LUẬN VĂN:

Yêu cầu quản lý vật liệu , công
cụ dụng cụ

I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ
Trong hệ thống quản lý tài chính, quản lý và hạch toán vật liệu-công cụ dụng
cụ là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các
hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chất
lượng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết định đến chất
lượng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tó ảnh hưởng trực tiếp đến giá
thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1-Khái niệm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:
Quá trình sản xuất luôn được coi là tiền đề ban đầu cho sự hình thành tồn tại
và phát triển cho một xã hội . Quá trình sản xuất chỉ được hình thành bởi sự tham
gia đồng thời của ba yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu sản xuất và sức sản xuất.

hỏng trong quá trình sử dụng.
Bên cạnh đấy, vật liệu- công cụ dụng cụ đều là nhứng tài sản dự trữ cho quá
trình sản xuất, do dó chúng là bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu-công cụ
dụng cụ tồn kho là giá trị vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
Những đặc điểm trên là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và
hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá thành và hạch
toán tổng hợp , hạch toán chi tiết.
1.3-Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ

Xuất phát từ những đặc điểm của vật liệu-công cụ dụng cụ, ta thấy vật liệu-
công cụ dụng cụ giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của
đơn vị. Trên mỗi phương diện, chúng đều có một tác dộng nhất định.
đối với sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ không chỉ ảnh
hưởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm mà còn tác động trực tiếp tới
chất lượng sản phẩm. Thật vậy, toàn bộ giá trị của vật liệu và một phần giá trị của
công cụ dụng cụ được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành sản phẩm. Ngoài ra, vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở vật chất
chính hình thành nên sản phẩm, chúng là yếu tố quyết định đến chất lượng sản
phẩm. Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồi, doanh nghiệp không thể sản xuất
nên một sản phẩm có chất lượng cao.
Do đó, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng như giảm mức tiêu hao công
cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lượng
sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, một mục tiêu phấn đấu
của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào
Xét về mặt tài sản, vật liệu– công cụ dụng cụ là các thành phần quan trọng
của vốn lưu động, đặc biệt vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động doanh nghiệp. Muốn
thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng vật liệu,
công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm.

chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sợi trong xí nghiệp
dệt, vải trong xí nghiệp may, . Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục được sản xuất

cũng là nguyên vật liệu chính như bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ khí, bàn
đạp , khung xe đạp …. trong công nghiệp lắp ráp xe đạp.
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất, được sử dụn kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng và
chất lượng sử dụng dể boả đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc
dùng phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng dầu, khí
đốt Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy
nhiên nhiên liệu được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng
nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc
dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu
thông thường.
Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng. Sửa
chữa tái sản cố định của doanh nghiệp là máy móc, thiết bị , phương tiện vận tải,
truyền dẫn. Trong các doanh nghiệp để bảo quản sửa chữa khôi phục năng lực hoạt
động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ phụ tùng
thay thế.
Bao bì đóng gói là các loại vật phẩm dùng để bao, gói, buộc, chứa đựng sản
phẩm, kèm theo sane phẩm để chế tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh ( chai đựng
nước, hộp đựng thực phẩm , ). Ngày nay, trong cơ chế thị trường vai trò của vật
đóng gói khá quan trọng trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Phế liệu thu hồi là những loại vật thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh đế
sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Phế liệu còn có thể thu hồi khi thanh lý tài sản cố định
hay công cụ lao động nhỏ, khi cs sản phẩm hỏng không thể sửa chữa được.
Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ
cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo lại tài sản cố định. Đối với loại tài sản này


Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể
chia vật liệu theo thành:
Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được
doanh nghiệp mua ở thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Đây là nguồn
cung ứng chính của doanh nghiệp .
Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay
thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do
doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ.
Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể
được sử dụng hoặc đem bán.
Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như vật liệu do doanh
nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân, .
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nẵm bắt được tình
hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2- Phân loại công cụ dụng cụ
Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp được phân loại
theo ba cách cơ bản.
 Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản
xuất thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp được phân thành:

Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trưng dùng
cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp như mũ cứng cách điện, găng tay bảo
hộ, … .
Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá
trình thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm.
Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp nhưng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một khoảng thời
gian nhất định ghi trên hợp đồng.

