LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy
tính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận
hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông tin là một trong những nghành mũi nhọn của
công nghệ thông tin đã có những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các
doanh nghiệp.
Tuy nhiên hiện nay đối với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm
chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá
chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì
đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản
lý hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà không bị thiếu sót hay thừa thônguyên phân
tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện trong quá trình làm việc
như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê,…
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác
quản lý ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các
báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng
tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ
máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước đến nay.
Song song với lĩnh vực công nghệ thông tin, trong công cuộc đổi mới đất nước,
nghành Giáo dục và Đào tạo cũng là một ngành rất quan trọng trong xu thế hiện nay. Trong
các công tác quản lí của các trường phổ thông trung học như việc quản lí học sinh, quản lí
điểm thì công việc quản lí lịch giảng dạy cho các giáo viên cũng là một vấn đề được quan
tâm. Vì, nó quyết định công tác giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh. Quản lí lịch
giảng dạy của các trường phổ thông trung học phải có sự hợp lí và cần thiết sao cho hệ
thống quản lí phải thật gọn nhẹ, dễ hiểu đối với người sử dụng.
Trong đợt thực tập tốt nghiệp, được cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Lan giao cho việc
xây dựng chương trình “Quản lý lịch giảng dạy” là một cơ hội để em tìm hiểu sâu về việc
quản lý.
Do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức và kinh nghiệm quản lý nên em
không thể tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót. Em rất mong được sự giúp đỡ và ý
kiến đóng góp của thầy để em tiếp tục hoàn thành đề tài này được hoàn thiện hơn.

thông tin không được tổng hợp đầy đủ.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý
1. Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ.
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
2
+ Lập sổ sách báo cáo.
2. Cập nhật thông tin động.
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý
loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ
nhanh và độ tin cậy cao.
3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu .
Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại
thông này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.
4. Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu.
Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên
việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này này được giảm nhẹ.
III. Các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm
nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một
số nguyên tắc cơ bản sau:
1. Nguyên tắc cơ sở thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập
nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy
thông tin trùng lặp được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản
mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ.
Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

5. Cài đặt chương trình.
Chương trình sau khi đóng gói sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng.
4
Giai đoạn 1:
KHẢO SÁT BÀI TOÁN
Mô hình quản lý trường học:
5
Trường PTTH
Văn
Phòng
Tổ
Giáo Viên
Toan-Ly
Văn-
Tiếng Việt
Hoá-Sinh
Giáo dục
công dân
Lịch sử
Địa lí
Ngoại ngữ -
Công nghệ
Các Phòng
Ban
Phòng Hội
Đồng
P.Truyền
Thống
P.Tiếp
Khách

• Lên danh sách các môn học theo yêu cầu của bộ giáo dục đề ra.
• Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách đã trúng tuyển.
• Phân giáo viên chủ nhiệm và bộ môn cho từng lớp.
• Tuỳ theo từng khối học mà nhà trường đưa ra phân phối chương trình học cho phù
hợp theo bộ giáo dục đề ra.
• Cuối năm, nhà trường tổ chức các kỳ thi lên lớp cho các lớp và tổ chức kỳ thi tốt
nghiệp cho các lớp 12.
• Tiến hành phát bằng tốt nghiệp và trả lại học bạ cho các học sinh ra trường.
3.Số lượng giáo viên, lớp học, môn học:
Lớp học: có 50 lớp ( ở cả 3 khối) với mỗi lớp xấp xỉ 50 học sinh.
Các môn giảng dạy của 3 khối là: Toán, Lý, Hoá, Sinh, Công nghệ, Văn-Tiếng
Việt, Ngoại ngữ, GDCD, Ngoại ngữ, Thể dục
6
Trực giám hiệu: Trực giám thị:
Lớp trực sáng Lớp trực chiều LỊCH CÔNG TÁC
Tuần Sáng Chiều Tuần Sáng Chiều
Thứ
hai
Thứ
hai
Thứ
ba
Thứ
ba
Thứ
tư
Thứ

