NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
I. NGHIỆP VỤ SO N TH O VĂN Ạ Ả
BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
1. Soạn thảo văn bản hành chính
1.1. Ngơn ngữ văn bản hành chính.
•
* Ngôn ngữ văn bản.
•
- Chính xác.
•
- Ngôn từ phải nhất quán.
•
- Câu từ dễ hiểu.
•
- Phải ngắn gọn.
•
* Xưng hô trong văn bản
•
- Xưng danh tên cơ quan.
•
- Đối với xưng hô cá nhân trong văn bản thì
dung từ tôi, ông và bà.
1.2. Các thành phần trên văn bản hành chính
•
a. Quốc hiệu.
•
b. Tên cơ quan ban hành
•
c. Số ký hiệu văn bản.
•

đối tác.
-
Thư cảm ơn nên viết ngay sau khi nhận được
sự giúp đỡ.
Văn phong
- Khơng sai sót nhũng thơng tin về người được
cảm ơn, chức vụ hoặc tên cơ quan, cơng ty
cảm ơn.
-
Trang trọng ngơn ngữ chân thành, trong sáng.
Khơng khn mẫu, đừng q văn hoa.
-
Thư cảm ơn viết ngắn gọn, súc tích giúp
người đọc không mất thời gian.
-
Th c m n vi tư ả ơ ế rõ ràng dể hiểu,
- Khi biểu lộ tình cảm nên sử dụng các câu từ
như:“Cảm ơn ông”, “tôi rất cám ơn”, “tôi rất
vui”, “ tôi rất thích” “tôi thực sự thích”, tôi
rất hài lòng”, “tôi rất cần sự giúp đỡ”…
- Không nên thể hiện những từ ngữ khách sáo,
quá mức như:“chúng tôi vô cùng súc động”,
“chúng tôi vô cùng sung sướng”, “ chúng tôi
vô cùng hân hạnh”…
- Trước khi gửi cần kiểm tra để chỉnh sửa những
sai sót nhỏ
- Xưng hô trong thư cần xưng hô một cách lịch
sự những từ như: quý ông, quý bà, quý công ty,
quý cơ quan, ngài hay xử dụng những từ gọi
theo chức danh, chức vụ ví dụ như ông giám

Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục,
thuyết phục về việc phải làm gì hay phải làm
như thế nào.
Một bức thư đề nghị khi cần thiết cũng có thể có
giọng dứt khoát, cương quyết, nhất là khi liên
quan đến công nợ hoặc nghĩa vụ
Vấn đề là những đề nghị, đề xuất phải mang tính
thuyết phục
Một bức thư đề nghị được viết tốt nhất là tự nó
toát lên lời đề nghị. Lời đề nghị phải lịch sự.
2.4. Thư phúc đáp (trả lời)
-
Mở đầu: trả lời văn bản số … ngày … / … / … của
……… về vấn đề…
-
Nội dung:
+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ
quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá
nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả
lời những thắc mắc.
+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu
lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp
thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
-
Kết thúc: nhận được thư này, còn điểm nào chưa rõ đề
nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
2.5. Soạn thảo đơn xin việc
•
Một lá đơn xin việc sẽ trình bày tóm tắt về
bản thân và lý lòch của người viết cho nhà

cả các hoạt động trong cơ quan từ nhân sự, tài
chính, tổ chức bộ máy và hoạt động hành
chính, vì vậy trong văn phòng của lãnh đạo có
rất nhiều tài liệu có nội dung khác nhau và tính
chất, mức độ cũng khác nhau như hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ theo dõi, hồ
sơ đang giải quyết… Người thư ký phải có
cách sắp xếp gọn gàng và khoa học tài liệu để
khi lãnh đạo cần có thể tìm nhanh chóng.
Phân loại tài liệu phải dựa theo mục đích
sử dụng, khi giải quyết công việc tài liệu
phân loại …, ở văn phòng tài liệu phân loại
…., trong lưu trữ tài liệu phân loại …
Khi sắp xếp hồ sơ tài liệu trong văn phòng
lãnh đạo cần thực hiện theo các bước
Bước 1: Nhóm các văn bản, hồ sơ có đặc
trưng giống nhau thành từng nhóm: VD:
Nhóm văn bản pháp luật
Nhóm hồ sơ tài liệu về tổ chức
Nhóm hồ sơ, tài liệu đang giải quyết
Nhóm tài liệu tham khảo như tạp chí, báo
chuyên ngành, thông tin về đối tác, đối thủ…
Bước 2:
Hoặc sử dụng sử dụng bìa cứng (màu) phân loại.VD:
Hồ sơ, văn bản đang giải quyết đựng trong bìa màu đỏ.
Hồ sơ, văn bản pháp luật màu trắng.
Tài liệu chuyên môn đựng trong bìa màu xanh
Nhóm tài liệu tham khảo màu tím…
Hoặc sắp xếp vào kệ tủ sau đó dùng ký hiệu. Ví dụ:
Ngăn đựng văn bản pháp luật

quá trình giải quyết vấn
đề sự việc đó hoặc được
kết hợp lại do có những
điểm giống nhau về hình
thức như cùng loại VB,
cùng tác giả, cùng Tgian.
Các loại hồ sơ
- Hồ sơ nguyên tắc (thành lập doanh nghiệp,
đăng ký kinh doanh, thuế, lao động…)
- Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ dự án
- Hồ sơ sản phẩm (giới thiệu kỹ)…