20 quy tắc viết thư điện tử
thương mại một cách hiệu quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp
tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những
bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây
là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu
quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp
tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những
bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Chắc
chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là tất cả
những người làm công việc kinh doanh khi nhận một bức thư điện tử
đều muốn biết ngay vấn đề một cách nhanh nhất. Họ không có thời
gian để đọc qua tất cả các bức thư trừ phi có một điều gì đó ngay lập
tức thu hút sự quan tâm của họ. Họ không thích sự dài dòng và lan
man mà muốn biết ngay những lợi ích và thực tế. Dưới đây là 20 quy
tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả:
1. Chính xác. Bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra, lợi ích nào mà bạn
đề nghị, hay số liệu thống kê nào mà bạn trích dẫn, hãy chắc chắn
rằng chúng là đúng đắn và không cường điệu quá mức. Không gì tồi tệ
hơn là khởi đầu một mối quan hệ với những thông tin phóng đại hoặc
thậm chí giả tạo.
2. Ngắn gọn. Vì mục đích của các bức thư điện tử B2B của bạn là thu
hút sự quan tâm, bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà
người nhận thư có thể có được và tổng kết trong một đoạn ngắn. Tuy
nhiên, bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu.
3. Rõ ràng. Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với
những thư điện tử sai chính tả, sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu.
4. Chân thật. Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những
người tiêu dùng trong các thư điện tử B2C. Quan hệ B2B được xây
dựng dựa trên niềm tin. Hãy chắc chắn rằng mọi điều mà bạn nói đều

những người khác nữa nếu người đầu tiên nhận nó thấy quan tâm.
Bạn có thể đưa vào những liên kết tới thông tin liên quan đến những
thứ khác, bao gồm những chi tiết kỹ thuật, thông tin về hoạt động và
dữ liệu về tài chính.
11. Bắt chước cách trình bày bằng lời nói của bạn. Mặc dù rất
nhiều điều mà bạn sẽ trình bày khi gặp trực tiếp có thể không cần
thiết hoặc không thích hợp cho một bức thư điện tử được gửi lần đầu
tiên, bạn vẫn cần phải xem xét xem bạn sẽ trình bày bằng lời về sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào, bằng điện thoại hoặc gặp
mặt trực tiếp. Hãy nghĩ về những điểm quan trọng mà bạn sẽ nhấn
mạnh vào (những điểm này có thể được gạch chân hoặc in đậm trong
thư điện tử của bạn) và những ngôn từ mà bạn sử dụng (gắn với
những giải thích bằng lời mà mọi người đều hiểu).
12. Kiểm tra mục chữ ký của bạn. Chắc chắn rằng bạn đã ký rõ
ràng và ghi tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax,
địa chỉ e-mail, và các liên kết Web site. Hãy để cho người nhận có thể
lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin.
13. Chọn thời điểm gửi thư điện tử một cách cẩn thận. Hầu hết
những người làm công việc kinh doanh thường giành thời gian xử lý
các thư điện tử, thư tín và các cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần
trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau. Hẳn là bạn không muốn bức thư
điện tử của mình bị hoà lẫn trong hàng tá hay thậm chí hàng trăm
cuộc giao tiếp mà những người nhận thư đang thực hiện.
14. Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn. Sau dòng địa chỉ
người gửi, dòng chủ đề là cái đầu tiên mà những người nhận thư điện
tử B2B sẽ nhìn vào. Nó na ná như những điều mà bạn sẽ nói trên điện
thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên. Dòng chủ đề cần liên quan
trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp.
15. Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan. Những người làm
công việc kinh doanh đều quan tâm đến những lợi ích, các chi tiết,

cả và tìm ra cách viết riêng của bạn không lẫn với những lá thư khác.
(Theo smallbusinesscomputing.com)
Nhất Linh