Cách đơn giản để duy trì một hòm thư "sạch"
Bạn hoàn toàn có thể tự sắp xếp, hệ thống email bằng những thao tác đơn giản mà
không cần phải sử dụng bất kỳ phần mềm hãng thứ 3 nào nếu lo lắng đến vấn đề
bảo mật.
Có khi nào, bạn kiểm tra hòm thư điện tử của mình và nhận ra rằng hàng trăm thư rác,
quảng cáo… đang xuất hiện “chình ình” ngay trang đầu trong khi những thông tin quan
trọng khác đã trôi đi đâu mất.
Nếu không muốn lặp lại những tình trạng tương tự, những cách sau đây có thể giúp bạn
quản lý hòm thư một cách thủ công mà không cần sử dụng thêm bất kỳ phần mềm phụ
trợ nào khác. Khái niệm chúng ta đang nói đến ở đây có tên là “Zero Inbox”.
Thế nào là Zero Inbox?

Hộp thư đến luôn được kiểm tra liên tục
Về cơ bản Zero Inbox không phải là việc làm ngăn chặn người khác gửi thư đến địa chỉ
email của bạn mà thực tế, đây là phương pháp duy trì hộp thư đến ở một mức độ mà bất
kỳ thư nào bạn nhận được đều có thể được sắp xếp, lưu trữ chứ không chiếm hết Inbox.
Như vậy, những thư quan trọng sẽ được phép nằm ở Inbox trong khi những thông tin kém
quan trọng hơn sẽ được lưu trữ theo từng thư mục.
Nguồn gốc
Khái niệm “Zero Inbox” được biết đến nhờ Merlin Mann, người điều hành trang blog rất
nổi 43Folders. Trong năm 2007, tại Google Tech Talk, Merlin Mann đã mang đến một
video có thời lượng một tiếng để giới thiệu về Zero Inbox.
Ý tưởng cơ bản của ông là quản lý Inbox thông qua bộ lọc thủ công của mỗi cá nhân mà
không dùng thêm bất kỳ sự trợ giúp nào từ các phần mềm khác. Cho đến nay, ý tưởng
của Merlin Mann đã được nhiều chuyên gia nghiên cứu và cho ra đời những phương pháp
tối ưu hơn.
Zero Inbox – Những phương pháp
1. Dám xoá

Hãy can đảm để xoá đi những email không còn giá trị
Để quản lý được hộp thư đến một cách triệt để, bạn cần phải dám quyết định và dám xoá

thư đến thư mục khác hay thậm chí là xoá luôn một bức thư ngay khi vừa nhận được.
Giờ đây, email của bạn đã được sắp xếp và quản lý một cách khoa học theo từng thể loại,
theo từng thư mục. Bạn có thể tự tạo danh sách thư mục như những việc cần làm, những
việc cần giải quyết, xác nhận vé máy bay…
5. Bỏ đăng ký theo dõi các địa chỉ không mong muốn, tắt thông báo
Thư thông tin (E-newsletter) là một trong những nội dung gây rác hộp thư của bạn, dẫn
tới tình trạng nhiều lá thư quan trọng vô tình bị bạn bỏ quên. Tốt nhất, nếu bạn không
muốn nhận tin tức từ các địa chỉ không mong muốn, hãy ấn huỷ đăng ký theo dõi
(Unsubscribe).
Mọi thư thông tin đều có tính năng Unsubscribe ở cuối thư và việc bạn cần làm là nhấn
vào nó để tránh việc tiếp tục phải nhận rác.
Một thể loại email nữa cũng có thể gây rác hộp thư của bạn chính là thư thông báo từ
những trang mạng xã hội như Twitter, LinkedIn, Facebook… Bạn hoàn toàn có thể tắt
những thông báo này ở phần cài đặt trong từng mạng xã hội.
Kết luận
Email đang trở thành một trong những phần quan trọng trong xã hội ngày nay. Mỗi người
khác nhau sẽ có những tiêu chí quản lý thư khác nhau vì thế, không có một khuôn mẫu
quản lý thư nào được thiết lập sẵn. Mọi việc hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân bạn và sự
chịu khó, tỉ mỉ sẽ giúp bạn quản lý hòm thư một cách hiệu quả hơn.