Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1
PHẦN I: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ
TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Mạnh Đức được thành lập vào ngày 21 tháng 09 năm
1999 theo Giấy phép thành lập doanh nghiệp số 4592 GP/TLDN của Uỷ ban
Nhân dân thành phố Hà Nội và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
073477 GP/ĐKKD của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Là công ty
TNHH 2 thành viên trở lên, công ty có tên giao dịch là Manh Duc Company
Limited, viết tắt Manh Duc Co.,Ltd. Công ty có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng, mã số thuế: 0100943086, Giấy phép đăng ký xuất nhập khẩu trực
tiếp do Cục hải quan Thành phố Hà Nội cấp. Trụ sở chính của công ty đặt tại
tầng 8, Toà nhà CTM, 299 đường Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận Cầu
Giấy, Thành phố Hà Nội, điện thoại: 04.2201589, fax: 04.2201598, website:
manhducco.com.vn.
Tại thời điểm thành lập, công ty có số vốn điều lệ 1 tỷ đồng. Hoạt động
kinh doanh mua bán, cung cấp các thiết bị, máy móc trong ngành công
nghiệp, công ty đã từng bước tìm được chỗ đứng trên thị trường và trở thành
nhà cung cấp thiết bị cho nhiều nhà máy, trường học ở miền Bắc. Năm 2003,
với mong muốn tiếp cận thị trường tiềm năng ở khu vực phía Nam đang phát
triển hết sức năng động, công ty khai trương 1 văn phòng đại diện tại 163
Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh phụ trách thị trường
khu vực phía Nam. Tháng 3 năm 2007, để mở rộng hoạt động kinh doanh,
công ty tăng số vốn điều lệ lên 4,9 tỷ đồng. Tới nay, sau hơn 8 năm hoạt
động, công ty Mạnh Đức đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường máy
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2
25%
35%
15%
10%
10%
Trong nước
Trung Quốc
Đài Loan
Châu Âu
Mỹ
Khác
Biểu đồ 01: Nguồn hàng hóa của Công ty TNHH Mạnh Đức
Nguồn: Phòng hỗ trợ
Với những sản phẩm được cung cấp từ những hãng uy tín trên thế giới,
cùng với các dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, công ty đã dần tạo dựng
được thương hiệu của mình và được nhiều khách hàng biết tới. Khách hàng
của công ty đa phần là các nhà máy, xí nghiệp hoạt động trong ngành công
nghiệp nặng, có nhu cầu mua sắm máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại
để tăng sức sản xuất. Cụ thể, công ty có 8 nhóm khách hàng, đó là:
- Các công ty liên doanh như Công ty Braun Viet Nam Co.,Ltd, Công ty
Juki Việt Nam…
- Các nhà máy khu công nghiệp như Nhà máy Zamill Steel, Viglacera,
Sông Đà 9…
- Các nhà máy đóng tàu như Công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu 1,
Nhà máy Đóng tàu Bến Thuỷ, Dung Quất…
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4
- Các nhà máy thuộc Bộ quốc phòng: Viện kỹ thuật quân sự PKKQ, X46,
Z111, Z551...
5
điểm kỹ thuật khác nhau và rất phức tạp, giá thành cao. Các hợp đồng thường
có giá trị từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng. Cũng chính bởi lý do này mà hoạt
động của công ty có liên quan đến các ngân hàng và công ty tài chính để gia
tăng năng lực tài chính, nguồn vốn lưu động để việc nhập khẩu hàng hoá được
thuận lợi.
2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Như đã trình bày ở trên, việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớn
được thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu. Hàng
hoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho. Sau khi hàng
hóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giao
hàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng. Quy trình thực hiện một hợp đồng được
chia thành 3 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng kinh tế
Các nhân viên phòng kinh doanh là người thực hiện nhiệm vụ nghiên
cứu, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng. Công việc này được thực hiện
ở cả 2 văn phòng Hà Nội và Hồ Chí Minh thông qua việc thường xuyên theo
dõi các báo, tạp chí về đấu thầu và đầu tư, liên lạc với khách hàng cũ để nắm
bắt được nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng điện thoại, fax thông báo
về nhu cầu của mình.
Phòng kinh doanh thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, thông báo
cho phòng hỗ trợ về chủng loại, thông số kỹ thuật của thiết bị khách hàng yêu
cầu.
Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh, thực hiện
tìm kiếm nhà cung cấp qua mạng Internet, e-mail, fax hay điện thoại để nhận
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
6
được báo giá sau đó thông báo lại với nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp
3. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty
Trong một số năm gần đây, do đã có nhiều kinh nghiệm và tạo được vị
thế trên thị trường máy và thiết bị công nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty ngày một khởi sắc, công ty đã tham gia đấu thầu và đảm nhận
được những gói thầu có giá trị lớn. Tổng doanh thu, lợi nhuận cũng như thuế
thu nhập doanh nghiệp đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày một tăng đã
thể hiện sự phát triển không ngừng của Công ty TNHH Mạnh Đức. Điều này
được thể hiện qua biểu sau:
Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1. Tổng doanh thu 25.913.659.95
3
29.710.174.03
3
31.154.516.639
2. Lợi nhuận trước thuế 332.591.891 335.498.275 165.063.926
3. Thuế TNDN nộp NSNN 93.125.729 93.939.517 46.217.899
4. Lợi nhuận sau thuế 239.466.162 241.558.758 118.846.027
Biểu số 01: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm
Kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây đang gặp một
số khó khăn. Mặc dù số lượng và giá trị hợp đồng ký được hàng năm tăng và
tổng doanh thu cũng tăng nhưng do ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh
tham gia vào thị trường nên Công ty phải luôn tính toán, cân nhắc giảm tỷ
suất lợi nhuận và đưa ra giá bỏ thầu cạnh tranh. Bởi vậy, lợi nhuận của Công
ty có phần giảm sút.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
8
Vấn đề cân đối trong thu chi tài chính luôn là vấn đề mà các doanh
nghiệp nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức quan tâm. Do nguồn vốn tự có hạn
quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm đối với những quyết định của
mình.
Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc phụ trách tài chính và kinh
doanh có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho Giám
đốc.
2. Nhóm trợ giúp
Nhóm trợ giúp chia thành 3 phòng nhỏ, mỗi phòng phụ trách những công
việc khác nhau có tính chất hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, đó
là:
- Phòng hành chính - quản trị có nhiệm vụ quản lý sử dụng mọi tài sản,
chi phí văn phòng chung; phân loại và lưu trữ các hồ sơ hành chính,
quản lý nhân sự và thực hiện các công việc hỗ trợ kinh doanh như quảng
cáo, tiếp thị sản phẩm.
- Phòng kế toán là trung tâm xử lý các dữ liệu tài chính của công ty, trợ
giúp ban giám đốc trong việc nắm bắt các thông tin và ra quyết định tài
chính.
- Phòng trợ giúp kỹ thuật có nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ
thuật trong khâu giao nhận và bảo hành sau bán hàng. Trưởng phòng trợ
giúp có trách nhiệm theo dõi diễn tiến hợp đồng, phân công nhân sự
tham gia bàn giao, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.
3. Nhóm kinh doanh:
Nhóm kinh doanh được chia thành 3 bộ phận: kinh doanh 1, 2, 3. Mỗi bộ
phận phụ trách những nhóm khách hàng riêng biệt. Nhóm kinh doanh chịu sự
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
10
quản lý trực tiếp từ Ban Giám đốc và có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị
trường và tìm kiếm khách hàng. Xem xét kỹ lưỡng các hợp đồng trước khi
trình ban giám đốc kỹ duyệt.
4. Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của
công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức theo mô hình tập trung. Mọi công
việc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều được
thực hiện tại phòng kế toán. Công ty có 5 kế toán, mỗi người phụ trách và
kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
Đứng đầu là Phó Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng, là người trực
tiếp quản lý hoạt động của phòng Kế toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực
cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Kế toán trưởng tổ chức, phân
công nhiệm vụ cho từng kế toán viên đảm bảo viêc công tác kế toán việc ghi
chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài
sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đưa ra các
đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn
của công ty một cách có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất. Kế toán trưởng
cũng là người phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài
chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty
và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về công
việc của phòng.
Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế môn bài,
thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuế
nhập khẩu cho các đơn hàng nhập khẩu. Do vậy phần hành thuế là rất quan
trọng và được giao cho nhân viên kế toán thuế phụ trách. Kế toán thuế cũng
kiêm là thủ quỹ của công ty. Kế toán thuế có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các
chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá
đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
13
thuế, thường xuyên báo cáo kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh và
chuyển dự trù thu-chi về thuế cho nhân viên tài chính hàng tuần. Đồng thời,
nhân viên này có trách nhiệm bảo quản két tiền mặt của công ty, thu-chi
nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006.
- Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổ
Nhật ký chung.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theo
năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
- Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tế
đích danh.
- Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận
thanh toán.
- Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Kế toán
trưởng
Kế toán
kiểm soát
Nhân viên
tài chính
Kế toán
thuế và quỹ
Kế toán
nội bộ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
15
- Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh TP.HCM được duyệt bởi Trưởng
chi nhánh. Các chứng từ trong tháng được chuyển ra trụ sở chính tại Hà
Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM và
Phòng mỏ. TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm
kế toán.
Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không
sử dụng các TK 121, 221.
Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159.
Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõi
nguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM.
TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản
bảo lãnh hợp đồng, mở L/C…
- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn
Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu
hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử
dụng các TK loại 2 khác.
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352
Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342
- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử
dụng TK 431.
- Tài khoản loại 5: Doanh thu
Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531
- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
17
Doanh nghiệp đánh số TK Chi phí bán hàng, quản lý là TK 641, 642
- Tài khoản loại 7: Thu nhập khác
Doanh nghiệp sử dụng TK 711
- Tài khoản loại 8: Chi phí khác
Sổ Nhật ký
chung
Sổ chi tiết
các tài khoản
Sổ Cái các
Tài khoản
Phần mềm kế toán
Nhập số liệu
In sổ
Đối chiếu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
19
2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo:
a, Báo cáo nội bộ:
Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành
kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban
Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài
chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các
nhân viên, các bộ phận.
- Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày
- Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần
- Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng
- Báo cáo công nợ 2 tuần/lần
- Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng
- Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng
- Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng
b, Báo cáo tài chính:
Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo
quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các
khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất.
1.2. Quản lý hàng hoá
Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được
yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
21
Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ
song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa
nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và
kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.
Quy trình nhập kho hàng hóa:
Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận
chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị
nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng
từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho
hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho
kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập
kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ
kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ.
Quy trình xuất kho hàng hóa:
Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho
(ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký
của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế
toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập,
xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận
được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên
để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho
giao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ.
Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng
bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK 632 của doanh
nghiệp được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, đó là:
TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội
TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM
TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ
1.3. Sổ sách sử dụng:
Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn
hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết
hàng hoá.
1.4. Nguyên tắc ghi nhận:
Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính
đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng
phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có)
- Giá trị hàng mua:
+ Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn
GTGT chưa bao gồm thuế GTGT .
+ Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng
hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu,
thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị
hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế
GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
24
VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan
chấp nhận và thông quan.
- Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai
nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế
Phần mềm kế toán
Thẻ kho
Giấy Đề nghị
xuất kho
Copyright: Tài liệu đại học ©