Microsoft
Microsoft
Access
Access
CHƯƠNG 1: LÀM QUEN VỚI ACCESS.
1.1 Một số khái niệm:
1.1.1. Access là gì?
Là môt hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL), cung cấp các công cụ hữu hiệu và
tiện lợi để giải quyết các bài toán trong quản lý, thống kê, kế toán
Access thực hiện các chức năng sau:
-
Tạo ra các bảng biểu để lưu trữ CSDL(Tables).
-
Thông kê trích rút dữ liệu theo yêu cầu(Queries).
-
Tạo ra các Form nhập xuất dữ liệu(Forms).
-
Tạo ra các báo cáo từ CSDL(Reports).
-
Tự động hóa vớI các tập lệnh(Macro).
-
Thiết kế các modul bằng ngôn ngữ Visua Access(Modul).
-

Access được tích hợp trong bộ Office của hãng Microsoft chạy trên môi trường
Windows.
1.1.2. CSDL là gì?
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các thông tin được tổ chức cho một mục đích cụ thể,
các thông tin này thường có hình ảnh bảng biểu.
1.1.3. Thế nào là một CSDL quan hệ?
Đặt vấn đề. Để quản lý Sinh viên ta có CSDL như sau:

Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên tắc của lập trình cấu
trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của
Access.
1.3 Khởi động và thoát khỏi Access.
a. Khởi động.
Start/Program/Microsoft Access.
o Blank Database (Tạo CSDL từ đầu).
o
Database Wizard (Tạo CSDL theo khuôn mẫu).
o
Open Existing Database (Mở CSDL có sắn).
Chọn 1 trong 3 tuy chọn sau đó kích vào nút lệnh OK.
b. Thoát.
–
File/Exit.
– Alt + F4.
–
Kích vào nút lệnh Close (X).
1.4 Tạo tệp CSDL.
Sau khi khởi động Access.
•
Chọn Blank Database.
•
Tại hộp thoại File New Database nhập tên tệp.
•
Tại hộp thoại Database chọn Tables/New.
•
Tại hộp thoai New table chọn Design View/OK.
− Các kiểu dữ liệu trong Access.
• AutoNumber (Tự động chèn dữ liệu số theo từng record).

Text. số ký tự tối đa cho phép.
− Number Miền giá trị của số.
•
Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.
• Integer: kiểu nguyên đơn.(-32768 đến 32767)
• LongInteger: kiểu nguyên kép. (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)
•
Single: kiểu số thực đơn. (1.4E-45 đến 3.4E 38)
•
Double: kiểu số thực kép …
– Format: (Định dạng trường).
Xác định cung cách hiển thị. dạng số, dạng tiền tệ, dạng ngày tháng
• <: Hiển thị toàn bộ ký tự ở dạng chữ thường.
•
>: Hiển thị toàn bộ ký tự ở dạng chữ hoa.
• ! : Nhập dữ liệu từ trai sang.
−
Decimal Places: (Xác định số chữ số thập phân).
− Input Mask: (Khuôn dạng nhập dữ liệu).
•
0 vị trí dành cho các chữ số bắt buộc phải nhập.
• 9 vị trí dành cho các chữ số không bắt buộc phải nhập.
• a vị trí dành cho cả chữ và số, không bắt buộc phải nhập.
•
A vị trí dành cho cả chữ và số, bắt buộc phải nhập.
• L vị trí dành cho 1 chữ cái, bắt buộc.
• C vị trí dành cho một kí tự bất kỳ, không bắt buộc phải nhập.
•
Dấu phân cách thập phân(.), hàng ngàn(,), ngày giờ(/).
− Caption: (Tiêu đề của trường).

- Description: Mô tả, chú thích cột.
- Field Properties: Thuộc tính cột.

2.3 Sửa cấu trúc và sửa dữ liệu.
a. Sửa cấu trúc.
b1. Chọn bảng.
b2. Kích chuột vào Design.
- Chèn trường:
Đưa trỏ Text vào vị trí cần chèn mở menu Insert/Rows.
- Xoá trường:
Chọn trường cần xóa mở menu Edit/Delete Rows.
-
Di chuyển trường:
Chọn trường sau đó kéo thả đến vị trí mới.
- Thay đổi kiểu trường:
•
Đổi từ Text sang:
1. Memo: Xoá chỉ mục
2. Number: Văn bản đó phải là dạng số và dấu phẩy hợp lệ.
3. Data/Time: Văn bản đó phải là dạng ngày tháng hoặc có thể nhận dạng được .
4. Currency: Văn bản đó phải chứa dữ liệu hợp lý.

•
Chuyển từ Memo sang kiểu sau:
1. Text: Chỉ dùng 255 ký tự đầu tiên.
2. Number: Văn bản đó phải là dạng số và dấu phẩy hợp lệ.
3. Data/Time: Văn bản đó phải là dạng ngày tháng hoặc có thể nhận dạng được .
4. Currency: Văn bản đó phải chứa dữ liệu hợp lý.

•

3. Data/Time: Không hạn chế.
4. Number: Không hạn chế
b. Sửa dữ liệu
b1. Chọn bảng.
b2. Kích chuột vào Open.
- Thêm bản ghi mới:
Mở menu Insert/New record.
- Xoá bản ghi:
Mở menu Edit/Delete/Record.
- Sửa dữ liệu:
Di chuyển trỏ Text đến nơi cần sửa sau đó sửa lại.
- Tìm và thay thế dữ liệu:
a. Tìm dữ liệu.
Mở menu Edit/Find (Ctrl+F).
-
Find What: Gõ từ cần tìm.
- Look in: Cột cần tìm.
b.Thay thế dữ liệu.
Mở menu Edit/Replace (Ctrl+H).
- Find What: Gõ từ cần tìm.
- Replace With: Từ cần thay thế.
- Look in: Cột cần tìm.
2.4 Quan hệ dữ liệu.
- Quan hệ 1:N.
Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có mỗi quan hệ với nhiều bản
ghi trong bảng thứ 2. (Ví dụ: Quan hệ giữa khoá học với DS Sinh viên).
- Quan hệ 1:1.
Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có mỗi quan hệ với một bản ghi
trong bảng thứ 2. (Ví dụ: Quan hệ giữa Sinh viên với khoá học).
- Quan hệ N:N.

B2. Kích File/Export.
B3. Chọn kiểu dữ liệu, đặt tên bảng.
B4. Kích vào Save.
2.6.6 Sắp xếp DL.
B1. Mở bảng.
B2. Chọn trường cần sắp xếp.
B3. Mở Record/Sort.
•
Sort Ascending: Tăng dần.
•
Sort Descending: Giảm dần.
2.6.7 Lọc dữ liệu.
B1: Mở bảng cần lọc.
B2: Mở menu Record/Filter/Advanced Filter/Sort…
B3: Xác định các đối tượng và tiêu chuẩn lọc.
- Chọn các trường cần lọc tại Field.
-
Chọn cách sắp xếp tương ứng ở Sort.
-
Lập tiêu chuẩn lọc dữ liệu ở Criteria.
- Mở Filter/Apply Filter/Sort.
2.6.8 Bảo mật CSDL.
B1: Mở Menu Tools/Security/Set Database Password.
B2: Đặt mật khẩu.
CHƯƠNG 3: TRÍCH RÚT DỮ LIỆU.
3.1. Mục đích truy vấn dữ liệu (Queries).
Sau khi đã tạo các bảng và lưu trữ dữ liệu chúng ta thường phải thực hiện các
thao tác liên quan đến nguồn dữ liệu như:
–
Tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó.