Bài 7: Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp

DWS104_Bai7_v1.0011103201
157

BÀI 7:
SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TẾ DOANH NGHIỆP

Xin chào các bạn học viên!
Rất hân hạnh được gặp các bạn trong bài 7 Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp.
Quản lý kinh tế doanh nghiệp đòi hỏi phải dựa trên những cơ sở nhất định. Một trong những cơ
sở đó là hệ thống các văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp. Chúng vừa có tính chất pháp lý cho
quản lý kinh tế doanh nghiệp, vừa có tính chất quyết định đến các hoạt động kinh tế. Hay nói
cách khác, các văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp chứa đựng các quyết định quản lý của các
nhà lãnh đạo và chuyên môn, làm cơ sở cho toàn bộ hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Do vậy bất
cứ nhà lãnh đạo, và cán bộ quản lý nào cũng phải hiểu biết và soạn thảo thành thạo các các văn
bản quản lý kinh tế doanh nghiệp này.
Mục tiêu Nội dung
 Những vấn đề chung về văn bản quản
lý kinh tế doanh nghiệp,
 Soạn thảo chiến lược sản xuất kinh
doanh doanh nghiệp,
 Soạn thảo kế hoạch sản xuất kinh
doanh doanh nghiệp,
 Soạn thảo dự án đầu tư cho mở rộng
sản xuất kinh doanh doanh nghiệp,
 Soạn thảo giải pháp kinh tế kỹ thuật
doanh nghiệp.
Thời lượng
Mục tiêu cơ bản của bài là hiểu được các loại

sống của cán bộ công nhân viên, vừa ổn định được sản xuất kinh doanh của công ty.
 Các giải pháp kinh tế kỹ thuật cần phải phù hợp với tình hình cụ thể đang xảy ra và vừa
đảm bảo giải quyết các bức xúc hiện tại, vừa đảm bảo tính ổn định lâu dài.

Tình huống 2
1. Công ty Gió Bão đang kinh doanh vật liệu xây dựng trên
thị trường. Công ty đã phát hiện ra nhu cầu san lấp mặt
bằng để xây dựng rất lớn. Công ty quyết định thành lập
xí nghiệp san nền.

Câu hỏi
Để làm được việc này trước hết công ty cần soạn thảo văn bản gì?
Công ty Gió Bão đã phát hiện ra một lĩnh vực kinh doanh mới và quyết định đầu tư vào lĩnh
vực hoạt động này. Để đảm bảo chắc chắn cho kinh doanh thành công, Công ty cần phải lập
dự án đầu tư mới.
Chúng ta cần phải có kế hoạch cụ thể, chính xác để đầu tư của chúng ta hoàn toàn chủ động
và có cơ sở kinh tế chắc chắn Bài 7: Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp

159

7.1.

Những vấn đề chung về văn
quản
lý kinh tế doanh nghiệp
7.1.1.


Là các văn bản chứa đựng các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật và nghiệp vụ làm cơ sở
cho soạn thảo văn bản quản lý kinh tế. Đó là các văn bản về công nghệ chế tạo sản
phẩm, chức danh và tiêu chuẩn chức danh cán bộ viên chức trong doanh nghiệ
p,
định mức lao động, định mức vật tư, định mức tài chính, v.v... Các văn bản này có
tính chất khoa học tức là nó phải được xây dựng trên cơ sở khoa học nhất định và
là hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật trong doanh nghiệp. Các Nhà văn bản học
cho rằng đây là văn bản khoa học kinh tế và kỹ thuật.
Khi soạn thảo văn bản quản lý kinh tế, chúng ta phải dựa trên hàng loạt các tài liệu sau:
 Những tài liệu pháp quy của nhà nước như: luật pháp, chính sách của nhà nước,
các quy định của ngành, v.v...
 Các kinh nghiệm của các nhà lãnh đạo trong và ngoài doanh nghiệp, kinh nghiệm
của các chuyên gia và các nhà chuyên môn trong quản lý kinh tế.

Bài 7: Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp

160
DWS104_Bai7_v1.0011103201

Văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp có vai trò quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Tính chất quyết định ấy thể hiện ở các mặt cơ bản sau đây:
 Văn bản quản lý kinh tế quyết định đến các định hướng ngắn hạn, dài hạn của
doanh nghiệp. Đây là cơ sở để tính toán các cân đối sản xuất và tạo ra sự thích ứng
của sản xuất kinh doanh với thương trường.
 Văn bản quản lý kinh tế là cơ sở để chuẩn bị các nguồn lực trong doanh nghiệp
như: nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất, nhân lực, hệ thống tiêu thụ sản phẩm,
nguồn lực tài chính, các yếu tố kỹ thuật và công nghệ, v.v... để phục vụ cho các
hoạt động sản xuất kinh doanh.
 Các văn bản quản lý kinh tế là cơ sở cho công tác điều hành sản xuất kinh doanh.
Việc điều hành phải dựa vào các văn bản quản lý này nhằm đạt được sự thống nhất

đề của văn bản đều phải lấy hiệu quả kinh tế làm căn cứ. Vì vậy, cần phải hiểu
thấu đáo các vấn đề hiệu quả kinh tế để mọi lựa chọn đều đạt được hiệu quả cao.
 Từ những đặc điểm trên cho thấy để soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh
nghiệp đòi hỏi phải nắm vững các lý thuyết kinh tế và có kinh nghiệm cao
trong quản lý kinh tế, nếu không thì sẽ dẫn đến chất lượng của các văn bản quản lý
sẽ rất thấp.

Bài 7: Soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp

161

7.1.3.
Các loại văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp

Hệ thống các văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp
bao gồm các loại cơ bản sau:
 Chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thể
hiện toàn bộ định hướng sản xuất kinh doanh trong
một chu kỳ đầu tư cơ bản hoặc trong một thời gian
dài thường là 5 – 10 năm. Trong chiến lược các giai đoạn kinh doanh được xác
định rõ ràng nhằm phục vụ cho ý đồ mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Với nội dung như vậy, chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tương
đồng với kế hoạch trung hạn hay dài hạn của doang nghiệp.
 Kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Kế hoạch sản xuất kinh doanh thể hiện toàn bộ các quan hệ của các bộ phận trong
và ngoài doanh nghiệp, xác định toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong một
khoảng thời gian nhất định thường là 1 năm. Để thể hiện cụ thể, chi tiết, rõ ràng cả
về không gian và thời gian của các hoạt động, chúng ta cần phải soạn thảo
kế hoạch chung và các kế hoạch cụ thể để làm định hướng cho hoạt động cả

162
DWS104_Bai7_v1.0011103201

o
Khi diễn tả nội dung, ngôn ngữ phải đảm bảo
tính lôgic của kinh tế. Các sự việc, sự kiện, tư
liệu đưa ra phải tuân theo các lôgic về thời gian,
không gian, có đầu, có cuối (tức là sự kiện, sự
việc là nguyên nhân phải đề cập trước, sự kiện,
sự việc là kết quả phải đề cập sau). Ví dụ như
vấn đề giá cả, lạm phát thường phải nêu trước vấn đề tài chính, chứng khoán,
doanh thu, v.v...
o
Sử dụng ngôn ngữ phải đảm bảo tính chính xác của văn bản. Phải biết lựa chọn
hình thức diễn tả thích hợp để đảm bảo thể hiện chính xác bản chất của vấn đề.
Các hình thức diễn tả như đồ thị, biểu đồ, biểu bảng, sơ đồ, v.v... được sử dụng
khá phổ biến. Cần xác định các biện pháp thu thập thông tin thực tế, chính xác
và phù hợp với từng dạng thông tin, ví dụ như thu thập thông tin bằng chụp
ảnh, bấm giờ thời gian làm việc, đo đạc cụ thể, phỏng vấn, dùng bảng hỏi,
dùng trắc nghiệm tâm lý, v.v... để lấy dữ liệu ban đầu cho xử lý. Nếu là dữ liệu
đã qua xử lý thì cần phải xác định độ chính xác và đáng tin cậy của nguồn cung
cấp và phải thẩm định phương pháp lấy tài liệu và xử lý của nguồn cung cấp.
Khi viết phải trích yếu rõ ràng nguồn cung cấp tài liệu.
o
Khi hành văn, cần phải đảm bảo tính thuyết phục của văn bản. Sử dụng kiểu
hành văn cho phù hợp với từng phần, từng mục để thể hiện rõ ràng, minh bạch
các sự kiện, dữ liệu. Các phần suy luận phải có các căn cứ xác đáng được chỉ ra
để đưa ra các kết luận; các tài liệu, số liệu phụ hoạ cần phải có xuất xứ của nó
để nâng cao giá trị của văn bản.
 Văn phong trong văn bản quản lý kinh tế doanh

