GIÁO TRÌNH

Kỹ thuật bảo
quản tài liệu MỤC LỤC
Lời giới thiệu
Bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm nói riêng ở các cơ
quan thông tin, thư viện, lưu trữ và bảo tàng Việt Nam đang là một vấn đề
cấp thiết, nhất là ở Việt Nam, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu
nhiệt đới nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, và thêm
nữa là trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng
vốn tài liệu của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hoá. Nhiều năm
qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý
vấn đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo
quản, nên còn lúng túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp
để bảo quản nguồn tài liệu của mình, dẫn đến việc các tài liệu bị xuống
cấp nhanh hơn, kéo theo sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của
của nhà nước.
Để khắc phục tình trạng nói trên, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước
ta cũng đã quan tâm và đầu tư nhiều cho công tác bảo quản, nhiều kho
tàng và nhà xưởng đã được xây mới hoặc nâng cấp, nhiều cán bộ thư viện
đã được gửi đi đào tạo ở nước ngoài. Một số cơ quan thông tin, thư viện và
lưu trữ như: Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia, Thư
Viện Quốc gia Việt Nam, Viện Nghiên cứu Hán Nôm và Cục Lưu trữ Nhà

tàng lớn trong cả nước. (Từ trước đến nay các lớp tập huấn ngắn ngày
được tổ chức chủ yếu dành cho các cán bộ thư viện ở Hà Nội, chứ chưa có
điều kiện đào tạo cho các cán bộ ở tỉnh ngoài).
Để Dự án có được kết quả như ngày hôm nay, trước hết xin được bày tỏ
lòng biết ơn chân thành tới Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, các
bạn đồng nghiệp ở Thư viện Quốc gia, ngài Chủ tịch Quỹ Ford, đặc biệt là
Tiến sĩ Michael Digregorio, bà Phùng Minh Uyên và bà Ngô Thị Lê Mai
đã giúp đỡ về mặt ý tưởng và kinh phí để thực hiện Dự án. Đồng thời cũng
xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Trung tâm Bảo quản tài liệu vùng Đông
Bắc Hoa Kỳ, ông John F. Dean - nguyên Giám đốc Trung tâm bảo quản
Đại học Cornell và bà Ann Kenny - Phó giám đốc Thư viện Đại học
Cornell đã cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện chương trình này và đã
tham gia tập huấn, cho phép quay Video làm tài liệu hướng dẫn về nghiệp
vụ bảo quản. Sau nữa xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các bạn đồng
nghiệp, các cộng tác viên đã tham gia vào công việc dịch thuật, góp phần
quan trọng làm nên sự thành công của Dự án.
Tập tài liệu dịch về Kỹ thuật bảo quản tài liệu này được tổ chức dựa trên
các phần mềm quen thuộc với các cán bộ thư viện như: Winisis, Winword
và Internet Explorer.
Từ menu chính, người sử dụng có thể lựa chọn các thao tác bằng nháy
chuột:
- Việc xem văn bản tài liệu được tổ chức bằng HTML dưới dạng Website.
Ở đây văn bản được tập trung thành các chủ đề: ngoài lời giới thiệu có các
chủ đề về công tác bảo quản như: Lập kế hoạch; Môi trường; Kho tàng;
Tác nhân phá hoại; Chuyển dạng tài liệu và qui trình bảo quản. Cần xem
chủ đề nào thì kích chuột vào chủ đề đó. Trong mỗi chủ đề lại chia thành
các bài, cần xem bài nào thì kích chuột vào tên bài đó ở mục lục phía bên
trái. Trong một số bài có ảnh minh hoạ. ảnh minh hoạ được chia làm hai
loại, một loại nằm trong nội dung của bài luôn để to để có thể xem ngay
cùng với văn bản, loại khác chỉ là ảnh minh hoạ, không liên quan trực tiếp

Kiều Văn Hốt
Thư Viện Quốc gia
VN
LẬP KẾ HOẠCH

Mục lục

Lên kế hoạch bảo quản là gì?

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn

Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản

Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế
toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc

Nguồn thông tin Sherelyn Ogden


+ Lên kế hoạch bảo quản là m
ột quá
trình đòi hỏi phải xác định các yêu
cầu chung và cụ thể đối với việc bảo
vệ các tư liệu đã thu thập được, việc
này đòi hỏi phải xác định được các
trường hợp cần ưu tiên, và cũng
phải định rõ được các nguồn vốn để
thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế
hoạch là xác định được một quy
trình hoạt động cho phép cơ quan
đó lập được một chương trình bảo
quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp
cho các cơ quan xác định rõ những
việc phải làm và những việc không
bao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệu
có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
L
ập kế hoạch bảo quản d
ài h
ạn

