Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

Đề tài:
“Xây dựng HTTT QL xuất nhập khẩu hàng tại Công
ty Công nghiệp chế biến Thực phẩm quốc tế - Chi
nhánh NT”
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD:
Bùi Thị Hoà Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và
việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi
ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công
nghệ thông tin.
Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các
ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG
NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn
tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong
các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1
MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2
Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3
I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3
II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8
I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8
II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8
III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9
IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14
V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16
VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18
VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22
Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23
I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23
II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24
III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31
Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33

1. Giới thiệu tổng quát
Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế
biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công
nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và
quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân
viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì
những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới
đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh.
Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang
hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các
chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro.
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu
tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề
khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo
mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân
sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ
thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin
quản lý kinh doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý
khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân
thiện với người sử dụng.

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm
(các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản
phẩm này cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty
Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH

BỘ PHẬN KẾ
TOÁN


- Cách tính tổng giá trị hàng nhập:
Tổng giá trị =

số lượng nhập * đơn giá nhập
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD:
Bùi Thị Hoà

- Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố
như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng,
tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền).

Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.

b. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in
sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng,
phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại


c. Thống kê.
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hố trong tháng
theo mẫu đã định. - Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình công
nợ.

Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất

Tổng giá trị =

số lượng xuất * đơn giá xuất
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 11 -

GVHD: Bùi Thị Hoà


Ế

CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG
Điện thoại: 834223 Fax: 834225
E-mail:
PHIẾU ĐẶT HÀNG

(Không có giá trị thanh toán)
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD.
NHA TRANG BRANCH
Họ và tên khách hàng: …………………………………………………… Tel: ………….
Địa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………
MS thuế: …………… Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL:

STT MẶT HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TỔNG CỘNG
LƯU Ý:
* Phương thức thanh tốn: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 13 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

b. Mẫu phiếu nhập kho
i giao h
à
ng: ……………………………………………………………

- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……
Của ………………………………………………………………………………………
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………

STT
T
Ê
N, NH
Ã
N HI
Ệ
U, QUY C
Á
CH,
PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HỐ)
Mã
số
Đơn
vị tính
SỐ LƯỢNG Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực
c. Mẫu phiếu xuất kho
Đơn vị : …………………
Địa chỉ : … ……………
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………
Có: … …………………… H
ọ

v
à

t
ê
n ng

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 16 -

GVHD: Bùi Thị Hoà


BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) …………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENCLOSE DOCUMENTS
Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc
Date: …… / ……… / …………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN TRƯỞNG KT THANH TỐN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP
MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY
INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD

CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ
NHA TRANG BRANCH
CHI NHÁNH TP.NHA TRANG
MST: 360024563.1.004.1

No
Số …… Mẫu số 3 - TM
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 17 -

GVHD: Bùi Thị Hoà
- Số fax
- Số tài khoản ngân hàng
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm:
+ Số nhà
+ Đường
+ Huyện
+ Tỉnh
+ Thành phố
+ Quốc gia
b. Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
- Tên mặt hàng
- Nhóm hàng
- Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất)
- Đơn vị tính
- Số lượng tồn tối thiểu
- Số lượng tồn tối đa
c. Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
- Tên kho
- Địa chỉ kho
- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
2. Lập dự án
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 19 -

GVHD: Bùi Thị Hoà


GVHD: Bùi Thị Hoà

- Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh tốn và
tính tốn giá trị hàng hố.
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hố đơn chứng từ liên quan đến việc
xuất/ nhập hàng, hàng hố, kho hàng và khách hàng.
Chức năng của nhà quản lý như:
+ Lập đơn đặt hàng,
+ Lập phiếu xuất/ nhập hàng,
+ Lập phiếu thanh tốn,
+ Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh.

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 21 -

SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 22 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

- Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp
tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
- Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham
gia vào việc xử lý các thông tin.
 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi
hệ thống và những hệ thống con.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra,
kết xuất, truyền đạt thông tin.
II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt
động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất
nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh
mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập.

1. Các đối tượng yêu cầu quản lý
Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ
thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và
khách mua hàng), Hàng hố, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu
thanh tốn.
a. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp
và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Họ khách hàng
- Tên khách hàng
- Tên giao dịch

Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập
hàng hố
SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 24 -

GVHD: Bùi Thị Hoà

- Điện thoại kho
- Số fax
- Thủ kho
d. Quản lý đơn đặt hàng:
- Mã đơn đặt hàng
- Số lượng đặt hàng
- Đơn giá đặt hàng
- Ngày giao
e. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng)
- Mà phiếu nhập xuất hàng
- Số lượng nhập xuất hàng
- Đơn giá nhập xuất hàng
- Ngày nhập xuất hàng
- Ngày hẹn trả tiền
f. Quản lý phiếu thanh tốn:
- Mã phiếu thanh tốn
- Ngày thanh tốn
- Số tiền
g. Quản lý ngân hàng:
- Mã ngân hàng
- Tên ngân hàng

2. Các chức năng của hệ thống
 Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố
HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG

QUẢN
LÝ
XUẤT
HÀNG

THỐNG
KÊ VÀ
BÁO
CÁO

TÌM
KIẾM

QUẢN
LÝ
NHẬP
HÀNG