

Đề Tài: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phònh
UBDN quận Hải Châu-Đà Nẵng

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước
theo hướng hiện đại.
Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của
bộ máy hành chính Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức
trong cơ quan hành chính; vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước 

Đề Tài: Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phònh
UBDN quận Hải Châu-Đà Nẵng


1 1 Giới thiệu chung về nơi thực tập
1.2. Khái quát về quá trình thực tập
2. NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO:
2.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại văn phòng UBND quận Hải Châu
2.3. Nhận xét, kiến nghò giải pháp
Do còn hạn chế về kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy
cô, các cô chú, anh chò trong cơ quan thực tập.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 3
PHẦN I
TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU

1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP:
1.1. Tổng quan về quận Hải Châu:
Quận Hải Châu nằm ở 108
0
2’ kinh độ Đông, 16
0
03’ vó độ Bắc, có diện
tích tự nhiên 21,1363 km
2
chiếm 1,7% diện tích của thành phố; Bắc giáp Vònh
Đà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê và quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận Sơn

phần lớn bò nhiễm bẩn.
Với diện tích 2.113,63 ha quận Hải Châu có các loại đất khác nhau:
cồn cát sông và đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạc
màu,
Với tốc độ đô thò hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu không
còn đất nông nghiệp tập trung.
Việc quy hoạch phát triển quận thành một trung tâm hành chính –
chính trò - văn hóa - thương mại dòch vụ của thành phố Đà Nẵng hiện đại gặp
nhiều khó khăn do mật độ dân cư đông đúc và việc xây dựng không theo quy
hoạch trước đây.
Quận Hải Châu có bờ biển ngắn trên Vònh Đà Nẵng. Trên đòa bàn
quận hiện chỉ có các cảng sông nằm ở khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận được
tàu 5.000 tấn và cảng cá chuyên dùng nằm ngay cửa sông giáp Vònh Đà
Nẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú của Biển
Đông.
Trên đòa bàn quận Hải Châu có các di tích thời mới hình thành vùng
đất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam, ), các di tích lòch sử cách
mạng chống thực dân xâm lược (Nghóa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải,
các bia di tích, ), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàng
thành phố.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 5
Quận có vò trí cách 3 di sản văn hóa thế giới (Thánh đòa Mỹ Sơn, Đô
thò cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính dưới 100 km, đây là điều kiện thuận
lợi để thu hút du khách trong và ngoài nước.
Quận Hải Châu là nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa của các
dân tộc, các tôn giáo do nhiều thế hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí só

người chiếm 75,09% nguồn lao động, trong đó lao động đang làm việc ổn
đònh trong các ngành kinh tế quốc dân là 88.632 người, số người thất nghiệp
là 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi thanh
niên.
Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độ
tốt nghiệp trung học cơ sở chiếm: 23,27% và tốt nghiệp trung học phổ thông
chiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật
là 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, trong đó lao động có trình
độ cao đẳng, đại học và trên đại học là 25.740 người, trình độ trung cấp là
11.640 người, công nhân kỹ thuật là 18.920 người, Chất lượng lao động
đang làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật tuy có cao hơn các quận,
huyện khác trong thành phố nhưng cơ cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đáp
ứng được yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
Lao động nông nghiệp - thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp -
xây dựng chiếm 47,72% và lao động thương mại - dòch vụ chiếm 50,44%
tổng số lao động đang làm việc trong nền kinh tế quốc dân.
Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăng
qua các năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệu
đồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 là 26,42 triệu
đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần và năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng
gấp 1,18 lần. Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực
tế) quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 là 17,39%/năm.

www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 7

Năm VNĐ (Ngàn đồng)

ở đòa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải
Châu:
1. Theo Nghò đònh số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
Chính phủ:
- Văn phòng UBND quận Hải Châu;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính - kế hoạch;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Y tế;
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 9
- Thanh tra quận;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Quản lí đô thò.
2. Các cơ quan theo đặc thù của quận:
- Ban quản lí công trình, xây dựng cơ bản quận;
- Đội kiểm tra quy tắc đô thò quận;
- Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình.
3. Các cơ quan do ngành dọc quản lí:
- Công an quận;
- Bộ chỉ huy quân sự quận;

- Vi tính;
- Văn thư;
- Tổ một cửa;
- Tài vụ;
- Bảo vệ.
2. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP:
2.1. Thời gian thực tập:
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 11
Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02
tháng (từ 15/3/2009 đến 15/5/2009).
2.2. Đòa điểm thực tập:
Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tại
Văn phòng UBND quận Hải Châu như quy đònh của Học viện. Theo dự kiến
nội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại
bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu.
2.3. Nội dung thực tập:
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của
cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước;
- Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ
năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước;
- Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học
dưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chính
Nhà nước;
- Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập
cuối khóa.

cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiện
các công việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu để
hoàn thành báo cáo thực tập. Quá trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêm
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 13
túc, hiệu quả cao.
Thời gian phát hành công văn để sinh viên liên hệ thực tập trước Tết
Nguyên đán là hợp lý, nên duy trì cho các khóa sau để thuận lợi cho sinh
viên thực tập ở đòa phương (chiếm đa số).
Thời gian thực tập 02 tháng là hợp lý. Để thời gian thực tập diễn ra hiệu
quả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo
thực tập và lập kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để sinh viên dễ dàng
trong việc thống nhất với cơ quan các nội dung công việc, lòch trình thực tập
như: tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế; về nghiên cứu tài liệu thực hiện
báo cáo thực tập Như vậy quá trình thực tập sẽ thuận lợi và chủ động cho
sinh viên cũng như cơ quan trong bố trí công việc một cách khoa học, sắp
xếp thời gian, cung cấp tài liệu nghiên cứu hợp lý để nâng cao chất lượng
báo cáo thực tập.
Học viện cũng cần đưa ra yêu cầu, tiêu chuẩn báo cáo thực tập để sinh
viên dễ dàng đònh hướng thực hiện, đạt hiệu quả cao.

www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 14
PHẦN II

và Nhà nước về cải cách nền hành chính theo hướng tinh gọn, hiện đại.
Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói
chung vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế. Cần có sự nghiên cứu đầu tư
đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, cùng với đào tạo, bồi dưỡng
lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác để nâng cao hiệu quả.
Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong
quản lí hành chính, cùng với thực tế qua thực tập tại Văn phòng UBND quận
Hải Châu, tôi chọn đề tài báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả.
Nội dung đề tài báo cáo đề cập các vấn đề sau:
1.
Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng;
2.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
tại Văn phòng UBND quận Hải Châu;
3.
Phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp.
Phương pháp thực hiện báo cáo: tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập, tham
khảo tài liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làm
sáng tỏ thực trạng và đề xuất các kiến nghò, giải pháp nhằm nâng cao hiệu
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 16
quả.

phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và
quản lí được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có
hiệu quả.
1.2. Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn
thành chức năng được nhà nước quy đònh, nhiệm vụ được giao.
Hai chức năng chính của văn phòng là: Tham mưu, tổng hợp, là công
việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính sách, biện pháp) để giúp lãnh
đạo đề ra các quyết đònh chỉ đạo, điều hành công việc; Bảo đảm các điều
kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức
của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả được nâng cao. Trong công tác
của văn phòng, hai chức năng trên được đặt ngang nhau, nhưng trong chỉ đạo
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 18
của thủ trưởng cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp được thực hiện thường
xuyên hơn, có ý nghóa quyết đònh hơn đối với sự chỉ đạo điều hành của
UBND.
Nhiệm vụ của văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việc
sau:
Công tác tham mưu, tổng hợp:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình
năm, quý, tháng; sắp xếp lòch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi
thực hiện thật tốt chương trình đó;
- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý
kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bò đề án, báo cáo của cơ
quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan
quyết đònh;
- Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được

1.3. Vai trò của văn phòng với công cuộc cải cách hành chính nhà
nước:
- Đóng góp rất quan trọng đối với xây dựng thể chế hành chính (đặc biệt
trong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật);
- Là đầu mối chính cung cấp, rà soát, thực hiện các thủ tục hành chính
cho công dân, tổ chức;
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 20
- Là đầu mối chính quản lí cơ sở dữ liệu, tài liệu văn thư, lưu trữ và quản
lí chương trình tin học hóa trong quản lí hành chính nhà nước;
- Chủ trì xây dựng, quản lí và tổ chức thực hiện quy chế làm việc,
chương trình công tác;
- Là đầu mối chính theo dõi, tổ chức thực hiện cải cách hành chính của
cơ quan, tổ chức;
2. TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:
2.1. Thông tin: được sử dụng rộng rãi và có những cách diễn đạt khác
nhau về nội dung thông tin.
Từ góc độ quản lí, thông tin thường được hiểu là sự phản ánh của đối
tượng có quan hệ đến chủ thể nhận phản ánh. Chủ thể phải nhận thức được,
phải nâng nhận thức lên để có thêm hiểu biết về đối tượng. Từ đó cũng có
đònh nghóa thông tin là tri thức. Thông tin càng nhiều và càng tăng thì sự hiểu
biết cũng càng tăng. Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển đến mức độ
cao, việc tổ chức và xử lí thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn,
do đó con người ngày càng nhận được nhiều thông tin hơn.
2.2. Thông tin trong quản lí hành chính nhà nước:
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo
sự thống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vò. Thông tin trong hoạt động

như hoạt động quản lí của một cơ quan, tổ chức.
2.5. Hệ thống thông tin quản lí:
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 22
Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến
hành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên
để hỗ trợ cho việc hoạch đònh, kiểm soát và ra quyết đònh của các cấp quản
lí.
Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ
thống thông tin con trong tổ chức như:
- Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lí
dữ liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp những dòch vụ hỗ trợ cho
những công việc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội
nghò, viễn thông, tính toán và xử lí đơn đặt hàng…
- Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương
bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hình
kinh doanh hàng ngày trong doanh nghiệp.
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết đònh: bao gồm các báo biểu, kỹ thuật dự
báo, các mô hình ra quyết đònh, các chương trình tuyến tính, phân tích thống
kê….người sử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khai
các hoạt động, tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của con người.
Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết
đònh. Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai
các hoạt động.
Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem
như đồng nghóa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của
cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động