MỤC LỤC
1. MỞ ĐẦU 1
1.1. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MAIL EXCHANG 2007 1
1.2. MỤC ĐÍCH 1
1.3. ĐỐI TƯỢNG - ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG 1
2. NỘI DUNG 2
2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) 2
2.1.1. ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESS 2
2.1.2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS 3
 THƯ (MAIL) 3
 LỊCH (CALENDAR) 3
 SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS) 3
 TÁC VỤ 3
2.1.3. TÙY CHỌN CẤU HÌNH 4
 TRỢ LÝ KHI KHÔNG CÓ MẶT TẠI VĂN PHÒNG 4
 TÙY CHỌN GỬI THƯ 4
 THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS 5
 ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC 5
2.2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK 2003 6
2.2.1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG MAIL EXCHANGE 2007 QUA MS OUTLOOK 2003 6
2.2.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI EXCHANGE 2003 7
2.2.3. QUẢN LÝ DUNG LƯỢNG HÒM THƯ TRÊN MÁY CHỦ 8
2.2.4. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH MICROSOFT OUTLOOK KHI THAY ĐỔI MÁY TÍNH 10
2.2.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003 13
 SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003 13
 SỬ DỤNG CALENDAR 13
 THIẾT LẬP CUỘC HẸN (APPOINTMENT) 14
14
2.3. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS OUTLOOK 2007 14
2.3.1. CẤU HÌNH TRUY CẬP THEO GIAO THỨC MAPI VỚI MS OUTLOOK 2007 14
2.3.2. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007 15

PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
2. NỘI DUNG
2.1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)
2.1.1. ĐĂNG NHẬP OUTLOOK WEB ACCESS
Mở trình duyệt Web Internet Explorer nhập địa chỉ:
https:// mailserver.tnu.edu.vn/owa hoặc vào trang web http://mail.tnu.edu.vn sau đó
click Email.
Hình 1: Giao diện đăng nhập Outlook Web Access
Nhập tài khoản và mật khẩu để thẩm định trước khi đăng nhập vào hộp thư.
Nếu là lần đầu tiên truy nhập OWA, sẽ có thông báo chọn lựa ngôn ngữ và thời
gian (VD: chọn ngôn ngữ là Tiếng Việt). Giao diện của OWA có dạng như sau.
Hình 2: Giao diện của OWA
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 2
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
2.1.2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA OUTLOOK WEB ACCESS
 THƯ (MAIL)
Hình 3: Hòm thư
Hộp thư đến (folder Inbox) : Chứa các thư nhận được
Hộp thư đi (folder Outbox) : Chứa các thư gửi đi chưa được
Nháp (folder Drafts) : Chứa các thư viết nháp
Thư Đã gửi (Sent Items) : Lưu lại các thư đã gửi
Thư Đã xóa (Deleted Items) : Chứa các thư đã xóa
 LỊCH (CALENDAR)
Chức năng Lịch giúp hoạch định kế hoạch và sắp xếp thời gian cho công việc,
nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc đúng theo lịch đã sắp xếp.
Để tạo ra một thời biểu công việc chọn công cụ là Lịch, chọn tạo Mới, điền
các thông tin cần thiết rồi Lưu và đóng để lưu lại thời gian biểu.
 SỔ LIÊN LẠC (CONTACKS)
Chức năng Sổ liên lạc cho phép tạo và lưu lại thông tin của mọi người.
Để tạo một danh thiếp, chọn mục Liên lạc, chọn tạo Mới rồi điền các thông tin

 TÙY CHỌN GỬI THƯ
Cấu hình tuỳ biến giao diện và tài khoản như có bao nhiêu thư được thể hiện
trong một trang, thông báo cho người dùng biết có mail mới, tạo ra chữ ký ở cuối
thư khi gửi thư cho mọi người.
Để tạo ra chữ ký, click vào Chữ kí E-mail rồi nhập những thông tin của chữ ký
và sau đó Lưu để lưu lại cấu hình.
Hình 5: Tạo chữ ký cho mail
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 4
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
 THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRÊN GIAO DIỆN OUTLOOK WEB ACCESS
Đăng nhập vào hệ thống mail qua giao diện Outlook Web Access. Tại cửa sổ
chính, chọn mục Tùy chọn/Thay đổi mật khẩu. Xuất hiện màn hình Thay đổi
mật khẩu, nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới 2 lần, click Lưu để hoàn tất quá
trình đổi mật khẩu.
Hình 6: Thay đổi mật khẩu
 ĐỊNH DẠNG HÒM THƯ VÀ TẠO MỚI THƯ MỤC
Đối với hệ thống mail Exchange 2007 người sử dụng cần cấu hình trên MS
Outlook. Trong giao diện MS Outlook chọn menu Tools/ Rules and Alerts…
Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện, click New Rule…
Cửa sổ Rules Wizard xuất hiện click Next để tiến hành tạo cho hòm thư những
định đạng phù hợp với từng trường hợp sử dụng.
Hình 7: Lựa chọn các định đạng phù hợp
Ngoài ra còn có một số tùy chọn khác:
Cài đặt vùng
Chính tả
Tùy chọn lịch
Luật lệ
Bảo mật E-Mail
E-Mail rác
Cài đặt chung

Đã cài đặt Microsoft Outlook 2003 (Thông thường đã thoả mãn)
Máy trạm kết nối internet và truy cập được https (Thông thường đã thoả mãn)
Đã Trust Root CA cấp phát certificate cho Exchange 2003 Server. Thông
thường yêu cầu này chưa thoả mãn vì Root CA của TNU là hệ thống tự xây dưng.
Do đó, root certificate của CA server chưa được trust. Để trust root CA của TNU,
thực hiện những công việc sau:
− Yêu cầu quản trị hệ thống cấp cho file chứa certificate của root CA của
TNU
− Nháy kép vào file nhận được. Trong cửa sổ Certificate hiện ra nhấn Install
Certificate.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 6
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
− Chọn Next trong cửa sổ Certificate Import Wizard.
− Trong cửa sổ Certificate Store của Certificate Import Wizard chọn Place all
certificates in the following store và nhấn Browse.
− Trong cửa sổ Select Certificate Store chọn Trusted Root Certification
Authorities như trong hình dưới đây rồi nhấn OK.
Hình 9: Select Certificate Store
− Nhấn Next trong cửa sổ Certificate Store và nhấn Finish trong cửa sổ
Certificate Import Wizard.
2.2.2. THAY ĐỔI CẤU HÌNH MS OUTLOOK 2003 ĐÃ KẾT NỐI VỚI
EXCHANGE 2003
(Sử dụng cho những máy đã cấu hình Outlook 2003 để kết nối đến hệ thống
Exchange 2003 của TNU)
Bật ứng dụng Microsoft Outlook 2003, vào menu Tools/E-Mail Accounts.
Trong E-mail Accounts wizard/View or change existing e-mail accounts/Next.
Trong cửa sổ E-mail Accounts/Microsoft Exchange Server account/Change.
Trong cửa sổ Exchange Server Settings/More Settings.
Trong cửa sổ Microsoft Exchange Server thực hiện các thao tác sau:
− Chuyển sang tab Connection, trong cửa sổ Connection chọn Connect using

trên máy chủ, có thể chuyển từ file lưu trữ (mặc định là: Archive.pst) hoặc copy
từng email bằng tay.
Ưu điểm khi sử dụng tính năng AutoArchive:
Giúp người dùng chủ động quản lý được số lượng email trên hòm thư, tránh
trường hợp hòm thư bị đầy ảnh hưởng đến quá trình gửi nhận thư. Vì các email
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 8
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
mới nhất vẫn được lưu ở hòm thư trên Máy chủ nên khi người dùng đi công tác
vẫn có thể đọc được những email này khi truy cập qua Outlook Web Access.
Hình 12:
 CẤU HÌNH AUTOARCHIVE
Để Outlook tự động chuyển các thư quá hạn trên hòm thư về máy trạm, thực
hiện như sau: Mở Ms Outlook 2003, chọn Tools/Options/Others/AutoArchive
Thiết lập cấu hình: Trong cửa sổ AutoArchive, chọn các thông số sau phù hợp
với việc sử dụng email:
− Tần suất chạy AutoArchive: 1 ngày, 2 ngày,…(hình minh họa đặt 5 ngày)
− Thiết lập thời hạn lưu thư trên máy chủ (hình minh họa: 30 ngày, nếu quá
30 ngày, email sẽ được xóa trên hòm thư và lưu về máy trạm).
− Các cấu hình khác như hình minh họa
Hình 13: Cấu hình Auto Archive
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 9
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
− Kích chọn Apply these settings to all folders now/OK để hoàn tất cấu
hình.
 CẤU HÌNH ARCHIVE
Có thể thực hiện Archive một thư mục nào đó bằng tay, các bước thực hiện:
Mở chương trình Ms Outlook 2003, trên thanh công cụ chọn File/Archive.
Hình 14: Archive
Thiết lập cấu hình:
− Nếu muốn thực hiện lưu trữ theo như cấu hình trong mục  (AutoArchive)

