NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

1
DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT
Thuật ngữ Chữ viết tắt
Hội đồng nhân dân HĐND
Uỷ ban nhân dân UBND
Mặt trận Tổ Quốc MTTQ
Cán bộ, công chức CBCC
Cơ quan, đơn vị CQĐV
Quyền sử dụng đất QSDĐ
2
MỤC LỤC

Lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng, từ đó đưa những giải pháp để đưa công
tác này đi vào nề nếp ,khoa học bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ
cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của chính quyền xã tạo điều kiện cho việc
tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội địa
phương có hiệu quả là vấn đề cấp thiết. Xuất phát từ vai trò quan trọng của công
tác Văn thư - Lưu trữ em chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp thực hiện công
4
tác Văn thư, Lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng - Vĩnh Bảo - Hải
phòng”làm đề tài tốt nghiệp trung cấp lý luận chính trị - hành chính.
2.Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan quản lý
Nhà nước
- Khảo sát thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng;
phân tích những kết quả đạt được, những tồn tại và bất cập của công tác này, đề
xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ cho
chính quyền xã Tân Hưng
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Tân Hưng huyện Vĩnh Bảo
- Công tác văn thư lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng. Nghiên cứu về ưu
nhược điểm, nguyên nhân kết quả đạt được và nguyên nhân những hạn chế.
Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác văn thư lưu trữ
* Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Đảng ủy, UBND xã Tân Hưng, Vĩnh Bảo
- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền xã
Tân Hưng,Vĩnh Bảo từ năm 2012 đến năm 2013
4. Nội dung nghiên cứu
Tập trung nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng về
phương diện cơ sở lý luận và thực tiễn. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao

hội thảo lấy ý kiến đóng góp để đảm bảo tính chính xác, khoa học và tính khả
thi.
- Duyệt bản dự thảo: bản dự thảo sẽ được trình lên người có thẩm quyền để
duyệt nội dung và thể thức văn bản.
- Đánh máy, sao (in) văn bản: Văn bản sẽ được hoàn thiện đúng như bản duyệt.
Trong trường hợp có thay đổi phải có ý kiến của người duyệt văn bản.
- Ký và ban hành văn bản: Văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký sau
đó đóng dấu và phát hành theo đúng số lượng.
* Quản lý văn bản và tài liệu khác
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
* Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
- Bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức xã và các loại con dấu khác
- Sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định Nhà nước
2.2) Yêu cầu công tác văn thư
- Nhanh chóng:Nếu triển khai xây dựng, ban hành văn bản nhanh chóng; tổ
chức giải quyết kịp thời sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc
quản lý, điều hành ở cấp xã. Từ đây, làm tăng thêm giá trị ý nghĩa của hoạt động
quản lý, nội dung trong văn bản đều chứa đựng một sự việc cụ thể nhất định nên
giải quyết văn bản chậm sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết công việc quản lý
6
chung của UBND xã đồng thời làm giảm ý nghĩa của sự việc, thông tin nêu ra
trong văn bản.
- Chính xác: thể hiện ở các khía cạnh về nội dung văn bản, thể thức văn bản và
các khâu nghiệp vụ trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
- Bí mật:Trong quá trình làm việc cán bộ làm công tác văn thư phải biết giữ gìn
bí mật những thông tin của CQĐV cũng như của cá nhân theo đúng quy định
của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28/12/2000. Trong một khía cạnh của quản lý phải giữ gìn bí mật cả những nội

bí mật của Đảng, Nhà nước và của CQĐV, hạn chế quan liêu giấy tờ, giảm bớt
những giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong quản lý văn bản để làm trái
pháp luật
- Thực hiên công tác văn thư nghiêm túc, đúng quy định sẽ giữ lại đầy đủ những
chứng cứ về mọi hoạt động của CQĐV. Đây sẽ là bằng chứng pháp lý chứng
minh cho hoạt động của CQĐV một cách chân thực
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Vì nguồn bổ sung chủ yếu cho kho lưu
trữ của CQĐV là từ văn thư
4. Quản lý văn bản đi
4.1) Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do CQĐV phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
4.2) Kiểm tra thể thức, hình thức; kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày tháng văn bản
- Kiểm tra : Đọc ,rà soát kỹ toàn bộ nội dung văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm
quyền ban hành sau đó ghi số và ngày ,tháng văn bản để quản lý toàn bộ văn bản
đi của CQĐV đã ban hành
- Ghi số của văn bản :Đối với văn bản hành chính CQĐV: lấy số chung( tổng
hợp) dễ theo dõi do số lượng văn bản ban hành không nhiều.
- Ký hiệu được sắp xếp: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại
văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản
- Vị trí trình bày: ô số 3 theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ
- Ghi ngày và tháng ,năm ban hành văn bản: dùng chữ số Arập, đối với những số
chỉ ngày tháng nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Nhân bản đủ, đúng số lượng văn bản cần gửi đi, đúng thời gian quy định
4.3 )Đóng dấu và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có)
+Dấu cơ quan được đóng vào văn bản do cơ quan ban hành, sau khi có chữ

dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến kịp thời theo thời hạn được pháp luật
quy định hoặc quy định cụ thể của CQĐV
6. Quản lý và sử dụng con dấu
6.1) Khái niệm: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực
của văn bản. Dấu thể hiện quyền lực của nhà nước trong văn bản của CQĐV
6.2) Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
- Không đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa hoàn chính về nội dung)
- Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái
9
- Người giữ dấu là người trực tiếp đóng dấu
- Dấu của CQĐV chỉ đóng lên văn bản do CQĐV ban hành
- Không đóng dấu ngoài giờ hành chính trừ trường hợp đặc biệt được thủ
trưởng CQĐV quyết định cho phép
6.3) Qui định quản lý và sử dụng con dấu
Mỗi CQĐV và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu.Tùy
theo chức năng, nhiệm vụ có thể xin khắc thêm dấu thu nhỏ, phóng to, dấu chìm,
dấu nổi. Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an
và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu.Trong trường hợp mất hoặc hỏng dấu làm thủ tục xin khắc lại dấu mới.
7. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
7.1) Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ: là việc tập hợp và sắp xếp, biên mục văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành một hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định
7.2) Tác dụng của việc lập hồ sơ

công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những
hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ
trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ
sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh
mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ của
từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký
duyệt.
7.5) Phương pháp lập hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức.
Cách 1: Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành
trong quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức trong năm/nhiệm kỳ kèm theo ký
hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các công
chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn triển khai thực hiện
+ Xây dựng khung phân loại và xây dựng danh mục hồ sơ
+ Trình tự: Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo danh mục hồ sơ thu thập
văn bản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn .Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giá
trị văn bản, tài liệu trong hồ sơ, Biên mục hồ sơ.
Cách 2: Lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ
Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình ,thu thập văn
bản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn. Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giá trị
11
văn bản, tài liệu trong hồ sơ, biên mục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trật tự logic
nhất định và đánh số hồ sơ
7.6) Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là một tập văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến
một lĩnh vực hoạt động

hoạt động hàng ngày của cơ quan, cá nhân
12
- Giá trị lịch sử :là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụ cho
nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử
+Đối với việc xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ của cơ quan,tổ chức
được tiến hành ở 2 giai đoạn:văn thư và lưu trữ cơ quan
- Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư
- Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cố định (lưu trữ lịch sử)
+Tài liệu lưu trữ hết giá trị sẽ được lập danh mục và tổ chức tiêu hủy theo quy
định của Nhà nước
3. Chỉnh lý tài liệu
3.1) Khái niệm:Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.(Khoản 13, điều 2, Luật lưu trữ năm 2011)
3.2) Yêu cầu chỉnh lý tài liệu: Sau chỉnh lý tài liệu phải đạt được các yêu cầu
sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành, xác
định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy
đối với lưu trữ lịch sử
- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác
phục vụ quản lý, tra cứu sử dụng
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
3.3) Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của đơn vị hình thành phông phải được
chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt
- Phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi,
giải quyết công việc
- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động của CQĐV; sự liên hệ logic

