KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại
các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt
động của một tổ chức
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
•
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
•
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
•
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
•
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
riêng.
•
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ
thống lưu trữ hồ sơ.
•
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng
tìm ra khi cần.
•

bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử
dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
sắp xếp.
•
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
đạo chung.
•
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ
của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ
thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là
những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và
các yêu cầu quản trị hiện đại.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và
phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.
•
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận
diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu
nào đó.
•
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng
dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ
sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục
chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên
riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc
nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo

•
Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau
tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo chủ đề:
•
Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
•
Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
•
Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
•
Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần
mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng
có thể tạo lập trên máy tính).
•
Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ
cho mỗi tiêu đề chính.
•
Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ
sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo địa danh:

•
Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ
đề.
•
Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm
(nên dùng máy tính).

Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc
biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
•
Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể
có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực
hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ
những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo
cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
•
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động
lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không
còn dùng đến nữa.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
•
Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại
một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả
các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham
chiếu.
•
Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời
gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số
tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà
không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
•
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào
đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian
phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời
gian phát sinh.
•

chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và
có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
không.
•

•
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có
thể trùng nhau.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ.
Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được
trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc
gia.
•
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt
thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ
yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn.
Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ
nào hơn nữa sau này.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự (tt)
•
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ
do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm
dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng
kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
không.
•

Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp
theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại
chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo
mẫu tự.
•
Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa
điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và
người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc
với những khu vực địa lý có liên quan.