DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH
1. iu hành cuc hp


T chc thành công cuc hp là công vic mà bt c ngi lãnh đo
có nng lc nào cng cn phi có kh nng thc hin. ây là mt
vic không d dàng gì. Các cuc hp nên đc t chc nh th nào?
làm th nào đ bit chc chn ngi tham d s đn đúng gi?
Truyn đt cho mi ngi nh th nào? T chc thc hin công vic
sau cuc hp ra sao?

Trong tài liu này, bn s hc cách xây dng mc tiêu cho cuc hp,
hình thành ni dung sát vi thc t, tip xúc vi nhng ngi khác
trong cuc hp, và lp k hoch đ bin nhng quyt đnh thành hành
đng.

1. Loi hình và mc đích cuc hpCó th t chc mt cuc hp vi nhiu mc đích. Loi hình
trong cuc hp có th phân chia thành ba lnh vc nh sau:
• Cuc hp đ gii quyt vn đ
• Cuc hp đ đa ra quyt đnh
• Các loi hình khác: Truyn đt, báo cáo và hp đ tip nhn
ý kin phn hi 2. 14 bc lp k hoch, trin khai thc hin và theo dõi1. m bo là cuc hp thc s cn thit.

Triu tp cuc hp khi:

hp
o chuyên gia: Hng dn nhóm thông qua cuc tho
lun, gii quyt vn đ và quá trình đa ra quyt đnh
D án Phát trin ô th ng Hi 2
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
trong cuc hp. óng góp kin thc chuyên môn khi
đc yêu cu. Có th chu trách nhim đi vi công
vic hu cn trc và sau cuc hp.
o th ký: ghi li các ni dung, ý kin và quyt đnh chính
ca cuc hp. Th ký cng có th d tho các biên
bn hoc bn ghi chép sau cuc hp.
o ngi cng tác: tham gia mt cách tích cc vào cuc
hp bng cách đóng góp ý kin và tho lun đúng
hng.

• Xác đnh rõ ai là ngi ra quyt đnh
• Xác đnh cách thc đa ra các quyt đnh nh th nào: do
lãnh đo, do b phiu nhóm, hoc thng nht ý kin chung.
• Xây dng ni dung hp và s dng danh mc kim tra đ
xây dng ni dung c th. (Xem mc 2.4).

3. Thu hút s tham gia ca nhng ngi cn thit.

Cuc hp nên bao gm nhng ngi nh sau tham gia:
• nhng ngi s đa ra quyt đnh cui cùng
• có quyn lc trong vic ng h hoc ngn cn các quyt đnh
• có th cung cp ngun thông tin liên quan
• cam kt gii quyt các vn đ hoc thc hin quyt đnh
• có th trình bày quan đim ca các bên tham gia quan trng.


• đi t các vn đ d đn các vn đ phc tp và gây tranh cãi
nht.

5. Thm dò trc ý kin ca nhng ngi tham d chính

Bn có th chun b cuc hp tt hn nu bn:

D án Phát trin ô th ng Hi 4
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Bit trc đc ý kin ca nhng ngi tham d chính ca
cuc hp v các vn đ quan trng
• tho lun vi h nhng ý kin mà bn mun h chia s vi
nhng ngi tham gia khác.
Bn có th chn la đ điu chnh ni dung cuc hp ca bn
da trên thông tin t nhng ngi tham gia chính cung cp cho
bn trc cuc hp.

6. Chun b cho cuc tho lun và quyt đnh s đa ra

• Thu thp tài liu và d liu liên quan
• Nói chuyn vi nhng ngi tham gia v ý kin cng nh
các mc tiêu ca h
• ng viên nhng ngi tham gia phát huy vai trò ca mình
và cho h thy rng bn quan tâm đn ý kin ca h.
• Tóm tt ni dung cuc hp vi lãnh đo và cp trên ca bn,
nhng ngi không th tham gia cuc hp nhng rt quan
tâm đn kt qu cuc hp này.
• Phân phát chng trình và các thông tin liên quan

7. Nêu rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp


Khi ra quyt đnh, nhóm có th b phiu hoc dung hoà ý kin
(hai bên cùng thng nht) hoc ngi lãnh đo có th t đa ra
quyt đnh:
• B phiu cho bn kt qu nhanh hn
• Dung hoà ý kin thng khó hn và mt nhiu thi gian
hn. Trong dung hoà ý kin, không phi tt c mi ngi đu
đng ý vi quyt đnh nhng vn nht trí là ng h quyt
đnh đó.
D án Phát trin ô th ng Hi 6
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Quyt đnh ca lãnh đo thng tn ít thi gian nht. Khi
áp dng phng pháp này, điu quan trng là tt c các
thành viên đu cm thy quan đim ca h đc lng nghe.

10. Kt thúc cuc hp vi mt K hoch hành đng và
truyn đt

Các cuc hp kt thúc không có mt k hoch hành đng và
truyn đt s không đ ra đc mt hành đng nào sau khi
cuc hp kt thúc. Mt k hoch hành đng và truyn đt cn
có ba yu t:

• Nhng quyt đnh và kt qu c th nào đã đt đc
trong cuc hp và nhng công vic nào cn đc thc hin
sau cuc hp?
• Ai chu trách nhim đi vi nhng nhim v này?
• Khi nào nhng nhim v này đc hoàn thành?

11. Biên bn hp


Trong quá trình hp, cn chú ý đn các du hiu không hài lòng
ca nhng thành viên v các quyt đnh và cn tìm gp h sau
cuc hp. Các cuc trao đi sau cuc hp có th s cung cp
cho bn nhiu đóng góp quý báu và có th tránh làm nhng vn
đ đn gin tr nên phc tp không cn thit.

13. Cung cp đ các ngun lc đã ha

Cn đm bo các thành viên s đc cung cp các ngun lc
h cn đ đt đc các nhim v đc giao. Trong trng hp
không th cung cp đc, cn gii thích ti sao.

D án Phát trin ô th ng Hi 8
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
14. Thc hin các quyt đnh ca bn

Thc hin ngay các quyt đnh đã đa ra trong cuc hp càng
sm càng tt. iu này s cho thy hiu qu làm vic ca bn
vi t cách là ngi ch trì cuc hp. Cui cùng, bn s đc
đánh giá thông qua nhng gì bn làm nhiu hn là thông qua
nhng gì bn nói.

3. Các gi ý cho vic chun b và t chc mt cuc
hp

• Ch mi nhng ngi cn phi tham d và nhng ngi có
th đóng góp đ đt đc các mc tiêu ca cuc hp.
• Nu làm vic vi mt nhóm ln, cn chun b nhiu phng
thc.

• Cng c tm quan trng ca nhng quan đim và ý tng
đã đc chia s và nhng cam kt góp phn cho cuc hp
đc t chc thành công
• Cám n s tham gia nhit tình ca mi ngi

5. Các gi ý đ gii quyt vi các hành vi gây khó
khn

Các thành viên đn mun
• Bt đu cuc hp đúng gi
• Tìm hiu nhng gì có th khin ngi đn mun tham d
đúng gi.
• Giao cho ngi hay đn mun này mt công vic phi làm
trong cuc hp
• Sau cuc hp và khi ch có 2 ngi, hi ti sao ngi này li
đn mun
D án Phát trin ô th ng Hi 10
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
Nhng thành viên v sm
• Tìm hiu ti sao nhng ngi này thng v sm
• Khi bt đu cuc hp, hi xem liu mi ngi có th  li d
hp cho đn khi kt thúc đc không. Nu không, cn xem
xét điu chnh li thi gian ca cuc hp.

Các thành viên luôn lp đi lp li mt vn đ

• Ghi các ý kin đóng góp ca nhng ngi này lên giy lt
• Nói cho h bit rng bn đã nghe ý kin ca h
•  vn đ này li tho lun sau


3. Các nguyên nhân ca nhng vn đ này là gì?
4. Có nhng gii pháp nào cho vn đ này? Nhng hu qu gì
có th xy ra nu vn đ không đc gii quyt?
5. Chúng ta s chn la mt gii pháp nh th nào? Các nhân
t chính nh thi gian, ngun lc, tài chính, giá tr .v.v.
6. Thng nht v mt gii pháp

D án Phát trin ô th ng Hi 12


D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:


D án Phát Trin ô th ng Hi do
Tháng 11, 2003
• i din cho các bên liên quan lãnh đo t chc
• Ch đo thc hin thông qua mt s mnh hoc mc đích
• Hình thành và thc hin nhng thay đi v chin lc ca
t chc
• Theo dõi và giám sát các hot đng, đc bit các hot
đng liên quan đn kt qu tài chính, nng sut, cht
lng, các dch v mi và phát trin nhân lc.
D án Phát Trin ô Th ng Hi 1
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Cung cp các chính sách và hng dn thc hin cho các
cán b qun lý khác to điu kin thun li cho công tác
qun lý và các thay đi trong chin lc.

Di đây là 6 quan nim ph bin v lãnh đo:

Sai
úng

Quan
nim 1
Lãnh đo ch tn ti  cp
cao nht ca t chc
Lãnh đo cn thit đi vi
tt c các cp trong mt
t chc
Quan
nim 2

nim 6
Chc nng ca ngi
lãnh đo ch gii quyt
nhng vn đ phc tp
Chc nng lãnh đo là
đng đu vi s thay
đi, còn chc nng qun
lý là đng đu vi các
vn đ phc tp D án Phát Trin ô Th ng Hi 2
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
2. Vai trò ca ngi Lãnh đo có tm chin lc

• Mt nhà lãnh đo có tm chin lc phi có kh nng ch
đo t chc ca mình. Ngi đó phi đm bo rng các
mc tiêu và chin lc dài hn đc xây dng và nhng
nhân viên chu trách nhim thc hin phi hiu rõ và ng
h nhng mc tiêu và chin lc này.
• Nhng chin lc d kin s đc thc hin thông qua
mt c cu t chc do nhà Lãnh đo có tm chin lc
la chn.
• Ngi lãnh đo phi thit lp đc mt h thng thông tin
đ giúp các nhân viên có th hiu rõ v chin lc, ngoài
ra đm bo ngi lãnh đo chin lc đc cp nht v
nhng thay đi đang din ra.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 3
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên

đc hoàn thành
• Chia s vi nhân viên v mc
tiêu chung đ ch cho h thy
v trí ca h trong đó
• S dng các k nng đ xác
đnh phng pháp và các h
thng
• a ra hng dn tng th
và thnh thong kim tra
• S dng chui mnh lnh đ
truyn đt các ch dn
• Trao quyn cho mi ngi
làm nhng gì mà h cho là
tt nht
• Tr cp cho nhân viên làm
nhng công vic khó khn
• Cùng làm vic vi mi ngi
đ xây dng nhng nhim v
đáng làm
• Thúc gic mi ngi làm vic
nhiu hn
• ng viên mi ngi phát
huy ht kh nng ca mình
• Da vào các chuyên gia và
giao nhim v cho nhng
ngi có nng lc nht
• Thành lp các nhóm gii
quyt các vn đ phc tp
• Gim thiu s phn đi bng
cách s dng kt hp các

xem là đúng
4. Tm nhìn chin lc Bn phi hình thành và truyn đt vi mi ngi mt bc
tranh tng lai hp dn. Tuy nhiên, bn không th dn dt mi
ngi đn đc ni đó nu trong suy ngh ca chính bn và
ngi khác vn cha hình thành rõ nét v bc tranh đó. Lãnh
đo, trc ht là thay đi và luôn vn đng, ch không phi
đng yên. Bn cn phi có mt mong c, mt đích đn
trc khi bn bt đu lãnh đo.

• Mt tm nhìn phi tho mãn đc câu hi: “Chúng ta
mun đt đc gì? “
• Là đng lc mnh m trong mi ngi
• Liên kt mi ngi và gn kt các hot đng đa dng vi
nhau
• Mt tm nhìn nu đc thc hin đúng s mang li s
hng khi, thoi mái và phát huy tính sáng to
• Tm nhìn phi bt ngun t mi cá nhân ch không phi là
sn phm ca vic lp k hoch chin lc áp đt t trên
xung
• Cn có thi gian mi ngi hiu v tm nhìn và đt đc
cam kt
D án Phát Trin ô Th ng Hi 5
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
T Tm nhìn đn S mnh:

Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Có kh nng nhn bit và tng hp nhng tin trin quan
trng, t bên trong và bên ngoài t chc.
• Có k nng phân quyn, phân cp trách nhim và khuyn
khích, đng viên có hiu qu
• Có uy tín và nng lc, s dng quyn lc và gây nh
hng đ to ra s thay đi
• Có k nng thc hin công vic
• Có quyt tâm và kiên đnh theo đui tm nhìn và s mnh
đã đ ra
• Có sc chu đng v tinh thn và th cht
• Linh hot, nhn thy đc nhu cu thay đi chin lc, c
cu, phng thc thc hin.

6. Qun lý bng cách tip xúc trc tip vi các cp
di

Gp g và nói chuyn vi mi ngi là phng pháp quan
trng đ đng viên h. ây đc xem là mt phng pháp
hng dn có hiu qu. Bn cn phi có nhng lc th thn,
tip xúc vi nhân viên trong t chc, lng nghe và nói chuyn
vi h v nhng vn đ riêng t và nhng vn đ ca t
chc.
• Bt đu vi nhng nhân viên cp di trong t chc. Vi
cách làm này, bn s ch cho nhng nhân viên này thy
rng h rt quan trng đi vi t chc. Nhng ngi  cp
lãnh đo ca t chc đã bit rõ v điu này.
• Không nên thay đi trt t hin có bng cách giao mt
công vic gây mâu thun vi s phân công ca ngi
khác.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 8
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
8. Mi ngi mun gì t công vic ca h?

Nu mun các nhân viên có đóng góp hiu qu cho t chc,
điu quan trng là h phi cm thy đc đng viên, khuyn
khích. Các yu t cn thit đ có th đng viên mi ngi là:
• Tim nng đóng góp và hoàn thành thông qua công vic
• Ghi nhn các c gng và thành công
• C hi thng tin
• Lng và v trí trong t chc
• Công vic thú v
• Trách nhim
• Không khí làm vic thoi mái

ng viên là cách s dng có hiu qu khát vng ca nhân
viên mun ci thin công vic và da trên 10 nguyên tc c
bn sau:
• Tt c mi ngi đu mun đc đng viên hoc có th
đc đng viên
• Mi ngi hành đng vì có lý do ca riêng h, ch không
vì lý do ca bn hay ca tôi
• Con ngi thay đi bi vì s quan tâm, áp lc hay nhu cu
• Chìa khoá đ giao tip hiu qu là gp g tng cá nhân
• Cách tt nht đ mi ngi lng nghe bn là bn phi bit
lng nghe mi ngi
• Lòng t hào mt đng lc mnh m
• Cho dù không th thay đi đc bn cht ca con ngi,
bn vn có th thay đi đc hành vi ca h
• Nhn thc ca nhân viên tr thành hin thc ca ngi


D án Phát Trin ô Th ng Hi 10