Trang 1
Chương 4
KHÓA SỔ VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Chƣơng này giới thiệu công việc kế toán sau khi hoàn thành việc ghi chép trên tài khoản kế toán.
Ngƣời học sẽ tìm hiểu cơ sở dồn tích là nền tảng của quá trình điều chỉnh, khóa sổ để hoàn thành
chu trình kế toán và lập báo cáo tài chính.
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn có thể:
Giải thích các nguyên tắc kế toán áp dụng trong việc xác định lợi nhuận trong một thời kỳ.
Giải thích các bút toán điều chỉnh và khóa sổ
Trình bày các bƣớc hoàn thành chu trình kế toán
Lập các báo cáo tài chính đơn giản
Phân tích một số chỉ tiêu cơ bản của báo cáo tài chính.
Một số gợi ý
Trƣớc khi đi vào nghiên cứu nội dung của chƣơng này, bạn có thể trả lời một số câu hỏi bên dƣới để
tự đánh giá sự hiểu biết của mình về chủ đề tài khoản kế toán và ghi sổ kép:
Kế toán sẽ ghi nhận và báo cáo doanh thu, chi phí thế nào để tính lợi nhuận khi một giao
dịch kinh doanh có thể liên quan đến nhiều kỳ kế toán?
Cách thức ngƣời kế toán kết thúc một chu kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính, cũng nhƣ mở
đầu một chu kỳ kế toán mới?
Kết cấu chương
tài chính
Đọc hiểu báo
cáo tài chính
Phƣơng pháp
bảng tính
Trang 2
I. Các nguyên tắc kế toán để xác định lợi nhuận
Trong chƣơng 3, chúng ta đã tìm hiểu xem các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kế toán ghi nhận
nhƣ thế nào: định khoản; ghi vào tài khoản và đối chiếu kiểm tra thông qua bảng cân đối tài khoản.
Câu hỏi đặt ra là kế toán còn phải thực hiện những công việc gì nữa để có thể đo lƣờng lợi nhuận
của kỳ kế toán, cập nhật các ghi chép đến ngày cuối kỳ và lập các báo cáo tài chính để hoàn thành
một kỳ kế toán?
Để trả lời câu hỏi này, trƣớc hết chúng ta cần tìm hiểu về những khái niệm và nguyên tắc để đo
lƣờng lợi nhuận. Những khái niệm và nguyên tắc kế toán này bao gồm nguyên tắc cơ sở dồn tích,
khái niệm kỳ kế toán, nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp.
1. Lợi nhuận kế toán và cơ sở dồn tích
Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và báo cáo kết quả của chúng. Vậy khi nào kế toán
ghi nhận một nghiệp vụ? Có hai cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ:
- Cơ sở dồn tích: Ghi nhận ảnh hƣởng của mỗi nghiệp vụ khi nó phát sinh. Không căn cứ vào
thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
- Cơ sở tiền (còn gọi là thực thu thực chi): Chỉ ghi nhận các khoản tiền thu vào, chi ra. Do đó,
kế toán không dùng các khái niệm khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả ngƣời bán,
khấu hao…
Trong chƣơng 2, chúng ta đã biết cơ sở dồn tích là một nguyên tắc của kế toán hiện hành. Điều này
xuất phát từ những ƣu điểm của cơ sở này so với cơ sở tiền, đặc biệt là với việc đánh giá kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp. Trong phần dƣới đây, chúng ta sẽ làm rõ hơn sự khác biệt giữa hai cơ
sở trên trong một số ví dụ để có thể hiểu hơn nguyên tắc này.
Ví dụ 1:
Ngày 30.12.20x0, công ty A nhận đƣợc hóa đơn tiền thuê văn phòng của công ty H nhƣng chƣa trả
Bên cạnh đó, lƣu ý rằng cơ sở dồn tích cũng giúp ngƣời kế toán thể hiện đầy đủ hơn tình hình tài
chính của doanh nghiệp. Trong ví dụ 1, nó giúp ghi nhận khoản phải trả ngƣời bán, một nghĩa vụ đã
phát sinh của doanh nghiệp. Trong ví dụ 2, nợ phải thu đƣợc ghi nhận vào tài sản, một nguồn lực
kinh tế mà doanh nghiệp đã kiểm soát.
Với các ƣu điểm trên, cơ sở dồn tích đƣợc xem là giúp cho việc cung cấp thông tin hữu ích cho
ngƣời sử dụng để ra các quyết định kinh tế. Trên thực tế, cơ sở dồn tích là nguyên tắc kế toán đƣợc
áp dụng phổ biến từ lâu tại doanh nghiệp trên thế giới. Kế toán cơ sở tiền hiện nay chỉ còn áp dụng
trong một số ít trƣờng hợp, chẳng hạn trong khu vực kế toán hành chính sự nghiệp tại một số quốc
gia. Công ty Kho Vận Ngoại Thƣơng cho Công ty Thủy Sản Nam Việt thuê kho lạnh với giá 12 triệu
đồng/tháng. Ngày 2 tháng 1, Cty Nam Việt trả ngay 36 triệu cho thời gian thuê kho từ 1/1 đến 31/3.
Giả sử cả hai công ty đều có yêu cầu phải lập báo cáo tài chính hàng tháng.
Yêu cầu:
a) Cty Kho Vận Ngoại Thƣơng sẽ báo cáo doanh thu mỗi tháng là bao nhiêu theo 2 trƣờng hợp sau:
Theo kế toán dồn tích.
Theo kế toán tiền.
b) Công ty Nam Việt sẽ báo cáo chi phí mỗi tháng là bao nhiêu theo 2 trƣờng hợp sau:
Theo kế toán dồn tích.
Theo kế toán tiền.
(Bài giải nằm ở cuối chương)
2. Kỳ kế toán
Kế toán
dồn tích
Ghi nhận chi phí khi phát sinh.
Không căn cứ thời điểm chi tiền.
Ghi nhận doanh thu khi phát sinh.
Không căn cứ thời điểm thu tiền.
đến hết ngày 31 tháng 12 năm dƣơng lịch. Ðơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động
đƣợc chọn kỳ kế toán năm là mƣời hai tháng tròn theo năm dƣơng lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng
đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trƣớc năm sau và thông báo cho cơ quan tài
chính biết; Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng
của tháng cuối quý; Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của
tháng”.
Các doanh nghiệp cũng có thể lập báo cáo tài chính cho các kỳ kế toán ngắn hơn, thƣờng là tháng
hay quý (còn gọi là báo cáo tài chính giữa niên độ). Các báo cáo tháng có thể tổng hợp thành Báo
cáo tài chính của quý; các báo cáo quý tổng hợp thành báo cáo năm. Trong quyển sách này, chúng ta
bàn về báo cáo tài chính năm. Các nguyên tắc và thủ tục kế toán đƣợc thực hiện tƣơng tự cho cả các
báo cáo tài chính giữa niên độ.
Khái niệm kỳ kế toán bảo đảm rằng thông tin đƣợc báo cáo thƣờng xuyên. Để đo lƣờng lợi nhuận
một cách đáng tin cậy, doanh nghiệp phải cập nhật các tài khoản đến ngày kết thúc kỳ kế toán.
Hoạt động của một doanh nghiệp là một chuỗi các nghiệp vụ diễn tiến liên tục. Có nhiều nghiệp vụ
đƣợc bắt đầu ở một kỳ kế toán nhƣng lại ảnh hƣởng đến cả nhiều kỳ kế toán khác nhƣ việc mua sắm
vật tƣ, thiết bị, các khoản chi phí trả trƣớc… Yêu cầu lập báo cáo cho mỗi kỳ kế toán riêng biệt đòi
hỏi kế toán phải có những kỹ thuật xử lý thích hợp với các loại nghiệp vụ nhƣ vậy.
Ví dụ 3:
Công ty G thuê nhà với tiền thuê là 120 triệu đồng một năm. Tuy nhiên, theo hợp đồng, công ty G
phải trả trƣớc tiền thuê nhà hai năm ngay khi bắt đầu hợp đồng thuê là 240 triệu đồng. Nhƣ vậy,
khoản tiền thuê này phải đƣợc phân bổ cho hai kỳ kế toán năm. Nếu công ty G lập báo cáo hàng
quý, số tiền trả trƣớc phải đƣợc chia đều cho 8 quý, mỗi quý 30 triệu đồng.
Tuy nhiên không phải tất cả các khoản đều có thể phân chia một cách chính xác nhƣ vậy cho mỗi kỳ
kế toán. Các khoản đầu tƣ mua sắm nhà xƣởng, thiết bị, phƣơng tiện vận tải… là để sử dụng cho
hoạt động kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó. Không thể xác định một
cách chính xác rằng một tài sản nhƣ vậy sẽ đƣợc sử dụng trong bao nhiêu năm và chi phí sử dụng nó
trong mỗi kỳ kế toán là bao nhiêu. Trong những trƣờng hợp nhƣ vậy, kế toán cần phải ƣớc lƣợng
một cách tƣơng đối phần chi phí tƣơng ứng để có thể đo lƣờng lợi nhuận của mỗi kỳ kế toán. Và do
Trang 5
phải xác định dựa trên một phần là những ƣớc tính nên lợi nhuận trong các báo cáo của kế toán đƣợc
(Bài giải nằm ở cuối chương)
4. Nguyên tắc phù hợp
Kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí và đo lƣờng lợi nhuận, kết quả hoạt động của doanh nghiệp,
bằng việc so sánh doanh thu với chi phí. Để lợi nhuận đƣợc đo lƣờng một cách hợp lý, việc ghi nhận
doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau.
Nguyên tắc phù hợp hƣớng dẫn ngƣời kế toán:
Xác định tất cả các chi phí phát sinh trong mỗi kỳ kế toán và đo lƣờng các chi phí đó;
Làm cho chi phí phù hợp với doanh thu trong mỗi kỳ kế toán.
Bài tập thực hành 2
Trang 6
Thuật ngữ phù hợp chỉ mối liên hệ chặt chẽ và tƣơng thích giữa các khoản chi phí phát sinh với
doanh thu tạo ra từ các khoản chi phí phát sinh đó. Làm cho chi phí phù hợp với doanh hàm ý là sự
so sánh chi phí với doanh thu nhằm xác định lãi hay lỗ một cách hợp lý.
Trong ví dụ 1 ở trên, việc ghi nhận chi phí thuê nhà vào năm 20x0 của công ty A đảm bảo sự phù
hợp giữa chi phí và doanh thu; lý do là khoản tiền thuê nhà này đóng góp vào việc mang lại doanh
thu năm 20x0 của công ty A.
II. Các khoản điều chỉnh và các bút toán điều chỉnh
Yêu cầu lập các Báo cáo tài chính định kỳ đòi hỏi kế toán phải cập nhật các tài khoản đến ngày kết
thúc kỳ kế toán. Công việc của kế toán không thể dừng lại ở việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nhƣ đã nói đến ở chƣơng 3. Điều này xuất phát từ những nguyên tắc kế toán đƣợc sử dụng
để xác định lợi nhuận đã trình bày trong phần trên.
Cuối mỗi kỳ kế toán, một quá trình điều chỉnh cần đƣợc thực hiện nhằm hai mục đích:
Bảo đảm xác định và đo lƣờng đầy đủ doanh thu, chi phí của kỳ (dựa trên nguyên tắc cơ sở
dồn tích và phù hợp). Điều này giúp cho việc đo lƣờng lãi (hoặc lỗ) trên báo cáo kết quả kinh
doanh. Mọi bút toán điều chỉnh đều ảnh hƣởng đến một khoản doanh thu hoặc một khoản chi
phí
Đƣa các tài khoản về trạng thái sẵn sàng cho việc lập báo cáo tài chính, thông qua việc cập
tế tƣơng lai mà doanh nghiệp kiểm soát đƣợc, nó chỉ trở thành chi phí khi thực sự đƣợc tiêu dùng.
Ví dụ 4:
Tháng 8 năm 20x1, Công ty Bạch Dƣơng chi ra 360 triệu đồng để trả trƣớc tiền quảng cáo trên
truyền hình trong một năm, tính từ ngày 1 tháng 9 năm 20x1. Ngay khi chi tiền trả trƣớc, kế toán đã
ghi:
Nợ TK Chi phí trả trƣớc: 360 triệu đồng
Có TK Tiền mặt: 360 triệu đồng
Sau khi ghi sổ, cuối tháng 8, tài khoản Chi phí trả trƣớc có số dƣ Nợ là 360 triệu đồng. Suốt tháng 9,
tài khoản Chi phí trả trƣớc duy trì số dƣ ban đầu này. Sau một tháng sử dụng dịch vụ quảng cáo, vào
ngày 30/9, khoản tiền quảng cáo trả trƣớc đã phải giảm đi tƣơng ứng với phần đã đƣợc sử dụng
trong tháng. Tỷ lệ sử dụng là 1/12 số trả trƣớc và phần chi phí tƣơng ứng phải đƣợc ghi nhận vào chi
phí hoạt động của doanh nghiệp trong tháng là 30 triệu.
Bút toán điều chỉnh chuyển khoản tiền 30 triệu từ Chi phí trả trƣớc (một tài khoản tài sản) vào Chi
phí bán hàng. Bút toán điều chỉnh là:
Nợ TK Chi phí bán hàng: 30 triệu
Có TK Chi phí trả trƣớc: 30 triệu
Sau khi ghi bút toán điều chỉnh, số dƣ của tài khoản Chi phí trả trƣớc là 330 triệu (= 360 triệu – 30
triệu).
Việc phân tích và điều chỉnh cũng đƣợc thực hiện tƣơng tự với các khoản tiền bảo hiểm hay chi phí
tiền thuê trả trƣớc. Kế toán thƣờng lập bảng kê chi tiết để theo dõi việc ghi nhận và phân bổ từng
khoản chi phí trả trƣớc. Trong hệ thống kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, ngƣời ta lập trình để
các bút toán điều chỉnh đƣợc thực hiện một cách tự động vào cuối mỗi kỳ kế toán. - Vào ngày 1.3.20x1 Công ty TNHH Hải Nam chuyên sản xuất tủ bảng điện đã chi ra 480
triệu để thuê 1 kho hàng nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất từ công ty An Thái với thời
gian thuê là 12 tháng. Thời gian bắt đầu thuê kho từ 1/4/20x1.
- Ngày 9.3.20x1 Công ty đã trả chi phí lãi vay của tháng 3/20x1 cho ngân hàng A là 30 triệu.
- Ngày 15.3.20x1 Công ty trả trƣớc 8 triệu trong 12 triệu tiền mua 2 máy điều hòa từ công ty
Nguyễn Kim.
này có thời gian sử dụng hữu ích là 5 năm (60 tháng) và sẽ không còn giá trị thu hồi khi thanh lý.
Một trong các cách để tính khấu hao là chia đều giá gốc của tài sản cho thời gian sử dụng hữu ích
của nó. Cách này đƣợc gọi là phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Với máy bơm nói trên, mức
khấu hao hàng năm là 48 triệu (= 240 triệu : 5 năm); mức khấu hao hàng tháng là 4 triệu (= 48 triệu :
12 tháng).
Giá trị của TSCĐ giảm dần đi trong quá trình sử dụng và tại một thời điểm nhất định sẽ là phần còn
lại của nguyên giá sau khi trừ đi số khấu hao lũy kế. Để đánh giá tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ,
tình trạng TSCĐ và ra các quyết định về việc thay thế, đổi mới TSCĐ, nhà quản lý cần tham chiếu
cả ba đại lƣợng: Nguyên giá, số khấu hao đã thực hiện (gọi là khấu hao lũy kế) và giá trị còn lại.
Với yêu cầu trên, kế toán sử dụng các tài khoản nhƣ sau:
Tài khoản TSCĐ để phản ảnh tình hình hiện có và tăng, giảm của TSCĐ theo nguyên giá.
Nhƣ vậy, nếu không mua mới hay thanh lý TSCĐ, tài khoản này có số dƣ không đổi mặc dù
giá trị TSCĐ bị giảm dần do khấu hao.
Tài khoản Hao mòn TSCĐ ghi nhận và lƣu giữ thông tin về quá trình trích khấu hao và tổng
số khấu hao đã trích của tài sản. Số khấu hao lũy kế tăng dần theo thời gian sử dụng tài sản.
Tài khoản Hao mòn TSCĐ là một tài khoản điều chỉnh giảm theo sau tài khoản TSCĐ. Tài khoản
TSCĐ có số dƣ bên Nợ vì vậy tài khoản Hao mòn TSCĐ, một tài khoản điều chỉnh giảm, có số dƣ
bên Có.
Trang 9
Để ghi nhận việc trích khấu hao TSCĐ, kế toán sẽ đòi hỏi ghi tăng chi phí và ghi giảm giá trị TSCĐ.
Tuy nhiên, thay vì ghi Có cho tài khoản TSCĐ hữu hình để thể hiện sự giảm đi trong giá trị TSCĐ,
kế toán lại ghi Có tài khoản Hao mòn TSCĐ.
Áp dụng vào ví dụ 5, bút toán khấu hao tháng 9 đƣợc ghi nhƣ sau:
Nợ TK Chi phí khấu hao: 4 triệu
Có TK Hao mòn TSCĐ: 4 triệu
Hình 4-2 minh họa sơ đồ tài khoản của ví dụ 5.
TÀI SẢN
CHI PHÍ
TK Tài sản
4
SD: 240
SD: 4
SD: 4 Bảng cân đối kế toán trình bày tình trạng TSCĐ bao gồm số liệu về nguyên giá, số khấu hao lũy kế
và giá trị còn lại. Vì là một tài khoản điều chỉnh giảm tài sản với số dƣ Có nên số dƣ của tài khoản
Hao mòn lũy kế sẽ đƣợc phản ảnh nhƣ là một số âm trên bảng cân đối kế toán (thể hiện bằng số tiền
ghi trong dấu ngoặc đơn). Giá trị này sẽ đƣợc trừ khỏi số dƣ của tài khoản TSCĐ, vốn phản ảnh
nguyên giá TSCĐ, kết quả là giá trị còn lại (giá trị thuần) của tài sản.
Giá trị còn lại = Nguyên giá - giá trị khấu hao lũy kế
Hình 4-3 minh họa cách trình bày TSCĐ trên Bảng cân đối kế toán của công ty Hoa Viên:
Chỉ tiêu
Số tiền
Ý nghĩa, nguồn số liệu
Tài sản cố định
236
GT còn lại = NG – Khấu hao lũy kế
- Nguyên giá
240
Số dƣ Nợ TK TSCĐ
- Hao mòn lũy kế
(4)
Số khấu hao lũy kế
Trang 10
Thời gian bắt đầu sử dụng
20x1
20x2
20x3
20x4
- Giả sử các tài sản đƣợc đƣa vào sử dụng vào ngày 1/1 (kỳ kế toán từ 1/1-31/12) và không có
sự thay đổi về nguyên giá trong các năm tiếp theo;
- Công ty sử dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng qua các năm;
- Khấu hao trong năm 20x5 của công ty D là 79 triệu.
Yêu cầu
a. Xác định các giá trị còn trống trong bảng TSCĐ.
b. Xác định giá trị và hạch toán các bút toán trích khấu hao trong năm 20x5 của các công ty.
3. Chi phí phải trả
Khái niệm chi phí phải trả đề cập đến các khoản chi phí đã phát sinh nhƣng doanh nghiệp chưa trả.
Khoản chi phí phải trả là một nghĩa vụ của doanh nghiệp, nên đƣợc ghi nhận và báo cáo một khoản
nợ phải trả. Khi kỳ kế toán kết thúc, kế toán sẽ nhận diện các khoản chi phí phải trả, ghi các bút toán
điều chỉnh để cập nhật các chi phí này cùng với các khoản nợ phải trả liên quan cho việc lập các báo
cáo tài chính.
Các khoản chi phí phải trả thƣờng gặp trong kế toán là:
Chi phí phải trả về tiền lƣơng
Chi phí phải trả về dịch vụ đã sử dụng
Các khoản chi phí phải trả khác
Chi phí phải trả về tiền lương
Khi doanh nghiệp sử dụng lao động của nhân viên, chi phí tiền lƣơng đã phát sinh. Trong nhiều
doanh nghiệp, khoản tiền lƣơng này đƣợc thanh toán vào đầu kỳ kế tiếp. Điều này tạo ra một khoản
chi phí phải trả về tiền lƣơng. Tài khoản để theo dõi khoản phải trả nay là Phải trả người lao động.
SD: 40
SD: 40
Trang 11
Sau bút toán điều chỉnh, tài khoản Chi phí bán hàng đã ghi nhận đầy đủ chi phí tiền lƣơng phát sinh
trong tháng; tài khoản Phải trả ngƣời lao động phản ảnh đúng số nợ doanh nghiệp phải trả ngƣời lao
động tính đến ngày 30 tháng 9 năm 20x1. Sang tháng 10, khi chi trả lƣơng tháng 9 cho ngƣời lao
động, kế toán ghi không ghi nhận khoản chi trả này vào chi phí nữa mà chỉ là trả nợ mà thôi:
Nợ TK Phải trả ngƣời lao động: 40 triệu
Có TK Tiền mặt: 40 triệu
Chi phí phải trả về dịch vụ đã sử dụng
Tiền điện, nƣớc, điện thoại và các loại dịch vụ tƣơng tự mà doanh nghiệp sử dụng hàng tháng
thƣờng chỉ đƣợc thanh toán vào đầu tháng sau, sau khi nhận đƣợc hóa đơn của nhà cung cấp. Các
khoản chi phí này cần đƣợc ghi nhận theo cơ sở dồn tích, nghĩa là vào đúng kỳ mà nó phát sinh, chứ
không phải vào kỳ mà nó đƣợc thanh toán. Bút toán điều chỉnh thƣờng đƣợc thực hiện để ghi nhận
các khoản chi phí này vào cuối kỳ, trƣớc khi xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán. Tài khoản
đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp này là Phải trả cho người bán.
Ví dụ 7:
Chi phí điện, nƣớc mà công ty Ngọc Dung cho bộ phận bán hàng sử dụng tháng 9/20x1 là 15 triệu
đồng, sẽ thanh toán trong tháng 10/20x1.
Cuối tháng 9/20x1, kế toán ghi:
Nợ TK Chi phí bán hàng: 15
Có TK Phải trả cho ngƣời bán: 15
Sang tháng sau, khi thanh toán các khoản chi phí này, kế toán ghi:
Nợ TK Phải trả cho ngƣời bán: 15
Có TK Tiền mặt / Tiền gởi ngân hàng: 15
Chi phí phải trả khác
Có nhiều loại chi phí phải trả khác, thí dụ chi phí lãi vay. Chi phí lãi vay là chi phí mà doanh nghiệp
phải trả cho ngƣời cho vay về việc đã sử dụng vốn vay trong một thời gian nhất định. Chi phí lãi vay
4.000.000đ và 3.000.000đ.
h. Chi phí lãi vay ngân hàng trong tháng 9.20x1 là 1.500.000đ.
i. Mua mực in để tiếp tục kinh doanh là 30.000.000đ.
Yêu cầu
Xác định và hạch toán các chi phí dồn tích phát sinh trong tháng.
(Đáp án xem ở cuối chương)
4. Doanh thu chưa thu tiền
Doanh nghiệp thƣờng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và cho phép họ trả tiền sau
một thời gian nhất định. Trong trƣờng hợp này, theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh nghiệp sẽ ghi
nhận doanh thu ngay khi giao dịch phát sinh mà không chờ đợi đến khi thu đƣợc tiền.
Bút toán điều chỉnh này đƣợc ghi nhƣ sau:
Nợ TK Phải thu khách hàng
Có TK Doanh thu
Trên thực tế, tính chất điều chỉnh của bút toán này có vẻ mờ nhạt vì ngƣời kế toán thƣờng ghi ngay
giao dịch này khi phát sinh, không chờ đến cuối kỳ kế toán. Tuy nhiên, về mặt lý thuyết, đây là một
bút toán điều chỉnh do cách thức xử lý dựa trên cơ sở dồn tích của nó. Bút toán này cũng đƣợc thực
hiện cuối kỳ trong một trƣờng hợp thực tế sau:
Trong các doanh nghiệp nhỏ, ngƣời kế toán dành thời gian hàng ngày để ghi các giao dịch
dựa trên thực thu, thực chi và cuối kỳ mới tập hợp các khoản bán hàng chƣa thu tiền và ghi
nghiệp vụ này để lập báo cáo tài chính trên cơ sở dồn tích.
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ qua nhiều kỳ kế toán, việc xác định doanh thu thực hiện
cuối mỗi kỳ căn cứ vào mức độ thực hiện trong kỳ.
5. Doanh thu chưa thực hiện
Trong một số trƣờng hợp, doanh nghiệp có thể nhận trƣớc tiền của khách hàng, sau đó mới thực
hiện việc cung cấp dịch vụ; đặc biệt là các hoạt động cung cấp dịch vụ tính phí theo thời gian nhƣ
cho thuê nhà, quảng cáo Nguyên tắc ghi nhận doanh thu không cho phép ghi nhận khoản tiền
khách hàng trả trƣớc này là doanh thu. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán khoản nợ này
bằng việc cung cấp cho khách hàng một lƣợng dịch vụ sau đó và chỉ khi công việc đƣợc thực hiện
xong, doanh thu mới đƣợc coi là phát sinh.
Trang 13
Có TK Ngƣời mua ứng trƣớc tiền 40 triệu
Khi hoàn thành hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK Ngƣời mua ứng trƣớc tiền 40 triệu
Nợ TK Phải thu khách hàng 160 triệu
Có TK Doanh thu 200 triệu
Hệ thống hóa các loại bút toán điều chỉnh
Trang 14
Về mặt thời gian, có hai trƣờng hợp phát sinh bút toán điều chỉnh: (i) Trả trƣớc: Giao dịch bằng tiền
xảy ra trƣớc, bút toán điều chỉnh sẽ ghi nhận sau và (ii) Dồn tích: Bút toán điều chỉnh đƣợc thực
hiện trƣớc, giao dịch bằng tiền diễn ra sau. Có thể tóm tắt cách xử lý trong hình 4-4. TRẢ TRƯỚC (giao dịch bằng tiền xảy ra trước)
TRƢỚC (ghi nhận giao dịch bằng tiền)
SAU (bút toán điều chỉnh)
Chi phí trả
trƣớc (*)
Trả tiền và ghi nhận tăng tài
sản:
Chi phí trả trƣớc
Tiền xxx
xxx
xxx
xxx
DỒN TÍCH (giao dịch bằng tiền xảy ra sau)
TRƢỚC (bút toán điều chỉnh)
SAU (ghi nhận giao dịch bằng tiền)
Chi phí
dồn tích
Ghi nhận chi phí cùng với
nợ phải trả:
Chi phí …
Phải trả … xxx
xxx
Trả tiền và giảm nợ phải
trả:
Phải trả …
Tiền
Về phƣơng diện định khoản, có thể tổng hợp tác động của bút toán điều chỉnh đến các tài khoản
bằng bảng 4-5.
Loại bút toán điều chỉnh
Ghi Nợ tài khoản
Ghi Có tài khoản
1. Chi phí trả trƣớc
Chi phí
Tài sản
2. Khấu hao
Chi phí
Điều chỉnh giảm TS
3. Chi phí dồn tích
Chi phí
Nợ phải trả
4. Doanh thu dồn tích
Nợ phải trả
Doanh thu
5. Doanh thu chƣa thực hiện
Nợ phải trả
Doanh thu Bài tập thực hành 6
2. Kết chuyển chi phí sang tài khoản Xác định kết quả kinh doanh: Ghi Có từng tài khoản
chi phí / ghi Nợ TK Xác định KQKD: toàn bộ chi phí phát sinh;
3. Xác định kết quả kinh doanh và kết chuyển về tài khoản Lợi nhuận chưa phân phối:
Lãi thuần làm tăng vốn chủ sở hữu và đƣợc kết chuyển về bên Có của tài khoản này; ngƣợc
lại, lỗ thuần làm giảm vốn chủ sở hữu, do đó đƣợc kết chuyển về bên Nợ.
Sau các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí, tài khoản Xác định KQKD lúc này lƣu giữ lợi
nhuận thuần, nhƣng chỉ trong chốc lát. Vì lãi thuần sẽ đƣợc kết chuyển về bên Có của tài khoản Lợi
nhuận chƣa phân phối.
Nợ tài khoản Xác định KQKD
Có tài khoản Lợi nhuận chƣa phân phối
Nếu lỗ, số lỗ thuần sẽ đƣợc kết chuyển ngƣợc lại:
Trang 16
Nợ tài khoản Lợi nhuận chƣa phân phối
Có tài khoản Xác định KQKD
Các bút toán này tất toán các tài khoản doanh thu, chi phí và cả tài khoản Xác định kết quả kinh
doanh. Số dƣ các tài khoản này đƣợc trả về số không để khép lại một kỳ kế toán và chuẩn bị cho
việc đo lƣờng kết quả kinh doanh của kỳ tiếp theo.
Hình 4-6 minh họa sơ đồ tài khoản Xác định kết quả kinh doanh và các bút toán kết chuyển doanh
thu, chi phí.
Giá vốn hàng bán
Xác định kết quả kinh doanh
Doanh thu Chi phí bán hàng
xx
SD: xx
(3) xx
(4)
xx
xx
Lợi nhuận chƣa phân phối
xx
(5a)
tài khoản này không phản ảnh hoạt động kinh doanh của một kỳ kế toán riêng lẻ mà phản ảnh sự tồn
tại và biến động của các đối tƣợng một cách liên tục theo thời gian. Các tài khoản này không bị tất
toán vào cuối kỳ kế toán. Sau thời điểm khóa sổ, số dƣ cuối kỳ trên các tài khoản này là số liệu đƣợc
chuyển sang để bắt đầu kỳ kế toán tiếp theo. Số dƣ tài khoản Tiền gởi ngân hàng ngày 31 tháng 12
Trang 17
năm 2010 sẽ là số dƣ của tài khoản này khi bắt đầu năm 2011. Điều này đúng cho tất cả các tài
khoản tài sản, nợ phải trả, Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu và Lợi nhuận chƣa phân phối. Vào ngày 30 tháng 9 năm 20x1 tại công ty A có các số liệu tổng hợp nhƣ sau:
a. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 180.000.000đ
b. Doanh thu chƣa thực hiện là 23.000.000đ
c. Giá vốn hàng bán của tháng 9 là 120.000.000đ.
d. Chi phí quản lý doanh nghiệp
o Chi phí tiền lƣơng 10.000.000đ.
o Khấu hao TSCĐ 5.000.000đ.
e. Chi phí bán hàng
o Chi phí quảng cáo 10.000.000đ
o Chi phí tiền lƣơng 10.000.000đ
Yêu cầu
Thực hiện các bút toán kết chuyển để xác kết quả kinh doanh của công ty A.
IV. Hoàn thành chu trình kế toán
1. Chu trình kế toán
Chu trình kế toán là một quá trình gồm các bƣớc công việc đƣợc kế toán thực hiện trong một kỳ kế
toán. Công việc kế toán trong một kỳ đƣợc thực hiện qua ba giai đoạn liên tiếp đƣợc mô tả nhƣ sau:
- Đầu kỳ: Mở các tài khoản kế toán và chuyển số dƣ cuối kỳ trƣớc sang (bƣớc 1). Số lƣợng
tài khoản đƣợc mở vào đầu mỗi kỳ thƣờng nhiều hơn số lƣợng các tài khoản có số dƣ cuối
kỳ trƣớc. Vì có thể có những tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn có số dƣ cuối kỳ
trƣớc bằng không (0) nhƣng lại có số phát sinh trong kỳ này; những tài khoản doanh thu,
chi phí và tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” là những tài khoản không bao giờ có số
trên các TK
Báo cáo KQKD:
LN = DT - CP
Bảng cân đối KT:
TS = NPT + VC
8. Lập các BCTC
o Tính số dƣ cuối kỳ của các tài khoản, đƣa các tài khoản về trạng thái sẵn sàng cho kỳ
kế toán tiếp theo (bƣớc 7);
o Lập các Báo cáo tài chính căn cứ vào số liệu trên các tài khoản (bƣớc 8).
Những công việc đƣợc thực hiện vào cuối kỳ kế toán cũng chuẩn bị các tài khoản để sẵn sàng cho
kỳ kế toán tiếp theo. Hình 4–10 A phác thảo một chu trình kế toán ở mọi doanh nghiệp và mô tả các
bƣớc công việc đƣợc thực hiện qua ba giai đoạn liên tiếp của một kỳ kế toán. Hình 4-10B làm rõ
hơn mối quan hệ của từng bƣớc trong chu trình.
Minh họa 4–10A: Các bước trong chu trình kế toán
Đầu kỳ
Trong kỳ
Cuối kỳ
B1. Mở tài khoản
với các số dƣ đầu
kỳ
B2. Định khoản các
nghiệp vụ kinh tế phát
sinh
B4. Tính số dƣ chƣa điều chỉnh trên các tài khoản
kế toán
B5. Xác định các khoản điều chỉnh và thực hiện
các bút toán điều chỉnh.
B3. Căn cứ định khoản
thể ví nhƣ việc “dịch” thông tin đang đƣợc thể hiện bằng ngôn ngữ riêng của kế toán trên các tài
khoản sang ngôn ngữ thông thƣờng để để thông tin rõ ràng, dễ hiểu hơn, hữu ích hơn với ngƣời sử
dụng.