p/p
C/trình
Đầu bài giảng
Chuẩn bị, điều
chỉnh(T.N hoặc
thay đổi tiết dạy
Hai
Ba
Tư
Năm
Sáu
Bảy
8
Nhược điểm:
-Yêu cầu trình độ người dùng.
Giai đoạn II:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các
thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa
hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn tìm hiểu, khảo sát, là giai đoạn
bản lề giữa tìm hiểu, khảo sát và đi sâu vào các thành phần hệ thống. Phân tích hệ
thống bao gồm việc phân tích vể chức năng và phân tích về dữ liệu.
ChươngI. Phân tích hệ thống về xử lý
A.Lý thuyết
Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ
thống, để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào
chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logíc, tức trả lời
câu hỏi “làm gì?” mà bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?”, chỉ diễn tả mục đích, bản chât
của quá trình xử lý mà bỏ qua yếu tố vật lý (yếu tố về thực hiện, về cài đặt)
Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn

- Các chức năng xử lý: Diễn tả quá trình biến đổi dữ liệu. Mỗi một chức
năng phải có 1 tên. Tên phải là một động từ
- Biểu diễn:
hoặc
- Luồng dữ liệu: là thông tin chuyển giao vào hoặc ra một chức năng xử lý.
Tên của luồng dữ liệu là một danh từ đôi khi kèm theo tính từ
- Kho dữ liệu: là các thông tin được lưu trữ lại trong một khoản thời
gian nào đó. Tên kho dữ liệu = danh từ, có thể kèm theo tính từ
- Tác nhân ngoài: là một nhóm người hay là một tổ chức ở ngoài hệ thống
nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống
- Tác nhân trong: là một chức năng hay là một hệ thống con của hệ thống
đang xem xet nhưng được trình bày ở trong 1 trang khác của biểu đồ
 Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD
1. Trong biểu đồ không có 2 tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau
10
2. Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu mà không thông qua
chức năng xử lý
3. Vì lý do trình bày nên các tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ
liệu cần sử dụng nhiều lần vẫn có thể được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng
một biểu đồ để cho dễ đọc
4. Tác nhân ngoài không trao đổi trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thông
qua chức năng xử lý
 Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD
-Mức 1: Biểu đồ BLD mức khung cảnh
-Mức 2: Biểu đồ BLD mức đỉnh
-Mức 3: Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh
B. áp dụng
I.Biểu đồ phân cấp chức nănng.
Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống” Quản lý lịch giảng dạy”
1.Các chức năng:

- Xem thông tin về giáo viên
- Lịch giảng.
- Lịch để nghị
♦ Chức năng tìm kiếm được phân rã thành 2 chức năng
con:
- Tìm kiếm theo mã giáo viên
- Tìm kiếm theo tên lớp
♦ Chức năng thống kê được phân ra thành 1 chức năng
con:
- Thống kê theo lần
- Thống kê theo giáo viên
4. Biểu đồ luồng dữ liệu:
4.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Kết quả học tập

Học sinh Bảng lịchDs học sinh trong lớp
Yêu cầu
QL
Lịch
giảng
dạy
Cán bộ quản lý
Giáo viên
môn
12
Từ điển hệ thống
4.2 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh:

Yêu cầu tổng
kết
Báo cáo
Từ điển hệ thống
Phân công
Lớp
13
4.3. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
Phân rã chức năng 1 (cập nhật hệ thống):

Cán bộ quản lý
Nhập
môn
học
Nhập
lớp học
Cập
nhật
GV
Lớp học
Ds lớp học
Môn học
Ds môn học
Giáo viên
Ds giáo viên
14
Phân rã chức năng 2 (QL lịch giảng
Phân rã chức năng 3 ( Tìm kiếm)
Cán bộ quản lý
Học sinh

- Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ bằng phương pháp
DOWN-TOP(đi từ dưới lên), nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình này
trong việc chuẩn hoá biểu đồ. Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tính
rồi đi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý.
I-1-BCD theo mô hình thực thể liên kêt E-R
I-1-1-Lý thuyêt về mô hình thực thể liên kêt
Mô hình thực thể liên kêt là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và sau
đó được dùng khá phổ biến trên thế giới. Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với
tư duy trực quan. Khi xem xét các thông tin người ta thường gom cụm chúng quanh
các vật thể, chẳng hạn các thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại được gom cụm
với nhau xung quanh vật thể “giáo viên”. Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các
dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm như vậy.
I-1-1-1- Định nghĩa mô hình thực thể liên kêt: mô hình thực thể liên kêt là công cụ
thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niệm về các
thực thể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng. Mục đích của mô hình xác
đinh các yếu tố:
- Dữ liệu nào cần xử lý
- Mối liên quan nội tại.
16
Để xây dựng mô hình thực thể liên kêt, ta phải thu thập thông tin theo 3 yếu tố:
- Kiểu thực thể
- Kiểu liên kêt
- Các thuộc tính
I-1-1-2 Các thành phần của mô hình thực thể liên kêt:
 Thực thể: một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc
trừu tượng trong thế giới thực.
 Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất đặc trưng. Kiểu thực
thể được diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó có ghi nhãn là tên của của kiểu
thực thể. Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hình
chữ nhật tương đương với một bảng trong đó mỗi thực thể là một dòng thông

Môn dạy Khai báo các môn học
Lớp Khai báo các lớp học
Giáo viên ĐN Nguyện vọng giáo viên
Phân công
Lịch giảng Phân công giảng dạy cho các giáo viên
b. Xác định thuộc tính cho các thực thể:
• Thực thể GV:
- Mã giáo viên
- Tên giáo viên
- Ngày sinh
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Tên lớp
- Môn dạy
- Ghi chú
- Mã ĐN
• Thực thể GV ĐN:
- Mã giáo viên
- Mã ĐN
- Nguyện vọng
- Ghi chú
• Thực thể môn học:
- Mã môn học
- Tên môn học
- Hệ số môn học
- Ghi chú
• Thực thể lớp:
- Tên lớp
- Mã lịch
- Mã lớp

Đầu vào của công việc thiết kế hệ thống bao gồm:
+ Các đặc tả logic về hệ thống có được từ giai đoạn phân tích hệ thống
+ Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kện vật lý cụ thể như các tình trạng phần
cứng, phần mềm, các tài nguyên, các dung lượng có thể, các yêu cầu về thời gian
thực hiện
Đầu ra của công việc thiết kế hệ thống sẽ là các quyết định về:
+ Một kiến trúc tổng thể về hệ thống
+ Tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu theo các phương án sử dụng( dung tệp(File)
hay dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu)
+ Các mẫu thu thập, các tài liệu in ra, các giao diện
+ Tổ chức chương trình theo các môdun
19
Chương1: Thiết kế tổng thể
I.1-Mục đích
Mục đích của thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ
thống, kiến trúc nay thể hiện sự phân chia hệ thống thành các hệ thống
I.2-Phân chia các hệ thống con, thiết kế chức năng
Hệ thống con là sự gom nhóm các chức năng trong một hệ thống xung quanh một
nhiệm vụ hay một mục đích nào đó. Sự phân chia hệ thống thành các hệ thống con là
nhằm giảm thiểu sự phức tạp, sự cồng kềnh, hoặc nhằm tạo ra những thuận lợi cho
quá trình thiết kế cũng như khai thác, bảo dưỡng sau này. Sự phân chia này được tiến
hành ngày trên biểu đồ luồng dữ liệu. Việc phân chia phải đựơc xem xét trên 2 tiểu
chuẩn:
-Tính cố kết cao: cố kết là sự gắn bó về logic hay về mục đích của các chức năng
trong cùng một hệ thống con. Sự cố kết này phải càng cao càng tốt
-Tính tương liên yếu: tương liên là sự trao đổi thông tin và tác đọng lẫn nhau giữa
các hệ thống con. Một sự phân chia tốt đòi hỏi sự tương liên giữa các hệ thống con
phải càng lỏng lẻo, càng đơn giản
Ngoài ra, sự phân chia này được căn cứ trên một số yếu tố: phân theo chức năng,
phân theo thực thể, phân theo sự kiện giao dịch…