điểm phải có sự kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứngvât tư.
Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ) có tác dụng trong công tác quản lý và
hạch toán đặc biệt trong diều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, sổ cung cấp thông
tin cho quản lý, trong đó thể hiện quy cách đơn vị, mã số , là căn cứ để mở thẻ kho,
sổ chi tiết hạch toán ở doanh nghiệp.
3- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất
3.1- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ:
Từ những phân tích ở trên , ta thấy việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có
ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu
vào của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp
theo của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần được
thực hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng.
Mỗi phương pháp quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đều mang những nét đặc
trưng riêng về mô hình sản xuất, khả năng lánh đạo của nhà quản lý và trình độ tay
nghề của công nhân. Song phương thức quản lý nào cũng phải đáp ứng được những
yêu cầu sau:
Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý về số lượng, qui cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ
thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vật liệu,
công cụ dụng cụ là loại tài sản thường xuyên biến động nên các doanh nghiệp phải

tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản
phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp.
ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ
trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công cụ
dụng cụ đều ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Hoạt
động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và đánh số
danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân chuyển
chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế dộ quy
định; theo dõi được sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; Kết hợp

 áp dụng đúng đắn các phương pháp về kế toán hạch toán vật liệu- công cụ dụng
cụ , hướng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ, mở sổ , thẻ kế toán chi tiết, thực
hiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đún phương pháp quy định
nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
 Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình hình
thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất –tồn kho của mỗi loại vật liệu, công cụ
dụng cụ cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị trong quá trình vận động của vật tư tại
doanh nghiệp.
 Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ,
kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ
dụng cụ, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu, công cụ dụng
cụ thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất . Tính toán chính xác số liệu thừa

thiếu thực tês đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá teình sản xuất kinh
doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng.
 Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ
quy định của nhà nước, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công
tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản,
sử dụng và dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm phục vụ công tác quản lý vật
liệu, công cụ dụng cụ hợp lý trong sản xuất kinh doanh , hạ thấp chi phí sản xuất
kinh doanh.
3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ)
3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ:
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu,
công cụ dụng cụ. Tính giá là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu,
công cụ dụng cụ. Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có thể
ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công cụ
dụng cụ mua vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất.,
cung cấp đầy đủ , kịp thời thông tin cho người quản lý quản lý có hiệu quả

 Với vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế,
Trị giá thực tế = Trị giá thực tế VL + Chi phí gia công
VL-CCDC CCDC xuất kho chế biến

Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra dể
chế biến nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ xuất thuê
ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi
đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công.
 Với vật liệu-công cụ dụng cụ được tặng thưởng, liên doanh:
Trị giá thực tế = Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao + Chi phí
VL-CCDC xác định trên cơ sở giá thị trường tiếp nhận
 Với vật liệu, công cụ dụng cụ vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế
nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ đó.
 Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì giá
thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường.
3.3-Vật liệu-công cụ dụng cụ thực tế xuất kho
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của quy trình sản xuất của doanh nghiệp , đặc
điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, Theo chuẩn mực kế toán
Việt Nam, các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho là :
 Phương pháp giá thực tế đích danh :
Theo phương pháp này đơn giá vật tư xuất kho là giá thực tế nhập kho của
vật tư ấy. Như vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phương pháp này sẽ phản
ánh chính xác tình hình giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên


nhận kém hơn, dẫn đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị đánh giá kém hơn
so với thưc tế.
 Phương pháp giá thực tế bình quân

Giá thực tế
xuất kho
=
Số lượng NVL-
(CCDC) xuất kho
x
đơn giá bình quân một
đơn vị

Trong đó :
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :
Phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ dựa vào giá thực tế của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định
được giá bình quân của một đơn vị. Giá đơn vị
bình quân cả
kỳ dự trữ

=
Giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ

vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập : Giá đơn vị
bình quân sau

=
Giá thực tế NVL tồn
trước khi nhập

+
Giá thực tế NVL nhập
mối lần

m
ỗi lần nhập

Số lượng NVL tồn kho
trước khi nhập

+
Số lượng NVL nhập kho
lần đó
Không giống các phương pháp bình quân khác, phương pháp này đòi hỏi tính
toán nhiều, rất tốn công, chi phí nhân công lại cao, đặc biệt khó áp dụng đối với kế
toán thủ công. Ngược lại,đây là phương pháp mang lại thông tin có tính chính xác
cao, luôn được cập nhật , tình hình nhập-xuất- tồn của nguyên vật liệu được phản
ánh đúng với thực tế. Phương pháp này đặc biệt phát huy tác dụng đối với chương
trình kế toán máy.
 Phương pháp tính giá vật liệu theo giá lần mua cuối cùng trên cơ sở giá mua

sản xuất. Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng
một loại giá ổn định là giá hạch toán.
Nội dung của phương pháp này là hàng ngày khi xuât vật liệu, kế toán ghi theo giá
hạch toán. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá
Giá thực tế NVL-CCDC
xuất kho
=
Giá hạch toán NVL-CCDC
xuất kho
x
Hệ số
giá
Trong đó:

H
ệ số giá
( K )

=
Giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL nhập
trong kỳ
Giá hạch toán NVL
tồn đầu kỳ
+
Giá hạch toán NVL
nhập trong kỳ


nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là các phương pháp cơ bản để tính giá xuất vật liệu công cụ dụng
cụ Mối phương pháp trên đều có những ưu điểm , khuyến điểm khác nhau. Doanh
nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm của mình, trình dộ của đội ngũ kế toán cũng
như các đặc trưng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp lựa chọn phương
pháp tính giá nguyên vật liệu phù hợp. Theo chế độ hiện nay, doanh nghiệp chỉ
được sử dụng một phương pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một kỳ kế toán.
Khi thay đổi phương pháp tính giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do.
Việc chọn phương pháp tính giá nào cho thích hợp có ý nghĩa to lớn . Nó không
những ảnh hưởng đến giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ mà còn tác dộng đến
các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp.

II- Hạch toán kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
1- Tổ chức luân chuyển chứng từ
1.1- Chứng từ kế toán
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, là phương tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng như cơ sở để kế
toán ghi sổ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/ QĐ/
CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trưởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật
liệu-công cụ dụng cụ bao gồm:

Chứng từ nhập:
- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn mua hàng.( Mẫu số 01-3 LL )
- Biên bản kiểm nghiệp ( Mẫu số 05- VT )

Phiếu nhập kho – Liên 1 : lưu tại quyển gốc.
Liên 2 : giao cho người giao hàng
Liên 3 : lưu chuyển để ghi thẻ kho và sổ kế toán.
Định kỳ, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển lên cho bộ phận kế toán (kế
toán vật tư) để ghi giá trị nhập và phản ánh vào sổ kế toán. Sau đó, chứng từ được
bảo quản tại phòng kế toán.

Đối với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:
Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu-
công cụ dụng cụ phòng kế hoạch lập phiếu nhận kho. Người nhập mang phiếu nhập
kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số lượng thực nhập, ghi
số thực nhập vàO phiếu nhập kho, vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán.


Xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào lệnh xuất vật tư, phòng vật tư lập thành 02 liên ( đặt giấy than
viết một lần) : phiếu xuất kho, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho
theo hạn mức. Sau khi, người lập phiếu ký, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng
đơn vị ( hoặc người có thẩm quyền) ký duyệt. Thủ kho căn cứ voà lượng tồn kho dể
xuất hàng, đồng thời ghi sổ số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào chứng từ.
Người nhận hàng vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho - Liên 1 : lưu tại gốc

Liên 2 : thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế toán
vật liệu-công cụ dụng cụ để ghi giá và ghi sổ kế toán.
2- Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham
gia. Việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở
bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp trên cơ sỏ các chứng từ nhập xuất của
từng danh điểm vật liệu-công cụ dụng cụ hàng ngày theo từng lại vật liệu-công cụ