LUẬN VĂN
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY BK4
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế
thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước
yêu cầu của cơ chế thị trường các tổ chức cũng như các doanh
nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng
nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông
tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác
tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi
doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành
sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết
định đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng
hoá được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị điều đương nhiên. Ứng dụng CNTT sẽ
mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất
là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới tại các nước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần
cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm
phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của
Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh
nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT
TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4
1.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4
Công ty Thương Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là
doanh nghiệp tư nhân, được Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà
Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo
quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
 Tên công ty
Công ty thương mại và phát triển công nghệ
Bách Khoa 4
 Tên viết tắt: BK4
 Tên giao dịch
CôngTy Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ
Bách Khoa 4
 Trụ sở công ty
Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội
 Giám đốc : Nguyễn văn Phước
 Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH BK4 ĐĂNG KÍ
- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều
khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lường.
- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học.

Maketing

Phòng
Hành
Chính

Phòng
Kế Hoạch

Phòng
Kỹ Thuật

Phòng
Kế Toán
+ Nhà số : 69 Phố Vọng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội.
Tel: (04)6281595-0912423118.
+ Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội
Tel: (04)5584097.
+ Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội.
Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224.
+Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa –Hà Nội.
Tel: (04)5584098.
Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực
hiện việc kinh doanh lưu chuyển hàng được nhập tại kho hàng 29
Cầu Hoà Mục.
4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN
4.1. BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò
rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của toàn công ty.
Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh

ngoài khu vực.
 Cố vấn, tham mưu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới
thiệu sản phẩm.
 Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán
hàng hoá.
 Thực hiện các công việc khác được giám đốc giao cho …
4.4. PHÒNG KẾ TOÁN
 Đề xuất, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản
lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch
toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lương của toàn
công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nước.
 Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng như tại các chi
nhánh của công ty.
 Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lương cho công
ty.
Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài
chính kế toán khi có yêu cầu.
4.5. PHÒNG KỸ THUẬT
 Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho
công ty.
 Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch
nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất
lượng của hàng hoá được bán ra ngoài thị trường.
 Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và
lắp ráp, thực hiện các giao dịch.
 Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho
các trụ sở cũng như các chi nhánh.
 Phối hợp với phòng lưu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu
trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao
dữ liệu.

 Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp các loại máy tính.
 Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng
thể về mạng.
 Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán…
6. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG TRONG TƯƠNG LAI
 Tiến hành mở rộng đầu tư, mua sắm các phương tiện,
trang thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo được
sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng
như giữa các chi nhánh với nhau.
Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ
dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình.
 Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc
nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến
hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhưng sẽ độc lập trong các
giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của
mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có được
thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng
hoá.
Từng bước thiết lập một thị trường thống nhất trong lĩnh vực kinh
doanh máy tính.
7. SỰ CẦN THIẾT VÀ NHỮNG CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA
PHẦN MỀM QLBH
Như đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty
BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn
đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý lượng
hàng hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan
trọng. Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một
phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong
giao dịch buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông
tin mang tính chiến lược. Phần mềm được xây dựng với mục đích

xuất …
Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ được máy tính tự động
tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ được đưa ra.
4. Cập nhật khách hàng.
Tại đây chúng ta có thể tiến hành nhập thêm một khách hàng mới
cũng như có thể chỉnh sửa theo ý muốn.
6. Lên danh sách khách hàng.
Khi chúng ta muốn lên một danh sách khách hàng theo một tiêu
chí nào đó thì phần môdule này sẽ giúp tạo ra một bảng danh sách
khách hàng.
7. Lên danh sách nhân viên
Phần môdule này hỗ trợ việc tạo và in ra một bảng danh sách các
nhân viên trong cả công ty.
8. Lập danh sách các loại hàng bán
Tại đây thì danh sách của các loại hàng bán sẽ được lập và in ra
theo một tiêu chí nhất định
9. Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên
khách, địa chỉ, điện thoại.
10. In hóa đơn bán hàng, nhập hàng
Các hoá đơn được lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ
được in ra từ phầ môdule này.
11. Lập hóa đơn thanh toán
12. Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn
Từ các thông tin tra cứu được nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ
trợ người sử dụng để tìm kiếm được một thông tin phù hợp
13. Thống kê
CHƯƠNG II
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

chưa tự động hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn như maý tính bỏ
túi và máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với
một số đĩa từ và máy in laser. Hệ thống thông tin này cũng
chịu sự ràng buộc có thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân
viên, các thoả thuận về thời điểm trả lương cho từng nhóm
công nhân.
Ví dụ 2
Ngu
ồ
n

