


Microsoft Excel là phần mềm chuyên dụng cho
công tác kế toán, văn phòng trên môi trường
Windows, thực hiện được nhiều phép tính từ đơn
giản đến phức tạp.

Excel tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng
như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán,
bảng thông kê, bảng dự toán, … Khi có sự thay
đổi dữ liệu, bảng được tự động tính toán lại theo
số liệu mới.

Thao tác trên bảng ta có thể tạo ra các báo cáo
tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ,
hình vẽ minh họa.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1. Khởi động EXCEL:
StartAll ProgramsMicrosoft OfficeMicrosoft Excel hoặc
Double Click vào biểu tượng Excel trên Desktop
1.2. Màn hình Excel:
Thanh tiêu đề (Tille bar)
Thanh thực đơn chính (Menu bar)
Thanh công cụ chuẩn (Standard bar)
Thanh định dạng (Formatting bar)
Thanh công thức (Formula bar)
Bảng tính (Workbook)
Thanh trượt dọc (Vertical Scroll-bar)
Thanh trượt ngang (Horizotal Scroll-bar)
Thanh trạng thái (Status bar)

Kiểu chuỗi (Text): Là dạng dữ liệu có tính tổng quát nhất của Excel. Ví dụ: Cột
Họ và tên, Ghi chú, Quê quán, Chức vụ,…
- Quy ước nhập: Phải bắt đầu bởi:
- Các ký tự từ A đến Z.
- Các ký tự canh lề gồm
+ Canh lề trái: ‘
+ Canh lề phải: “
+ Canh lề giữa: ^
+ Canh đầy ô: \
- Sự hiển thị: Nếu độ dài <= độ rộng của ô thì hiển thị bình thường
Nếu độ dài > độ rộng của ô thì có 2 khả năng xảy ra
+ Ô kế tiếp rỗng  dữ liệu tràn qua
+ Ô kế tiếp không rỗng  dữ liệu bị che
khuất.
 Điều chỉnh độ rộng của ô.
- Tóan tử: Duy nhất chỉ có phép GHÉP CHUỖI. Ký hiệu &
 =“HUNG” & “ YEN” -> “HUNG YEN”
Kiểu ngày & thời gian (Date & Time): Là loại dữ liệu thể hiện giá trị Ngày và Giờ
trong bảng tính.
- Quy ước nhập: Phụ thuộc vào QUY ĐỊNH CỦA CONTROL PANEL.
 Để nhập ngày 15 tháng 06 năm 1998 thì
+ Nếu CONTROL PANEL quy định dạng DD/MM/YY thì nhập 15/06/98
+ Nếu CONTROL PANEL quy định dạng MM/DD/YY thì nhập 06/15/98
+ Nếu CONTROL PANEL quy định dạng YY/MM/DD thì nhập 98/06/15.
Hai dạng thời gian thường dùng là 13:30:55 hoặc 1:30:55 PM.
Để thay đổi cách nhập kiểu ngày dùng lệnh StartControl Panel
Regional and Language Options.
- Các phép tính:
+ {Ngày} – {Ngày}
+ {Giờ} – {Giờ}

 !"
6 + -
#$%&
3
%
'($%)"
7 &
*+',
4
^
-$&
8 =<>…
 .
2. CÁC THAO TÁC TRÊN VÙNG
Vùng bao gồm một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm
địa chỉ ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng, dạng <ô đầu> : <ô cuối>.  A2:C8.
Trước khi thực hiện một thao tác trên vùng, người sử dụng phải chọn phạm vi làm
việc (có thể là một vùng hoặc nhiều vùng).
2.1. Đánh dấu khối:

- Dùng chuột: Drag chuột tại vị trí đầu và cuối khối ô.
- Dùng bàn phím: Nhấn Shift + <các phím di chuyển con trỏ , , ,.

Click chuột tại đầu dòng/đầu cột đó.
Để đánh dấu nhiều dòng/cột liên tiếp thì bấm đồng thời phím Shift.
Để đánh dấu nhiều dòng/cột không liên tiếp thì bấm đồng thời phím Ctrl.
 !"
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift, dùng các phím mũi tên
trên bàn
phím để mở rộng vùng.

- Thực hiện lệnh EDITCUT (hoặc nhấp chuột vào biểu tượng
CUT
trên thanh cụng cụ hoặc gõ Ctrl+X);
- Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ đến vị trí của ô góc
trên bên trái của vùng đích;
- Thực hiện lệnh EDITPASTE (hoặc nhấp chuột vào biểu
tượng
PASTE trên thanh cụng cụ hoặc gõ Ctrl+V).
-3-45/6-,/78!9*:!;</!"=
./***786>?@A7A0*!",B!C7?&
3. XỬ LÝ CỘT (DÒNG)
3.1. Thay đổi kích thước:
D7
Cách 1: - Đánh dấu cột
- Thực hiện lệnh FORMATCOLUMNWIDTH và nhập
giá trị tương ứng.
Cách 2: Trỏ Mouse tại biên giữa các cột và drag sang trái/phải.
DE;/*
Cách 1: - Đánh dấu dòng
- Thực hiện lệnh FORMATROWHEIGHT và nhập giá
trị
tương ứng.
Cách 2: Trỏ Mouse tại biên trái giữa các dòng và drag lên/xuống.
EF Để điều chỉnh kích thước vừa khít với dữ liệu trong ô ta Double
Click tại biên tương ứng.
3.2. Hiện/Che Cột (Dòng):
- Đánh dấu cột (dòng)
- Thực hiện lệnh FORMATCOLUMN (ROW)HIDE (UNHIDE)
3.3. Chèn Cột (Dòng):
- Đánh dấu cột (dòng) để xác định vị trí chèn;

