CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Luận văn
Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý
bán hàng tại Công ty CP Thương Mại
Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình
Visual Basic
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
1
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên.
1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
II. Đề tài
1. Giới thiệu phòng ban nơi thực tập
2.Tên đề tài,Lý do chọn đề tài
3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài
III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu
1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống
2. Một số mẫu biểu
CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên
1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên
1.1.Nhập kho thành phẩm

3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng.
3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình.
3.3. Kết luận
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
3
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở
thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên
toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim
chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn
chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế.
Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng,
làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong
xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp
và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những
thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác
và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết,
trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực
được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông
tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã
và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con
người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công
việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công
sức mà hiệu quả mang lại chưa cao.
Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanh
nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá
trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song
với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống
thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc

chân thành cảm ơn .
Hưng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009
Sinh viên thực hiện:
Đinh Thị Thu Hà
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
5
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Chương I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN
LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I/ Giới thiệu về Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
1. Giới thiệu chung về Công ty. Quá trình hình thành và phát triển của
Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
Công ty cổ phần thương mại Phú Xuyên được thành lập theo quyết định số
1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 của UBND tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh
số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà
Nội).
Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội
MST : 0500416768
Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện
Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại
chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như :
Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam,
Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC…
Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn.
Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng
làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó,
việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải
cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh
của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích

quản lý của ban giám đốc.
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty CPTM Phú Xuyên.
II/ Đề tài
1.Giới thiệu về phòng ban nơi thực tập
Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận
bán hàng làm phòng ban thực tập. Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này
là quản lý thành phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và
thực hiện quá trình bán hàng. Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều
khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay.
Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận
này hoàn thành công việc của mình.
2. Đề tài
2.1.Tên đề tài:
Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là:
“Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” .tại công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên.
2.2.Lý do chọn đề tài.
Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty
CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
7
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp
độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác
quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường
xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích
hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh
vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc
đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng
của Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu

 Danh mục đơn đặt hàng
 Danh mục chi tiết đơn đặt hàng
 Danh mục khách hàng
 Danh mục phiếu thu
b. Luồng thông tin đầu ra của hệ thống
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
8
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
 Thẻ kho
 Sổ kho
 Biên bản giao nhận hàng
 Phiếu xuất kho
 Hóa đơn bán hàng
 Sổ nợ phải thu
 Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn
 Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm
 Báo cáo công nợ khách hàng
 Báo cáo tổng hợp thu
2.Một số mẫu biểu:
* Mẫu số 1: Phiếu nhập kho
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:01- VT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006

20 tháng 3 năm 2006 của
Bộ trưởng BTC)
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Đơn vị tính: Mã số:
S
T
T
Ngày
tháng
Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
Ngày
nhập,
xuất
Số lượng
Ký
xác
nhận
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
*Mẫu số 3: Sổ kho
Tên vật liệu: Trang:…………
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
10
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quy cách phẩm chất:……………………… Đơn vị tính: …
CHỨNG TỪ
Diễn giải
SỐ LƯỢNG Ghi
chú

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)

12
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Căn cứ vào pháp lệnh ký kết hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước,
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09
năm 1989.
- Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990
của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng
kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau:
BÊN A:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
BÊN B:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với
các điều khoản sau:
Điều 1: Tên hàng, giá cả:
STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền
VAT 5%
Tổng cộng

Số tiền viết bằng chữ:
Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03
bản, bên nhận giữ 01 bản.
Đại diện bên nhận Đại diện bên giao
Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán
*Mẫu số 7: Phiếu xuất kho
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
14
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:02- VT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm
2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nhận hàng:
Xuất tại kho:
STT Tên sản phẩm Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu

Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
*Mẫu số 9: Phiếu thu
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU THU
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:01- TT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
Họ tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp tiền:
Số tiền:
( Viết bằng chữ ):
Kèm theo:
Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ):
Ngày…tháng…năm…
Giám đốc
( Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên )

thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn
trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho
xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không.
- Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo
chất lượng mà Khách hàng yêu cầu.
+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho
Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ
thể cho khách biết.
+ Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu
cầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy
thì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không.
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
17
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
- Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán
hàng sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6). Sau đó căn cứ vào phiếu xuất
kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và
lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách
hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng
tiến hành làm thủ tục xuất bán sản phẩm. Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán
hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số
8). Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào các giấy
tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng.
1. 3. Thanh toán
Sau khi bán hàng, BPBH lập Phiếu thu ( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao
cho khách hàng một bản. Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào Sổ
nợ phải thu của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán. Khách
hàng có thể thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằng
tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán
đủ số tiền hàng vừa mua, đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng

2.Phân tích hệ thống về xử lý
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá
trình, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức.
Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay còn
được sử dụng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu
đồ luồng dữ liệu. Qua sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được những
chức năng mà hệ thống cần thực hiện.

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
19
Nhập kho
1
Bán hàng
2
Thanh toán
3
Tìm kiếm
4
Nhận & cập
nhật PNK
1.1
Cập nhật thẻ
kho
1.2
TK khách
hàng
4.1
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG

kho
2.2
Viết BBgiao
nhận hàng
2.4
Lập hoá
đơn bán
hàng
2.5
TK phiếu
nhập
4.4
TK Đơn đặt
hàng
4.5
Báo cáo công
nợ kh
5.4
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP
Thương Mại Phú Xuyên.
2.2.1/ BLD mức khung cảnh:
Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau:
Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cập
nhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất
hàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách
hàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất
,phiếu thu…Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là: Nhà
quản lý, khách hàng và bộ phận kho
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
22
Phiếu nhập
Phiếu thu
Nhập kho
1
Tìm kiếm
3
Kho
Khách hàng
BC nhập xuất tồn
Nhà
Quản
Lý
Phiếu xuất
Bán
hàng
2
Thanh
toán
4
Báo cáo
5
BC công nợ KH
Hoá
đơn
bán
hàng
BBgiao hàng
ĐơnĐặtHàng

Lưu
ĐĐH
2.1
BB giao hàng
Phiếu
XK
hợplệ
Khách hàng
Phiếu xuất kho
Lập
Phiếu
Xuất
Kho
2.3
Đối chiếu
thẻ kho
2.2
Lập HĐ
Bán hàng
2.5
ĐĐH
đc đáp
ứng
HĐBH
Viết BB
giao
nhận
hàng
2.4
HĐ

Thanh toán tiền hàng
Trả tiền nợ
Phiếu thu
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG

D/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 4: Chức năng tìm kiếm

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
25
Thanh toán
Phiếu Xuất kho
Phiếu Nhập kho
Đơn Đặt hàng
Tìm kiếm
KH
4.1
Tìm kiếm
sản phẩm
4.2
Tìm kiếm
đơn đặt
hàng
4.5
Tìm kiếm
phiếu xuất
4.4
Tìm kiếm
phiếu nhập
4.3
DS phiếu nhập DS phiếu xuất