Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phát
Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội
Điện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385
Tài liệu huấn luyện
thực hành tốt phân phối thuốc
Hồ sơ gồm:
1. Quy trình kiểm nhận hàng.
2. Quy trình cấp phát hàng.
3. Quy trình bán hàng
4. Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa
5. Quy trình kiểm tra chất lợng thuốc
6. Quy trình quản lý trang thiết bị
7. Quy trình thanh tra nhà phân phối - đại lý
8. Quy trình chức năng nhiệm vụ kho
9. Quy định chế độ bảo quản hàng hóa
10. Quy định hệ thống vệ sinh kho thuốc
11. Quy định thu hồi
12. Quy trình xử lý sản phẩm bị loại, bị trả về
13. Quy trình xử lý thuốc giả
14. Quy trình xử lý bao bì
15. Quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng
16. Quy trình xử lý vi phạm về điều kiện bảo quản thuốc.
Hà Nội 2007
Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phát
Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội
Điện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385
-------------
Sổ tay phân phối thuốc
- Không phân phối thuốc giả hoặc nghi ngờ thuốc giả
- Không phân phối thuốc kém chất lợng hoặc nghi ngờ kém chất lợng.
- Không phân phối thuốc không có số đăng ký, không có giấy phép nhập khẩu.

- Quy chế quản lý chất lợng thuốc của Bộ y tế ban hành theo quyết định 24/12/
BYTQĐ ngày 15/09/1998.
- Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của Bộ y tế ban hành kèm theo quyết định
2033/QĐ-BYT ngày 09/07/1999.
- Quy chế quản lý thuốc hớng tâm thần và tiền chất của Bộ y tế ban hanh kèm
theo quyết định 3047/QĐ-BYT ngày 12/07/2001.
- Quy chế lấy mẫu để xác định chất lợng thuốc của Bộ y tế ban hành kàm theo
quyết định số 20/BYT-QĐ ngày 23/02/1995.
- Quy chế quản lý thuốc độc A-B của Bộ y tế hớng dẫn việc ghi nhãn thuốc và
mỹ phẩm ảnh hởng trực tiếp tới con ngời.
- Quy chế nhãn mác hàng hóa lu thông trong nớc và xuất khẩu ban hành kèm
theo quyết định số 178/1999/QĐ-TT ngày 30/08/1999
- Luật dợc và các văn bản hớng dẫn thực hiện.
- Quyết định 12/2007/QĐ-BYT ngày 24/01/2007 của Bộ trởng Bộ y tế về việc
triển khai nguyên tắc Thực hành tốt phân phối thuốc.
Hồng phát
Quy trình
Ký hiệu: QT-NKH- HP
Pharma co.; ltd
Nhận kiểm hàng
Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01
Lần sửa đổi: 0
Trang: 03
4. Giải thích từ ngữ
- Phòng KD: Phòng kinh doanh
- HĐ: Hóa đơn
- HĐKN: Hội đồng kiểm nhận
SKS: Số kiểm soát
Lô sản xuất: Lô sản xuất

Yêu cầu:
- Tất cả hàng hóa nhập vào kho đều phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải
thực hiện kiểm nhận hàng ngay sau khi nhận hàng vào kho và không để quá 24 giờ.
- HĐKN hàng hóa bao gồm:
+ Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh
+Cán bộ phòng kho
- Tất cả các hàng hóa nhập kho đều phải kiểm tra kỹ về mẫu mã, bao bì, chất
lợng (cảm quan), số lô, hạn dùng. Biên bản phải có đủ chữ ký của Thủ kho, Trởng
kho, các bộ phận nghiệp vụ, phòng kinh doanh. Biên bản làm thành 02 bản, phòng
kinh doanh giữ 1 bản, phòng kho giữ 1 bản.
5.2.1. Hàng hóa trong Container pallet:
Chuẩn bị: Phụ trách phòng va nhóm nhận hàng, nhận bộ tờ khai do phòng kinh
doanh cung cấp.
- Chuẩn bị phơng tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt bằng kho.
- Tiếp nhận hàng: Phải đối với phiếu vận chuyển nếu không đảm bảo đúng
hoặc thiếu một trong số các giấy tờ trong bộ chứng từ phải báo cho phòng kinh
doanh. Nếu đúng tiến hành dỡ hàng.
5.2.2. Dỡ hàng
+ Kiểm tra trên hàng hóa so với chứng từ.
+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thờng,
tình trạng băng niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng. Nếu thấy bất
thờng phải xếp riêng ra sau đó hội đồng kiểm nhận cho hớng xử lý.
Hồng phát
Pharma co.; ltd
Quy trình
Nhận kiểm hàng
Ký hiệu: QT-NKH- HP
Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01
Lần sửa đổi: 0

Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01
Lần sửa đổi: 0
Trang: 06
+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thờng,
tình trạng bằng niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng. Nếu thấy bất
thờng phải xắp xếp riêng ra sau đó hội đồng kiểm nhận cho hớng xử lý.
+ Kiểm tra 10% hàng hóa trong kiện nguyên bằng, nếu có hiện tợng thiếu hoặc
chất lợng có vấn đề (cản quan) thì cán bộ phàng kinh doanh cho hớng xử lý.
Sau khi kiểm tra chất phải niêm phong lại (có chữ ký thành viên HĐKN, ghi rõ
số lợng, chất lợng trên niêm phong ).
+Trờng hợp các kiện hàng không có đủ niêm phong của hãng thì hội đồng phải
mở ra kiểm tra, lập biên bản về tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ của hàng hóa.
5.2.4. Nhập hàng giao rời
- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của từng kiện hàng: tên lô, ký hiệu, mã hiệu,
niêm phong.
- Kiểm tra qua cân từng kiện hàng, để riêng kiện có trọng lơng không đồng đều
còn niêm phong của băng sau đó HĐKN cùng xác nhận.
- Nếu có dấu hiệu khác thờng: sách vở, ẩm thấm bao bì,mất niêm phong số lợng
không bình thờng trong các kiện còn nguyên niêm phong thì HĐKN phải mở ra kiểm
tra và lập biên bản về tình trạng hàng hóa bên trong các kiện đó.
- Việc dỡ hàng tiến hành bình thờng.
- Tất cả việc nhập hàng phải có sự chứng kiến và xác nhận của ngời giao hàng.
Hồng phát
Pharma co.; ltd
Quy trình
Nhận kiểm hàng
Ký hiệu: QT-NKH- HP
Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01

5.2.5.4 Kiểm tra hàng hóa
- Tất cả các loại hàng hóa trớc khi nhập kho phải đợc HĐKN kiểm tra tới từng
lô sản xuất, số lợng, chất lợng.
- Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hàng về trớc kiểm trớc. Hàng có thời gian
khiếu nại ngắn (ghi trong hợp đồng), có nghi ngờ về chất lợng, hàng cân cấp phat
ngay đợc u tiên kiểm trớc.
- Hàng kiểm tơi đâu mở tới đó, những kiện hàng chua kiểm tra phải đợc giữ
nguyên niêm phong và bao bì gốc.
- Khi phát hiện hàng có dấu hiệu không bình thờng, hỏng vỡ, thừa thiếu, nghi
ngờ về chất lợng HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiến xử
lý.
- Hàng kiểm xong phai đợc bảo quản lại nh ban đầu, với những kiện hàng lẻ
phải đánh dấu và để riêng.
Hồng phát
Pharma co.; ltd
Quy trình
Nhận kiểm hàng
Ký hiệu: QT-NKH- HP
Ngày ban hành:
Lần ban hành: 01
Lần sửa đổi: 0
Trang: 09
6. Lu sơ đồ
Tên hồ sơ Ký mã hiệu
Bộ phận
lu
Thời
gian
(tháng)
01 Biên bản kiểm nhận hàng hóa

Kho
60
7.Phụ lục
Phụ lục 1: Biên bản kiểm nhận hàng hóa thừa thiếu,hỏng vỡ ,kém phẩm chất BM 01-
NKH
Phụ lục 2: Sổ kiểm nhận hàng BN02/01-NKH.
Phụ lục 3: Phiếu kiểm tra chất lợng BM03-NKH.
Phụ lục4: Thủ kho BM04-NHK
Phụ lục 5: Phiếu theo dõi xuất,nhập BM05-NHK
Phụ lục 6: Phiếu theo dõi chất lợng BM6-NHK
Ngời biên soạn Ngời kiểm tra Phụ trách cơ sở
Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm THẻ kho
hồng phát BM04-NKH
Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung -Thanh xuân Hà Nội Tờ số: ..
Tel: 04.5655784 - Fax: 04.5665385
Tên hàng Số đăng ký
Quy cách Đơn vị tính Giá đơn vị ..
TT Ngày Tháng Năm Chứng
từ
Số
lô
Hạn
dùng
Nội dung Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phát
Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung -Thanh xuân Hà Nội
Tel: 04.5655784 - Fax: 04.5665385
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc

Số hóa
đơn
Tên hàng, nồng
độ hàm lợng, số
ĐK nơi sản xuất
Đơn vị Quy cách,
số lợng
Lô sản
xuất
Hạn
dùng
Nhận xét
chất lợng
công ty tnhh thơng mại & dợc phẩm hồng
phát
Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà
Nội.
Tel: 04.5655787 - Fax: 04.5665385
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập Tự do Hạnh phúc
---------
Phiếu kiểm nghiệm
BM04-KTCL
Số:
Tên mẫu: .
Nơi sản xuất: .. ..
Lô sản xuất: ...
Nơi lấy, gửi mẫu: ....
Yêu cầu thử: ....
Theo tiêu chuẩn:

Số l-
ợng
quy
cách
Số phiếu
K/nghiệm
Số lô
sản
xuất
Hạn
dùng
Nhận
xét
chất l-
ợng
Phân
loại
chất l-
ợng
Diễn biến chất lợng lu kho
(ngày kiểm/ tình trạng)
Ghi
chú
C«ng ty tnhh th¬ng m¹i vµ dîc phÈm hång ph¸t
§Þa chØ:Sè 64 ngâ11 tæ 82 Kh¬ng Trung-Thanh Xu©n-Hµ Néi
§iÖn tho¹i:04.5655784-Fax:04.5665385
…………………
Quy tr×nh
CÊp ph¸t hµng hãa
Ký hiÖu:QT-CPHH-HP

5.2.1.1 Yêu cầu chung:Hàng chỉ đợc cung cấp khi phát khi có đầy đủ các
chứng từ sau:
-Đối với các khách ngoài công ty phẩi có hóa đơn đầy đủ chữ ký,dấu,giấy giới
thiệu của cơ quan,CMT hoặc bảo lãnh của phụ tráchphòng kinh doanh.
Hồng phát
Pharma co;ltd
Quy trình
Cấp phát hàng hóa
Ký hiệu:qt-cphh-hp
Ngày ban hành
Lần ban hành:01
Lần sửa đổi :0
Trang:04
Nhận ngời viết hóa
đơn chứng từ/viết báo
Cấp phát
Ký nhận,giao chứng
từ
Trừ thẻ kho
Lu hồ sơ
-Đối với nhân viên:phải có hóa đơn xuất nội bộ hoặc lệnh xuất hàng của
phụ trách phòng kinh doanh với đầy đủ chữ ký.
-Chỉ cấp hàng đúng chủng loại,quy cách,còn hạn dùng,đạt tiêu chuẩn
cchất lợng và đợc lu hành.
Cấp phát hàng phải đảm bảo
-Nguyên tắc FEFO:nếu cùng chủng loại hàng thì hàng có hạn sử dụng
ngắn hơn phải đợc cấp phát trớc.
-Thực hiện nguyên tắc:3 kiểm tra,3 đối chiếu,thao tác nhanh,,chính
xác,tránh phiền hầ cho khách hàng.
5.2.1.2 Nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ

đơn,chứng từ phiếu báo lô về: Tên thuốc, nồng độ, hàm lợng,nơi sản xuất,quy
cách, lô sản xuất,số lợng.Chuẩn bị sẵn phiếu kiểm nghiệm của lô hàng.
5.2.2.2 Cấp phát
Khách hàng phải kiểm tra và nhận hàng trực tiếp tại kho.
- Giao hàng khoản một,đọc rõ và đánh dấu tong hóa đơn.Giao đúng,đủ
chủng loại,số lợng,phiếu báo lô,phiếu kiểm nghiệm.
- Khi giao hàng thủ kho có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng,ngời vận
chuyển sắp xếp,bẩo quản hàng hóa theo đúng quy định vận chuyển để đảm bảo
an toàn hàng hóa.
5.2.3 Ký nhận và giao chứng từ
Sau khi giao nhận xong hầng hóa ngời giao,ngời nhận kývào hóa đơn,
chứng từ theo quy định.
Hồng phát
Pharma co;ltd
Quy trình
Cấp phát hàng hóa
Ký hiệu:qt-cphh-hp
Ngày ban hành
Lần ban hành:01
Lần sửa đổi :0
Trang:05
5.2.4 Trừ/xuất hàng trong thẻ kho
6.Lu hồ sơ
TT Tên hồ sơ Mã ký hiệu Bộ phận lu
Thời gian l-
u (tháng)
1
Hóa đơn,phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ
Bm01-cph

Ký hiệu:qt-cphh-hp
Ngày ban hành
Lần ban hành:01
Lần sửa đổi :0
Trang:05
+ Xin cấp giấy phép xuất khẩu hàng hóa
+ Thực hiện các thủ tục thanh toán quốc tế
+ Thực hiện việc cấp phát hàng hóa cho hoật động xuất khẩu theo quy
định Quy trình cấp phát hàng hóa.
Ngời biên soạn Ngời kiêm tra Phụ trách cơ sở
Chủ tịch hđtv

Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phát
Phiếu báo lô và hạn dùng của thuốc
Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà Nội
ĐT: 04.5655784 Fax: 04.5665385
Kèm theo hóa đơn số:.ngày...tháng.
năm.

BM03 CPM
Tên khách hàng:
STT Tên thuốc, nồng
độ, hàm lợng
Nơi sản
xuất
Đơn vị
tính
Số lợng Quy cách Lô sản
xuất
Số

Phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ
BM02-CPH
Tờ số:.
Tên khách hàng:..
Đơn vị:....
STT
Tên thuộc, nồng độ,
hàm lợng
Lô sx Hạn dùng
Đơn vị
dùng
Số l-
ợng
Ghi
chú

Hà nội, ngày...tháng..........năm 200 .

Ngời nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ngời giao
(Ký, ghi rõ họ tên)giao
Phụ trách cơ sở
(Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty tnhh thơng mại & dợc phẩm
hồng phát
Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung-Thanh Xuân- Hà Nội
Tel: 04.5655787 - Fax: 04.5665385
Phiếu theo dõi xuất