Bảo vệ tòan bộ tệp Workbook:
FILESAVE AS. Xuất hiện hộp thoại Save as, chọn thư mục sẽ lưu
tệp, nhập tên tệp vào hộp File Name, nháy nút TOOLS, chọn GENERAL
OPTIONS,
- Nhập mật khẩu (Password) vào hộp PASSWORD TO OPEN,
- Nhập mật khẩu vào hộp PASSWORD TO MODIFY nháy OK.
Xuất hiện hộp thoại CONFIRM PASSWORD,
- Nhập lại mật khẩu lần thứ hai vào hộp REENTER PASSWORD TO
PROCCED,
- Nhập lại mật khẩu lần thứ hai vào hộp REENTER PASSWORD TO
MODIFY nháy liên tiếp OK để thoát khỏi các hộp thoại.
Sau này mỗi khi mở tệp phải nhập đúng mật khẩu thì tệp Workbook
mới mở được.
5. CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG
EXCEL có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng rất thuận lợi.
 Công thức = A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7).
Dạng tổng quát của hàm là: =<Tên hàm>(Danh sách đối số)
<Tên hàm> là tên hàm mẫu do Excel quy định.  : SUM,
AVERAGE,COUNT,
<Danh sách đối số> có thể là giá trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, tên hàm,
… ngăn cách nhau bởi dấu phảy.
 =AVERAGE (1,2,3,4,5,6)
=SUM(A6,A10:A15)
EF Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm không phân biệt chữ
thường hoặc chữ hoa. Đối số phải đặt trong cặp ngoặc đơn (…).
Một hàm mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống Menu và hộp thoại bằng cách:
Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu, thực hiện lệnh INSERT FUNCTION (hoặc
nháy chuột vào nút f* trên thanh Formula), xuất hiện hộp thoại Insert Function. Hộp
Search for a function và nút Go dùng để tìm kiếm một hàm hoặc chọn nhóm hàm
trong khung Or select a category (ví dụ All), chọn tên hàm cần thực hiện trong khung

OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…): cho giá trị TRUE (đúng) khi có 1 điều kiện nêu trong
danh sách có trị đúng.
 OR(3>2,5<8) cho giá trị TRUE, OR(3>2,5>8) cho giá trị TRUE
OR(3<2,5>8) cho giá trị FALSE
NOT(điều kiện): Cho giá trị ngược lại của điều kiện.
 NOT(OR(3>2,5<8)) cho giá trị FALSE
IF(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2): Nếu biểu thức logic là đúng thì
hàm cho giá trị là <biểu thức 1>, ngược lại cho giá trị <biểu thức 2>. Các <biểu
thức 1> và <biểu thức 2> có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, logic)
và cũng có thể là một hàm IF khác.
: IF(a1>=300, 50, 100)
IF(b2=“GD”, 1500, IF(b2=“PGD”, 1200, 1000))
COUNTA(danh sách các trị): Cho số các ô chứa dữ liệu trong danh sách.
: = counta(-2,”VTV”,5,8) cho kết quả 4.
COUNT(danh sách các trị): Cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách.
: = count(-2,”VTV”,5,8) cho kết quả 3.
RANK(x,danh sách): Xác định thứ hạng của giá trị x so với các giá trị trong
danh sách (thứ hạng xếp theo giá trị giảm dần). Giá trị x và danh sách phải là
các giá trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Giá trị x phải rơi vào một
trong các giá trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A.
LEFT (Text,n): cho trị là chuỗi con gồm n ký tự của chuỗi Text tính từ trái sang phải.
 =Left(“Hung Yen”,4) cho chữ “Hung”
MID (Text,m,n): lấy n ký tự của chuỗi TEXT bắt đầu từ vị trí thứ m.
 =Mid(“Ban Yen Nhan”,5,3) cho chữ “Yen”
RIGHT(Text,n): cho trị là chuỗi con gồm n ký tự của chuỗi TEXT tính từ phải sang trái.
 =Right(“Hung Yen”,3) cho chữ “Yen”
LEN(Text): Cho độ dài của chuỗi TEXT.
 =Len(“Viet Nam”) cho 8.
LOWER(Text): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ thường.
UPPER(Text): Chuyển chuỗi TEXT thành chuỗi chữ hoa.

phần tử nào trong danh sách
(không phân biệt chữ hoa hay
thường nếu là chuỗi) thì hàm cho
trị là #N/A (Not Available: Không
khả thi). Chỉ khi nào trị dò x đúng
khớp với 1 phần tử trong d.s
(không phân biệt chữ hoa hay
thường nếu là chuỗi) thì hàm mới
cho trị là trị của ô nằm trên cùng
hàng trong Cột tham chiếu.
0 1:::::
? :::::
 ::::
TT @ A !BC DC
 EF 0 1G >:::::
1 E  1 1::::
3 EA  H G::::
4 E/ ? 1H 1H:::::
HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò): Nguyên tắc hoạt động của hàm
HLOOKUP (Horizontal Look Up) giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up),
chỉ khác là VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải,
còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía
dưới.
Ngoài cách dùng địa chỉ để tham chiếu tới các ô, ta có thể gán tên cho các ô
để tránh khả năng nhầm lẫn trong công thức và lệnh.
Thao tác đặt tên cho một vùng ô:
- Lựa chọn vùng ô (hoặc 1 ô)
- Thực hiện lệnh INSERTNAMEDEFINE. Xuất hiện hộp thoại Define
Name. Gõ tên khối ô (một xâu ký tự, không có dấu cách) vào hộp Names in
Workbook.

+ GB9I: Tìm trị đầu tiên bằng với trị dò (danh sách không cần
theo thứ tự nào cả).
65 81 62 13
19 23 56 9
24 8 -3 31
31 76 11 10