Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Mục lục
Các Phần Nội Dung
Trang
Phần I
Mục Lục
1
Nhận Xét Đánh Giá Của Giáo Viên
2
Lời Nói Đầu
3
Phần II
Khảo Sát Hiện Trạng và Xác lập Dự án
4
Hiện Trạng Của Hệ Thống Hoạch Toán Kế Toán
4
GiảI Pháp
5
Dữ Liệu Đầu Ra
5
Phần III
Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống
6
Mô hình phân rã chức năng hệ thống hạch toán kế toán
6
Sơ đồ luồng dữ liệu
9
Phần IV
Phân tích các dữ liệu của hệ thống
13
Mô Hình Thực Thể Liên Kết

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - -
Gi¸o viªn
2
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Lời nói đầu
Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại
những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế. Những chơng trình tin học ứng
dụng ngày càng nhiều. Rất nhiều công việc thủ công trớc đây nay đã đợc sử lý bằng
các phần mềm chuyên dụng, đã giảm đáng kể công sức ngời lao động, công việc đợc
xử lý nhanh chóng và độ chính xác cao. Để có đợc một phần mềm tin học ứng dụng
đáp ứng nhu cầu công việc đặt ra thì những ngời lập trình phải đi phân tích tìm hiểu
hệ thống làm việc của chơng trình, và từ đó xây dựng lên một phần mềm ứng dụng
quản lý chơng trính đó bằng một ngôn ngữ lập trình nào đó. Chơng trình, phần mềm
ứng dụng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý,nó là những công cụ hỗ trợ
đắc lực và hầu nh không thể thiếu nhằm đáp ứng đầy đủ nhất thuận lợi nhất những
đòi hỏi của công việc quản lý nhờ những công cụ trợ giúp có sẵn nh Access,

Ngày nay với sự trợ giúp của máy tính, công việc tính toán và kết sổ kế toán
ngày một cải thiện. Bắt đầu từ việc sử dụng các phần mềm quản lý, công việc kế
toán trở lên dễ dàng hơn.
Và để cho việc quản lý đợc hoàn thiện hơn chúng ta phải đi phân tích hệ
thống hạch toán kế toán.
2. Thực trạng của hệ thống HTKT trong công ty xuất nhập khẩu lơng thực,
thực phẩm.
Yếu kém :
o Thiếu vắng : Không có hệ thống hạch toán kế toán hoàn chỉnh để quản
lý, kiểm kê, theo dõi và đáp ứng các nhu cầu thay đổi hàng ngày.
o Kém hiệu quả trong việc quản lý hàng nhập về, hàng xuất kho, hàng
tồn kho, việc thanh toán, thu chi diễn ra chậm.
o Các công việc nh: thống kê hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho, công
nợ, chi phí giá thành, hầu hết các nhân viên đều dùng máy tính bỏ
túi để tính toán, thống kê nên công việc kéo dài nhiều ngày hoặc có
thể nhiều tuần lễ để có đợc bản thống kê báo cáo về kỳ kế toán.
o Công việc theo dõi, thực hiện đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót
do phân tán về quản lý.
o Tổn phí : Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù đơn
hàng, hàng nhận, phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán.
o Và đó là nguyên nhân gây ra những nhợc diểm :
+ Tốn rất nhiều thời gian và công sức.
+ Dễ nhầm lẫn và sai sót.
+ Khó kiểm tra và quản lý.
+ Công việc tìm kiếm rất khó khăn.
+ Cập nhập và sửa đổi không thuận tiện.
+ Hiệu quả, năng xuất thấp.
Do đó hệ thống quản lý hạch toán kế toán cần phải sửa đổi lại cơ cấu quản lý,
hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả để dễ quản lý đến từng công việc.
Mục tiêu

thống quản lý, các bảng biểu phải đảm bảo chính xác kịp thời.
- Bảng thống kê các hoá đơn đặt hàng, giao hàng, mua hàng và
nhận hàng.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng xuất khẩu.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng nhập khẩu.
- Bảng thống kê báo cáo về các mặt hàng còn tồn kho.
- Thống kê các khoản thu chi hàng tháng.
- Bảng thống kê tồn quỹ (Để tính tồn quỹ cần có các số liệu thu
chi và tồn quỹ đầu kỳ của cuối tháng hiện tại).
- Các thông tin trả lời ngời quản lý.
- Bảng tổng kết thống kê chơng trình hạch toán kế toán của mỗi
kì.
Chơng II
Các Sơ Đồ Biểu Diễn Chức Năng Của Hệ thống
5
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
I. Mô hình phân rã chức năng hệ thống hạch toán kế
toán.
- Sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quát về các chức năng của hệ
thống, nó giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích và tăng cờng cách
tiếp cận logic tới phân tích hệ thống. Hệ thống hạch toán kế toán trong công ty
bao gồm các chức năng chính: quản lý sách, quản lý độc giả, mợn trả sách, tra
cứu, báo cáo.
Tìm Kiếm Thống Kê
Báo Cáo
ThoátCập Nhập
Dữ Liệu
Quản Lý Hệ Thống
Hạch Toán - Kế Toán
Xoá

