ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Đề tài:
XÂY DỰNG DỰ ÁN KHẢ THI
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN


3. Mặt kinh tế - xã hội 19

NỘI DUNG
I. Đặt vấn đề :
Hiện tại công nghệ thông tin đã có nhiều ứng dụng rộng rãi trong tất cả các
ngành của xã hội. Trong chuyên môn quản lý thư viên, các thư viện của nước
ta đang tiến tới hiện đại hóa toàn bộ các hoạt động của thư viện như quản lý
nguồn tư liệu, quản lý hoạt động sử dụng tư liệu của độc giả, các hoạt động
liên kết, trao đổi với các thư viện lớn có nguồn tư liệu dồi dào nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất.
Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học Quốc gia là một trung tâm thư
viện lớn của nước ta. Trung tâm được thành lập theo quyết định số 66/TCCB
ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội trên cơ sở
hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN. Trung tâm là
một đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng.
Trung tâm có nguồn tư liệu lớn, được lưu trữ trên nhiều phương tiện lưu trữ
khác nhau gồm có 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản, 3.000 tên tạp chí

II- Phân tích hiện trạng hệ thống cũ :
1. Hoạt động:
Hệ thống cũ thực hiện các chức năng cơ bản sau : quản lý tư liệu, quản lý độc
giả, quản lý phục vụ và báo cáo thống kê. Hầu hết các chức năng được thực
hiện chủ yếu bằng thủ công, tính tin học hóa chưa cao:
1.1 Quản lí tư liệu:
Phòng bổ sung chịu trách nhiệm chính cho việc bổ sung các nguồn tư liệu mới.
Trung bình mỗi quý thư viện nhập về khoảng 50 đầu sách in với 2000 cuốn.
Hàng tháng , thư viện có bổ sung các tạp chí chuyên ngành định kì và nhiều
dạng ấn phẩm khác. Danh mục các sách được bổ sung dựa vào nhu cầu về sách
của độc giả và dựa trên các thông tin về sách mới.
Sách mới được các nhân viên thư viện phân chia số đầu sách và số lượng sách
cho các kho. Sau đó thực hiện các công việc phân loại, làm nhãn, phích cho tư
liệu
Hàng năm thư viện có các đợt thanh lý tư liệu tư liệu cú nát hoặc ít được sử
dụng.
1.2 Quản lý độc giả:
Mỗi năm thư viện có thêm hơn 3000 độc giả mới là các sinh viên , cán bộ
nghiên cứu giảng dạy của các trường cơ sở. Thư viện có chức năng tiếp nhận
các yêu cầu làm thẻ của độc giả từ đó làm và phân phát các thẻ độc giả mới
đến các độc giả theo từng bộ phận.
Ngoài ra, thư viện còn phải thường xuyên cập nhật các thông tin về độc giả
cũng như loại bỏ các thông tin về các độc giả có thẻ hết hạn sử dụng
1.3 Quản lý phục vụ :
Đây là chức năng chính của thư viện, quản lý các hoạt động mượn và trả sách
của thư viện của độc giả. Hàng tuần, hệ thống thư viện có khoảng 500 độc giả
tham gia việc mượn và trả tư liệu.Hiện tại , thư viện có hai loại phòng: phòng
đọc và một phòng mượn. Phòng đọc bao gồm nhiều tạp chí, tài liệu được tham
khảo thường xuyên.Chức năng của phòng đọc cho phép độc giả mượn tư liệu
tại chỗ nhưng không cho phép độc giả mượn sách về. Độc giả có thể mượn

1. Mục tiêu tổng quát
Theo chủ chương của Đảng và nhà nước trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện
đại hoá đất nước công nghệ thông tin cần được ứng dụng trong mọi lĩnh vực
của cuộc sống. Do vậy ta cần đưa hệ thống quản lý thư viện trở thành một hệ
thống có sử dụng triệt để các ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong
những công việc cần nhiều sức người như việc quản lý hay thống kê.
Dự án còn có mục tiêu xây dựng một hệ thống phục vụ tiện lợi và hiệu quả
nhất cho quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu của các độc giả

2. Mục tiêu cụ thể
a. Mục tiêu trước mắt
Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện:
- Quản lý độc giả:
- Quản lý tư liệu:
- Quản lý phục vụ
- Báo cáo thống kê
Quản lý tư liệu : Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu
sẵn có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết. Các
quá trình làm và dán các nhãn phích cho các tư liệu mới cần được tiến hành tự
động . Dựa trên danh mục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ phải tự đưa
ra được các báo cáo về các danh mục sách cần thanh lý, đưa ra các giả pháp
xử lý tư liệu hợp lý. Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ
dùng cho việc cập nhật tạo mới và hủy bỏ các thông tin về tư liệu
Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả. Hồ sơ độc giả
phải được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán.
Hệ thống cần phải có các giao diện dễ sử dụng. Hệ thống cũng cần hoạt động
tương thích với các thiết bị phần cứng như các máy đọc thẻ.

Quản lý phục vụ: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả
tư liệu của độc giả. Yêu cầu phải xử lý thông tin tự động các quá trình như

2. Giải pháp thực hiện:
a. Phần cứng
Để cho hệ thống có thể vận hành được thì phần cứng phải có cấu hình đủ mạnh
để chạy ứng dụng cũng như đáp ứng các đòi hỏi về tốc độ, thời gian, đồ hoạ.
Tận dụng các thành phần có thể dùng lại được của hệ thống cũ.
Trang bị thêm những thiết bị mới cần thiết cho hệ thống mới
1. Nâng cấp hệ thống máy tính của thư viện. Xây dựng phòng tra cứu được
trang bị nhiều máy tính được nối mạng
2. Thiết lập mạng LAN cho phép các thành phần trong hệ thống trao đổi
thông tin với nhau. Trang bị cho hệ thống các thiết bị cần thiết để duy trì sự
hoạt động ổn định của mạng như các thiết bị hub, switch, route, .v.v.
3. Trang bị máy chủ với cấu hình đủ để đáp ứng những yêu cầu cho hệ
thống.
4. Trang bị thêm những PC cho những đơn vị còn thiếu hoặc có nhu cầu
cần trang bị thêm.
5. Nâng cấp những PC cũ để có thể đáp ứng cho hệ thống mới như các yêu
cầu truy xuất dữ liệu.

6. Đầu tư hệ thống các thiết bị quản lý thẻ độc giả như các máy quét thẻ

b. Phần mềm
Hệ thống vận hành cần phải có hệ điều hành cũng như các môi trường phát
triển ứng dụng.
Mua và cài đặt những phần mềm cần thiết để hệ thống có thể vận hành được:
+ Hệ điều hành UNIX cho máy chủ
+ Hệ điều hành WINDOWS XP cho các máy trạm
+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 2000
+ Nền .NET framework 2.0
c. Kết nối internet
Để cho các thành phần trong hệ thống có thể trao đổi thông tin với nhau và để

1.2. Xây dựng và triến khai các dữ liệu quan trọng
Cơ sở dữ liệu là hạt nhân của hệ thống, là nền tảng để các phần mềm khai thác
và cập nhật thông tin. Vì vậy cần thiết kế và xây dựng CSDL một cách khoa
học đảm bảo tính an toàn và bảo mật và phải được cập nhật thường xuyên để
phản ánh đúng tình trạng hoạt động của hệ thống
Trong giai đoạn đầu để tiết kiệm kinh phí, hệ quản trị CSDL sử dụng sẽ là SQL
Server với công cụ phát triển chủ yếu là Visual Basic 1.3. Đầu tư kết nối Internet trao đổi thông tin
Với nhu cầu của thư viện , muốn liên kết và hợp tác với nhiều thư viện trên thế
giới cũng như nhu cầu cập nhật các thông tin về các tư liệu hay tư liệu mới từ
các nhà xuất bản nổi tiếng, việc phát triển một hệ thống kết nối Internet và
truyền thông trong hệ thống là một điều không thể thiếu. Đối với hệ thống
truyền thông và kết nối Internet này yêu cầu hệ thống thư viện xây dựng một
website tiện dụng thực hiện các chức năng liên kết và truyền thông tin đến các
hệ thống liên quan khác.

2. Các bước triển khai hàng năm:
Trong thời gian tới, dựa trên các yêu cầu nhiệm vụ ủa công tác chuyên môn,
quản lý xây dựng cơ sỏ hạn tầng CNTT cả về phần cứng và phần mềm. Hàng
năm đều phải có các đợt kiểm tra để nâng cấp hệ thống để phù hợp với các yêu
cầu mới trong giai đoạn mới.