Kết quả của quá trình lập kế hoạch
là việc thiết lập được một kế hoạch
bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn
bản. Đó là một tư liệu quan trọng
mà bất cứ một cơ quan nào cũng

trọng trong việc đảm bảo những
nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực
hiện những việc cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động
bảo quản trong hiện tại và quá khứ,
cũng như những nỗ lực trong tương
lai của cơ quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù
h
ợp với các biện pháp quản lý trọng
yếu khác của cơ quan, chẳng hạn
như các chủ trương về quản lý thu
thập tư liệu. Kế hoạch bảo quản
không nên được soạn thảo một cách
tách biệt mà nên được soạn trên
cùng m
ột khung tham chiếu áp
dụng cho tất cả các kế hoạch và chủ
trương về thu thập tư liệu. Khung
tham chiếu này là phương hướng
hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải
được thực hiện phù hợp với chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan và
phải được hiểu cũng như thực thi
trong khuôn khổ của nó.
K
ế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu
và phải bao quát được toàn bộ các
nguồn tư liệu của cơ quan. Sự kết

nhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phải
dựa trên kết quả khảo sát đánh giá
nhu cầu của từng cơ quan.
Khảo sát đánh giá nhu cầu
Khảo sát đánh giá nhu cầu có tính
then chốt đối với việc lập kế hoạch
bảo quản và phải được tiến hành
trước khi soạn thảo kế hoạch. Kế
hoạch bảo quản dựa trên các nhu
c
ầu của c
ơ quan và các ho
ạt động
đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.
Những thông tin này phải được đưa
vào các báo cáo khảo sát. Nhiều cơ
quan chỉ có báo cáo khảo sát xem
xét các nhu cầu đối với các tư liệu
thu thập được nói chung. Đối với
một số cơ quan có nhiều hệ thống t
ư
liệu và các nhu cầu lên kế hoạch
phức tạp thì cần thiết phải có thêm
những khảo sát đề cập đến những
khó khăn cụ thể hoặc những yêu
cầu về các tư liệu cụ thể hoặc các
loại tư liệu khác nhau.
Vì khảo sát là bộ phận quan trọng
để cơ quan căn cứ vào đó mà lên kế
hoạch bảo quản, cho nên tiến hành

cũng cần phải được khảo sát. Cần
phải xác định cho được những rủi
ro đối với vốn tư liệu thu thập, phải
tính đến các yếu tố như môi trường,
bảo quản, an ninh, vấn đề sử dụng,
trông coi, xử lý bảo quản, các chủ
trương và việc thực hiện. Cũng cần
lưu ý rằng bản thân tòa nhà dùng
đ
ể l
ưu tr
ữ các t
ư li
ệu cũng đ
ư
ợc coi
là một phần của công tác lưu trữ.
Đó là các toà nhà có kết cấu mang
tính lịch sử hoặc có giá trị kiến trúc
cao. Trong trường hợp này các hoạt
động bảo quản toà nhà cũng phải
được coi trọng như các hoạt động
bảo quản vốn tư liệu.
Tất cả những thông tin trên phải
được ghi lại trong các báo cáo khảo
sát chính thức một cách rõ ràng, dễ
hiểu và được trình bày theo khuôn
mẫu thống nhất, bằng cách này mọi
thông tin sẽ được sắp xếp và trích
dẫn một cách dễ dàng. Báo cáo là

liên quan đến quy trình xử lý giấy
hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá
trình này tương tự như việc ra các
quy
ết định quản lý khác: một quá
trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn
có cho các hoạt động và các chức
năng quan trọng đối với việc tiến
hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để
việc ra các quyết định về công tác
bảo quản được thực sự rõ ràng,
chúng ta cần phải coi bảo quản như
là một khâu quan trọng của việc
quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác,
mục tiêu và các ưu tiên trong
chương trình bảo quản cần phải
đư
ợc xuất phát từ chức năng, nhiệm
vụ và định hướng hoạt động của cơ
quan. Những mục tiêu này cần phải
được xác lập dựa trên các chủ
trương rõ ràng về vấn đề thu thập
tư liệu. Nếu như định hướng hoạt
động hoặc chủ trương thu thập tư
liệu của cơ quan lập kế hoạch lại
mang tính chung chung, mơ hồ thì
cần phải viết lại các tài liệu đó sao
cho chúng phản ánh được mục tiêu

Phương pháp lập kế hoach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần
phải áp dụng phương pháp lên kế
hoạch chiến lược đạt quy chuẩn.
Hơn nữa, cần phải phát triển một
hệ thống các công cụ chuyên biệt để
giúp các nhân viên bảo tàng, nhân
viên lưu trữ và các nhân viên thư
viện đánh giá được các yêu cầu về
bảo quản và định ra các chuẩn ưu
tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu
thực hành “ Lên kế hoạch bảo
quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài
hạn” của Trung tâm bảo quản tư
liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các
cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá
yêu cầu cho việc soạn thảo các kế
hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư vi
ện
nghiên cứu đã đưa ra “Chương
trình lên kế hoạch bảo quản”. Các
chương trình này mặc dù nhằm vào
các thư viện nghiên cứu và có ý đ
ịnh
đư
ợc thực hiện d
ư
ới sự hỗ trợ t
ư
vấn của các nhà quản lý công tác

v
ề mọi khía cạnh khó khăn của công
tác bảo quản trong từng cơ quan
bảo tàng, thư viện để bư
ớc đầu phục
vụ cho việc thiết lập các chính sách
ưu tiên trong công tác bảo quản của
cơ quan đó. Cần phải thu thập các
thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi
trường trong đó các tư liệu được l
ưu
giữ và sử dụng, và về hệ thống các
chủ trương biện pháp như xác định
cháy nổ và các biện pháp an ninh
bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ
trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc
mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã
tiến hành các khảo sát tình hình m
ột
cách k
ỹ l
ư
ỡng về các c
ơ quan lưu
trữ của họ trong suốt 15 năm qua.
Các khảo sát này đã đưa ra các dữ
liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít,