Lời mở đầu
Ngày nay, con ngời làm việc khó có thể tách rời với công nghệ thông tin, ở
nớc ta công nghệ thông tin đã thực sự tác động đến mọi mặt của đời sống kinh tế
xã hội, đã đem lại những hiệu quả thiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tế xã
hội nói chung và ở các cơ quan, tổ chức nói riêng.
Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, yêu cầu công việc ngày càng tăng lên,
đòi hỏi ở những ngời làm việc một trình độ chuyên môn nhất định và một quá
trình đào tạo không ngừng, chính bởi vậy việc ra đời những bài toàn quản lý nói
chung và quản lý cán bộ học tập đào tạo nớc ngoài nói riêng là một điều tất yếu
khách quan.
Có thể nói cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý
thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc
quản lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý, lu trữ bảo
quản khó khăn, thông tin lu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp
giữa các bộ phận... đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê,
tổng hợp, phân tích đa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và
mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ,
các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và ngày càng đợc tối u hoá.
Nhận thức đợc những yếu kém của hệ thống hiện tại cũng nh lợi ích của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý các đoàn cán bộ học
tập và đào tạo nớc ngoài, ủy ban dân số gia đình và trẻ em đã đề xuất thực hiện
tin học hoá công tác quản lý đoàn cán bộ học tập và đào tạo nớc ngoài, bên cạnh
đó cùng với thời gian thực tập, tìm hiểu hệ thống hoạt động của uỷ ban, em đã
chọn để tài cho chuyên đề thực tập của minh là: ứng dụng tin học trong công
1
1
tác quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài tại uỷ ban dân số gia đình và trẻ
em.
Trong thời gian thực tập và nghiên cứu hệ thống hoạt động tại uỷ ban

...................................................................................................................................1
Lời mở đầu......................................................................................................................1
Mục lục...........................................................................................................................4
Chơng i.............................................................................................................................6
Giới thiệu chung về nơi thực tập và sự ..................................................6
cần thiết của đề tài...............................................................................................6
I. TặNG QUAN Về Cơ QUAN THC TậP..........................................................6
1.1. Chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ
em..................................................................................................................6
1.2. Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE....................8
Mô HìNH LãNH đạO V Hệ THẩNG Tặ CHỉC CẹA UBQGDS - GĐ&TE......12
II. PHâN TíCH HOạT đẫNG THôNG TIN CẹA U BAN QUẩC GIA DâN Sẩ
GIA đìNH V TRẻ EM......................................................................................13
2.1 Phân loại hoạt động thông tin..........................................................13
2.2 Mô tả các hoạt động thông tin ........................................................14
2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan th-
ờng trực Uỷ ban quốc gia DS-GĐ & TE.......................................................16
III. ĐáNH GIá HIệN TRạNG ỉNG DễNG CNTT CẹA U BAN QUẩC GIA DâN Sẩ
GIA đìNH V TRẻ EM......................................................................................17
3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong
giai đoạn 1996- 2000...................................................................................17
3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT)......19
IV. GII THIệU đề TI NGHIêN CỉU............................................................21
Chơng II........................................................................................................................22
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
............................................................................................................................................22
A. KHáI NIệM Hệ THẩNG THôNG TIN............................................................22
I. THôNG TIN V QUảN Lí............................................................................22
II. ĐịNH NGHĩA V CáC Bẫ PHậN CấU THNH Hệ THẩNG THôNG TIN........23
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin.......................................................23

Chơng III ......................................................................................................................46
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán bộ
đào tạo nớc ngoài.................................................................................................46
I. PHâN TíCH Hệ THẩNG NGHIệP Vễ........................................................46
1. Phát biểu khái quát bài toán...............................................................46
2. Các quy trình nghiệp vụ căn bản.......................................................46
3. Mô hình tổ chức liên quan trực tiếp đến bài toán............................47
4. Xác định yêu cầu kỹ thuật................................................................47
II. PHâN TíCH CáC QUY TRìNH NGHIệP Vễ.................................................49
1. Quy trình lần lợt thực hiện theo các bớc sau:...................................49
2. Sơ đồ dòng dữ liệu...............................................................................49
3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ..............................................................50
a. Quy trình nhập thông tin mới................................................................50
III. PHâN TíCH CáC YêU CầU......................................................................51
1. Xác định dữ liệu vào ra của hệ thống..............................................51
5
5
2. Yêu cầu chức năng nghiệp vụ.................................................................53
3. Yêu cầu về tổ chức ngời sử dụng hệ thống...........................................53
IV. PHâN TíCH Hệ THẩNG QUảN Lí đON đO TạO...............................54
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ hệ thống..............................................54
2. Thiết kế logic.....................................................................................57
2.2 Sơ đồ DFD mức 0...............................................................................58
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá....................61
a. Mô hình hoá quan hệ thực thể:...........................................................61
b. Danh sách và cấu trúc các bảng của cơ sở dữ liệu:...............................62
c) Mô hình quan hệ thực thể:..................................................................65
................................................................................................................66
4. Thiết kế thuật toán..............................................................................66
V. Thiết kế chơng trình.....................................................................................70

nhân dân và tổ chức xã hội.
- Phối hợp với Bộ tài chính, Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc (nay là Bộ Kế
hoạch và Đầu t) xây dựng và trình Chính phủ kế hoạch tài chính bảo đảm cho
chơng trình DS-KHHGĐ. Sau khi đợc Chính phủ phê duyệt, Uỷ ban có trách
nhiệm theo dõi, kiểm tra và quản lý kế hoạch đó theo quy định của Chính phủ.
- Hớng dẫn, kiểm tra các ngành, các địa phơng, các tổ chức và công dân
trong việc thực hiện pháp luật của Nhà nớc, các văn bản pháp quy về DS-
KHHGĐ do Uỷ ban ban hành. Phối hợp với các cơ quan thành viên chỉ đạo
công tác thanh tra chuyên ngành dân số - kế hoạch hoá gia đình.
- Trình Chính phủ việc tham gia các tổ chức quốc tế, việc ký kết, tham gia,
phê duyệt các điều ớc quốc tế về DS-KHHGĐ; tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch hợp tác quốc tế, điều ớc quốc tế theo quy định của Chính phủ. Theo sự
uỷ quyền của Thủ tớng Chính phủ, tham gia đàm phán hoặc đàm phán ký kết
với các tổ chức quốc tế, các cơ quan nớc ngoài về DS-KHHGĐ. Theo dõi, chỉ
7
7
đạo và điều phối chung việc thực hiện các chơng trình, dự án quốc tế tài trợ về
DS-KHHGĐ, kể cả viện trợ Chính phủ, viện trợ phi Chính phủ.
- Quản lý tổ chức, viên chức và đào tạo, bồi dỡng kỹ thuật, nghiệp vụ
trong ngành theo quy định của Chính phủ; quyết định việc tuyển dụng, sử
dụng, khen thởng, kỷ luật, nghỉ hu và thực hiện các chế độ khác của nhà nớc
đối với viên chức do Uỷ ban trực tiếp quản lý.
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ
khoa học - kỹ thuật trong công tác DS-KHHGĐ.
- Tổ chức việc thu thập, xử lý, lu trữ và phổ biến thông tin DS-KHHGĐ
đáp ứng yêu cầu quản lý, điều phối và thực hiện công tác DS-KHHGĐ.
- Phối hợp với các cơ quan có liên quan thẩm tra các điều kiện cho phép
sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu các thiết bị, phơng tiện kế hoạch hoá gia đình.
1.2. Tổ chức bộ máy các đơn vị thuộc UBQG DS-GĐ & TE
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Quốc gia dân số gia đình và trẻ em

năng, nhiệm vụ của các đơn vị nói trên.
1.2.3. Tổ chức, chức năng của bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ các cấp
Bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ đợc tổ chức ở tất cả các cấp
hành chính: cấp Trung ơng, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Từ năm 2001, theo
N75
9
9
ghị định 12/2001/NĐ-CP, bộ máy làm công tác DS-KHHGĐ từ cấp
tỉnh trở xuống đã hợp nhất với Uỷ ban Chăm sóc và bảo vệ trẻ em thành Uỷ
ban Dân số - Gia đình- Trẻ em. Uỷ ban DS-GĐ-TE thực hiện các chức năng
nhiệm vụ của hai Uỷ ban DS-KHHGĐ và Uỷ ban BVCS-TE trớc đây.
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đoàn thể
nhân dân và tổ chức xã hội có hoạt động liên quan đến công tác DS-KHHGĐ
đã thành lập Ban chỉ đạo công tác DS-KHHGĐ và có bộ phận chuyên trách làm
tham mu cho lãnh đạo trong công tác này.
Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng, huyện, quận và tơng đ-
ơng thành lập Uỷ ban DS-GĐ-TE trực thuộc Uỷ ban Nhân dân cùng cấp.
Các xã, phờng và tơng đơng thành lập Ban DS-GĐ-TE, Chủ tịch Uỷ
ban Nhân dân xã trực tiếp làm trởng Ban, thành viên từ các ngành, đoàn thể.
Tại các cơ quan, xí nghiệp, công tác DS-KHHGĐ do tập thể lãnh
đạo quyết định nội dung công tác của đơn vị, phân công một cán bộ lãnh đạo
phụ trách và sử dụng các bộ phận chuyên môn giúp việc.
Ghi chú: Đây là các đầu mối của mạng lới CNTT chuyên ngành DS -
KHHGĐ
10
10
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan thường trực
uỷ ban quốc gia dân số & kế hoạch hoá gia đình
Bộ trưởng - Chủ nhiệm
Các Phó chủ nhiệm

ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
Tỉnh uỷ và
ubnd cấp tỉnh
huyện uỷ và
ubnd cấp huyện
đảng uỷ và
ubnd cấp xã
bí thư chi bộvà
trưởng thôn
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp tỉnh
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp huyện
uỷ ban dân số - gia đình
và trẻ em cấp xã
cộng tác viên
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
ngành, đoàn thể,
tổ chức xã hội
tuyên truyền viên
Đường chỉ mối quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo
Đường chỉ mối quan hệ điều hành và phối hợp
I
II
III
IV

5) Quản lý sinh hoạt khoa học
6) Quản lý nhân sự
Các hoạt động ở nhóm thứ nhất giữ vai trò trung tâm. Các hoạt động ở
nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất.
2.2 Mô tả các hoạt động thông tin
a) Các thông tin đến và đi có nguồn và có đích
Từ trên xuống: Trung ơng Đảng CSVN, Quốc hội, Nhà nớc, Chính
phủ...
Theo quan hệ ngang: Các bộ ngành, Các đoàn thể quần chúng, Tỉnh
Uỷ và UBND các tỉnh/thành phố
Từ dới lên: Các Uỷ ban DS-GĐ-TE các tỉnh/thành phố, từ các tổ chức
phi chính phủ, các ban DS-GĐ-TE bộ, ngành...
Thông tin quốc tế.
b) Các dạng thông tin: Hồ sơ văn bản, số liệu, ảnh, bản đồ...
c) Các loại thông tin:
+ Văn bản pháp quy
+ Quyết định, chỉ thị, thông t, văn bản điều hành.
+ Thông báo, công điện.
+ Báo cáo, tờ trình.
+ Đơn th khiếu nại, kiến nghị.
+ Các loại thông tin khác.
14
14
d) Các tính chất của thông tin:
+ Thờng, mật, tối mật, tuyệt mật
+ Thờng, khẩn, thợng khẩn, hoả tốc
e) Hình thức truyền tin:
+ Qua đờng bu diện, công văn
+ Điện tín, điện thoại, Fax
+ Qua đờng mạng, các kênh truyền tin

- Làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ: các văn bản đích danh, các
văn bản không hợp lệ, các văn bản mật, khẩn..... Vào sổ sơ bộ (văn th)
- Chuyển các bản có địa chỉ đích danh cần xử lý (văn th)
- Chuyển lãnh đạo Văn phòng các văn bản cha nêu đích danh địa chỉ.
Sau đó nhận lại từ Lãnh đạo Văn phòng, bổ xung các chi tiết còn thiếu trong sổ
nhận công văn. Đối với các văn bản cần nhân bản trớc lúc phát hành thì sao
theo số lợng đã chỉ định.(Hành chính- văn th)
- Phân loại theo nội dung, độ mật, độ khẩn, hình thức xử lý.
- Chuyển những văn bản theo địa chỉ đợc Lãnh đạo chỉ định.
- Tiếp nhận lại các văn bản có địa chỉ đích danh cần thu hồi theo quy
định.
16
16
b) Xử lý thông tin
Công tác xử lý thông tin có thể theo hai yêu cầu:
1. Xử lý thông tin theo đòi hỏi của các văn bản đến
2. Xử lý thông tin theo nhiệm vụ do Lãnh đạo giao.
Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản
nhận để biết), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị.
III. Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân
số gia đình và trẻ em
3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong
giai đoạn 1996- 2000
Đề án Tin học hoá hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc về DS-
KHHGĐ giai đoạn 1996-2000 đợc Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban phê duyệt
ngày 10 tháng 7 năm 1996. Sau bốn năm thực hiện đề án này bằng kinh phí ch-
ơng trình mục tiêu, kinh phí từ các dự án nớc ngoài tài trợ, đến năm 2000, việc
tin học hoá của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em đã đạt đợc những
kết quả sau:
1. Xây dựng mạng LAN trung tâm tại cơ quan thờng trực UBQGDS

cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin
học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp
vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nớc ngoài mang về
(phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj; phần mềm xây dựng
mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân tích số liệu thống kê:
Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo). Phần lớn cán bộ cấp tỉnh thành thạo sử
18
18
dụng các phần mềm tin học văn phòng. Một vài nơi đã kết nối mạng và sử dụng
thành thạo Internet.
5. Sử dụng Internet
Tại cơ quan thờng trực Uỷ ban DSGĐ&TE: việc tra cứu Internet từ các
máy trạm của mạng LAN trong giờ hành chính đã đợc bảo đảm từ năm 1999.
Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet
phục vụ công việc, nhng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ th điện tử và tra
cứu thông tin chuyên ngành.
Đã xây dựng trang Web riêng của Uỷ ban trên Internet
(www.ncpfp.netnam.vn) tuy nhiên thông tin cha phong phú và kịp thời.
Chỉ có một vài Uỷ ban DS-GĐ-TE cấp tỉnh/thành kết nối Internet nhng
chỉ kết nối đơn chiếc. Cấp huyện hầu nh không có máy tính đề kết nối Internet
3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT).
Sau khi khảo sát tình hình thực tế, có những đánh giá nh sau:
Mạng máy tính cục bộ (LAN):
Tại trụ sở UBQG DSGĐ&TE, 12 Ngô Tất Tố: Mạng LAN của Uỷ ban DS-
GĐ&TE tại Trụ sở chính, 12 Ngô Tất Tố đợc xây dựng từ năm 1997. Mới đầu
mạng Lan chỉ bao gồm 1 máy Chủ cấu hình thấp (Compaq Prolinea 1500, 2 Gb
HDD, 32 Mb RAM), 06 HUB xếp chồng 10 Mbits tại 6 tầng của trụ sở, mỗi dơn
vị chỉ đợc kết nối 2 máy vào mạng.
19
19

WorkstationWorkstation
Router
Modem
Gara Oto
Internet
CPNET
Be nuoc

Hình 1: Sơ đồ mạng tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố-Hà nội
Trớc nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp
mạng LAN nhiều lần để đến nay đợc hệ thống mạng nh thể hiện trên Hình 1
(Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội). Hiện nay 114 máy
tính của Uỷ ban (100%) đã đợc nối mạng trao đổi xử lý thông tin, th tín điện tử,
truy cập INTERNET qua PROXY SERVER, tra cứu văn bản. Hạn chế lớn nhất
của mạng này là dung lợng lu trữ của máy chủ thấp, tốc độ xử lý, trao đổi thông
tin chậm. Cho đến nay, đây vẫn chỉ là mạng LAN thuần tuý phục vụ nhu cầu
trao đổi thông tin của cơ quan UBQG DS-GĐ&TE.
20
20
IV. Giới thiệu đề tài nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm
hiều đợc một số các chơng trình quản lý, các chơng trình này rất đa dạng, từ
quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban...
trong đó em lựa chọn đề tài quản lý công tác đào tạo nớc ngoài.
Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con ngời cũng đều cần
quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là
gồm một khối lợng thông tin lu trữ lớn ( thờng đợc gọi là hồ sơ).
Công tác quản lý hồ sơ đoàn cán bộ ở đây cũng vậy, nó đòi hỏi phải xử
lý một khối lợng công việc khá phức tạp. Những công việc quản lý nh thế trớc
đây làm bằng thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin một cách chính xác là

việc xử lý, sự phù hợp của thông tin...
22
22
II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những
con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận:
+ Bộ phận đa dữ liệu vào ( Input)
+ Bộ phận xử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đa dữ liệu ra (out put)
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:
23
23
Kho dữ liệu
Nguồn
Thu thập
Xử lý và lưu giữ
Phân phát
Đích
II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Hệ thống thông tin gồm 5 loại:
+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

tác nghiệp
Nhân lực tác
nghiệp
Kinh doanh
và sx tác
nghiệp
24
24
III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo
quan điểm của ngời mô tả. Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời
phân tích thiết kế.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin.
Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài,mô hình vật lý trong.
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật
lý trong. Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý
ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi.
III.1. Mô hình lô gíc
Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý
mà nó phảI thực hiện, Các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý
và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến ph-
ơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời đIểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử dụng.
Nó chỉ để trả lời câu hỏi: Cái gì? và Để làm gì?.
25
25
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Mô hình logic
(Góc nhìn nhà quản lý)