TIN HỌC CƠ BẢN
Chương
3
CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương này bao gồm
Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý
Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội.
• Bài 1: Làm quen với Word
• Bài 2: Biên tập tài liệu
• Bài 3: Sử dụng khuôn mẫu và trình cài đặt
• Bài 4: Định dạng văn bản
• Bài 5: Thay đổi cách trình bày tại liệu
LÀM QUEN VỚI WORD


Chú ý: Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng MICROSOFT
OFFICE WORD 2003 có thể được đặt tại các vị trí khác nhau.
Bạn cũng có thể khởi động Word bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt của
Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau.

Nội dung
1.1 KHỞI ĐỘNG
WORD 1.2 THÁM HIỂM
CỬA SỔ WORD

Cửa sổ Word gồm các thành phần cơ bản như sau:
• Thanh tiêu đề: Hiển thị biểu tượng, tên ứng dụng và tên tài liệu hiện thời.
• Thanh thực đơn: chứa các nhóm lệnh: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
Table, Window và Help.
• Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.
• Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị cm hoặc inch.
• Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo.
• Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang ở dòng nào, trang nào, cột
nào … của tài liệu.
• Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn dễ dàng di
chuyển lên xuống hoặc sang ngang trong quá trình soạn thảo.
: Sau khi đã lưu tài liệu, nếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối với một tài liệu
và nhấp nút Save, word sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của tài liệu mà không hiển thị
hộp thoại Save As nữa.

Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc với các tài liệu khác
1.4 IN TÀI LIỆU hoặc đóng cửa sổ Word.
Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word:
1) Chọn lệnh CLOSE trong thực đơn FILE.
2) Nhấp nút CLOSE WINDOWS nằm ở góc trên bên phải màn hình và nằm dưới
thanh tiêu đề.

1.5 ĐÓNG TÀI LIỆU
VÀ RA KHỎI WORD Trong bài học này, bạn đã học:
• Cách khởi động Word.
• Các thành phần chính của cửa sổ Word.
• Cách nhập văn bản vào tài liệu Word.
• Cách lưu tài liệu.
TỔNG KẾT BÀI
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word.
2. Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay đổi bản gốc.

bàn phím.
• Biết cách sử
dụng hai chức năng thường sử dụng khi soạn thảo là:
Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện
và thực hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ.
• Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản
cũ của văn bản.
• Mở một tệp văn bản
đã có.
• Di chuyển qua lại
trong tài liệu Word.
• Cuộn qua văn bản.
• Nắm được các chế độ
nhập văn bản.
• Lựa chọn văn bản.
• Biên tập tài liệu bằng
việc xoá và khôi phục
văn bản.
Kết thúc bài học này bạn có thể
Mục tiêu
2
Bài
Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:
1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh OPEN
trong thực đơn FILE.
Hộp thoại Open xuất hiện.

2) Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống LOOK IN.
3) Nhấp đúp vào tệp tin cần mở hoặc chọn tệp tin rồi nhấp OPEN.


Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ.
Home Về đầu dòng hiện thời.
End Về cuối dòng hiện thời.
Ctrl+Home Về đầu tài liệu.
Ctrl+End Về cuối tài liệu.
Page Up Lên một màn hình đầy.
Page Down Xuống một màn hình đầy.
Ctrl+Page Up Về đầ
u trang trước.
Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.
2.3 CUỘN VĂN
BẢN

Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn (Insert) và chế độ ghi đè
(Overwrite). Trong đó, chế độ chèn là chế độ mặc định của Word.
• Chế độ chèn
Ở chế độ chèn, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang
phải một cột. Nếu trước khi chèn, tại vị trí điểm chèn đã có ký tự thì ký tự đó cùng với
các ký tự bên phải nó (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột. • Chế độ ghi đè
Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí điểm chèn và điểm chèn dịch sang
phải một cột. Nếu trước khi ghi đè, tại vị trí điểm chèn đã có một ký tự thì ký tự đó biến
Thao tác Nút Di chuyển cách nhìn tài liệu
Nhấp mũi tên cuộn lên


: Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert. Để thực hiện thao tác sao chép, cắt hoặc xóa dữ liệu, bạn cần biết cách chọn khối văn
bản cần thao tác. Bảng sau tóm tắt các phương pháp bạn có thể sử dụng để chọn các khối
văn bản.
• Xóa tài liệu
Hai phím bấm trên bàn phím có tác dụng xóa văn bản là: Delete và Backspace.
Để xoá một kí tự, bạn định vị đi
ểm chèn vào bên trái của kí tự và nhấn Delete, hay vào
bên phải của kí tự và nhấn Backspace. Để xoá toàn bộ từ bằng bàn phím, bạn định vị
điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ và nhấn
Ctrl+Backspace.
Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x

Khối văn bản Thao tác
Một từ Nhấp đúp từ này.
Một dòng Nhấp miền chọn ở bên trái dòng này.
Một câu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong câu.
Một đoạn Nhấp đúp miền chọn bên trái của bất kì dòng nào trong đoạn,
Dãy văn bản bất kỳ Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến ký tự cuối dãy.
Toàn bộ tài liệu Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa ch
ọn, hay
2.5 CHỌN VĂN
BẢN

2.6 XÓA VÀ KHÔI CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Bạn dùng phím nào để chuyển giữa chế độ chèn và chế độ ghi đè.
2. Trong một tài liệu dài, cách nhanh nhất để di chuyển về đầu và về cuối tài liệu là gì?
3. Việc cuộn văn bản bằng các thanh cuộn có làm di chuyển điểm chèn không? Nếu bạn không
chắc chắn, hãy thực hành với các thanh cuộn.
4. Mở một tài liệu Word sẵn có trên máy tính của bạn. Thực hành việc cuộn và di chuyển điểm
chèn. Lưu tài liệu dưới một tên khác. Thực hành nhập văn bản vào tài liệu ở cả chế độ chèn và
chế độ ghi đè. Thực hành việc xóa văn bản. Thực hành sử dụng lệnh Undo và Redo.
Trong bài học này, bạn đã học:
• Cách mở một tài liệu word đã có
• Cách di chuyển qua lại trong tài liệu.
• Chế độ chèn và chế độ ghi đè.
• Cách chọn văn bản trong tài liệu.
• Cách xóa và khôi phục văn bản.
• Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác.
• Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word.
TỔNG KẾT BÀI
SỬ DỤNG KHUÔN MẪU VÀ TRÌNH
CÀI ĐẶT


Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu. Khuôn mẫu này xác định cấu trúc cơ
bản của tài liệu và các thiết lập tài liệu như bố cục, căn lề, kiểu chữ, cỡ chữ và phông
chữ.
Đa số các văn bản đều được tạo trên nền khuôn mẫu thông thường (normal template).
Đây là khuôn mẫu mặc định của word. Khi bạn nhấp vào nút New Blank Document trên
thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ra với khuôn mẫu thông thường.
Word được thiết kế với rất nhiều khuôn mẫu định dạng đi kèm, chúng được phân loại
theo từng dạng, cho phép bạn tạo văn bản cho các mục đích sử dụng khác nhau như bản
fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ.
Bạn thực hiện các bước sau để tạo tài liệu mới theo khuôn mẫu:
1) Chọn mục NEW trong thự
c đơn FILE.
Ô tác vụ NEW DOCUMENT sẽ xuất hiện bên phải trong cửa sổ Word.

2) Chọn mục ON MY COMPUTER trong phần TEMPLATES.
Hộp thoại Templates xuất hiện cung cấp nhiều mẫu tài liệu và được chia thành
8 nhóm: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Mail Merge, Memos,
Publications, Report, Web pages.

3) Chọn khuôn mẫu tài liệu rồi nhấp OK.
Nội dung
3.1 SỬ DỤNG
KHUÔN MẪU • Tạo khuôn mẫu riêng
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề chung cho các
tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn mẫu để khi mở tệp tài liệu mới,
chúng có ngay tiêu đề mà không cần phải tạo lại.
Bạn thực hiện các bước sau để tạo khuôn mẫu của riêng bạn:

Bạn có thể tạo tự động một văn bản bằng cách sử dụng một trong các trình cài đặt của
Word. Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình cài đặt hoạ
t động thông
qua quá trình hỏi và nhận thông tin từ phía người sử dụng trên từng phần của văn bản
trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay thế thông tin trên từng vùng điền thông
tin của văn bản.
Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để tạo một bản ghi
nhớ:
1) Mở thực đơn FILE. Chọn NEW.
Một tài liệu mới xuất hiện.
2) Chọn On my computer trong ph
ần Templates của ô tác vụ New document.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
3) Chọn thẻ Memos
4) Nhấp đúp vào biểu tượng Memo wizard.
Một văn bản trắng được mở ra và hộp thoại khởi động Memo Wizard xuất
hiện.
3.3 SỬ DỤNG
TRÌNH CÀI ĐẶT 5) Nhấp nút Next
Hộp thoại trình cài đặt tiếp theo xuất hiện yêu cầu chọn kiểu bản ghi nhớ
mong muốn.
6) Chọn Elegant sau đó nhấp Next.
Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện. Mục lựa chọn Yes. Use this text đã
được đánh dấu chọn.
7) Gõ “BIÊN BẢN HỌP 03” vào ô Subject, và nhấp nút Next.
Hộp thoại Heading Fileds xuất hiện .
8) Trong ô From (đã được chọn mặc định) gõ Nguyễn Văn A.

Company: Trung tâm Viễn thông tin học.
Mailing address: Số 26 – Nguyễn Văn Trỗi
Phone: (04) 8549607
Fax: (04) 8546568
Lưu tài liệu dưới tên: Fax01.doc.
5. Mở tài liệu Fax01.doc. Xóa các thông tin cụ thể. Lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu với tên
Fax Template 01.
Trong bài học này, bạn đã học:
• Cách tạo tài liệu từ một khuôn mẫu sẵn có.
• Cách lưu tài liệu dưới dạng khuôn mẫu và tạo một khuôn mẫu mới từ khuôn
mẫu sẵn có.
• Cách tạo văn bản từ trình cài đặt sẵn có.
TỔNG KẾT BÀI
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Trong bài học này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn
bản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và kiểu
dáng phông chữ của văn bản. Khi bạn soạn thảo một tài liệu, bạn thường
cần di chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang
chỗ nọ. Trong bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau

nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng của kí tự), cỡ phông chữ, và
thậm chí cả mầu văn bản.
• Thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ bằng thanh công cụ định dạng
Bạn thực hiện các bước dưới đây để thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ:
1) Chọn khối văn bản bạn muốn áp dụng các thay đổi về font, thao tác này có thể
chọn một kí tự đơn, một câu, một đoạn, hoặc toàn bộ văn bản.
2) Nhấp vào thực đơn thả xuống FONT trên thanh công cụ rồi chọn loại font chữ
mong muốn.
3) Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống FONT SIZE rồi chọn kích thước font chữ
mong muốn.

Lưu ý
: Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ
- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] (dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ lên 1 điểm.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ (dấu ngoặc vuông mở) để giảm cỡ chữ xuống 1 điểm.
• Định dạng font ch
ữ sử dụng hộp thoại FONT
Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp thoại FONT.
Bạn nhấp chuột vào thực đơn FORMAT rồi chọn FONT để mở hộp thoại FONT.
Nội dung
4.1 THANH CÔNG
CỤ ĐỊNH DẠNG

4.2 ĐỊNH DẠNG
PHÔNG CHỮ


chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT.
• Di chuyển văn bản: Bạn thực hiện các bước sau:
1) Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
2) Nhấp chuột vào biểu tượng CUT trên thanh công cụ standard hoặc chọn
lệnh CUT trong thực đơn EDIT.
3) Chuyển điểm chèn đến vị trí mới.
4) Nhấp chuột vào biểu tượng PASTE trên thanh công cụ standard hoặc hoặc
chọn lệnh PASTE trong thực đơn EDIT. • Tìm kiếm văn bản
Word cung cấp công cụ tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Bạn thực hiện các
bước sau để tìm kiếm văn bản:
1) Mở thực đơn EDIT, chọn FIND (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F )
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện như hình dưới.

2) Nhập từ/cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what.
3) Kích vào nút Find next để tiến hành tìm kiếm.
Văn bản tìm được sẽ tự động được bôi đen.
Để kết thúc tìm kích nút Cancel.
• Thay thế văn bản
Ngoài chức năng tìm kiếm, Word còn cung cấp chức năng thay thế văn bản. Chức năng
này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ viế
t sai trong một tài liệu
một cách nhanh chóng, giảm nhiều công sức cho người soạn thảo. Bạn thực hiện theo
các bước sau:
1) Mở thực đơn EDIT, chọn REPLACE (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.
4.5 TÌM KIẾM VÀ
THAY THẾ VĂN