Căn cứ vào mối quan hệ với các Báo cáo tài chính, có thể xếp các tài khoản kế toán vào hai loại:
Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: gồm các tài khoản phản ảnh tài sản, nợ phải trả
và vốn chủ sở hữu. Số dƣ trên các tài khoản này vào ngày cuối kỳ là cơ sở để lập bảng
cân đối kế toán tại thời điểm đó.
Tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh: gồm các tài khoản phản ảnh doanh thu và
chi phí. Số liệu trên các tài khoản này là cơ sở để lập báo cáo kết quả kinh doanh của mỗi
kỳ kế toán.
Hình 4-11 minh họa quá trình lấy số liệu trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và
Bảng cân đối kế toán.
Hình 4–11: Minh họa nguồn số liệu lập báo cáo tài chính
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
Tháng 9 năm 20x1
(đơn vị tính: triệu đồng)
Nguồn dữ liệu
Doanh thu dịch vụ
xxxx
Số kết chuyển từ TK Doanh thu sang TK Xác định KQKD
Chi phí - Giá vốn hàng bán
xxx
Số kết chuyển từ TK CP lương sang TK Xác định KQKD
- Chi phí bán hàng
xx
xxx
Tiền
xx
Số dư cuối kỳ TK Tiền
Phải thu của khách hàng
xx
Số dư cuối kỳ TK Phải thu của khách hàng
Chi phí trả trƣớc
xx
Số dư cuối kỳ TK Chi phí trả trước
Vật tƣ
xx
Số dư cuối kỳ TK Vật tư
Tài sản dài hạn
xxx
TSCĐ hữu hình
xxx
Số dư cuối kỳ TK Tài sản cố định hữu hình
Trừ: khấu hao lũy kế
(xx)
Số dư cuối kỳ TK Khấu hao lũy kế
Tổng tài sản
xxxx
NGUỒN VỐN Nợ phải trả
Tỷ số thanh toán ngắn hạn đƣợc tính bằng cách so sánh tổng tài sản ngắn hạn với tổng nợ phải trả
ngắn hạn. Tỷ số này càng cao thì doanh nghiệp càng tăng khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Nếu tỷ
số này nhỏ hơn 1, doanh nghiệp sẽ phải đối đầu với việc tìm nguồn để thanh toán các khoản nợ
trong năm tới nếu không muốn phải bán bớt tài sản dài hạn để trả nợ. Sự gia tăng tỷ suất khả năng
thanh toán ngắn hạn cho thấy sự cải thiện trong khả năng trả nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Tuy
Tỷ suất khả năng thanh toán
ngắn hạn
=
Tổng tài sản ngắn hạn
Tổng nợ phải trả ngắn hạn
Trang 21
nhiên, một tỷ số thanh toán ngắn hạn quá cao cho thấy doanh nghiệp không tận dụng các nguồn tài
trợ ngắn hạn.
Tỷ số nợ
Tỷ số nợ của một doanh nghiệp đƣợc tính bằng cách so sánh tổng nợ phải trả với tổng tài sản của nó. Tỷ số nợ chỉ ra tỷ lệ phần tài sản của doanh nghiệp đƣợc tài trợ bằng nợ. Nợ phải trả càng nhiều
trong tài sản cho thấy doanh nghiệp kém tự chủ về tài chính, chịu áp lực về chi phí lãi vay và do đó
kém linh hoạt hơn trong các quyết định kinh doanh. Khi thị trƣờng khó khăn, các doanh nghiệp sử
dụng nợ phải trả nhiều sẽ khó tồn tại do lƣợng vốn chủ sở hữu mỏng, không đủ bù đắp các khoản lỗ
trong kinh doanh. Mặc dù vậy, sử dụng nợ ở mức vừa phải có thể mang lại những lợi ích cho chủ sở
hữu. Thƣờng các doanh nghiệp duy trì nợ phải trả ở mức 50% - 60%.
Tỷ số lợi nhuận trên tài sản
Tỷ số lợi nhuận trên tài sản (thƣờng viết tắt là ROA – Return on Assets) của một doanh nghiệp đƣợc
Tổng tài sản
Trang 22
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại ngày 31 tháng 12 năm 2010
(Đơn vị tính: triệu đồng)
TÀI SẢN
A. Tài sản ngắn hạn
2.653.882
Tiền
1.171.789
Các khoản đầu tƣ tài chính ngắn hạn
288.700
Các khoản phải thu
600.331
Hàng tồn kho
569.335
Tài sản ngắn hạn khác
23.667
B. Tài sản dài hạn
2.308.106
Tài sản cố định
643.026
- Nguyên giá
853.630
- Khấu hao lũy kế
(201.604)
Các khoản đầu tƣ tài chính dài hạn
1.651.254
4.961.928
Tỷ số lợi nhuận trên tài sản
=
467.839
=
9,4%
4.961.928
Nhận xét:
Công ty có tình hình tài chính khá tốt với mức nợ chỉ chiếm hơn 40% tài sản và tài sản ngắn hạn gấp
1,36 lần nợ ngắn hạn. Tuy nhiên, hiệu quả kinh doanh chƣa cao khi một 100 đồng tài sản chỉ tạo ra
chƣa tới 10 đồng lợi nhuận. Công ty có thể cải thiện kết quả trên thông qua việc cắt giảm các chi phí
không cần thiết và sử dụng tài sản một cách hiệu quả hơn. Trang 23
V. Phương pháp bảng tính
1. Giới thiệu phương pháp bảng tính
Kế toán thƣờng sử dụng một bảng tính có nhiều cột (thƣờng đƣợc gọi là work sheet) để tổng hợp và
xử lý số liệu cho việc lập Báo cáo tài chính. Bảng tính này không phải là một loại sổ hay báo cáo, nó
chỉ đơn thuần là một “công cụ” đƣợc những ngƣời kế toán sáng tạo ra để giúp họ thực hiện công
việc, nhất là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính. Nhiều loại bảng tính đƣợc thiết kế khác nhau
để thực hiện các công việc khác nhau trong kế toán. Kỹ thuật bảng tính trong Excel đƣợc sử dụng rất
hữu hiệu để lập các work sheet trong kế toán. Ở phần này, chúng ta sẽ học cách sử dụng bảng tính
để hoàn thành chu trình kế toán.