V- DỰ TRÙ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI PHÁT
TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN THƯ VIỆN

Dự kiến hệ thống sẽ được phát triển trong vòng 9 tháng từ tháng 6/2006 đến
tháng 3/2007.

trình
10 26/6/2006 5/7/2006
3.3 Lập mô hình logic
tiến trình
10 6/7/2006 15/7/2006
3.4 Lập mô hình dữ
liệu quan niệm
10 26/6/2006 5/7/2006
4. Thiết kế logic 30 6/7/2006 5/8/2006
4.1 Thiết kế dữ liệu
logic
10 6/7/2006 15/7/2006
4.2 Thiết kế giao diện 25 10/7/2006 5/8/2006
5. Thiết kế vật lý 30 1/8/2006 30/8/2006
5.1 Thiết kế file và
CSDL
20 1/8/2006 20/8/2006
5.2 Thiết kế hệ thống
phân tán
20 11/8/2006 30/8/2006
6. Triển khai 90 1/9/2006 30/12/2006

3. Xây dựng cơ sở hạ tầng:
Tên công việc Thời hạn
(ngày)
Bắt đầu Kết thúc
Xây dựng, trang bị máy
tính cho phòng tra cứu
20 1/1/2007 20/1/2007
Mua trang thiết bị mạng,

3.2 Lập mô hình tiến trình 20
3.3 Lập mô hình logic tiến trình 30
3.4 Lập mô hình dữ liệu quan niệm 30
4. Thiết kế logic 50
4.1 Thiết kế dữ liệu logic 30
4.2 Thiết kế giao diện 20
5. Thiết kế vật lý 100
5.1 Thiết kế file và CSDL 60
5.2 Thiết kế hệ thống phân tán 40
6. Triển khai 200 Xây dựng CSDL cho thư viện: 50 triệu đồng
Các hạng mục được triển khai Dự trù kinh phí (triệu
VND)
Nạp toàn bộ CSDL thư viện vào máy tính 50

Cài đặt, thử nghiệm và hướng dẫn sử dụng: 20 triệu

Tổng kính phí dự kiến: 740 triệu đồng

IV- Hiệu quả và ưu điểm của hệ thống
Hiện nay trên thế giới đã có nhiều nơi áp dụng mô hình thư viện điện tử, mang lại
hiệu quả cao về kinh tế, xã hội, khoa học. Do đó chúng ta có thể tự tin rằng việc áp
dụng tin học sẽ có thể tạo ra những thay đổi về cơ bản trong mọi hoạt động của
thư viện, từ việc quản lý, thu thập, mượn trả tài liệu. Tạo ra các sản phẩm thông tin
có giá trị, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người đọc, nhất là trong giai đoạn
bùng nổ thông tin hiện nay.

1. Hoạt động chuyên môn và quản lý:

- Tạo ra những điều kiện cơ sở để có thể tiếp tục phát triển về sau, vì xu hướng
tất yếu của các loại hình thư viện là phải tin học hóa.
- Trình độ tin học cán bộ quản lí thư viện được nâng cao, từ đó hoạt động hiệu
quả hơn.
- Giúp cho việc nghiên cứu trở nên thuận tiện hơn với việc tìm kiếm tư liệu một
cách dễ dàng.
- Trở thành mô hình để các thư viện khác trong nước noi theo, tiến tới tin học hóa
toàn bộ các thư viện trong cả nước nói chung.
- Góp phần vào quá trình tin học hóa, hiện đại hóa của cả nước trong các hoạt
động nói chung.
3. Mặt kinh tế - xã hội
- Có website riêng cho thư viện.
- Có cơ sở dữ liệu riêng.
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng của toàn thư viện.

Từ đó:
- Làm tăng hiệu quả của thư viện trong việc cung cấp tài liệu cho độc giả.
- Tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cán bộ.
- Giảm bớt gánh nặng về sổ sách.
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc của cả hai bên: độc giả và thư viện.
- Đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của sinh viên, cán bộ nghiên cứu cũng
như người dân nói chung.
- Làm cho việc sử dụng thư viện trở nên phổ biến hơn.
- Góp phần xây dựng thư viện trở thành một điển hình trong cả nước.