Kỹ năng giao tiếp của đại biểu dân cử
Là đại biểu HĐND, bạn có trách nhiệm giữ mối liên hệ chặt chẽ với cử tri nơi
bầu ra mình và chịu sự giám sát của cử tri. Theo luật định, bạn phải “thực hiện chế
độ tiếp xúc và báo cáo với cử tri về hoạt động của mình và của HĐND”. Sau mỗi
kỳ họp HĐND, bạn có “trách nhiệm báo cáo với cử tri về kết quả của kỳ họp, phổ
biến và giải thích các nghị quyết của HĐND, vận động và cùng với nhân dân thực
hiện các nghị quyết đó” (Điều 39 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003). Để
hoàn thành tốt những công việc này, đặc biệt là hoạt động tiếp xúc cử tri, bạn cần
có kỹ năng giao tiếp.
Giao tiếp ví như một con đường mà thông qua đó, ý kiến, thông tin, quan điểm
được truyền từ điểm nguồn tới điểm đích. Con đường này có thể đầy chông gai,
nhưng cũng có thể bằng phẳng. Người đại biểu dân cử nếu có khả năng giao tiếp
tốt, biết lắng nghe, chia sẻ ý kiến, thường xuyên tìm kiếm thông tin phản hồi từ
phía cử tri, từ các đại biểu đồng nghiệp và những chuyên viên trong văn phòng, sẽ
có một hành trình dễ dàng hơn. Có nhiều cách giao tiếp, nhưng hình thức giao tiếp
quan trọng nhất là khả năng lắng nghe một cách cảm thông và với sự hiểu biết sâu
sắc của bạn.
Vai trò nhà giao tiếp: Trong vai trò nhà giao tiếp, người đại biểu dân cử đưa
và nhận thông tin, ý tưởng, tình cảm một cách chính xác và có hiểu biết. Dưới đây,
chúng ta sẽ tập trung vào việc giao tiếp bằng lời, và nhấn mạnh các kỹ năng nghe
hơn là kỹ năng nói. Trước hết sẽ là một ví dụ về một cuộc đối thoại với cộng
đồng:
Tốc độ tăng dân số trong huyện của bạn thời gian qua là rất nhanh, số người
sinh con thứ ba trở lên tăng đột biến. Chính quyền địa phương đã áp dụng nhiều
biện pháp tuyên truyền, tuy nhiên, do việc giải thích chính sách chưa đến nơi đến
chốn, công tác dân số thực hiện chưa tốt nên kết quả không cao, thậm chí đã có
những phản ứng khá gay gắt từ phía người dân. Một trong những giải pháp tình
thế được đưa ra là, đại biểu HĐND, qua các cuộc tiếp xúc cử tri sẽ là người tích
cực tuyên truyền, giải thích, vận động bà con thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa
gia đình. HĐND cần có thêm thông tin để đối thoại với cử tri một cách hiệu quả
nhất. Có thể, bạn và các đại biểu khác chưa rõ phải bắt đầu từ đâu và câu hỏi

- Nên tiếp cận với một vấn đề theo nhiều cách khác nhau tuỳ theo hoàn cảnh
giao tiếp chứ không nên cố hữu với một cách riêng;
- Có khả năng làm việc tự động, không gian dối, không có động cơ mờ ám là
một công cụ có giá trị cho việc giao tiếp;
- Sự cảm thông là một công cụ lắng nghe hiệu quả. Đó là khả năng hoà đồng
với các vấn đề của người khác, chia sẻ tình cảm và chấp nhận những phản ứng tình
cảm bề ngoài. Đây là một đặc điểm có thể dẫn đến những cuộc giao tiếp có hiệu
quả;
- Truyền tải đến người đối diện một cảm giác công bằng sẽ làm tăng khả năng
thành công trong giao tiếp của bạn (thể hiện sự tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, bỏ
qua sự khác biệt về vị trí, cấp bậc, cởi mở với người mình đang giao tiếp để truyền
đạt và tiếp thu kinh nghiệm).
Trong lần đóng vai một “cộng tác viên” tuyên truyền dân số này, sẽ là sai lầm
nếu bạn nghĩ rằng, những người nói ít vì họ đã hài lòng. Để có một cuộc giao tiếp
tốt thì cần phải biết, vì sao họ nói ít đi. Họ càng nói ít đi, bạn càng phải lắng
nghe.
