TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
──────── * ───────
BÀI TẬP LỚN
MÔN: Văn phong kỹ thuật
Đề tài : Làm quen với các báo cáo kỹ thuật cơ bản
Sinh viên thực hiện : Đỗ Anh Tuấn
Bùi Văn Toàn
Nguyễn Văn Đại
Chu Đức Lộc
Lê Phương Nam
Nhóm : 12
Giảng viên : ThS. Thạc Bình Cường
Hà Nội, tháng 10 năm 2013
Văn phong kỹ thuật
I) Mở đầu
- Phạm vi:
+ Tìm hiểu cách viết CV và thư từ trang trọng
+ Tìm hiểu cách viết các bản tóm tắt
+ Tìm hiểu cách viết các bản khảo cứu
- Thuật ngữ và từ viết tắt:
STT Tên thuật ngữ Giải thích
1 CV Curriculum vitae – Sơ yếu lí lịch
2 Booklet Bản tóm tắt
3 Correspondence Thư từ
4 Article Bài báo
5 Brochure Sách hướng dẫn
6 Newsletter Tạp chí
7 Manual Hướng dẫn sử dụng
8 Report Báo cáo
9 Investigation report Bản khảo cứu

Văn phong kỹ thuật
8)Sử dụng văn phong và định dạng thống nhất
9)Cung cấp thông tin có giá trị và có thể sử dụng
10) Có ghi nhận đóng góp, trích dẫn của người khác
4 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản
4
Văn phong kỹ thuật
2)Phân loại theo mục đích
• Article (Bài báo): tập trung sâu vào 1 chủ đề cụ thể
• Booklet (Tóm tắt): tổng quan hoặc giới thiệu sơ lược về 1 vấn đề nào
đó
• Brochure (Sách hướng dẫn): hướng dẫn, giới thiệu, thuyết phục độc
giả về 1 vấn đề gì đó
• Correspondence (thư từ): giao tiếp với các bên liên quan
• Newsletter (Báo/Tạp chí): cung cấp thông tin về một số các chủ đề có
liên quan đến nhau.
• Manual (Hướng dẫn sử dụng): mô tả và hướng dẫn sử dụng sản phẩm
• Report (Báo cáo): trình bày chi tiết về đề xuất cũng như cách giải
quyết 1 vấn đề nào đó
• Investigation report (Báo cáo khảo cứu): trình bày kết quả của nghiên
cứu, cách thức giải quyết vấn đề
3)Phân loại theo hình thức truyền tải
• Bản mềm (Soft copy): thông tin được lưu trữ trên máy tính.
• Bản cứng (Hard copy): thông tin được lưu trữ trên giấy tờ.
III) Sơ yếu lí lịch
1)Giới thiệu
• CV (Curriculum vitae): Sơ yếu lý lịch, giới thiệu về bản thân để xin
việc với nhà tuyển dụng
2)Cấu trúc của sơ yếu lí lịch
5 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản

dàng khi bạn trúng tuyển và được tham gia phỏng vấn.
• Quá trình học tập của bạn:
 Trường THPT mà bạn đã tốt nghiệp:
Mục này tuy nhỏ nhưng rất quan trọng. Nếu bạn không có nhiều kinh
nghiệm, hãy nêu những thành tích học tập mà bạn đạt được trong quá trình học
phổ thông chẳng hạn như điểm, xếp loại, làm cán sự lớp, thi đậu kỳ thi học sinh
giỏi toán,… Nếu bạn mô tả hay thì nhà tuyển dụng sẽ lưu ý hồ sơ của bạn nhiều.
 Trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp mà bạn học:
Là sinh viên bạn hãy nêu những thành tích của mình trong quá trình học
như đã làm cán sự lớp, tham gia nghiên cứu đề tài khoa học, được khen thưởng
cấp khoa, cấp trường, nhận học bổng, đoạt giải các kỳ thi lớn, đoàn viên, đảng
viên,… Bạn càng nhiều thành tích hãy nêu ra càng nhiều càng tốt. Đây sẽ là
điểm nổi trội của bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng đặc biệt đối với
những bạn chưa có kinh nghiệm làm việc.
Các kỹ năng của bạn
7 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản
7
Văn phong kỹ thuật
• Kỹ năng ngoại ngữ:
Bạn hãy mô tả thêm những kinh nghiệm ngoại ngữ mà bạn đã có như bạn
có khả năng giao tiếp tốt với người nước ngoài, nghe và hát tiếng nước ngoài
tốt, viết và đọc tiếng nước ngoài thành thạo,… Bạn cũng nên nêu những bằng
cấp mà mình đã đạt được như bằng A, B, C, TOEIC, TOEFL, IELTS,… Đây là
điểm mạnh của bạn so với các ứng viên khác đó.
• Kỹ năng tin học:
Kỹ năng tin học là kinh nghiệm trong quá trình sử dụng tin học mà bạn
đạt được như đánh máy nhanh, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng,
biết thiết kế web,… Những bằng cấp đạt được như bằng A,B,… Vấn đề tin học
nhà tuyển dụng rất quan tâm tới ứng viên, bạn nên nêu ra đầy đủ.
• Kỹ năng mềm:

khả năng này.
• Kinh nghiệm, thành tích khác của bạn:
Hãy kể cho nhà tuyển dụng biết những thành tích cũng như các kinh
nghiệm khác của bạn như bạn đã từng thi trò chơi “Ô chữ vàng”, tham gia
chương trình văn nghệ của trường , tham gia diễn thời trang, đoạt giải kỳ thi nào
đó, có kinh nghiệm dẫn chương trình, tổ chức cuộc đi chơi,…
• Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân:
Hãy cho nhà tuyển dụng biết điểm mạnh cũng như điểm yếu của bạn.
Nên nêu bật điểm mạnh và hạn chế điểm yếu mà ảnh hưởng đến công việc. Qua
đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng của bạn và xem xét mức độ phù hợp
công việc. Đây là mục quan trọng, nhà tuyển dụng rất quan tâm.
• Sở thích:
Bạn nên nêu nên sở thích của bản thân mình. Đó là những sở thích cụ thể
của bạn như thích nghe nhạc, thích chơi thể thao, … nhưng đừng đưa quá nhiều.
• Người giới thiệu:
Người giới thiệu là người có ấn tượng và có thể đưa nhận xét khách quan
về bạn. Bạn hãy mô tả người tham khảo của bạn về họ tên, địa chỉ mail, số điện
thoại, Qua đó nhà tuyển dụng có thể liên lạc với họ khi cần thiết.
9 Nhóm 12 – Làm quen với các loại báo cáo kỹ thuật cơ bản
9
Văn phong kỹ thuật
Những việc không nên làm trong CV
• Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp đó là một trong hai thứ không thể chấp nhận
đối với một CV xin việc, bạn phải kiểm tra phần này thật cẩn thận, nên
đọc kỹ lại nhiều lần.
• Bạn không nên sử dụng những từ địa phương, tiếng lóng trong CV.
• Đừng để những lỗi do cẩu thả như: lem dấu cà phê lên hồ sơ hay in hồ sơ
trên giấy tiêu đề của công ty,… làm hỏng bộ hồ sơ được chuẩn bị công
phu của bạn.
• Tránh viết tắt, đặc biệt những từ không phổ biến và không được thừa

• Thư trong lĩnh vực kỹ thuật sử dụng định dạng theo khối (block)
với 1 dòng giữa các đoạn văn và không có lùi đầu dòng. Phần nội
dung chính thường là từ 1-5 trang. Font chữ thường đơn giản, nội
dung được trình bày theo thứ tự trước sau và các mục được đánh
số, kí tự.
• Bởi vì thư từ thường để trao đổi thông tin nên phần mở đầu nên ghi
ngày tháng gửi, tên cũng như chức danh của người gửi, địa chỉ gửi
đầy đủ , lời chào.
• Viết tiêu đề rõ ràng để giúp người nhận xác định được nội dung mà
chúng ta muốn đề cập đến cũng như để dễ dàng xem xét lại sau về
sau.
• Xem xét tất cả các thư từ để đảm bảo tính chính xác về các vấn đề
pháp lý trước khi phê duyệt chúng. Tóm lược lại những tài liệu phù
hợp dựa trên việc xác định : Chữ ký, tên , chức danh.
• Những người cần biết về những thư từ mà không liên quan trực
tiếp nên được đặt vào một danh sách ở đầu hoặc ở cuối tài liệu.
V)
- Bản ghi nhớ (memoranda)
• Bản ghi nhớ hỗ trợ công việc liên lạc, trao đổi trong một tổ chức
bằng những mẩu thông tin, lời nhắc nhở ngắn gọn và rõ ràng.
• Nội dung chính của bản ghi nhớ nên ngắn gọn, từ một vài câu tới 5
trang. Sử dụng kiểu danh sách liệt kê để diễn đạt nội dung.
• Trong quy định, một bản ghi nhớ là một bản ghi của những điều
khoản của việc giao dịch hay kí kết hợp đồng, chẳng hạn như bản
ghi nhớ về chính sách, biên bản ghi nhớ thỏa thuận, hoặc bản ghi
nhớ liên quan.
• Hình thức khác nhau bao gồm các dạng: Các bản ghi nhớ, ghi chú
cuộc họp báo, báo cáo hay thư. Chúng có thể chỉ có một trang hoặc
nhiều trang.
• Mục đích chính của bản ghi nhớ là “quyết định”, hỗ trợ đưa ra

cho ai đó, hãy suy nghĩ xem liệu người gửi ban đầu sẽ đồng ý hay
không. Nếu nghi ngờ thì đừng gửi.
VIII)
- Rà soát kĩ tin nhắn trước khi gửi chúng đi:Một khi một email đã
được gửi, bạn sẽ không thể làm được gì nữa. Do đó, hãy đọc cẩn thận
các tin nhắn trước khi bạn gửi cho ai đó. Nếu bạn cảm thấy không hợp
lý hay không hài lòng ( quá ngắn, quá thẳng thắn…), hãy hủy thư đó
và viết lại.
IX)
X) Giả sử bạn đang làm đồ án tốt nghiệp và thầy hướng dẫn gửi
cho bạn email như sau: Hãy xem báo cáo của Nguyễn Văn A về vấn đề
mới nhất của JACL mà tôi đính kèm. Tôi nghĩ rằng nó có liên quan đến
đề tài của em đấy. Em thấy sao ?
XI) Sau khi xem tài liệu thầy gửi, bạn quyết định viết thư trả lời. Giả sử bạn
có các email trả lời sau:
XII)
a. Em đã đọc tài liệu của Nguyễn Văn A nhưng em chẳng hiểu gì hết. Thầy
có thể giải thích cho em được không ạ? Em rất xin lỗi thầy.
XIII) Phân tích: email thể hiện là bạn chẳng chịu tìm hiểu kĩ mà chỉ
chăm chăm đi hỏi.
XIV) Sửa lại: nói rõ ra là chưa hiểu phần nào để thầy dễ giải thích
(nếu phần nào mà bạn cũng không hiểu thì bạn làm sao làm đồ
án được).
XV)
b. Em đã dành ba tiếng để đọc đi đọc lại những tài liệu thầy đã nhắc đến.
Em chảthấy bất kì mối liên quan nào với đề tài của em cả.
XVI) Phân tích: Trong email bạn thể hiện rõ sự tức giận của mình (vì
bạn nghĩ bạn bỏ ra đến 3 tiếng đọc tài liệu mà chẳng thu được
gì). Thầy hướng dẫn có kinh nghiệm về lĩnh vực này nên chắc
bạn đã bỏ sót điều gì đó.

túc và thiếu chuyên nghiệp.
XXVI)
- Thể hiện lịch sự, nhã nhặn:
XXVII) Ngôn ngữ Email là ngôn ngữ không trang trọng. Một mặt, điều này
giúp nhanh chóng xây dựng các mối quan hệ. Nó cho phép người ta sử dụng
email một cách nhanh chóng, không lo lắng quá nhiều về hình thức, câu từ.
Tuy nhiên, mặt khác, trong một vài tình huống thì nó rất có vấn đề.
XXVIII)
XXIX) Thí dụ như một sinh viên gửi một yêu cầu tới giảng viên thì ngôn
ngữ thiếu tính lịch sự cần thiết.
XXX)
XXXI) Em đã viết sắp xong đề cương luận văn. Em sẽ gửi cho thầy sớm.
XXXII)Phân tích: “sớm” làbao giờ,quá chung chung, nên cụ thể và lịch
sự hơn.
XXXIII) Sửa lại:Em chào thầy. Em đã viết sắp xong đề cương luận
văn. Em sẽ gửi cho thầy trong chiều hôm nay ạ.
XXXIV)
XXXV) Em đã viết xong đồ án. Sáng thứ 2, tại văn phòng bộ môn,
thầy nhận xét đồ án cho em nhé ?
XXXVI) Phân tích: bạn đang áp đặt lịch cho thầy hướng dẫn, sẽ làm
thầy cảm thấy khó chịu.
XXXVII) Sửa lại:Em đã viết xong đồ án. Thưa thầy, trong tuần tới
thầy có rỗi buổi nào không ạ ? Em xin phép được gặp 1 buổi để
xin ý kiến của thầy về đồ án ạ. Em cảm ơn thầy.
XXXVIII)
XXXIX) Những nghiên cứu chỉ ra có ba nguyên tắc để yêu cầu một cách
lịch sự :
1. Không áp đặt.
2. Đưa ra những lựa chọn cho người nhận.
3. Làm người nhận cảm thấy thoải mái.

LXXI) :-) LXXII) Vui vẻ
LXXIII) (>_
<)
LXXIV) Mệt
mỏi
LXXV):-D
LXXVI) Cư
ời lớn
LXXVII) (';')
LXXVIII) Ngâ
y thơ
LXXIX) :-( LXXX)Tức giận
LXXXI) (^_
^)
LXXXII) Vui
vẻ
LXXXIII) :-0
LXXXIV) Ngạ
c nhiên
LXXXV) (~_
~)
LXXXVI) Lo
lắng
LXXXVII) |-O
LXXXVIII) Buồ
n chán
LXXXIX) (+_
+)
XC) Lẫn lộn
XCI)

đối không đưa thêm những các bình luận hoặc đánh giá bên ngoài.
- Chỉnh sửa bản tóm tắt sao cho nó mạch lạc và dễ hiểu nhất.Các câu
văn trong bản tóm tắt phải liên kết.
XCIX)
C) Ví dụ:tóm tắt bài báo sau
CI) Điểm chung trong hệ thống luật bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ
trên thế giới
CII)
CIII) Bằng sáng chế là văn bản khẳng định
quyền sử dụng phát minh của cá nhân
hoặc tổ chức trong một khoảng thời
gian xác định trước. Mỗi quốc gia trên
thế giới có hệ thống luật lệ riêng để
bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của
nhà phát minh của quốc gia đó.
CIV)
CV)
CVI) Cung
cấp
định
nghĩa
và khái
niệm
chung
về bằng
sáng
chế.
CVII)
CVIII) Mặc dù các chi tiết cụ thể có thể khác
nhau, tất cả các hệ thống luật lệ về

2 cách
phân
loại
này.
CXX)
CXXI) Phần lớn luật sở hữu phát minh ở các
quốc gia tuân theo nguyên tắc ghi
nhận đầu tiên. Tuy nhiên, riêng Hoa
Kỳ vẫn tuân theo nguyên tắc phát
minh đầu tiên, bất chấp các nhược
điểm cố hữu của nó.
CXXII)
CXXIII)
CXXIV) Chi
tiết
Hoa Kỳ
tuân
theo
nguyên
tắc sở
hữu trí
tuệ
khác
với thế
giới
không
cần
được
chỉ ra
trong

khăn lên hoạt động thương mại toàn
cầu. Chính vấn đề này đã khơi gợi sự
cần thiết phải có 1 tổ chức quốc tế
quản lý quyền sở hữu phát
minh.WIPO (World Intellectual
Properties Organization – tổ chức
quyền sở hữu trí tuệ thế giới) là tổ
chức có vai trò xây dựng tiêu chuẩn
về luật sở hữu trí tuệ và thúc đẩy các
quốc gia thành viên tuân theo tiêu
chuẩn này.
CXXXII)
CXXXIII)
CXXXIV) Mô
tả cách
thức
giải
quyết
vấn đề:
WIPO
CXXXV)
CXXXVI) Với sự hỗ trợ của WIPO, trong
tương lai, hệ thống pháp luật về sở
hữu trí tuệ sẽ được chuẩn hóa, tạo
CXXXVIII)
CXXXIX) Kết
luận
điều kiện thuận lợi cho sự giao thương
buôn bán toàn cầu.
CXXXVII)

ngữ của tài liệu được quy định và ban hành bởi Văn phòng Sáng
chế và Nhãn hiệu Thương Mại Hoa Kì (www.uspto.gov)
• Tất cả các bằng sáng chế kĩ thuật đều phải tuân theo cấu trúc
chung, sử dụng tiếng Anh chuẩn, văn phong rõ ràng, trong sáng.
• Những khoản phí phải nộp trong quá trình xin cấp bằng sẽ
không được trả lại trong trường hợp bằng sáng chế không đáp
ứng được yêu cầu và bị từ chối.
• Bằng sáng chế kỹ thuật được cấp tại Mĩ chỉ có hiệu lực thi hành
trên lãnh thổ Mĩ.
CXLVII)
• Cấu trúc của bằng sáng chế:
• Tiêu đề: ngày tháng cấp, số hiệu hồ sơ, nơi cấp
• Các bằng sáng chế trước đó có liên quan
• Người phát minh/ Chủ sở hữu
• Tóm tắt
• Nội dung: lĩnh vực áp dụng, nền tảng kĩ thuật của sáng chế, các
ứng dụng, lợi ích của sáng chế, ví dụ phát minh
• Những lời khẳng định, tuyên bố về mặt pháp luật của Văn
phòng sáng chế và Nhãn hiệu Thương mại Hoa kì đối với bằng
sáng chế
CXLVIII)
• Tiêu chí để được cấp bằng sáng chế:
• Mới mẻ: bằng sáng chế được xem là mới mẻ nếu nó vượt qua
được việc kiểm tra và đối chiếu với các bằng sáng chế đã có
trên lãnh thổ Hoa Kì (Việc kiểm tra được thực hiện bắt buộc bởi
Văn phòng Sáng chế và Nhãn hiệu thương mại Hoa Kì).
• Hữu ích: chứng minh sáng chế có thể làm việc được và đem lại
một lợi ích nào đó.
• Không dễ thấy (thông qua kinh nghiệm thông thường): không
thể nhận thấy hay dự đoán được thông qua kinh nghiệm thông