẢO
QUẢN TÀI LIỆU

Mục lục

Lên kế hoạch bảo quản là gì?

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản

Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế
toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc

Nguồn thông tin Sherelyn Ogden

Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng
và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ

trình đòi hỏi phải xác định các yêu
cầu chung và cụ thể đối với việc bảo
vệ các tư liệu đã thu thập được, việc
này đòi hỏi phải xác định được các
trường hợp cần ưu tiên, và cũng
phải định rõ được các nguồn vốn để
thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế
hoạch là xác định được một quy
trình hoạt động cho phép cơ quan
đó lập được một chương trình bảo
quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp
cho các cơ quan xác định rõ những
việc phải làm và những việc không
bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu
có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
L
ập kế hoạch bảo quản d
ài h
ạn

Kết quả của quá trình lập kế hoạch
là việc thiết lập được một kế hoạch
bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn
bản. Đó là một tư liệu quan trọng
mà bất cứ một cơ quan nào cũng
cần phải có.
+ Một kế hoạch bảo quản dài hạn

hiện những việc cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động
bảo quản trong hiện tại và quá khứ,
cũng như những nỗ lực trong tương
lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù
h
ợp với các biện pháp quản lý trọng
yếu khác của cơ quan, chẳng hạn
như các chủ trương về quản lý thu
thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản
không nên được soạn thảo một cách
tách biệt mà nên được soạn trên
cùng m
ột khung tham chiếu

áp
dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ
trương về thu thập tư liệu. Khung
tham chiếu này là phương hướng
hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải
được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và
phải được hiểu cũng như thực thi
trong khuôn khổ của nó.
K
ế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu
và phải bao quát được toàn bộ các
nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết

nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải
dựa trên kết quả khảo sát đánh giá
nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính
then chốt đối với việc lập kế hoạch
bảo quản và phải được tiến hành
trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế
hoạch bảo quản dựa trên các nhu
c
ầu của c
ơ quan và các ho
ạt

đ
ộng
đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.
Những thông tin này phải được đưa
vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ
quan chỉ có báo cáo khảo sát xem
xét các nhu cầu đối với các tư liệu
thu thập được nói chung. Đối với
một số cơ quan có nhiều hệ thống t
ư
liệu và các nhu cầu lên kế hoạch
phức tạp thì cần thiết phải có thêm
những khảo sát đề cập đến những
khó khăn cụ thể hoặc những yêu
cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các
loại tư liệu khác nhau.

Toàn bộ toà nhà lưu trữ vốn tư liệu
cũng cần phải được khảo sát. Cần
phải xác định cho được những rủi
ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải
tính đến các yếu tố như môi trường,
bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng,
trông coi, xử lý bảo quản, các chủ
trương và việc thực hiện. Cũng cần
lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng
đ
ể l
ưu tr
ữ các t
ư li
ệu cũng đ
ư
ợc coi
là một phần của công tác lưu trữ.
Đó là các toà nhà có kết cấu mang
tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc
cao. Trong trường hợp này các hoạt
động bảo quản toà nhà cũng phải
được coi trọng như các hoạt động
bảo quản vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải
được ghi lại trong các báo cáo khảo
sát chính thức một cách rõ ràng, dễ
hiểu và được trình bày theo khuôn
mẫu thống nhất, bằng cách này mọi
thông tin sẽ được sắp xếp và trích

chuyên môn trong lĩnh vực hoá học
liên quan đến quy trình xử lý giấy
hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá
trình này tương tự như việc ra các
quy
ết định quản lý khác: một quá
trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn
có cho các hoạt động và các chức
năng quan trọng đối với việc tiến
hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để
việc ra các quyết định về công tác
bảo quản được thực sự rõ ràng,
chúng ta cần phải coi bảo quản như
là một khâu quan trọng của việc
quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác,
mục tiêu và các ưu tiên trong
chương trình bảo quản cần phải
đư
ợc xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ và định hướng hoạt động của cơ
quan. Những mục tiêu này cần phải
được xác lập dựa trên các chủ
trương rõ ràng về vấn đề thu thập
tư liệu. Nếu như định hướng hoạt
động hoặc chủ trương thu thập tư
liệu của cơ quan lập kế hoạch lại
mang tính chung chung, mơ hồ thì
cần phải viết lại các tài liệu đó sao


Phương pháp lập kế hoach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần
phải áp dụng phương pháp lên kế
hoạch chiến lược đạt quy chuẩn.
Hơn nữa, cần phải phát triển một
hệ thống các công cụ chuyên biệt để
giúp các nhân viên bảo tàng, nhân
viên lưu trữ và các nhân viên thư
viện đánh giá được các yêu cầu về
bảo quản và định ra các chuẩn ưu
tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu
thực hành “ Lên kế hoạch bảo
quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài
hạn” của Trung tâm bảo quản tư
liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các
cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá
yêu cầu cho việc soạn thảo các kế
hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư vi
ện
nghiên cứu đã đưa ra “Chương
trình lên kế hoạch bảo quản”. Các
chương trình này mặc dù nhằm vào
các thư viện nghiên cứu và có ý đ
ịnh
đư
ợc thực hiện d
ư
ới sự hỗ trợ t
ư

ần phải có các dữ liệu đáng tin cậy
v
ề mọi khía cạnh khó khăn của công
tác bảo quản trong từng cơ quan
bảo tàng, thư viện để bư
ớc đầu phục
vụ cho việc thiết lập các chính sách
ưu tiên trong công tác bảo quản của
cơ quan đó. Cần phải thu thập các
thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi
trường trong đó các tư liệu được l
ưu
giữ và sử dụng, và về hệ thống các
chủ trương biện pháp như xác định
cháy nổ và các biện pháp an ninh
bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ
trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc
mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã
tiến hành các khảo sát tình hình m
ột
cách k
ỹ l
ư
ỡng về các c
ơ quan lưu
trữ của họ trong suốt 15 năm qua.
Các khảo sát này đã đưa ra các dữ

trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ
quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ
ẩm tương đối để thấy được sự dao
động về nhiệt độ và độ ẩm trong
ngày và trong năm. Có thể nhận
được hỗ trợ xác lập chương trình
giám sát này qua chương trình dịch
vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa
phương, qua các thư viện của bang
có chương trình bảo quản hoặc qua
các thư viện của các trường đại học
gần đó có ban quản lý về công tác
bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư
vấn có lúc cũng cần thiết để có thể
diễn giải một cách chính xác các dữ
liệu thu thập được, nhờ đó có thể
chọn lựa các cách phục chế.
Làm thế nào để giám sát một cách
bao quát về sự thay đổi khí hậu
trong từng kho tài liệu là vấn đề
mang tính qu
ản lý, m
à v
ấn đề n
ày
lại phụ thuộc vào các điều kiện tại
chỗ và phụ thuộc vào phạm vi
nguồn tư liệu trong kho để có thể
tiến hành các khảo sát như vậy.
Trong việc khảo sát về điều kiện

thực hiện đúng các biện pháp bảo
vệ, các quy tắc và các chủ trương
cho phép đánh giá được mức độ các
tư liệu sẽ xuống cấp trong t
ương lai,
cũng như trước các thiệt hại bất
ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải
được khảo sát để có thể tiên liệu các
nguy cơ có thể xảy ra như rò r
ỉ hoặc
gây cháy nổ. Hệ thống xác định và
dập cháy cũng cần phải được kiểm
tra đánh giá. Các hệ thống an ninh,
gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và
việc lên các kế hoạch đối phó với
thảm hoạ cũng cần phải được xem
xét. Cũng cần phải kiểm tra việc
đào tạo người sử dụng và nhân viên
trong việc trông coi và sử dụng các
tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá
các thi
ết bị l
ưu tr
ữ, các hợp đồng
đóng sách và việc bảo quản
microfilm, các hình th
ức hộp để bảo
quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng
trong công tác bảo quản và phục

hiệu. Chương trình phần mềm
CALIPR, như đã đề cập trên đây,
đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản với
ý định đánh giá giá trị của các tài
liệu ấn phẩm dưới khía cạnh là
nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện
của bang.
Một khi cơ sở thư viện không chọn
lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên
đây thì các câu hỏi sau sẽ giúp thiết
lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá
trị giáo dục của các tài liệu và các
ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở v
à
về toàn bộ các tài liệu đề cập đến
vấn đề này:
1. Tầm quan trọng của nội dung mà
các tài li
ệu hoặc ấn phẩm

này đ
ề
cập đến là gì? Các tài liệu n
ày có giá
trị chủ yếu mang tính địa phương,
toàn bang, cục bộ, toàn quốc hay
quốc tế?
2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên
quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề
đang lưu trữ tại thư viện?

càng tốt.
Các nhà đánh giá c
ũng cần phải xác
định được liệu các tài liệu ấn phẩm
này có giá trị thực sự không thông
qua việc xem xét các giá trị tượng
trưng, giá trị tiền tệ và giá tr
ị cổ của
nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh
hưởng đến các ưu tiên trong công
tác bảo quản. Thường thường điều
đó cũng sẽ xác định liệu có thể chấp
nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc
việc chọn các biện pháp bảo quản