đồ, biểu đồ, biểu bảng, đồ thị, v.v... để thêm sáng tỏ vấn đề và thể hiện chính
xác bản chất vấn đề.
 Sử dụng từ ngữ trong văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp
Cần phải chú ý những vấn đề sau:
o
Từ khoa học là các loại từ mang tính trừu tượng
hoá cao của khoa học, nó phản ánh các khái
niệm khoa học từ đơn giản đến phức tạp. Do
vậy, khi nào cần mới sử dụng và dùng phải
đúng chỗ, chính xác. Tránh các tình trạng sử
dụng tràn lan có tính chất khoe chữ, hù doạ
người khác. Khi sử dụng các từ khoa học chung
và khoa học chuyên ngành, đặc biệt là chuyên
ngành hẹp, phải xem xét tính phổ biến của
chúng, nếu chúng ít phổ biến thì cần có bị chú
giải thích.
o
Thuật ngữ là các từ sử dụng trong khoa học có tính chất đặc thù trong những
lĩnh vực nhất định thường trong phạm vi hẹp. Việc sử dụng các thuật ngữ này
cần phải hết sức thận trọng vì bản thân nó có thể được viết tắt, có thể không lấy
nghĩa phổ thông mà mang nghĩa riêng biết trong lĩnh vực đó hoặc là chỉ sử dụng
trong phạm vi hẹp. Ví dụ như các từ “lâm sàng”, “cận lâm sàng”, “cổ phiếu”,
“chiết khấu”, v.v... Khi sử dụng các thuật ngữ mới trong các văn bản có tính
chất quảng đại thì cần phải có bị chú giải thích.
o
Trong văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp thường dùng các đại từ nhân xưng
ngôi thứ ba “người ta”, ngôi thứ nhất “ta, chúng ta, chúng tôi”, để thể hiện sự
khái quát cần thiết. Song khi sử dụng nó cần phải xem xét đến phạm vi trách
nhiệm gắn với từng người hoặc với từng bộ phận. Tránh tình trạng sử dụng các
đại từ đó một cách tràn lan mà vi phạm nguyên tắc trách nhiệm.

o
Lệnh sản xuất của Giám đốc doanh nghiệp: Đây là văn bản ít sử dụng song
một số cơ sở hiện nay vẫn dùng nó thay cho quyết định ban hành trên.
 Kết cấu nội dung của văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp
Văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp vừa chứa đựng những yếu tố khoa học, vừa
bao trùm những hoạt động thực tế cụ thể, vì vậy, cần phải tính toán và quán triệt
tất cả các yếu tố cần thiết để định hình chúng. Thông thường, một văn bản quản lý
kinh tế có kết cấu chung như sau:
o
Phần mở đầu:
Phần này khái quát mục đích ý nghĩa của việc ra văn bản này và phạm vi tác
động của văn bản (đối tượng thực hiện).
o
Phần I: Đánh giá đặc điểm môi trường hoạt động bên trong và bên ngoài có
ảnh hưởng tới nội dung của văn bản.
Trong phần này cần định rõ 2 môi trường là:
 Đặc điểm của môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới nội dung văn bản:
Cần đánh giá đặc điểm này từ dạng chung nhất đến cụ thể. Ví dụ như môi
trường bên ngoài ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh của đơn vị, cần đề
cập tới các vấn đề như: thế giới, chính trị xã hội, giá cả, thị trường, tài
chính,... Khi phân tích các đặc điểm môi trường cần phải xác định một cách
cụ thể ảnh hưởng tích cực, tiêu cực của nó đến nội dung của văn bản thế
nào, cần phải chỉ ra các định hướng cần khắc phục để thực hiện và quán triệt
trong nội dung và giải pháp sau này.
 Đặc điểm môi trường bên trong ảnh hưởng đến nội dung của văn bản:
Cần nêu rõ những đặc điểm chung đến những đặc điểm cụ thể. Những đặc
điểm đó tác động tích cực, tiêu cực đến nội dung văn bản thế nào? Cần quán
triệt nó ra sao?
o
Phần II: Phân tích và đánh giá khả năng của doanh nghiệp

Trong phần này, càng phân tích tỉ mỉ, chi tiết thì càng có cơ sở tiền đề cho xác
định nội dung sau một cách chính xác.
o
Phần IV: Xác định nội dung văn bản
Nội dung văn bản được định hình qua các nội dung cụ thể sau đây:
 Xác định các dự báo nhu cầu và sự thay đổi tình hình cơ bản trong thời kỳ
tới. Đây là phần dự báo có tính chất quyết định đến sự chính xác của các nội
dung đưa ra sau này thời kỳ tới và lựa chọn phương án tối ưu cho nội dung.

 Xác định năng lực hoạt động của các đơn vị trong doanh nghiệp và toàn
doanh nghiệp.
 Xác định các điều chỉnh về tổ chức, văn hoá, các nguồn lực doanh nghiệp
cho phù hợp với phương án hoạt động đã xác định.
 Xác định các biện pháp cần thiết để thực hiện các phướng án đề ra.
o
Phần V: Đánh giá và ban hành văn bản
Trong phần này cần phải đánh giá nội dung văn bản đã thảo ra. Mục tiêu của
đánh giá này hướng vào 3 vấn đề cơ bản sau đây:
 Tính khả thi của nội dung.
 Tính hiệu quả của phương án lựa chọn.
 Tính thích hợp với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Sau khi đánh giá, ta cần khẳng định có thực hiện được những nội dung mà văn bản
đặt ra không và nếu thực hiện sẽ cần phải chú ý những gì trong quá trình chỉ đạo