phòng, kho riêng với các yêu cầu sau:
- Tài liệu sau khi lập hồ sơ được sắp xếp trong các cặp ba dây, hộp đựng tài liệu,
trên các giá tủ chuyên dùng
- Có đầy đủ các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho bảo quản: Quạt thông gió, hút
ẩm, phòng cháy, chữa cháy,…Có nội quy ra vào phòng kho, nội quy sử dụng tài
liệu
5. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Đối tượng tra tìm tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ của CQĐV chủ yếu là
CBCC. Vì vậy, tại kho lưu trữ của CQĐV bố trí một phòng đọc nhỏ để phục vụ
việc khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên.Ngoài ra, để đáp ứng nhu
cầu sử dụng, kho lưu trữ có thể làm thủ tục cho mượn tài liệu ra khỏi kho.
14
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG
I.KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN XÃ TÂN
HƯNG
1. Vị trí địa lý
Xã Tân Hưng nằm ở trung tâm huyện Vĩnh Bảo ,thành phố Hải Phòng có
vị trí quan trọng về kinh tế, chính trị,quân sự,an ninh. Có quốc lộ 10 và đường
17 chạy qua, đồng thời là cửa ngõ phía Tây Nam của thành phố. Đây là địa
phương giàu truyền thống lịch sử cách mạng, văn hoá, truyền thống hiếu học.
Ranh giới hành chính được xác định như sau: Phía Bắc giáp xã Trung Lập, phía
Tây giáp xã Hùng Tiến; An Hòa, phía Nam giáp xã Hưng Nhân,Vinh Quang,
Nhân Hòa, phía Đông giáp Thị trấn Vĩnh Bảo
Với tổng diện tích đất tự nhiên 657,99 ha, trong đó diện tích đất nông
nghiệp là 501,96 ha chiếm 76,29 % diện tích đất tự nhiên .Diện tích đất phi
nông nghiệp là 149,03 ha chiếm 22,65% diện tích tư nhiên. Trước năm 1945 ,xã
Tân Hưng là địa bàn của 2 tổng Đông Tạ và Viên Lang thuộc phủ Vĩnh Bảo tỉnh
Hải Dương. Sau cách mạng tháng Tám năm 1945 ,Chính phủ nước Việt Nam

thuận của nhân dân nên tình hình kinh tế - xã hội của xã tiếp tục ổn định và tăng
trưởng.
Thực hiện tập trung chỉ đạo sản xuất nông nghiệp, chuyển dịch cơ cấu
giống cây trồng có hiệu quả theo chủ đề năm của Huyện‘‘Du lịch và phát triển
vùng sản xuất hàng hóa tập trung’’;khuyến khích phát triển kinh tế trang trại ,
gia trại, sản xuất nấm, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Năm
2013 tổng sản phẩm tăng 8,9% (trong đó nông nghiệp - thủy sản tăng 1,3%,
công nghiệp - xây dựng tăng 51,4%;thương mại và dịch vụ tăng 11,3%). Trong
sản xuất nông nghiệp tập trung chỉ đạo khắc phục hậu quả thời tiết đảm bảo đủ
lượng giống ,cấy hết diện tích, chủ động chăm bón và phòng trừ sâu bệnh cuối
vụ. Do vậy năng suất lúa cả năm /ha canh tác đạt 12,2 tấn /ha. Đồng thời thực
hiện tốt công tác phòng trừ dịch bệnh cho đàn gia súc gia cầm. Gía trị trồng trọt,
chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản tăng so với cùng kỳ; trong đó trồng trọt tăng
4,7%, chăn nuôi tăng 10,6%, thủy sản tăng 13,9%. Trong điều kiện suy giảm
kinh tế của cả nước ,Thành phố, Huyện nói chung, địa phương nói riêng song xã
Tân Hưng đã cố gắng tập trung đầu tư xây dựng hoàn thành một số hạng mục
công trình xây dựng cơ bản với tổng vốn đầu tư của Nhà nước ước đạt 11.500
triệu đồng. Tập trung cao thực hiện chương trình xây dựng nông thôn mới.Về
văn hóa xã hội được sự quan tâm và chỉ đạo bám sát nhiệm vụ chính trị của địa
phương , một số lĩnh vực đã có chuyển biến tích cực và đạt kết quả khá. Phong
trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư tiếp tục phát
triển, các chế độ chính sách xã hội được thực hiện đầy đủ. An ninh chính trị -
quốc phòng được giữ vững và ổn định, đặc bệt là công tác giao quân nhập ngũ
đạt 137% kế hoạch huyện. Công tác thanh tra tư pháp được đẩy mạnh, đơn thư
kiến nghị của công dân được tập trung giải quyết, sự điều hành của chính quyền
16
được tăng cường, có sự đổi mới và hiệu quả.Thu chi ngân sách cơ bản hoàn
thành nhiệm vụ chính trị xã hội tại địa phương. Các hoạt động văn hoá - xã hội
được duy trì, giáo dục đạt được thành tích cao .
Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu, đổi mới quản lý về lề lối

tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
17
- UBND xã Tân Hưng tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sở
theo quy định. Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thì
trưởng các bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời. UBND xã Tân
Hưng căn cứ thẩm quyền được pháp luật quy định để xem xét giải quyết các
kiến nghị tố cáo, khiếu nại của công dân theo luật khiếu nại tố cáo.
2.2) Chức năng
- Chức năng của UBND xã Tân Hưng là quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đời
sống xã hội ở địa phương bằng pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thi
hành pháp luật, nghị quyết của HĐND
2.3) Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Hưng
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND thông
qua và trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Lập dự
toán, quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt và báo cáo cơ
quan hành chính nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp và tổ chức thực
hiện kế hoạch đó.
- Căn cứ nghị quyết của HĐND, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên để
tổ chức thực hiện theo từng lĩnh vực như thu thuế, phí và lệ phí đảm bảo thu
đúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật,
đồng thời huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc tự nguyện.
- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của xã và tổ chức thực hiện các
chương trình, kế hoạch, đề án, áp dụng các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ để phát triển ngành, nghề mới và phát huy nghề truyền thống của xã
nhằm giải quyết việc làm, cải thiện điều kiện làm việc nâng cao sản xuất. Kiểm
tra việc quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở trường học,
trạm y tế, công trình điện, nước theo quy hoạch đã được phê duyệt đồng thời tổ
chức thực hiện xây dựng, tu sửa giao thông các công trình, các công trình cơ sở
hạ tầng từng khác tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của
HĐND và UBND cấp xã; quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong
kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn CBCC cấp xã lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp
xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác
của HĐND và UBND cấp xã; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của các tổ chức và cá nhân.
III.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHÍNH
QUYỀN XÃ TÂN HƯNG
1. Công tác văn thư
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư,Thông tư 07/2011/TT-BNV,
UBND xã có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết
19
và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản đến khâu quản lý
văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ. Văn phòng UBND thực
hiện lập các loại sổ để thuận tiện cho việc quản lý văn bản bao gồm : Sổ đăng ký
văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ đăng ký đơn thư, Sổ theo dõi giải quyết
văn bản đến, Sổ công văn đến (từ huyện, thành phố)
Hiện nay UBND xã đã trang bị được 10 máy vi tính được kết nối mạng
internet. Việc thực hiện công tác văn thư ở UBND xã Tân Hưng những năm qua
đã đạt được một số thành tựu quan trọng góp phần đảm bảo thông tin văn bản,
phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo địa phương.
1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thực hiện tốt Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn
thảo, ban hành văn bản được giao cho công chức văn phòng UBND xã đảm
nhận, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước, đúng thể thức, có hiệu lực pháp lý
cao, giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
a) Tiếp nhận, bóc bì văn bản
Tất cả văn bản đến của UBND xã Tân Hưng được quản lý tập trung tại văn
phòng để làm thủ tục tiếp nhận và kiểm tra phân loại, đăng ký (trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật) trước khi xử lý, giải
quyết; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn bản đến vào Sổ đăng ký
văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV;
chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận hoặc cá nhân được giao giải quyết;
quy định thời gian xử lý văn bản đến, phân công cá nhân hoặc bộ phận theo dõi,
tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2,
Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận đảm bảo không mất dấu bưu
điện, không làm mất số, ký hiệu ghi ngoài bì văn bản. Tiến hành bóc bì những
văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải
quyết kịp thời. Với văn bản mật thì công chức văn phòng chuyển cho Chủ tịch
UBND bóc bì.
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà
nước, UBND xã Tân Hưng đã xây dựng hòm thư điện tử riêng, ứng dụng có
hiệu quả các chương trình tác nghiệp gửi nhận văn bản,trao đổi thư điện tử nhằm
phục vụ cho công tác tiếp nhận văn bản từ cấp trên được kịp thời ,nhanh chóng.
Riêng năm 2013 UBND xã đã tiếp nhận 647 văn bản đến, các văn bản đến qua
hộp thư điện tử được cập nhật thường xuyên 2 lần/ngày.
b) Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ
Thực hiện đúng quy trình các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đến, tuy nhiên tại cơ sở chưa đóng dấu “Đến”, không lấy số, ký hiệu
nên không đảm bảo cho việc tra tìm về sau. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của
21
UBND xã được hướng dẫn đúng theo Phụ lục III quy định của Thông tư