thống làm sao cho các truy cập đó phải nhanh và tiện
- Hai là nghiên cứu các đặc điểm và ràng buộc của cấu hình vật lý của hệ thống
( các phần cứng và phần mềm sử dụng) sao cho thích ứng được với cấu hình đó
Vì có 2 việc phải nghiên cứu như vậy mà người ta thường tách việc thiết kế dữ
liệu thành 2 bước:
+ Bước 1 là thông qua việc nghiên cứu các yêu cầu truy cập dữ liệu mà biến đổi
lược đồ khái niệm thành một dạng trung gian gọi là lược đồ logic về dữ liệu
+ Bước 2 là thông qua việc nghiên cứu cấu hình của hệ thống, đặc biệt là nghiên
cứu về ngôn ngữ lập trình hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được chọn dùng mà biến
đổi lược đồ logic thành lược đồ vật lý thích hợp với cấu hình đó
 Các căn cứ để thiết kế dữ liệu: Thiết kế dữ liệu phải dựa vào:
- Biểu đồ cấu trúc dữ liệu BCD
- Biểu đồ luồng dữ liệu BLD, trong đó đặc biệt quan tâm đến kho dữ liệu
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có sẵn
II-1- Thành lập lược đồ logic
Mục tiêu thiết kế lược đồ logic: Truy cập nhanh chóng và thuận tiện
Xuất phát từ lược đồ khái niệm ta đi tìm một cấu trúc các kiểu record phù hợp với
các yêu cầu truy cập của các chức năng xử lý trong hệ thống. Chính vì vậy, thiết
kế logic có xu hướng “giật lùi” so với quá trình phân tích hệ thống: chấp nhận dư
thừa và có thể hạ chuẩn, miễn là sự lợi/ hại của bước giật lùi này đã được cân
nhắc rất thận trọng nhằm đạt mục tiêu đạt ra
21
II-2- Thành lập lược đồ vật lý:
- Lược đồ vật lý là gì? Là cấu trúc lưu trữ thật sự của dữ liệu trong bộ nhớ ngoài,
phụ thuộc theo cấu hình của hệ thống (là các ngôn ngữ lập trình, các hệ thống
quản trị cơ sở dữ liệu…). Có hai phương án lựa chọn chính là các tệp (file) và
các cơ sở dữ liệu, theo đó ta sẽ chuyển đổi lược đồ logic thu được từ bước trên
thành lược đồ vật lý thích hợp
- Chọn phương án cơ sở dữ liệu: đề tài này chọn cơ sở dữ liệu quan hệ
- Thiết kế cấu trúc lưu trữ vật lý cho cơ sở dữ liệu: Việc thiết kế cấu trúc lưu trữ

Giai đoạn 4
LẬP TRÌNH VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG
Chương I: Chọn công cụ lập trình
 Nhận xét:
Việc chọn công cụ lập trình (hay công cụ cài đặt) cho hệ thống phải dựa trên
các tài liệu và kết quả phân tích hệ thống, dựa trên những đặc trung của cơ sở dữ liệu
mà hệ thống sẽ hiện thực, cụ thể là kiều cấu trúc của cơ sở dữ liệu này.
Có các kiều cấu trúc sau đây cho 1 hệ cơ sở dữ liệu:
 Quan hệ ( như Oracle, Pardox, Access)
 Mạng(như IDMS)
 Phân cấp(như IMS, Focus)
 Đặc trưng cơ sở dữ liệu của đề tài:
Đây là đề tài thuần tuý về quản lý, không có các phép toán phức tạp để xử lý
thông tin mà chủ yếu chỉ là cập nhật, tìm kiếm, tương đối đơn giản. Các dữ liệu của
đề tài thuộc loại đơn giản, có thể được tổ chức một cách dễ dàng thành cơ sở dữ liệu
bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
 Công cụ cài đặt được chọn: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, với ngôn
ngữ lập trình là Visual Basic Access (VBA)
 Giới thiệu tóm tắt về Microsoft Access XP
Microsoft Access XP là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý , bảo trì
và khai thác số liệu được lưu trữ một cách có tổ chức bên trong máy tính. Với
Microsoft Access ta có thể nhanh chóng xây dựng được một phần mềm quản lý, kế
toán, thống kê…Ngoài ra, đối với những phần việc lắt léo mà công cụ sẵn có của
Microsoft Access không thực hiện được thì ngôn ngữ lập trình VBA sẽ hỗ trợ
23
Bộ chương trình Access XP có sẵn trong bộ Office XP
Quy trình tổng quát cho các bước thiết kế chương trình bằng Access:
B1- Xây dựng cấu trúc Table của chương trình
B 2- Tạo mối quan hệ (Relationship) giữa các Table
B3- Xây dựng Modul chính của chương trình