Chơng I. Khảo sát hệ thống quản lý Th viện
I. Khái quát
1.Mục đích
Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trờng học là rất lớn. Vì vậy
công tác quản lý th viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học
sinh, sinh viên. Nhng đa phần hiện nay các th viện đều áp dụng mô hình tổ chức
không hợp lý vào việc quản lý th viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó
khăn trong các khâu từ việc làm thẻ th viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu
cầu và đến việc mợn sách đã làm cho nhiều ngời không thấy đợc lợi ích từ hoạt động
th viện. Việc th viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ
của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng
ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chức th viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô
của trong trờng, trong trung tâm). Nhng trớc hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện
trạng của trờng.
2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống
Hiện nay, hệ thống th viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét về
mặt thông tin cập nhật cho ngời dùng cũng nh thuận tiện cho thủ th trong vấn đề quản
lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mợn sách, cũng nh công việc của thủ
th hiện nay mất thời gian và độ chính xác không đợc đảm bảo:
Độc giả (User)
Công tác mợn sách diễn ra một cách thủ công. Ngời mợn sách phải tìm tài liệu
bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại th viện. Dẫn đến việc độc giả
không chủ động trong việc mợn sách.
Độc giả cha nhận đợc các thông tin cập nhật nhanh nhất từ th viện.
Mặc dù nhu cầu lớn nhng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế.
Thủ th:
Thủ th hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và nh vậy độ
chính xác không đợc đảm bảo.
Thống kê thông tin rất mất thời gian
Gửi thông tin đến ngời sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên th
viện. Điều này cha thực sự đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.

Yêu cầu chất lợng:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình phải dễ sử dụng,
các form thiết kế đẹp phù
hợp với th viện
2
2
Yêu cầu nội dung chi tiết:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình gồm các Form:
Form chính, Form độc giả,
Form sách, Form kho,
2
3
4
3
3. Chơng II. Phân tích hệ thống
2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xây dựng hệ
quản trị trong máy tính. Không thể đa tin học hoá trong quá trình quản lý mà không
qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban
đầu. Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy
tính bộ phận nào do con ngời thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta
thấy rằng quản lý th viện khi cha sử dụng bằng máy tính, các công việc nh thêm bớt
sách, lu trữ thông tin về sách báo đều do con ngời làm, nên mọi công việc nh tìm
kiếm, cập nhật rất khó khăn và chậm chạp vì số lợng sách báo quá nhiều.
Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì tin học
hoá vào hệ thống th viện là rất cần thiết. Hơn nữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt
theo một yêu cầu nào đó sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản
lý đạt hiệu quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi. Muốn nh vậy thì trớc hết ta phải có

Thống kê l ợt tài liệu
l u hành
Cập nhật
2.3 Phần đặc tả chức năng
+ Chức năng cập nhật thông tin
- Cập nhật thông tin về tài liệu
Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin về tài
liệu bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ,
tên kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí.
Cập nhật tài liệu có hai loại:
Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong th viện thì ta chỉ cần cập nhật thông tin
về số đăng ký.
Cập nhật thông tin về tài liệu cha có trong th viện thì ta phải cập nhật toàn bộ
thông tin về tài liệu
Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit.
Show:
Input: Chọn tài liệu cần xem
Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL
Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem
Insert:
Input: Nhập vào các thông tin về tài liệu cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ nhập các thông tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu
Output: Hiện ra thông báo là tài liệu đã đợc thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên tài liệu cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá từ CSDL
Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL

Insert:
Input: Nhập vào các thông tin cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vào CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn thông tin cần xoá
Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
7
Edit:
Input: Chọn thông tin cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về thủ th: Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về
thủ th trong th viện. Với các chức năng: Insert, Delete, Edit
Insert:
Input: Chọn thủ th cần thêm
Process: Bộ xử lý thêm vào các thông tin của thủ th vào trong CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên thủ th cần xoá
Process: Các thông tin về tên thủ th đã chọn đợc xoá từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thủ th cần sửa
Process: Các thông tin về thủ th đã chọn sẽ đợc sửa từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cập nhật toàn bộ
thông tin về nhà xuất bản nh tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại.
Với các chức năng Insert, Delete, Edit

Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
- Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu thập lại sách đã cho độc giả
mợn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đã trả sách nh: ngày trả, tình trạng
trả
- Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy định của th viện,
đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hang sách thì sẽ bị phạt theo quy
định của th viện.
- Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biết khi thẻ
của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mợn sách quá hạn.
+ Chức năng tìm kiếm
- Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm
thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mợn sách, nhân viên quản lý
sẽ thu thập yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm. Máy tính sẽ thông
báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký.
9
Search:
Input: Tài liệu cần tìm kiếm
Process: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDL
Output: Kết quả của việc tìm kiếm
Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tính dành cho độc giả.
- Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ th hay ban quản lý th viện muốn tìm
kiếm các thông tin về độc giả nh: lớp, khoa, địa chỉ, hạn thẻ,để quản lý.
Search :
Input: Tên độc giả cần tìm kiếm
Process: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDL
Output: Đa ra các thông tin cần tìm kiếm
- Tìm kiếm thông tin mợn trả: cho biết các thông tin về sách trong quá
trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình trạng trả, ngày mợn, ngày trả.
Đồng thời cho biết các thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn trả sách.
Search:

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
12
Độc giả
Kết quả m ợn trả
Yêu cầu làm thẻ
Thủ th
TT m ợn trả
TT sách đang m ơn
Yêu cầu m ợn trả
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Sách
M ợn trả sách
T.T sách
Ban quản lý th viện
Thủ th
Cập nhật
thông tin
Tìm kiếm
thông tin
Thống kê
Ban quản lý th viện Thủ th
DL hệ thống
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Thông tin vào-ra
Yêu cầu
TT

Kho sách
+ Chức năng mợn trả
14
TTmợn trả
Thủ th
Độc giả
M ợn sách
Trả sách
Báo quá
hạn
Xử lý phạt
Độc giả
Thủ th
Xử lý TT độc giả trả sách
TTm ợn trả sách
Y/c của độc giả
Xử lý TT khi
độc giả trả sách
TT trả sách
Thủ th
Độc giả Sách Độc giả
TT trả không đúng quy định
Phiếu phạt
Độc giả
+ Chức năng tìm kiếm
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Phần chức năng tìm kiếm
15
Thủ th
Tìm kiếm

K
ế
t

q
u
ả

t
ì
m

k
i
ế
m
K
ế
t

q
u
ả

t
ì
m

k
i

Tìm kiếm
theo NXB
Tìm kiếm
theo năm
XB
Thủ th
Nhập mã sách Nhập tên sách
Kết quả tìm kiếmKết quả TK
Sách
Sách
Sách
Sách
Sách
+ Chức năng báo cáo thống kê
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Phần báo cáo thống kê.
17
Ban quản lý th viện
Thống kê tài
liệu
TK độc giả và
l ợt độc giả
TK tài liệu l
u hành
Tài liệu Số đăng ký tổng quát Độc giả Phiếu đăng ký Tàiliệu
2.5 Các thực thể quan hệ
2.5.1 Các bảng thực thể
- Bảng Kho sách
+Thuộc tính:
Mã kho

Ngày sinh
Giới tính
Trình độ
Nghề nghiệp
Nơi làm việc
Chỗ ở hiện tại
Số CMTND
Nơi cấp
Ngày cấp
ảnh
Ngày cấp thẻ
Hạn dùng thẻ
+ Khoá chính: Là số thẻ
- Bảng mợn trả
+ Thuộc tính:
Số thứ tự
Số thẻ
Ngày mợn
Ngày trả
Ngày phải trả
Tình trạng mợn
Tình trạng trả
Mã sách
Mã thủ th
+ Khoá chính là số thứ tự
- Bảng thủ th
+ Thuộc tính:
19
Mã thủ th
Tên thủ th

Ten_tacgia Text 50 Tên tác giả
Mon_loai Text 50 Môn loại
Ma_NXB Text 20 Mã nhà XB
Nam_xuat_ban Date/Time Năm xuất bản
Gia_tien Integer Giá tiền
So_luong Integer Số lợng
Ngon_ngu Text 10 Ngôn ngữ
So trang Integer Số trang
Kich_co Integer Kích cỡ
Ma_kho Text 20 Mã kho
21
Bảng nhà xuất bản
Tên trờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa
Ma_NXB Text 20 Mã nhà XB
Ten_NXB Text 50 Tên nhà XB
Dia_chi Text 100 Địa chỉ
Dien_thoai Text 30 Điện thoại
Bảng độc giả
Tên trờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa
So_the Integer Số thẻ
Ho_ten Text 50 Họ tên
Ngay_sinh Date/time Ngày sinh
Gioi_tinh Yes/no Giới tính
Trinh_do Text 20 Trình độ
Nghe_nghiep Text 50 Nghề nghiệp
Noi_lam_viec Text 50 Nơi làm việc
Cho_o_hien_tai Text 100 Chỗ ở hiện tại
So CMND Integer Số CMND
Noi_cap Text 50 Nơi cấp
Ngay_cap Date/time Ngày cấp

3.2 Mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng
25