a) Đánh máy, in văn bản
Trong hoạt động hàng năm của UBND xã Tân Hưng các loại văn bản tài
liệu được gửi đi các cơ quan khác, các ban, ngành, đoàn thể, cụm dân cư tại địa
phương như Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Giấy mời, Công
văn Công chức văn phòng đã tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
22
văn bản trước khi ban hành để văn bản đảm bảo theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ và chính
xác thông tin của văn bản đi vào Sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ
lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Văn bản được nhân bản theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi theo đúng quy định, mỗi văn bản đi được
lưu hai bản (bản gốc lưu tại văn thư, được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng
ký; bản chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải quyết công việc)
Để đảm bảo tốt cho việc đánh máy, in ấn văn bản, UBND xã Tân Hưng đã
trang bị cho phòng “một cửa” 02 máy tính và 02 máy in. Hai công chức văn
phòng - thống kê của UBND xã chịu trách nhiệm đánh máy toàn bộ văn bản,
giấy tờ của cơ quan.
b) Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng, thể hiện tính hiệu lực pháp
lý của văn bản, văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung chặt
chẽ. Tại UBND xã Tân Hưng việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên tắc,
văn bản sau khi đã đánh máy, in xong công chức văn phòng phải kiểm tra về thể
thức, nội dung văn bản trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký theo thẩm quyền
đã quy định.
c) Công tác đóng dấu văn bản
Theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.Các văn bản của UBND xã sau
khi ký phải được đóng dấu để ban hành. Dấu được giao cho công chức văn
phòng 1 chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản

lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch. Dấu
được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Dấu đóng giáp
lai hoặc lên phụ lục kèm theo bản chính được đóng lên trang đầu trùm lên một
phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Tân Hưng được công
chức văn phòng bảo quản cận thận, lau chùi sạch sẽ ,quản lý chặt chẽ, nghiêm
ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn
lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền.
1.5. Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại UBND xã Tân Hưng là công tác
mà sau mỗi năm làm việc các phòng, ban chuyên môn trong cơ quan phải lập hồ
sơ công việc mình đã làm xong, để đưa vào lưu trữ tại Lưu trữ UBND, tạo
nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử . Đây là hình thức thu thập tài liệu lưu trữ,
nhằm lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài. Thực trạng cho
thấy tại UBND xã công tác nộp tài liệu chưa được tiến hành sau mỗi năm làm
việc khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong. Hồ sơ, tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã không được tập trung vào
một đầu mối gây khó khăn cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử
24
dụng của CBCC trong cơ quan, ngành. Do không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ nên dẫn đến tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc
khai thác sử dụng, đồng thời làm cho diện tích làm việc của các phòng ban thêm
chật và bề bộn, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác
không nộp vào lưu trữ cơ quan. Việc thu thập không được đầy đủ hồ sơ, tài liệu
từ các phòng,ban nên việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu được quy định thuộc
diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan rất khó khăn.
2. Công tác lưu trữ
2.1) Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm
pháp luật về văn thư, lưu trữ được lãnh đạo UBND xã Tân Hưng quan tâm chỉ