BÁO CÁO TỐT NGHIỆP

Đề tài

"Xây dựng hệ thống thông
tin quản lí kho vật tư tại
công ty ô tô 1-5 "

1Mở Đầu Vào những thập niên cuối của thế kỉ 20, Công nghệ thông tin phát triển mạnh
mẽ. Nó tác động vào mọi mặt của đời sống nh khoa học kỹ thuật, kinh tế và cả xã
hội. Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà các hoạt động về sản xuất
trở nên phong phú, thuận tiện và dễ dàng hơn.
ở
nớc ta, khoảng mời năm trở lại đây thì công nghệ thông tin không còn xa
lạ, và ngày càng đợc úng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội,
đặc biệt là lĩnh vực quản lí.
Quản lí là một hoạt động vô cùng quan trọng, bất kì cấp nào đơn vị cũng dều
phải có quản lí. Đối tợng của quản lí cũng vô cùng rộng lớn. Nó bao gồm rất
nhiều khía cạnh nh quản lí con ngời, quản lí sản xuất, quản lí kinh tê, quản lí xã
hội
Cũng nh các doanh nhgiệp khác, doanh nghệp sản xuất cũng có nhiều lĩnh


Chơng I

: Mô Tả Hệ Thống Quản Lí Kho Vật T Tại
Công Ty Ô Tô 1 - 5

I.Giới thiệu về công ty ô tô 1 - 5
Công ty ô tô 1-5 hiện có tên giao dịch là Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5, địa chỉ
tại : Km 15 quốc lộ 3 thuộc khối 7A thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành
phố Hà Nội .
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

3


BP mua vật t BPnhập xuất Thủ kho Phụ kho

Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

4

Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ .
Trong đề án này em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động
nhập vật t khi vật t về, hoạt động xuất vật t cho các đơn vị sản xuất và hoạt
động lên báo cáo tổng hợp định kì.
Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho.
Trớc hết là quy trình nhập vật t. Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất
năm, để đa ra kế hoạch mua sắm vật t. Dựa vào kế hoạch mua vật t, phòng vật
t đứng ra mua vật t. Khi vật t về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm
nhập kho các vật t đã mua về. Để nhập vật t vào kho thì bộ phận nhập kho phải
có phiếu nhập kho, phiếu này do bộ phận viết phiếu của phòng vật t lập, theo quy
định của bộ tài chính . Tuy nhiên để có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện
sau :
1.Phải có đơn đặt hàng ( hợp đồng mua sắm vật t).
2. Có biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí
của các bên nh: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật t ).
Sau khi có phiếu nhập kho thì vật t đợc nhập vào kho. Phiếu nhập kho đợc
lập làm ba liên: liên 1 lu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lu tại kho, liên 3 đa lên
phòng kế toán.
Hoạt động thứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật t để
sản xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật t ). Khi có
phiếu xuất kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật t cho bộ phận lĩnh vật t.
Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành ba liên. Mỗi liên cũng đợc lu tại các
phòng kế toán, kho và phòng viết phiếu để lu vào hồ sơ.

Nguồn Đích Thu thập Xử lí Phân phát Kho dữ liệu

Nh vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ
phận xử lí, bộ phận kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra .
2.Các khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin
.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

6

Một hệ thống thông tin quản lí thì cái cốt lõi là cơ sở dữ liệu. Quản lí tốt một
hệ thống thông tin thì trớc hết phải quản lí tốt cơ sở dữ liệu của nó .
Vậy trớc tiên chúng ta phải hiểu thế nào là một cơ sở dữ liệu và có những khái
niệm nào liên quan đến cơ sở đữ liệu .
Bây giờ chúng ta xem xét một số khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu. Chúng ta
phải hiểu thế nào là dữ liệu. Dữ liệu là những sự kiện còn thô, cha qua xử lí ,là
đầu vào của hệ thống .
Cao hơn khái niệm dữ liệu là chúng ta xem xét đến một số khái niệm nh: bảng
dữ liệu, thực thể, thuộc tính của thực thể, các trờng và bản ghi.
Bảng dữ liệu của hệ thống là một bảng bao gồm các trờng và các bản ghi về các
thực thể.
Thực thể thì là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất kì
với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số các thực thể có thể có vẻ vật


Mục tiêu cuối cùng của phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho những
thành viên của tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển hệ thống thông
tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực
hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu,
xác định yêu cầu của hệ thống. Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem hệ thống có
khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gíc và mô hình
vật lí ngoài của hệ thống đó.
3.1. Đánh giá yêu cầu.
Một dự án phát triển hệ thống không thể tự động tiến hành ngay sau khi có bản
yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu t không chỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả
nhân lực cho dứ an đó. Do đó phải có quá trình đánh giá hay thẩm định yêu cầu.
Việc đánh giá yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của dự án. Việc đánh giá
sai yêu cầu sẽ dẫn đến việc phân tích hệ thống sai, đánh giá yêu cầu không chính
xác sẽ làm cho quá trình phân tích mất thời gian, tốn nhiều chi phí.
Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn, những thay đổi có thể
và đánh giá tính khả thi của dự án.
Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu,
đánh giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá khả thi.
3.2.Phân tích chi tiết .
Mục đích của công việc phân tích yêu cầu là: đa ra dợc chuẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh nhữg
nguyên nhân chính còn tồn tại của hệ thống. Đồng thời xác định đợc mục tiêu cần
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

8

đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc giải pháp cho phép đạt đợc mục
tiêu.


9

Mã hoá dữ liệu giúp cho ngời quản lí nhận diện các đối tợng không bị nhầm
lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tợng và nhận diện các đối tợng nhanh hơn.
Trong thực tế ngời ta thờng sử dụng các phơng pháp mã hoá sau:
Phơng pháp mã hoá phân cấp: theo nguyên tắc này ngời ta phân cấp đối
tợng từ trên xuống, mã số đợc xây dựng từ trái qua phải, các chữ số đợc kéo dài
về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập mã phân cấp
cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Có hai loại mã
phân cấp: phân cấp cố định và phân cấp biến thiên.
Phơng pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo
dãy nhất định. Sử dụng phơng pháp này sẽ không nhầm lẫn, tuy nhiên khi sử dụng
sẽ không thể gợi nhớ và nó không cho phép chèn thêm một mã nào vào giữa hai
mã cũ.
Phơng pháp mã hoá gợi nhớ: phơng pháp này dựa vào đặc tính của đối
tợng để xây dựng. Ưu điểm của phơng pháp này là có tính gợi nhớ cao, có thể
mở rộng.
Phơng pháp mã hoá ghép nối: phơng pháp này chia ra thành nhiều trờng,
mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính. Ưu điểm của phơng pháp này là nhận
diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc
tính. Tuy nhiên nó lại có nhợc điểm là khá cồng kềnh, phải chọn những đặc tính
ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa.
3.4.2. Một số mô hình hoá dữ liệu
3.4.2.1. Mô hình luồng dữ liệu DFD
Mô hình luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin, trong sơ đồ chỉ bao gồm
luồng dữ liệu, các xử lí, cá lu trữ dữ liệu, nguồn và đích. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ
mô tả đơn thuần là hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Các kí pháp thờng dùng trong sơ đồ
Sơ đồ DFD thờng sử dụng bốn kí pháp cơ bản sau:

Tên thực thể

Thuộc tính là các đặc trng của thực thể. Mỗi một thực thể đều có một tập hợp
các thuộc tính gắn kết với nó. Các thuộc tính của thực thể gồm ba loại: thuộc tính
định danh, thuộc tính mô tả, thuộc tính quan hệ. Một thực thể có ít nhất một thuộc
tính.
Liên kết giữa các thực thể: một thực thể trong thực tế không thể tồn tại độc lập
với các thực thể khác, luôn có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Một
Tiếntrình Xử lí
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

11

liên kết giữa hai thực thể đợc thể hiện bằng hình thoi, nó phải là một động từ. Cụ
thể nó đợc biểu diễn nh hình sau:

liên
kết

Mối liên két giữa các thực thể có thể là một một, một nhiều hay nhiều
nhiều.
II.Vấn đề cần thiết phải ứng dụng tin học trong quản lí kho
Trong công tác quản lí kho, nhất là tại một công ty lớn nh công ty ô tô 1-5 thì
luôn đòi hỏi xuất nhập kho thờng xuyên và cũng thơng xuyên lên các báo cáo
định kì. Cho nên nếu làm bằng công nghệ thủ công thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và
chi phí cho mỗi lần xuất nhập hoặc, lên báo cáo. Mỗi lần kho lên báo cáo thờng

t.
II.Phân tích thiết kế chi tiết
Trong quá trình tiếp cận hệ thống, sử dụng các phơng pháp nh: phỏng vấn quan
xát, lấy tài liệu để thu thập thông tin về công tác quản lí kho tại công ty ô tô 1- 5,
kết quả của quá trình này em đã đa ra các sơ đồ mô hình hoá hệ thống thông tin
quản lí kho sau:
1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho
Sơ đồ chức năng của hệ thống sẽ mô tả các hoạt động chính mà hệ thống phải
thực hiện. Trong quá trình tiếp cận và phân tích hệ thống thì hệ thống kho của công
ty sẽ thực hiện ba chức năng chính sau:
+Chức năng nhập vật t từ bộ phận mua vật t
+Chức năng xuất vật t cho các bộ phận sản xuất
+Chức năng kiểm kê và lên các báo cáo định kì cho các phòng ban có liên
quan.
Dựa trên các chức năng trên của hệ thống em đa ra sơ đồ chức năng của hệ
thông sau đây:
Hệ thống quản lí kho Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

13

Nhập kho Xuất kho Lên báo cáo
Dựa trên sơ đồ chức năng này ta sẽ có sơ đồ luồng dữ liệu DFD.
2.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
Trong sơ đồ có sử dụng các kí pháp sau:
Tên nguồn / đích Nguồn /đích


BP mua vật t BP sản xuất
Phiếu
Phiếu lĩnh
Nhập Phiếu
Xuất
Phiếu
Xuất
Phiếu xuất Kho
Tiến trình
Xử lí

Hệ thống

kho

Xử lí
Nhập
Xử lí
Xuất

PhòngKế hoạch

Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

14



Nhà cung cấp N cung cấp M Vật t N lu 1 Kho
#manhacc
M #Mãvt #Makho
tênnhacc Tênvt Tenkho
điachi Đơnvị
điệnthoại Xuất Tồn
fax Mãkho
#mãbộphận
Tênbộphận
BP sản xuất
Lên
báo cáo
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

15 Phiếu nhập N chứa M Vật t
#sốphiếunhập N
ngày nhập

ngời nhập chứ
a
Sốphiếunhập M
Phiếu xuất


Vattu

Kho
Chitietvattu
Chitietxuatkho
chitietnhapkho
MaNCC MaVT
MaVT

TenVT Donvi Makho

Makho Tenkho
Sophieuxuat Mavt Soluong MaBP Makho
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

16

Chitietnhap


Nhacungcap lu trữ thông tin về các nhà cung cấp vật t cho công ty

Sophieunhap
Mavt Soluong Makho
MaBP TenBP
Sophieunhap Ngaynhap Nguoinhap
Sophieuxuat Ngayxuat Nguoixuat
fieldname Datatype fieldsize description
Mavt text 7 Mã vật t
Tenvt text 25 Tên vật t
Donvi text 10 Đơn vị tính
TonDK number Integer Tồn đầu kì
Makho text 5 Mã kho
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

17 Bảng Phietxuat
Bảng Phiếu nhập

Nguoixuat text 20 ngời xuất vật t
Fieldname Datatype Fieldsize Description
Sophieunhap text 6 Số phiếu nhập kho
Ngaynhap Datetime 8 Ngày nhập vật t
Nguoinhap text 20 Ngời nhập vật t
Fieldname Datatype Fieldsize Description
Makho text 5 Mã kho vật t
Tenkho text 25 Tên kho vật t
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.

18 Bảng Bộ phận sản xuất
Fieldname Datatype Fieldsize Description
MaBP text 7 Mã bộ phận sản xuất
TenBP text 30 Tên bộ phận sản xuất 3.Một số thiết kế giao diện vào ra của hệ thống
Trên đây là các tệp cơ sở dữ liệu của hệ thống, sau đây em xin đa ra một số
thiết kế về giao diện của chơng trình.
Theo sơ đồ chức năng của hệ thống cho nên em thiết kế chơng trình bao gồm
ba chức năng cơ bản : Nhập Kho, Xuất Kho, Báo cáo.
Phần nhập kho gồm :
+ Danh Mục Kho
+ Danh Mục nhà cung cấp
+ Danh mục vật t
+ Phiếu nhập kho


Form cËp nhËt danh môc vËt t:

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.

20

Giao diÖn c¸c chøc n¨ng chÝnh cña ch¬ng tr×nh

Danh môc vËt t
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.

21Form PhiÕu nh©p vËt t Form PhiÕu xuÊt
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.

B¸o c¸o xuÊt kho B¸o c¸o tæng hîp xuÊt nhËp tån vËt
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
For evaluation only.