Trình bày: Ngô Văn Thoan
Phó Chủ tịch - Tổng Thư Ký
Hiệp hội Hội chợ Triển lãm và Hội nghị Việt Nam (VECA)
TỔ CHỨC, THAM GIA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TÍNH CỘNG ĐỒNG:
HIỆU QUẢ VÀ GIÁ TRỊ GIA TĂNG
I. Hội chợ triển lãm: Công cụ xúc tiến thương
mại quan trọng
II.Vai trò VIETRADE,các tổ chức xúc tiến
thương mại,và hiệp hội ngành nghề trong
lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL
III.Gia tăng hiệu quả tổ chức, tham gia HCTL
mang tính đại diện cộng đồng
A. Khái quát ý nghĩa (general concept and
understanding)
•
Là nơi gặp gỡ tiếp xúc giữa các bên
mua-bán, bên cung-bên cầu về hàng hóa
và dịch vụ.
•
Khách thăm quan tiếp cận thông tin trực
tiếp liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ;
•
Là cơ hội cho khách hàng xem tận mắt,
sờ tận tay và kiểm định sản phẩm;
•
Nhận được sự phản hồi trực tiếp qua
giao tiếp với khách hàng;
•
Có cơ hội tiếp cận đối thủ cạnh tranh, sản
phẩm cũng như các biện pháp marketing
của họ.

nhập vào các thị trường mới.
II. Vai trò các tổ chức xúc tiến thương mại,hiệp hội ngành nghề
trong lĩnh vực tổ chức, tham gia HCTL (Tiếp)
1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội
chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau:
•
Tên và phụ đề của hội chợ
•
Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức
•
Thời gian diễn ra hội chợ
•
Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng gian hàng
•
Chiến lược quảng bá của nhà tổ chức để thu hút khách tham quan
Ảnh: Internet
1. Tìm hiểu về hội chợ: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội
chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: (tiếp)
•
Sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu.
•
Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc tế.
•
Số lượng khách tham quan trong nước và quốc tế.
•
Các tổ chức tài trợ uy tín.
•
Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức.
•
Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ.

không?
•
Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?
•
Có khả năng vận động các nguồn tài trợ không?
•
Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí mong
muốn không?
•
Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy định
của thị trường không?
•
Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có cạnh tranh không.
5. Lịch hội chợ triển lãm
• Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới
• Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước
• Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm
• Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm
• Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất.
•
Các nguồn thông tin quan trọng khác:
- Tạp chí thương mại
- Hiệp hội ngành hàng
- Tổ chức XTTM
- Đại sứ quán, thương vụ các nước…
- Các đơn vị tham dự hội chợ trước
- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân
- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí

Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện
ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ
trọn gói của các công ty lữ hành.
•
Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo
mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn
tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng
dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .
Ảnh: Internet
7. Kinh phí và quản lý kinh phí (tiếp)
•
Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ
in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.
•
Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty quảng cáo/ quan
hệ công chúng (PR). Tuy nhiên, nên tận dụng cả các báo chí nhận quảng
cáo miễn phí.Nếu tổ chức họp báo hoặc tổ chức tiếp khách ngày quốc
gia (national day) càn yêu cầu nhà tổ chức hội chợ và các công ty dịch
vụ gửi báo giá về những phương tiện cho phòng họp báo hoặc đón tiếp.
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ
triển lãm
Công việc lập kế hoạch cần khởi động trước 1 năm hoặc sớm hơn. Xây dựng
bản liệt kê những công việc phải làm,bao gồm: các hoạt động, thời hạn hoàn
thành và người chịu trách nhiệm. Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành các công
việc sau
1. Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội chợ: 12 tháng
2. Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng
3. Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11 tháng
4. Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng
6. Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ:10 tháng

25. Danh sách gửi thư quảng cáo: 03 tháng
26. Thảo thông cáo báo chí gửi cho nhà tổ chức hội chợ và các báo chí
thương mại 03 tháng
27.Chỉ đạo đại diện tại nước ngoài triển khai công tác quan hệ công chúng
(PR) : 03 tháng
28. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất)02 tháng
29. Họp cập nhật thông tin cuối cùng tới các thành viên tham gia đoàn:01
tháng
30. Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 01 tháng
31. Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ 2): 01 tháng
32. Rà soát lại công tác tài chính trước khi tới hội chợ: 01 tháng
8. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội
chợ triển lãm (tiếp)
33.Tập kết hàng hoá tại hội chợ (hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ):10
ngày
34. Các nhân viên và các doanh nghiệp tham gia đoàn tới được hội chợ: 02
ngày
35. Họp nhanh, hướng dẫn cho các thành viên của đoàn diễn ra trước hội
chợ 02 ngày
36. Họp nhanh đánh giá, rút kinh nghiệm giữa kỳ:ngày đầu tiên sau khi hội
chợ khai mạc.
37. Họp đánh giá kết quả sơ bộ với các thành viên tham gia đoàn: vào ngày
cuối cùng của hội chợ.
38.Thu xếp và làm thủ tục hải quan.
39. Đóng gói và vận chuyển hàng triển lãm
1. Không xác định hoặc xác định không rõ
mục tiêu cần đạt được khi quyết định
tham dự HC.
2. Các tài liệu về HC: giới thiệu chung, các
quy định, bản hướng dẫn…không