Bài 9: KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH - TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
1. Lập kế hoạch và vai trò của việc lập kế hoạch
1.1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức, cá nhân
hình thành các chiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các
phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức.
Lập kế hoạch được hiểu là việc chọn lựa trước một phương án hành động
trong tương lai cho tổ chức, cá nhân trên cơ sở xác định các mục tiêu cần đạt được
và phương pháp đạt được mục tiêu đó
1.2.Vai trò của việc lập kế hoạch
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho tổ chức, cá nhân ứng phó tốt hơn với những tình
huống bất định.
- Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên
trong tổ chức.
- Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp, lãng phí cho cá nhân, tổ
chức trong quá trình thực hiện công việc.
- Lập kế hoạch sẽ giúp cho việc xây dựng các mục tiêu, tiêu chuẩn được sử
dụng trong quá trình kiểm tra.
1.3. Các loại kế hoạch
- Theo thời gian: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn
- Theo cấp kế hoạch (phạm vi hoạt động): kế hoạch chiến lược (kế hoạch
tổng thể), kế hoạch tác nghiệp
- Theo hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình,
ngân quỹ.
2. Quy trình lập kế hoạch
2.1. Căn cứ lập kế hoạch
Căn cứ chủ yếu để lập kế hoạch là các dự báo về môi trường thực hiện kế
hoạch trong tương lai (các nguy cơ, điểm mạnh, điểm yếu, sự biến động về kinh tế
- xã hội nói chung,…), các điều kiện hiện có của cá nhân, tổ chức, điều kiện về
vốn, cơ sở vật chất, thời gian,…
2.2. Các nguyên tắc lập kế hoạch

nào? ưu thế của mình ra sao?.
Phương pháp đánh giá cơ hội có thể là kinh nghiệm, phân tích logic hay
phương pháp chuyên gia.
- Xác định mục tiêu: các mục tiêu chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế
hoạch sẽ đi đến đâu, đạt đến trình độ nào trong điều kiện khả năng như vậy. Khi
xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể
và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiê dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.
- Xem xét các tiền đề cơ bản: các tiền đề cơ bản chính là những dự báo về
môi trường thực hiện kế hoạch trong tương lai cùng với những đánh giá về điều
kiện, khả năng hiện tại của bản thân.
- Xây dựng các phương án: dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề để xây
dựng các phương án đạt được mục tiêu đó. Có thể xây dựng nhiều phương án để có
cơ sở lựa chọn phương án tối ưu. Tuy nhiên không nên xây dựng quá nhiều
phương án (không quá 5) vì tốn kém nguồn lực, thời gian có thể bị mất cơ hội.
- Đánh giá phương án: Phải đánh giá phương án xây dựng được để lựa chọn
phương án tối ưu làm kế hoạch. Có 2 nhóm phương pháp cơ bản để đánh giá:
+ Phương pháp định tính: sử dụng các kinh nghiệm, phương pháp phân tích
suy luận để đánh giá một sự vật, hiện tượng. Các biện pháp này là cần thiết nhưng
chưa thật đầy đủ để giúp người ta có thể lựa chọn phương án tối ưu vì nó chỉ cho
phép đánh giá sơ bộ các phương án nhằm loại trừ các phương án kém khả thi nhất.
+ Phương pháp định lượng: lượng hóa phương án và dựa vào các chỉ tiêu cụ
thể.
- Lựa chọn phương án kế hoạch: đây là thời điểm đưa ra quyết định. Cá
nhân hay tổ chức phải lựa chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho từng
trường hợp.
- Xây dựng kế hoạch phụ trợ: một kế hoạch chính thường cần có những kế
hoạch phụ trợ mà nhiều khi các kế hoạch phụ trợ lại quyết định thành công khi
thực hiện kế hoạch chính. Xây dựng kế hoạch phụ trợ tùy thuộc vào nội dung, các
bước thực hiện kế hoạch chính.
- Ngân quỹ hóa kế hoạch: đối với các kế hoạch sản xuất kinh doanh, người