ra kết quả là các hoá đơn, mặt hàng, trong thời gian đã
nhập.
Tìm kiếm theo đơn hàng sẽ đ a ra các thông tin về khách
hàng, hàng hoá nhập, xuất, thông tin chi tiết về các mặt
hàng,
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sau khi công việc đợc hoàn tất, chơng trình sẽ hỏi để lu kết quả, nếu ngời dùng đồng
ý lu lại thì hệ thống sẽ tự động lu lại kết quả về công việc đã làm.
8
Báo Cáo
Thống Kê
Báo cáo thống kê về các khoản thu chi hàng tháng, các
khoản thanh toán hoá đơn,
Báo cáo thống kê các mặt hàng nhập về, các mặt hàng
xuất khẩu,
Báo cáo thống kê về đơn hàng cho biết chi tiết về khách
hàng, mặt hàng xuất (nhập), giá của mặt hàng đó,
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
V. Sơ đồ luồng dữ liệu.
Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
- Giải thích:
+ Nhân viên quản lý cập nhập thông tin dữ liệu cần thiết và hệ thống sau khi
xử lý trả ra kết quả về các thông tin đã cập nhập.
+ Sau khi đã cập nhập nhân viên có thể đa ra một yêu cầu tìm kiếm bất kì, hệ
thống sẽ trả ra các thông tin tìm kiếm đợc.
+ Sau môix kỳ kế toán thì các nhân viên phải thống kê sổ sách, chỉ cần nhập
vào các yêu cầu thống kê hệ thống sẽ tự động trả ra kết quả thống kê.

9
Nhân Viên

Hàng Hóa Thời GianĐơn Hàng
Tìm Kiếm
Dữ Liệu
Thoát
11
Khách hàng
Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực phẩm
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
a. Chức năng cập nhập dữ liệu:
b. Chức năng xuất dữ liệu
Giá Hàng Kho hàngKho hàng
Nhập Dữ
Liệu
Sửa Dữ
Liệu
Khách hàng
Xoá Dữ
Liệu
Khách hàng Hàng Hóa Đơn Hàng
Nhập thông tin dữ liệu
Bảng dữ liệu đã nhập
B
ả
n
g

d
ữ

l

ầ
n

s
ử
a
Nhập thông tin cần xóa
B
ả
n
g

d
ữ

l
i
ệ
u

đ
ã

x
o
á

t
h
e

l
ợ
n
g

h
à
n
g

x
u
ấ
t

đ
i
B
ả
n
g

d
a
n
h

s
á
c

Phân tích các dữ liệu của hệ thống
I. Mô hình thực thể liên kết.
Kiểu thực thể liên kết là nguồn thông tin cần thiết cho hệ thống ,các kiểu thực
thể có thể xuất hiện ở các tác nhân ngoài, các luồng thông tin nội bộ hoặc các
kho dữ liệu
Đối với hệ thống hạch toán kế toán của công ty xuất nhập khẩu lơng thực thực
phẩm cần có hai kiểu thực thể đó là:
+ Kiểu thực thể hàng hoá,
+ Kiểu thực thể khách hàng,
+ Kiểu thực thể đơn hàng.
Hệ thống thống hạch toán kế toán của công ty quản lý rất nhiều mặt hàng,
khách hàng và đơn hàng. Một khách hàng có thể có nhiều đơn hàng và mua
nhiều mặt hàng, nhng mỗi đơn hàng thì chỉ ứng với một khách hàng. Một mặt
hàng thì lại có thể bán cho nhiều khách hàng khác nhau và có nhiều đơn hàng
đặt mua một mặt hàng. Nh vậy kiểu liên kết giữa khách hàng và hàng hóa là
kiểu liên kết nhiều nhiều(n-n), khách hàng với đơn hàng là kiểu liên kết một
nhiều(1-n), đơn hàng với hàng hóa là kiểu liên kết một nhiều(1-n).
Kiểu liên kết này đợc chuyển thành kiểu liên kết (1-n) nhờ một kiểu thực
thể trung gian đó là kiểu thực thể nhân viên quản lý.
Bảng mô hình thực thể liên kết:
II. Mô hình quan hệ dữ liệu.
Chơng IV
Thiết kế tệp
I. Một số tệp cơ sơ dữ liệu.
1. Hồ sơ khách hàng(Khách hàng)
14
Hàng Hóa NV Quản lý Đơn hàng
Khách hàng
Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty xuÊt nhËp khÈu l¬ng thùc thùc phÈm
2. C¸c mÆt hµng

Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán trên đây có một số công đoạn
thủ công nhờ tự động hoá nhờ máy tính sẽ trở lên nhanh và hiệu quả hơn trớc.
Các công đoạn cập nhập dữ liệu nh sửa, xóa, tìm kiếm, đã đa nên tự động hoá, các
thông số thống kê đợc thiết kế trên máy và in ra giấy.
Do đó có thể giảm đợc chi phí thời gian đồng thời tránh đợc những sai xót, lầm lẫn,
mang lại hiệu quả cao.
Em hy vọng với chơng trình này có thể đóng góp một ý kiến hay, một ý tởng
nào đó cho việc xây dựng hệ thống quản lý hệ thống hạch toán kế toán.
Chơng trình quản lý hệ thống hạch toán kế toán trên chỉ mang ý nghĩa xây
dựng một mô hình hệ thống quản lý theo phán đoán chủ quan ,với kinh nghiệm về
ngành kế toán và trình độ chuyên môn còn non yếu của bản thân nên không thể
tránh đơc sau sót mong đợc sự góp ý chân thành của các thầy cô và các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình các thầy cô giáo trong khoa
Công nghệ thông tin đặc biệt là thầy Nguyễn Minh Quý và các ý kiến đóng góp của
bạn bè để chơng trình này hoàn thành.
Nhóm thực hiện
Hoàng Xuân Hoài
Chu Thiều Quang
19