Lắng nghe chủ động và tích cực: Có thể nói, lắng nghe là một kỹ năng quan
trọng nhất giúp bạn thực hiện tốt vai trò một nhà giao tiếp. Biết lắng nghe một
cách chủ động, tích cực là một kỹ năng đòi hỏi phải luyện tập. Khi bạn nghe một
người nào đó nói, bạn rất dễ nghĩ đến một việc khác, tâm trí không tập trung. Lắng
nghe một cách chủ động, tích cực đòi hỏi bạn phải hiểu cả những điều được nói và
những điều không được nói. Đồng thời, nó yêu cầu bạn phải nhận thức được cả ý
nghĩa của các cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt. Lắng nghe chủ động, tích cực có nghĩa là,
bạn luôn đặt ra câu hỏi như: Bạn có hiểu những gì người khác đang nói không?
Người khác có hiểu bạn không? Cảm xúc đi kèm với bức thông điệp là gì? Lời nói
được đưa ra trong ngữ cảnh nào? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn trở thành
những người biết lắng nghe. Tuy nhiên, chỉ lắng nghe thôi chưa đủ, bạn cần tích
cực tham gia các cuộc thảo luận và phải nỗ lực kiểm tra những điều người khác
đang nói để tránh sự hiểu nhầm hay xuyên tạc sự kiện. Với người đang đối thoại,
bạn nên thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói để họ biết rằng, bạn (1) thực sự đang lắng

chuyên nghiệp hoặc dành quá nhiều thời gian lập kế hoạch và xây dựng các công
cụ giao tiếp. Có nhiều cách khác để tiến hành thăm dò. Trường đại học hay các
viện nghiên cứu trong khu vực có thể là một nguồn chuyên viên và lao động hoàn
hảo khi tạo cơ hội cho sinh viên làm việc, thực tập. Nếu không có nguồn lực này,
bạn vẫn có thể huy động chuyên viên của văn phòng để tiến hành các cuộc thăm
dò dư luận định kỳ.
Mặc dù có nhiều hình thức tiến hành thăm dò dư luận, nhưng phỏng vấn vẫn là
hình thức có hiệu quả nhất. Hình thức này có thể giúp người điều tra tiếp cận với
cả những vùng khó khăn. Như vậy, thăm dò là một công cụ để giao tiếp với dân
chúng, nhưng bạn cần phải lưu ý một số điều sau đây khi tiến hành các cuộc thăm
dò dư luận:
- Lắng nghe những người trả lời phiếu thăm dò nói, ngay cả khi những thông tin
mà họ đưa ra không làm bạn hài lòng;
- Những người tham gia cuộc thăm dò phải có ý định sử dụng kết quả thăm dò
được, kể cả người tổ chức và người được thăm dò.
- Những câu hỏi quan trọng nhất trong các cuộc thăm dò dư luận cần phải được
trả lời trước khi tiến hành: (a) Bạn muốn đạt được điều gì khi thăm dò cộng đồng?
(b) HĐND có sử dụng kết quả thăm dò vào việc cải thiện chất lượng các chương
trình và dịch vụ phục vụ cộng đồng hay không?
Quay lại với ví dụ tuyên truyền công tác dân số, nếu bạn định thăm dò các bà
mẹ về các dịch vụ kế hoạch hoá gia đình và biện pháp nâng cao tính hiệu quả của
các chính sách giáo dục cộng đồng, thì những người chịu trách nhiệm hay được
điều chỉnh bởi các chính sách này cũng phải tham gia xây dựng và thực hiện cuộc
thăm dò. Điều đó sẽ nâng cao hiểu biết của những người này và ràng buộc họ với
các kết quả thăm dò.
Một số gợi ý khi lắng nghe
1. Bạn lắng nghe cả tình cảm, thái độ, sự nhận thức, các giá trị và cả các sự kiện
từ người nói.
2. Bạn không “giả vờ” mà thực sự chú ý đến người nói.
3. Bạn không để cho tình cảm của bạn với những người liên quan ảnh hưởng tới