CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />1 of 21 4/2/2008 11:21 AM

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I/ SỔ KẾ TOÁN:
1.Khái niệm, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu đối với sổ kế toán:
1.1.Khái niệm:
là những tờ sổ được thiết kế theo những mẫu nhất định theo yêu cầu của phương pháp tài khoản
và ghi kép, yêu cầu về thông tin trong từng nghiệp vụ cụ thể để ghi chép tổng hợp và hệ thống
hoá số liệu từ chứng từ nhằm cung cấp những thông tin tổng hợp theo những mặt nhất định và
làm cơ sở để lập báo cáo kế toán.
1.2.Ý nghĩa:
Là phương tiện vật chất để thực hiện phương pháp tài khoản và ghi kép. Sổ kế toán cung cấp
thông tin cho quản lý theo những yêu cầu nhất định.
1.3.Nội dung: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư đầu kỳ, cuối kỳ.
- Sổ kế toán : gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
1.4.Yêu cầu đối với sổ kế toán:
- Kết cấu sổ kế toán
phải khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận ti
ện cho việc ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp thông tin
phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát củ
Nhà nước.
- Mỗi đợn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

- Số kế toán cần được thiết kế xây dựng phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật

- Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống

vừa theo đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể (gh
theo TK tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo TK cáp 3, 4) hoặc các điều khoản
chi tiết như các nhật ký - chứng từ. …(trang 69)
2.3.Theo kiểu bố trí mẫu sổ:
2.3.1.Sổ kiểu hai bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ nằm ở bên trái và số
phát sinh bên Có nằm ở bên phải
SỔ CÁI
Tháng……..Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản Tiền mặt Số hiệu 111 (ĐVT: 1.000 đ)
Nợ Có
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Số Ngày Số Ngày
Số dư đầu kỳ 50.000

01 02/01
Rút TGNH nhập quỹ 12.000 02 02/01 Trả nợ cho người
bán
40.000
…. ….. ……….
…… ….. …… ……… ……..
Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ

Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />3 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
……..2.3.4. Sổ kiểu bàn cờ :
là sổ kế toán được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ
cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
(trang 69)

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />4 of 21 4/2/2008 11:21 AM
SỔ CÂN ĐỐI PHÁT SINH KIỂU BÀN CỜ (Đvt:…..)
Các TK ghi
Có

Cộng số PS Có

SD Nợ cuối kỳ
2.4.Theo hình thức tổ chức sổ :
2.4.1.Sổ đóng thành quyển:
là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành từng tập như Sổ công nợ, Sổ cái. (trang 66, 67)
2.4.2.Sổ tờ rời: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ như Sổ chi tiết vật tư
(trang 64)
3.Quy tắc ghi sổ kế toán
3.1.Ghi sổ kế toán:
Nguyên tắc chung để ghi sổ k
ế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để địn
khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng
quy tắc, công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: mở sổ:

Đầu năm, kế toán căn cứ vào danh mục sổ ké toán để mở đầy đủ các loại sổ kê toán sử dụng c
h
năm mới. Căn cứ số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ vào
các sổ kế toán năm nay.
Giai đoạn 2: ghi sổ:

Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ gốc vào các TK trong sổ kế Toán. Nếu
chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo 1 trình tự hợp lý.

Khi ghi sổ kế toán phải sử dụng mực tốt, không ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không
có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, khôn


TK 111 -
Tiền mặt
TK 152 –
Nguyên vật liệu

Số dư: xxxxxx
216.000. (1) (1) 216.000

Ghi bổ sung 45.000 (2) (2) 45.000

·

Phương pháp ghi âm: Được vận dụng khi
+ Ghi sai định khoản
+ Ghi trùng một bút toán nhiều lần
+ Ghi một định khoản đúng nhưng với số tiền lớn hơn số tiền thực tế phát sinh.
Kỹ thuật sửa sai:
đối với hai trường hợp đầu kế toán dùng mực đỏ (ghi âm) ghi một định khoản giống định khoản
đã ghi với số tiền đúng bằng số chênh l
ệch thừa.

Sửa dùng mực đỏ ghi lại định khoản giống định khoản đã ghi sai, sau đó dùng mực thường ghi lại
định khoản đúng.

Ví dụ 2:Chi tiền gửi ngân hàng thanh toán cho người bán là 25.000.000
đ


Số dư: xxxxxx

Số ghi sai 21.000.000. (1) (1) 21.000.000

Điếu chỉnh (9.000.000) (2) (2) (9.000.000) II.HÌNH THỨC KẾ TOÁN:
1.Khái niệm hình thức kế toán
(còn gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán): Là tập hợp các loại sổ được sử dụng trong một
đơn vị bao gồm những quy định về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự ghi sổ.
2.Các hình thức k
ế toán:
2.1.Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
a)

Đặc điểm:
Kết hợp ghi sổ theo
thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phá
sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.
Tách rời việc ghi sổ ké toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
b)

Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán tổng hợp:
chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này dùng để ghi các nghiệp v
ụ
kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng TK riêng biệt. Sổ này được
mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.

Chứng từ
Diễn giải
Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
…….. d) Ưu - Nhược:
Ưu:
mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nhược: khó phân công lao
động, sử dụng nhiều TK có nhiều hoạt động kinh tế tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp cồng
kềnh, khó thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Hình thức này áp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ,
sử dụng ít TK k
ế toán tổng hợp như: các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã…


- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ
kế toán riêng biệt.
b) Sổ kế toán sử dụng:
Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo
thứ tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế vào một quyển sổ gọi là Sổ Nhật ký chung.
Căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu
để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong Sổ Nhật ký
chung được ghi vào Sổ cái ít nhất cho 2 TK có liên quan (quan hệ đối ứng tài khoản).

Kế toán còn mở các Sổ Nhật ký chuyên dùng (Sổ nhật ký đặc biệt) để ghi các nghiệp vụ liên quan
đến đối tượng.
Định kỳ tổng hợp các Sổ Nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào Số cái các TK liên quan
Như “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký mua hàng”, “Nhật ký bán hàng”…Sổ cái là sổ tổng hợp dùng
để ghi chép các nghiệ
p vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán. Mỗi TK được mở trên 1 trang
sổ riêng. Sổ cái mở cho 2 bên Nợ, Có
của TK. Cuối kỳ (tháng, quý, năm) khoá sổ cái, lấy số liệu lập BCĐTK. Đối chiếu số liệu giữa
các sổ - Lập báo cáo tài chính.