Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................ 4
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................... 5
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN TẠI............ 6
1.1 - Khảo sát hệ thống hiện tại............................................................. 6
1.1.1 - Cơ cấu tổ chức của công ty................................................. 6
1.1.2 - Mô tả cách chấm công hiện tại........................................... 7
1.1.2.1 - Cách thức chấm công....................................... 7
1.1.2.2 - Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm. . 7
1.1.2.3 - Cách thức tổng hợp báo cáo làm thêm.............. 8
1.1.2.4 - Cách thức tổng hợp báo cáo chấm công........... 8
1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm công hiện tại................ 9
1.2 - Yêu cầu đặt ra của hệ thống mới...................................... 10
1.3 - Đề xuất hệ thống chấm công tự động............................... 11
1.3.1 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng............................... 11
1.3.1.1 - Thẻ từ.................................................................
.........................................................................11
1.3.1.2 - Đầu đọc thẻ........................................................ 11
1.3.2 Phần mềm chấm công................................................... 12
CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG 14
2.1– Mục tiêu đạt được hệ thống mới.................................................... 14
2.2 - Các chức năng của hệ thống mới.................................................. 14
2.2.1– Biểu đồ phân cấp chức năng ................................................ 15
2.2.2- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:................................. 16
2.2.3- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:............................................ 17
2.2.4- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:................................... 18
2.2.4.1 - Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:.......... 18
2.2.4.2 - Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:................. 19
2.2.4.3 - Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý lương:............ 20
Phí Xuân Nam –CNTT K7B

3.2.2 – Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS 30
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
2
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
3.2.3 – Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAl BASIC
..................................................................................31
CHƯƠNG 4 – THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH..................... 37
4.1– Danh sách các Form thiết kế trong chương trình........................... 37
4.2– Mô tả giao diện và các chức năng chính của chương trình............ 41
4.2.1 – Giao diện Đăng Nhập chương trình................................... 41
4.2.2 – Giao diện Chính của chương trình...................................... 42
4.2.3 –Thiết lập cổng đọc............................................................... 43
4.2.4 – Sao lưu dữ liệu................................................................... 44
4.2.5 – Quản lý nhân sự................................................................. 45
4.2.6 – Thêm Mới Hồ Sơ Nhân Viên.............................................. 46
4.2.7 – Sửa Hồ Sơ Nhân Viên........................................................ 46
4.2.8 – Tìm Kiếm Hồ Sơ Nhân Viên.............................................. 47
4.2.9 – Quản Lý Phòng Ban........................................................... 48
4.2.10– Cập nhật giờ vào ra thủ công.............................................. 49
4.2.11– Xoá giờ vào ra.................................................................... 49
4.2.12– Đăng kí làm thêm............................................................... 50
4.2.13– Đăng kí nghỉ.......................................................................
50
4.2.14– Thay đổi tệp cơ sở dữ liệu.................................................. 51
4.2.15– Thông tin chương trình....................................................... 51
4.2.16– Quản lý tài khoản người dùng............................................. 52
4.2.17– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày................... 53
4.2.18– Báo cáo Nhân Viên Vắng Mặt............................................ 54
4.2.19– Báo cáo Giờ Vào Ra........................................................... 55
4.2.20– Báo cáo Chấm Công Chi Tiết............................................. 56

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình tin
học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người đang chuyển
sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Máy tính và các công cụ của nó đã trở thành
nhu cầu không thể thiếu được đối với các ngành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực
quản lý, kế toán giảng dạy, các ngành công nghệ chế bản và đồ hoạ...
Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy khó
khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan trọng, quyết
định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí nghiệp, mỗi quốc gia
ngày nay.
Xuất phát từ thực tiễn đó, vốn kiến thức được học trong nhà trường và nhu
cầu nóng bỏng của xã hội. Với sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thanh Hương trong
thời gian thực tập cộng thêm sự ham mê muốn làm một chương trình có thể ứng dụng
trong thực tiễn. Em đã chọn đề tài: Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ
Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Cho dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn vì vậy
chương trình chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của Thầy
cô giáo và các bạn để chương trình được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Hương và các Thầy cô
giáo khác trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực
tập để chương trình của em đạt kết quả tốt hơn cũng như giúp em có được những
kiến thức vững vàng hơn trong cuộc sống.
Hà Nội, Ngày 19 tháng 05 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Phí Xuân Nam
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
5
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN TẠI