Kế toán thƣờng lập bảng tính dạng này sau khi hoàn thành việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong kỳ vào các tài khoản và dùng nó để thực hiện quá trình điều chỉnh, khóa sổ và chuẩn bị số
liệu sẵn sàng cho việc lập các báo cáo tài chính.
Tiêu đề trên đầu bảng tính phải đƣa ra các thông tin thiết yếu:
Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu;
7. Chuyển số liệu về doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) thuần từ tài khoản Xác định KQKD về cột
Báo cáo kết quả kinh doanh;
8. Tính lại số dƣ mới của tài khoản Lợi nhuận chƣa phân phối bằng cách lấy số liệu ở cột Số dƣ
sau điều chỉnh rồi cộng (hoặc trừ) số liệu ở cột Kết chuyển xác định KQKD. (Cụ thể: cộng
lãi thuần (hay trừ đi lỗ thuần)).
9. Chuyển số dƣ của tài sản, nợ phải trả từ cột “Số dƣ sau điều chỉnh” sang cột “Bảng cân đối
kế toán”;
10. Tính số tổng cộng cuối cùng ở các cột. Lúc này, tất cả các đôi cột Nợ – Có đều cân đối. Số
liệu của báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ và bảng cân đối kế toán cuối kỳ đã xuất hiện ở
hai cột cuối của bảng.
3. Hoàn thành chu trình kế toán bằng phương pháp bảng tính
Số liệu trên bảng tính này thực chất là sự tổng kết số liệu trên các tài khoản sau các quá trình ghi
nhận nghiệp vụ, điều chỉnh và khóa sổ. Hoàn thành bảng tính, số liệu của bảng cân đối kế toán và
báo cáo kết quả kinh doanh đã xuất hiện ở hai cột cuối cùng của bảng tính. Ở cột Báo cáo kết quả
kinh doanh chính là số liệu từ các tài khoản doanh thu, chi phí và tài khoản Xác định KQKD; ở cột
Bảng cân đối kế toán chính là số dƣ vào ngày khóa sổ của các tài khoản tài sản và nguồn vốn sau
khi khóa sổ.
Nếu doanh nghiệp chọn cách hoàn thành chu trình kế toán bằng phƣơng pháp bảng tính, việc lập
báo cáo tài chính sẽ đƣợc thực hiện bằng cách chuyển số liệu ở các cột “Báo cáo kết quả kinh
doanh” và “Bảng cân đối kế toán” vào các chỉ tiêu tƣơng ứng trong các báo cáo này.
Việc sử dụng bảng tính là không bắt buộc, nhƣng bảng tính quả là một công cụ rất hữu hiệu giúp
ngƣời kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh, các bút toán khóa sổ, đối chiếu kiểm tra và lập báo
cáo tài chính. Chúng ta đã nói về tác dụng đối chiếu, kiểm tra và phát hiện sai sót của bảng cân đối
tài khoản. Một bảng tính đƣợc thiết kế nhƣ trên đã tổng hợp kết quả của tất cả các bƣớc công việc
trong một chu trình kế toán. Xem xét tính cân đối của các cột số còn giúp phát hiện sai sót có thể
phát sinh ở giai đoạn nào trong quá trình thực hiện công việc của kế toán và định hƣớng cho việc
chỉ rõ nguồn gốc của sai phạm.
Nếu số liệu ở hai bên Nợ – Có của cột “Số dƣ đầu kỳ” không cân đối, sai sót có thể đã xảy ra ngay
khi kế toán mở các tài khoản và ghi số dƣ đầu kỳ; mất cân đối xảy ra với cột “Phát sinh trong kỳ”,
toán điều chỉnh chủ yếu liên quan đến chi phí trả trƣớc, khấu hao, chi phí phải trả,
doanh thu dồn tích và doanh thu chƣa thực hiện.
Sau khi đã thực hiện các bút toán điều chỉnh, kế toán phải đƣa các tài khoản về trạng
thái sẵn sàng cho một kỳ kế toán mới. Quá trình này đƣợc gọi là khóa sổ các tài
khoản.
Chu trình kế toán
Chu trình kế toán là một quá trình gồm các bƣớc công việc đƣợc kế toán thực hiện
trong một kỳ kế toán. Đầu kỳ, kế toán mở tài khoản và ghi nhận các số dƣ. Trong kỳ,
các nghiệp vụ đƣợc định khoản và phản ảnh vào các tài khoản. Cuối kỳ, kế toán thực
hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển và sau đó khóa sổ kế toán, rút số dƣ cuối kỳ.
Lập báo cáo tài chính
Sau khi hoàn thành khóa sổ các tài khoản, số liệu trên các tài khoản đã sẵn sàng cho
việc lập các báo cáo tài chính. Kế toán sử dụng các số liệu phát sinh và các số dƣ trên
tài khoản để lập báo cáo tài chính.
Phân tích một số chỉ tiêu cơ bản của BCTC
Phân tích báo cáo tài chính là cơ sở quan trọng giúp cho ngƣời đọc đánh giá đƣợc
tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó đƣa ra các
quyết định phù hợp. Tình hình tài chính có thể đánh giá sơ bộ qua tỷ số thanh toán
ngắn hạn và tỷ số nợ. Còn hiệu quả kinh doanh phản ảnh qua tỷ số lợi nhuận trên tài
sản của doanh nghiệp.
Tiêu điểm
1
2
4
5
Copyright: Tài liệu đại học ©