Kỹ năng lập kế hoạch - Cách lập lộ trình đi đến
Thành Công
Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh
nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có
một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch.
Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ
thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho
mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học,
nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế
hoạch rành mạch từng bước để thực hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh
sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc
mình làm trên đường thực hiện dự án của mình.
I. KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định
những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình
huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng
hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn
cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.
Kỹ năng lập kế hoạch: Khái niệm, ý nghĩa, phương
pháp
1. Khái niệm
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những
mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm
công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

+ Giao hàng tại địa điểm nào ?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…
- WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan
trọng của từng công việc.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng
khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
- WHO: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
+ Ai làm việc đó
+ Ai kiểm tra
+ Ai hỗ trợ
+ Ai chịu trách nhiệm,…
4. Xác định cách thức thực hiện (How)
HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số
lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu

- Hoạch định tác nghiệp
- Hoạch định dự án
- Mục tiêu
- Hoạch định năm
- Hoạch định tháng
- Hoạch định tuần
1. Hoạch định chiến lược
- Đặc điểm:
+ Thời hạn: vài năm
+ Khuôn khổ: rộng
+ Mục tiêu: ít chi tiết
- Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược:
+ Nhận thức được cơ hội
+ Xác định các mục tiêu
+ Phát triển các tiền đề
+ Xác định các phương án lựa chọn
+ Đánh giá các phương án
+ Lựa chọn phương án
+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
+ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
- Đầu ra của hoạch định chiến lược:
+ Một bản kế hoạch kinh doanh
+ Kế hoạch phát triển công ty
2. Hoạch định tác nghiệp
- Đặc điểm:
+ Thời hạn: ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ: hẹp
+ Mục tiêu: chi tiết xác định
- Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
+ Các loại sổ tay, cẩm nang.

+ Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
+ Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.
- Measurable – đo lường được
+ Chỉ tiêu này mà không đo lýờng được thì không biết có đạt được hay không?
+ Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong
ngày nhận được.
- Achievable – vừa sức
+ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
+ Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý
tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
- Realistics – thực tế
+ Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn
(thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
+ Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng,
như vậy là không thực tế.
- Timebound – có thời hạn
+ Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn
+ hời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
5. Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc
- Thời gian thực hiện
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá
công việc cuối năm).
6. Hoạch định kế hoạch tháng

xếp hàng đầu của một sinh viên 21 tuổi.
Cuối năm ngoái, anh chàng này đã gửi tặng chúng tôi những hình ảnh thú vị của chuyến du hành lên thị
xã sương mù với lời đề tặng: “Kết quả của một kế hoạch tốt”. Người bạn này còn tiết lộ việc đã dùng
phương pháp này để lập kế hoạch dài hơn trong ba năm, năm năm và mười
năm tiếp theo để vươn tới cái đích cuối cùng: “Tôi muốn đứng đâu trong
cuộc sống?”.
Mục tiêu: Khám phá SaPa
Lý do: Đó là ước mơ từ nhỏ
Điểm mạnh: Có một người bạn đồng hành tâm đầu ý hợp.
Điểm yếu: Hạn chế về thời gian và kinh phí.
Khắc phục: Lập kế hoạch chi tiết về chuyến đi (kinh phí, thời gian) và kế hoạch tiết kiệm.
Mục tiêu dự phòng: Đi Hội An
Chuyện thứ hai: Kế hoạch là một phần cuộc đời tôi
Đây là tâm sự của bạn Lê Thành Nam Giải Phóng, chuyên viên quản lý đại lý bảo hiểm của Công ty bảo
hiểm nhân thọ Manulife:
“Tôi bắt đầu lập kế hoạch từ lúc cảm thấy thời gian của mình không còn nhiều như mình tưởng nữa. Sức
lực cũng có hạn, trong khi những điều mà tôi muốn làm cho gia đình và bản thân quá nhiều. Tôi quyết định
làm từng thứ một, để nếu không kịp làm tất cả thì những gì đã làm được cũng thật sự hoàn thành.
Tôi vào công ty năm 1999 với mức lương 80USD và mong muốn sau hai năm phải là 400USD. Nghe có
vẻ hoang tưởng, nhưng tôi biết sáu tháng công ty xét lên lương một lần. Tôi phấn đấu vì mục tiêu lên lương
Lập kế hoạch để mỗi ngày
bạn không phải băn khoăn:
Hôm nay sẽ lại là một ngày
buồn tẻ nữa?
Đặt ra mục tiêu ngắn hạn
trong kế hoạch và từng bước
chinh phục nó.
mỗi sáu tháng. Và bây giờ toại nguyện. Một kinh nghiệm là nếu bạn muốn làm gì thì cần phải tính toán và
điều quan trọng nhất là hãy bắt tay vào làm ngay”.
Gọi kế hoạch là “chiếc bản đồ” mà không có nó ta không biết sẽ đi đâu. Phóng đã xác định các yếu tố

sinh. Chúng ta muốn luôn luôn được chủ động với công việc,
nghĩa là ít hoặc không còn việc sự vụ, phát sinh nữa nhưng
chúng ta chưa biết cách nào để thực hiện. Một trong những
rào cản lớn nhất dẫn đến tình trạng này là do chúng ta chưa
biết cách lập kế hoạch một cách hiệu quả.
Làm thế nào để phá vỡ rào cản?
Với mong muốn cùng nhau phá vỡ tình trạng lúng túng này,
chúng tôi đề xuất khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” với phí
tham gia ưu đãi đặc biệt dành cho bạn trẻ.
Nhận định của chuyên gia về kỹ năng lập kế hoạch của
bạn trẻ:
Không riêng gì những bạn trẻ mới bắt đầu đi làm, nhiều cán bộ quản lý của chúng ta ngày nay vẫn còn
lúng túng với vô số những việc sự vụ, phát sinh. Một nghịch lý là khi chúng ta càng giải quyết việc sự vụ,
thì ta lại thấy càng có nhiều việc sự vụ hơn.
Việc lập kế hoạch thường được hiểu là liệt kê những công việc cần làm. Nhưng khi ta đã dành thời gian
liệt kê rồi, ta cũng không sao kiểm soát và hoàn thành được chúng đúng tiến độ. Điều đó, khiến chúng ta luôn
luôn bị động với công việc. Chúng ta bị quá tải, kém sáng tạo, bị thời gian rượt đuổi cũng từ đó phát sinh.
Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” giúp ích gì cho bạn trẻ?
Khóa học sẽ giúp bạn hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch; biết cách lập kế hoạch
và kiểm soát kế hoạch một cách hiệu quả để luôn luôn được chủ động với công việc của mình.
Mục tiêu khóa học:
 Giúp học viên hiểu được vai trò và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
 Nắm vững và thực hiện được các bước lập kế hoạch;
 Biết cách kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và xử lý các tính huống phát sinh hiệu quả.
Nội dung khóa học:
Phần 1: Vai trò và lợi ích của việc lập kế hoạch
 Kế hoạch là gì?
 Tại sao lập kế hoạch lại cần thiết cho mỗi cá nhân?
Phần 2: Quy trình lập kế hoạch
 Thu thập thông tin

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân
nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó.
- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và
3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người
không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử
dụng thời gian của mỗi người.
Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.
- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người
sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi
công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".
- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế
hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh
-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.
Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn
không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì
cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm
việc của mình.
Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:
+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương
nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận
dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.
+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá
trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích
của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi
gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa
trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những
việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những
việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự
khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc