Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Bài 5
Màn hình nhập liệu

Nội dung Tổng quan 3
Đối tượng Form 4
Tạo màn hình cập nhật dữ liệu với Form Wizard 9
Tạo các nút lệnh bằng công cụ Wizard 13
Bài tập 15
5-2
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Giới thiệu

Lý thuyết
4 Tiết
 Ý nghóa của màn hình (Form)
 Các thành phần trong một màn hình, phân biệt được màn hình nhập
liệu và màn hình hội thoại
 Các khái niệm cơ bản trong màn hình
 Các thuộc tính cơ bản của màn hình
 Các điều khiển cơ sở của màn hình
 Các bước để tạo một màn hình dữ liệu
 Các thao tác thực hiện việc tạo nút lệnh trên màn hình


Từ đó, để giúp cho người sử dụng dễ dàng trong việc nhập số liệu vào bên trong các bảng theo thói
quen công việc hằng ngày trước đây mà họ vẫn thường làm, chúng ta phải tạo ra các màn hình dữ
liệu để cho phép họ cập nhật dữ liệu trên các bảng. Ngoài ra, màn hình còn được sử dụng như các
hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
Các thành phần trong một màn hình
Trên một màn hình gồm có các thành phần sau:

Thành phần Ý nghóa
Đầu màn hình
(Form Header)
Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu
màn hình.
Chi tiết (Detail) Thể hiện các chi tiết dữ liệu của màn hình.
Cuối màn hình
(Form Footer)
Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối
của màn hình.

Đ
ầu màn hình
Chi tiết
Cuối màn hình
5-4
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Đối tượng Form
Nội dung
Phần này sẽ trình bày các đối

Nguồn dữ liệu (Record Source)
Là nơi chứa dữ liệu của bảng sẽ được xử lý trên man hình. Thông qua form dữ liệu, người dùng có
thể thực hiện các thao tác cập nhật dữ liệu: thêm, xóa, sửa. Các hành động này có ảnh hưởng trực
tiếp đến các bảng bên trong cơ sở dữ liệu. Đôi khi dữ liệu nguồn của form dữ liệu không chỉ lấy từ
một bảng mà lấy từ nhiều bảng khác nhau để có được thông tin cần thiết, trong trường hợp này ta có
thể tạo một truy vấn chọn lựa để hiển thò thông tin từ nhiều bảng khác nhau.

Các dạng form
Microsoft Access cung cấp cho chúng ta một số các dạng form nhập liệu như sau:

Màn hình dạng cột (Columnar)
Đối với màn hình này thì tại một thời điểm chỉ hiển thò thông tin của một mẫu tin có trong nguồn dữ
liệu. Để xem thông tin của những mẫu tin khác, người sử dụng phải sử dụng các nút di chuyển qua
lại giữa các mẫu tin.
5-5
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Ví dụ Màn hình dạng danh sách (Tabular)
Hiển thò những mẫu tin có trong nguồn theo từng dòng, số mẫu tin thể hiện tại một thời điểm tuỳ
theo kích thước khi thiết kế màn hình, người sử dụng có thể sử dụng thanh cuộn để di chuyển lên
xuống trong phạm vi hiển thò dữ liệu của màn hình.

Ví dụ Màn hình dạng hàng (Justified)
Trong dạng màn hình này dữ liệu được thể hiện trên nhiều cột , nhưng tại một thời điểm trên màn
hình dữ liệu chỉ hiển thò thông tin của một dòng dữ liệu tương ứng trong bảng. Dạng màn hình này


Một số thuộc tính thường dùng của màn hình
Muốn xem hoặc thay đổi một số thuộc tính của màn hình, chúng ta phải mở màn hình ở chế độ thiết
kế và bật cửa sổ thuộc tính của màn hình bằng cách chọn thực đơn ViewỈ Properties.

Record Source
Dùng để xác đònh bảng dữ liệu nguồn cần sử dụng để xây dựng màn hình.

Caption
Là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (Title bar) cửa sổ màn hình.

Default View
Microsoft Access cung cấp ba dạng thể hiện của màn hình khi nó được mở
5-7
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
 Single Form: màn hình dữ liệu dạng cột (Columnar)
 Continous Form: màn hình dữ liệu dạng danh sách (Tabular )
 Datasheet: màn hình dạng bảng dữ liệu, thường sử dụng cho màn hình con

Record Selector
Cho phép ẩn hoặc hiện thanh chọn mẫu tin hiện hành trên màn hình dữ liệu. Sử dụng Record
Selector để chọn mẫu tin hiện hành trên màn hình đang làm việc.

Navigation Button
Cho phép ẩn hay hiện thanh di chuyển qua lại các mẫu tin có trong nguồn dữ liệu của màn hình.
Thanh này gồm các nút dùng để di chuyển đến những vò trí khác nhau, như là di chuyển về mẫu tin
đầu đầu tiên, di chuyển đến mẫu tin trước của mẫu tin đang đứng, di chuyển đến mẫu tin sau mẫu
tin đang đứng, di chuyển về mẫu tin cuối cùng có trong dữ liệu nguồn, di chuyển đến một mẫu tin
mới.


Command Button

Là một đối tượng có dạng nút bấm, người sử dụng thông qua đối tượng này để kích hoạt một yêu
cầu xử lý cần thực hiện.
5-8
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

SubForm / SubReport

Dùng để nhúng một màn hình vào một màn hình khác với điều kiện là hai màn hình phải có quan
hệ liên kết trên ít nhất là 1 tập giá trò.
Ví dụ xét mối quan hệ giữa sinh viên và khoa, với một khoa có nhiều sinh viên và mỗi sinh viên chỉ
thuộc về một khoa duy nhất. Trước tiên, xây dựng 2 màn hình: màn hình Sinh Viên chứa thông tin
của sinh viên và màn hình Khoa chứa thông tin của khoa. Sau đó, trong màn hình Khoa ta tạo một
đối tượng SubForm/SubReport để chứa màn hình Sinh Viên với tập giá trò liên kết thông qua Mã
khoa, khi đó trong màn hình Khoa ta có thể thấy được danh sách những sinh viên của khoa đang làm
việc.
5-9
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Tạo màn hình cập nhật dữ liệu với Form Wizard
Nội dung
Trình bày cách tạo nhanh một
màn hình cập nhật dữ liệu
bằng công cụ trình thông minh
(Wizard) .


khi lưu lại.

5-11
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Tạo màn hình dạng chính – phụ (Main – Sub)
Thông thường dạng màn hình chính-phụ là sự kết hợp của hai dạng màn hình: dạng cột (Columnar)
và dạng bảng dữ liệu (Datasheet).

Ví dụ
Tạo màn hình KẾT QUẢ THI cho phép cập nhật dữ liệu bảng SINHVIEN và bảng
KETQUA

Các bước thực hiện như sau:
 Tạo màn hình chính chứa dữ liệu bên nhánh một (SINHVIEN) có dạng cột bằng công cụ
trình thông minh.

 Tạo màn hình phụ (chi tiết) dạng bảng dữ liệu (Datasheet) bằng Wizard để chứa toàn bộ dữ
liệu ở nhánh nhiều (KETQUA)

 Tạo liên kết màn hình phụ vào màn hình chính bằng cách:
− Mở màn hình chính ở chế độ thiết kế.
−
Sắp xếp lại hai cửa sổ: CSDL và cửa sổ thiết kế của màn hình chính sao cho cả hai
cùng hiển thò đồng thời trên màn hình. Chọn tên màn hình phụ trong danh sách các
màn hình tại cửa sổ CSDL, sau đó kéo biểu tượng của màn hình phụ qua phần chi
tiết (Detail) của màn hình chính. 5-12
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

năng cơ bản đối với dữ liệu như: di chuyển và thêm mới một mẫu tin bằng thanh Navigation Button
của form.

Ngoài những chức năng trên, người sử dụng đôi khi còn yêu cầu một số xử lý khác như Tìm kiếm
mẫu tin, In báo cáo, để thực hiện những chức năng này thì ta cần phải thao tác với vài điều khiển.
Microsoft Access cung cấp một công cụ hỗ trợ việc thiết kế các điều khiển này một cách nhanh
chóng và khá dễ dàng.

Các bước để tạo một nút lệnh bằng công cụ Wizard
Để có thể tạo được một nút lệnh bằng công cụ Wizard, chúng ta cần thông qua những bước sau:
 Bật sáng điều khiển Control Wizard trên thanh công cụ
 Chọn biểu tượng Command Button trên hộp công cụ và vẽ vào vò trí thích hợp trên form
 Chọn loại chức năng trong phần Categories, sau đó chọn hành động trong phần Actions cần
tạo cho nút

 Chọn tiêu đề hiển thò trên nút là chuỗi ký tự hay hình ảnh, nếu nhấn vào tùy chọn Picture,
chúng ta sẽ chọn vào các hình do Access cung cấp để thể hiện trên nút lệnh, nếu muốn chọn
một hình ảnh nào khác, ta có thể chọn vào nút Browse để chọn file hình ảnh cần thể hiện.  Đặt tên cho nút vừa tạo, và nhấn vào nút Finish để kết thúc việc tạo nút lệnh bằng Wizard.
5-14
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM Một số nhóm chức năng và các hành động thông dụng để tạo lập một nút
lệnh bằng Wizard
Theo các bước để tạo lập một nút lệnh ở trên, chúng ta nhận thấy bước quan trọng nhất trong khi
tạo một nút lệnh bằng Wizard đó là ta phải biết được nhóm chức năng (Categories) và hành động
(Action) tương ứng của nút lệnh đó. Dưới đây là một số các nhóm chức năng và hành động thông