hai. Do đó, trên máy trạm của người dùng có thư mục nào thì sẽ thực hiện
export thư mục đó.
3. Copy các file Archive.pst và Personal.pst vừa được export từ máy cũ sang
máy mới.
 IMPORT DỮ LIỆU TRÊN MÁY MỚI
Mở Microsoft Outlook đã được cài đặt và cấu hình trên máy mới. Vào menu
File  Import and Export … để bật Import and Export Wizard
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 11
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
Trong cửa sổ Export and Import Wizard, chọn Import from another program or
file và nhấn Next
Hình 17: Import Mail Database
Trong cửa sổ Import a File chọn kiểu file là Personal Folder File (.pst) và nhấn
Next.
Hình 18: Chọn kiểu dữ liệu Import
Trong cửa sổ Import Personal Folders chọn Do not import dupplicates và
nhấn Browse… để trỏ đến vị trí đặt file archive.pst và nhấn Next
Hình 19: Browse tới file dữ liệu
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 12
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
Trong cửa sổ Import Personal Folders cấu hình như hình dưới đây và nhấn
Finish.
Hình 20: Chọn Folder import
Thực hiện tương tự với file Personal.pst nếu có.
2.2.5. CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG OUTLOOK 2003
 SỬ DỤNG ADDRESS BOOK 2003
Khi mở cửa sổ Address Book, tuỳ thuộc địa chỉ cần tìm thuộc vùng miền nào,
có các lựa chọn Address List phù hợp trong danh sách ở mục “Show Names from
the:” Ví dụ: cần tìm thuộc các Chi nhánh Miền Bắc, có lựa chọn Address List là
CN Miền Bắc

Sau khi người dùng đăng nhập tên và mật khẩu vào domain TNU, chạy chương
trình MS Outlook 2007.
Tại màn hình startup, chọn next.
Tại màn hình Accout Configuration, chọn yes, click Next.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 14
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
Tại màn hinh Add New Email Account, MS Outlook 2007 có chức năng Auto
Discovery sẽ tự tìm tài khoản của người dùng. Kiểm tra tên và địa chỉ email, sau
đó chọn Next.
Hình 23. Auto Account Setup
Tại màn hình Online search for your server setting, chờ hệ thống kiểm tra
username và mail server. Khi hoàn thành chọn finish để kết thúc quá trình cài đặt
mailbox.
2.3.2. CẤU HÌNH RPC/HTTP(S) TRÊN MS OUTLOOK 2007
Sử dụng Microsoft Outlook để gửi và nhận E-mail khi không ở trong hệ thống
của TNU (ở nhà hoặc đi công tác).
Trên thanh công cụ của Outlook click vào Tool/Account Setting.
Chọn Microsoft Exchange sau đó click vào nút Change.
Tại màn hình Change Email Account, click More Setting
Hình 25: Click More Settings…
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 15
PHÒNG CNTT&TV - ĐHNL
Tiếp theo click vào tab Connection, check vào ô connet to my exchange
mailbox using HTTP và đánh dấu check vào ô Connect to my Exchange mailbox
using HTTP, sau đó click vào nút Exchange proxy Setting.
Hình 26: Check Connect to my Exchange và Click Exchange Proxy Setting…
Trong ô https:// nhập vào mailserver.tnu.edu.vn
Hình 27: Nhập mailserver.tnu.edu.vn
• Trong mục Proxy authentication settings chọn Basic authentication
• Click OK và kết thúc quá trình cấu hình RPC over HTTP.

Tính năng cho phép tìm kiếm nhanh chóng các mục trong Microsoft Office
Outlook 2007
Để sử dụng tính năng Instant Search, click vào Click here to enable Instant
Search. Cửa sổ Microsoft Office Outlook hiện ra, click Enable để download và cài
đặt Instant Search
Hình 35: Instant Search
 AUTOARCHIVE
Tính năng cho phép quản lí kích thước hòm thư bằng cách xóa các mục cũ
hoặc chuyển chúng tới một file và xóa các mục đã quá hạn
Để cấu hình AutoArchive vào Tool, Click Options, chọn Tab Other. Click
AutoArchive
Cấu hình các thông số:
Run AutoArchive every: thiết lập thời gian chay AutoArchive
Prompt before AutoArchive runs: Hỏi trước khi chạy AutoArchive
Delete expired items: Xóa các Item quá hạn
Defaul folder settings for archiving: định nghĩa các mục bị xóa hoặc chuyển
và phạm vi áp dụng.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail Exchange 2007 Trang 19