Thu th
ậ
p

Kho d
ữ

li
ệ
u

Xử lý và lưu
gi
ữ

Phân Phát

Đích
Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của

nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt
động mà nó trợ giúp. Theo cách này có năm loại :
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch.
 Hệ thống thông tin quản lý.
 Hệ thống trợ giúp và ra quyết định.
 Hệ chuyên gia .
 Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
a. Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction Processing
System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ chức
thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay
hoặc những nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài
liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó . Các hệ thống xử lý
giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các
hoạt đông của tổ chức . Chúng trợ giúp các hoạt động của tổ chức
ở mức tác nghiệp. Có thể kể đến các hệ thống thuộc loại này như
:Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi
khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh
viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhập tài
khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế.
b. hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment
information System)
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển
quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào
các cơ sở dũ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng
như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo
ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo
yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính chất so sánh, chúng
làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự

phép tổ chúc thành công trong việc đối đầu với các lực lượng
cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các
doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế
và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.
2. 2. Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4
Các thông tin trong công ty BK4 được phân chia theo cấp quản
lý, đồng thời chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng
phục vụ. Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét
bảng phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp
BK4.
Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định tại công ty BK4:

Tài Chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Kinh
doanh
chiến lược Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Kinh doanh
chiến thuật

Hệ thống

mt thi gian ca h thng, ngha l v nhng thi im m cỏc
hot ng x lý d liu khỏc nhau xy ra. Nú tr li cõu hi: Cỏi
gỡ? Ai? õu? v Khi no?
3.4 Mụ hỡnh vt lý trong
Mụ hỡnh vt lý trong liờn quan ti nhng khớa cnh vt lý
ca h thng, tuy nhiờn khụng phi l cỏi nhỡn ca ngi s dng
m l ca nhõn viờn k thut. Chng hn, ú l nhng thụng tin
liờn quan ti loi trang thit b c dựng thc hin h thng,
dung lng kho lu tr v tc x lý ca thit b, t chc vt lý
ca d liu trong kho cha, cu trỳc ca cỏc chng trỡnh v ngụn
ng th hin. Mụ hỡnh gii ỏp cõu hi: Nh th no?
Mi mụ hỡnh l kt qu ca mt gúc nhỡn khỏc nhau, mụ hỡnh
logic l kt qu ca gúc nhỡn qun lý, mụ hỡnh vt lý ngoi l kt
qu ca gúc nhỡn s dng, v mụ hỡnh vt lý trong l kt qu ca
gúc nhỡn k thut. Ba mụ hỡnh trờn cú n nh khỏc nhau, mụ
hỡnh logic l n nh nht v mụ hỡnh vt lý trong l hay bin i
nht.

Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Mô hình logic
(góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(góc nhìn kỹ thuật)
Cái gì? Để làm gì?
- Điều khiển

Lưu ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có
mũi tên chỉ hướng.
- Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa
từ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống
thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng ở trên góc độ trừu
tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các
lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi
chốn hay thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ
luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để
làm gì.
Tµi liÖu
Sau đây là các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
(DFD), ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký
pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát
nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào

trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức
phân rã.
10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của
một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một
DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn
hon nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing)
của DFD.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ
được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau,
cho bất kỳ qui mô dự án cũng như kích cỡ của tổ chức nào. Ngày
nay, một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm
cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số
phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ
luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ
giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên
quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực
hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện ra lỗi trên
sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm của nhà phân tích.
Động Tĩnh
Vật lý
IFD
(Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin
SD
(System Dictionary)
Từ điển hệ thống,
Các phích vật lý