lương của phòng Kế toán. Bộ phận chấm công và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu
nhận được và đưa ra bảng chấm công của tháng.
Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi khi
nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ về của từng ngày
làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa
4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa.
Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày.
Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8h00 phút chưa bao gồm thời gian
nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm.
Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm thêm.
Thời gian làm việc của các nhân viên trong công ty:
Từ thứ 2 đến thứ 7:
+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30.
+ Chiều: từ 13h đến 17h.
Nhân viên phải đăng ký làm thêm:
Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết, Ngày thường từ thứ
2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến tối đa 22h.
1.1.2.2- Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm
Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng. Căn cứ
thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên báo cáo đi muộn về sớm
của các nhân viên. Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi
phạm kỷ luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định. Đi muộn về sớm
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
7
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian với làm thêm, có nghĩa là làm thêm
vẫn được tính làm thêm nhưng đi muộn về sớm vẫn bị phạt.
1.1.2.3- Cách thức tổng hợp báo cáo làm thêm
Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau: Nhân viên chỉ được
tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng ký làm thêm (đăng ký thời gian

Nghỉ đi công tác Có
Nghỉ đi học Có
…
Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng hợp lên
một bảng chấm công đầy đủ.
1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm
công hiện tại
Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một số
hạn chế sau:
− Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng
cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau đó
cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm
việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm
công cho 100 nhân viên chiếm mất 2.5 ngày của một nhân viên phòng
kế toán do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó mới có thể tổng hợp
nên 2 báo cáo trên.
− Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyên
xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên.
− Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụ
cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó
không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian.
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
9
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
− Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên
thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra
các quyết định trong quản lý.
− Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm
nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên
giấy tờ.

mã hoá.
Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)
Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)
Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)
Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được truyền
về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó để làm căn cứ chấm
công.
Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phòng bảo vệ
để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn hình sẽ hiện lên Mã nhân
viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của nhân viên đó.
1.3.1.2- Đầu đọc thẻ
Đầu đọc: Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc được thẻ, có
vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI. Đầu đọc phù hợp với các loại
máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy tính nào kèm theo bộ ghép nối RS-232. Đọc
thẻ bằng cách quẹt thẻ, để phần có vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt có vạch bên
cạnh về phía đèn LED màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được.
Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho người thao
tác biết được đầu đọc đang hoạt động.
Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ. Khoảng 0.15 giây
thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của chương trình cơ sở vào
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
11
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
theo mẫu sau: 21088819A01. Tám ký tự đầu chỉ số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp
theo là so sánh với dãy chữ số từ 01 đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm
chữ số.
Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay đổi
theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá trình hoạt động.
Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền dữ kiện, dữ liệu đầu ra được
truyền trong 0.05 đến 0.06 giây, khoảng cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có

Đối chiếu với mốc thời gian đăng ký làm thêm để tính toán số giờ làm thêm.
Việc tính toán làm thêm của nhân viên sẽ được nhân hệ số bao nhiêu.
Cụ thể: Theo quy định của công ty
Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.
Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.
Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3.
Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là: Nghỉ
phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ, nghỉ tai nạn…đồng
thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả lương dạng nghỉ nào không
được trả lương, để tính toán ngày công trong tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả
lương thì coi như vẫn tính một công như đi làm.
− Một số yêu cầu về báo cáo:
Khi chuyển sang dùng hệ thống chấm công tự động thì các yêu cầu về mặt
quản lý đòi hỏi chặt chẽ hơn. Vì vậy cần bổ sung thêm một số báo cáo chi tiết sau:
Báo cáo chấm công chi tiết: Hệ thống phải truy vấn và đưa ra nội dung cần tìm
kiếm để phục vụ cho việc in ấn.
Báo cáo bao gồm các thông tin: Có 2 thuộc tính MaNV và HoTen là cố định,
còn lại là các thuộc tính tuỳ chọn, báo cáo này được hiển thị theo hàng ngang. Báo
cáo phải đưa ra được Giờ dến, Giờ về, Thời gian đi muộn về sớm, Thời gian làm
thêm của từng nhân viên trong ngày (không tính làm thêm trước giờ đến và tính theo
hàng giờ).
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
13
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG
2.1 – Mục tiêu đạt được hệ thống mới
Sau khi đã khảo sát những đặc điểm của hệ thống cũ và bước đầu đưa ra mô
hình hệ thống mới, hệ thống mới phải đạt được những mục tiêu sau:
• Cập nhật được thông tin cơ bản về nhân sự, thay đổi giờ vào ra các ca làm
việc, cập nhật ngày nghỉ do công ty quy định, cập nhật được các khác chi

làm trong ngày
Cập nhật dữ liệu
lương
Tính lương
Báo cáo lương
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Hình 2.2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
16
Nhân viên
Hệ thống quản
lý chấm công
Người quản lý
Dữ liệu chấm công
Báo cáo
Thông tin
Sự điều hành
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.3 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Hình 2.3: Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
17
Nhân viên
Chấm
công
Quản lý
nhân sự
Quản lý
lương

Cập nhật
thông tin nhân
viên
Tìm kiếm
nhân viên
Người quản lý
Thông tin
Cung cấp
thông tin
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu tìm kiếm
Trả lời
Yêu cầu xem thông tin
Đáp ứng
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.2.4.2- Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:
Hình 2.5: Biểu đồ luồng phân rã chức năng Chấm công
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
19
Nhân viên
Đăng ký
làm thêm
Xoá dữ
liệu vào ra
Cập nhật
giờ vào ra
Phiếu đăng ký làm thêm
Giờ vào ra
Báo cáo chi

Hồ sơ nhân sự
Giờ vào ra
Đăng ký làm
thêm
Đăng ký nghỉ
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Thông tin
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3 – Mô hình thực thể liên kết
2.3.1 – Các bảng thực thể
2.3.1.1– Bảng hồ sơ:
Lưu trữ thông tin chi tiết về một nhân viên trong công ty.
Tên bảng: HOSO
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6)

Mã nhân viên, là duy nhất đối
với từng nhân viên
HoTen Text(30) Họ tên của nhân viên
NgaySinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên
GioiTinh Yes/No Giới tính
DiaChi Text(50) Địa chỉ đang ở hiện nay
MaPB Text(6)
Mã phòng ban, là duy nhất đối
với từng phòng ban

Lưu trữ thông tin về chức vụ của nhân viên trong công ty.
Tên bảng: CHUCVU
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaCV Text(6)

Mã chức vụ, là duy nhất
đối với từng chức vụ
TenCV Text(30) Tên chức vụ
2.3.1.4 - Bảng giờ vào ra:
Lưu trữ giờ vào ra của nhân viên khi quẹt thẻ.
Tên bảng: GIOVAORA
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
NgayLam Date/Time Ngày làm việc
TGVao Date/Time Giờ vào thực tế
TGRa Date/Time Giờ ra thực tế
2.3.1.5 - Bảng lý do nghỉ:
Lưu trữ các lý do mà nhân viên có thể chọn để nghỉ.
Tên bảng: LYDONGHI
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaLyDo Text(5)

Mã lý do nghỉ, là duy nhất
đối với từng lý do
LyDo Text(50) Lý do nghỉ
TraLuong Yes/No Có trả lương hay không
2.3.1.6 - Bảng Đăng Ký Nghỉ:
Lưu trữ Mã Nhân viên và ngày đăng ký nghỉ.
Tên Bảng: DANGKYNGHI
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả

Mật khẩu
Remember Yes/No
Thành viên đăng nhập
trước
2.3.1.9 - Bảng Chức Năng:
Lưu trữ các chức năng của chương trình.
Tên Bảng:CHUCNANG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
No Integer

Thứ tự mã chức năng
MaChucNang Text(25) Mã chức năng
TenChucNang Text(50) Tên chức năng
2.3.1.10- Bảng Quyền Người Dùng:
Lưu trữ Thông tin quyền người dùng.
Tên Bảng:QUYENNGUOIDUNG
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
UserName Text(15)

Tên đăng nhập
No Integer

Thứ tự mã chức năng
Right Yes/No Được quyền
Phí Xuân Nam –CNTT K7B
23
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
2.3.1.11- Bảng Thiết Lập Cổng:
Lưu trữ Thông tin quyền người dùng.
Tên Bảng:THIETLAPCONG

24
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp
Tên Bảng:BAOCAOGIOVAORA
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
TGVao Date/Time Thời gian vào
TGRa Date/Time Thời gian ra
TGLam Long Integer Thời gian làm (phút)
DiMuon Long Integer Thời gian làm thiếu (phút)
LamThem Long Integer Thời gian làm thiếu(phút)
2.3.1.15- Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo lương của một tháng đã chọn của nhân
viên, bao gồm Mã Nhân Viên, Thời gian làm của nhân viên từ ngày mồng một đến
cuối tháng.
Tên Bảng:BAOCAOLUONGTHANGCT
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
MaNV Text(6) Mã nhân viên
T1 Long Integer Thời gian làm ngày 1
T2 Long Integer Thời gian làm ngày 2
… … … …
T30 Long Integer Thời gian làm ngày 30
T31 Long Integer Thời gian làm ngày 31
TamUng Double Số tiền tạm ứng
2.3.1.16- Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt:
Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo nhân viên vắng mặt từ ngày đến ngày
đã chọn của từng phòng ban hay toàn bộ nhân viên, bao gồm Ngày làm, Mã Nhân
Viên, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Mã Phòng ban, Lý do vắng mặt.
Tên Bảng:BAOCAOVANGMAT
Tên Kiểu dữ liệu Khoá Mô tả
Ngay Date/Time Ngày làm